1、公司物资出入库及存货调拨管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、 总则为更好地发挥仓库对物资的调配功能，规范仓库的管理程序，促进其各项工作科学、安全、高效、有序、合理的运作，确保作业合理化，特制定本制度。二、入库管理（一）物资请购量管控1.计划内请购：（1）各使用部门根据下月物资需求，查看系统库存，结合采购在途量，评估流转速率。在每月底前编制本部门的下月物资采购计划，以贴近切实需求进行请购。（2）常规物资请购由仓库主导，根据月平均使用量、采购周期编制常规物资备库标准（部分专业使用物资若需扩展到常规物资标准中，由2、对应部门编制备库标准）。（3）仓库每月结合常规物资备库标准及库存余量编制常规物资采购计划；每季度对常规物资备库标准根据上季度的周转情况做调整。 2.计划外请购：各部门计划外请购根据公司相关采购管理流程要求编制计划外请购单，并由采购部门纳入考核。 3.各部门申请物资量过大或请购后长期未使用，造成呆滞三个月以上库存资金，超过部门呆滞库存资金最大控制量部分，仓库与财务提出部门批评项，扣分标准为每超过部门呆滞库存资金最大控制量10%扣部门绩效2分。（二）到货前准备1.到货通知，采购员接到供应商的送货通知后，提前一天将到货批次、到货品种、到货数量等有效信息通知仓库管理员。2.仓库管理员根据到货信息提前做3、好到货接收准备工作，根据物资性质整理库存预留存储空间。3.货位整理要求按品种整合零散存货点，按先进先出的原则把老库存移至储存前方，留出足够空间，并在整理货位的过程中清理货架卫生，保持仓储空间整洁干净。（三）到货验收1.采购员接到供应商的具体送货到达时间后，通知仓库管理员。2.物资送达仓库后送货员将货物整齐堆放到分拣区，仓库管理员与采购员、送货员共同确定送货数量及包装是否完好，来货物资以采购部门的采购订单为收货依据，并在送货单上进行签字，将待验收货物拆装摆放至各库分拣区后整理、归类摆放，方便验收。3.常规物资由仓库管理员按照采购订单和供应商送货单等凭证对来货进行验收，核对到货物资的名称、型号、规4、格和数量，一般物资应随到随验，及时收料，大宗物资的验收时间不超过三日；对于成套设备应以出厂说明书所列内容验收；特殊设备和技术要求高的备品，由技术部门、请购人员、采购人员和仓库管理员共同验收。仓库管理员对照采购订单数量，清点实际送货数量。3.物资入库前，仓库管理员必须对照货物与采购订单、送货单所列的型号、数量或规格是否相符，严格检查物资的质量、数量、品种、保质期、外包装等；如发现型号、数量、规格不符及包装破损的，应做好相应记录，以下情况不得入库：（1）来货物资名称、规格、型号、数量与采购订单不符；（2）未附产品合格证、化验单和技术资料等；（3）表面检查发现损坏、渗漏、锈蚀或附件不全；（4）商品质5、量低劣、残次；食品接近或超过保鲜期、变质；物资包装破损严重，或者存在其他存放安全问题；（5）无采购订单且不在采购计划内；（6）定制不符合要求。对于验收结果不符合标准的物资，及时通知采购联系进行退、换货工作。（四）到货入库1.验收合格，仓库管理员将采购订单在XXXX中生成采购入库单，打印并签字办理入库手续，做到帐、货相符。2.采购入库单入库单一式四联，“黄联”交给供货商，“蓝联”交采购结算使用，“红联”交财务入账，“白联”留存，月底装订存档。3.仓库管理员根据系统生成的对应物资条码，对需要贴条码的物资进行贴条贴防盗磁工作。遇破损和数目有差异的物资统一整理归类，告知采购员联系供应商退换补发，合格物6、资根据物资属性分类、分数目装箱、装袋上架，并填写物资查存卡。4.食品、餐饮库物资要建立健全物资查存卡，写明物资到货期，生产日期，保质期等信息。5.入库完毕，仓库管理员通知各部门申领物资。6.如遇紧急采购事项必须进行库外现场接收，根据以下内容进行：（1）采购员接到供应商的送货通知后，根据采购订单编制现场使用接收单，并通知仓库管理员、请购人员或使用人现场验收，如验收需技术支持则通知相关技术部门，验收人员在现场使用接收单上签字确认。相关技术部门根据分管物资的特性，检验采购物资质量是否合格，并在现场使用接收单上签字确认。（2）库外现场收货物资在验收后由采购管理员提交采购订单、仓库管理员根据现场使用接收7、单、采购订单生成入库单，打印并签字办理入库手续，保证账实一致。7.若仓库管理员因工作失误，出现货物与单据不符等问题所造成的经济损失由仓库管理员承担。（五）货物存放保管1.存货的储存保管，原则上应根据物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库构造划区分工，合理、有效地使用仓库面积，存放时应考虑其忌光、忌热、防潮等因素，妥善存放。2.仓库管理员对所经管的物资，以有利于先进先出的作业原则分别决定储存方式及位置。3.凡周转量大的物资用落地堆放方式，周转量小的用货架存放方式。落地堆放以分类和规格的次序排列，推行五五堆放，做到过目见数，货号明显，成行成列，整齐化一。上架的以分类号定位编号。4.物资分区8、分类码放，库内进出道要畅通，便于物资出入，保证整齐有序。堆码原则及要求如下：（1）保证货物不变形，且能确保人员、货物及设备的作业安全。 （2）方便管理人员收发、盘点和维护，便于装卸搬运作业。（3）轻启轻放,大不压小，重不压轻；标志直观清晰，标签朝外；应包装完好，标志清楚。（4）四角落实，整齐稳当；通道宽度适当，方便作业。（5）对不同品种、规格型号、批次及不同生产企业的货物分开堆码。码垛间距为10公分。为保证“先进先出”的方便,要按进货先后的顺序堆码。5.对于货物入库，仓库管理员安排入库物资的货位，监督入库物资的搬运工作，并按照采购入库单编制查存卡，记录该货位物资的品名、规格型号及数量到货期等9、信息。三、领用出库及存货调拨管理仓库管理员有责任在物资到货入库后第一时间通知请购人，按照“先进先出”，“有据可依”的原则出库，避免物资无故滞留积压，阻碍周转率的提高，降低资金利用率。（一）领用出库1.各部门在XXXX提交出库申请单写明领用存货名称、数量、出库类型，并提交部门审批。2.仓库管理员根据审核后的出库申请单，生成材料出库单。仓库管理员按先进先出原则清点物资，双方共同核对数量，验收无误后分别在材料出库单上签字，办理物资出库手续。材料出库单一式四联，第一联仓库留存，第二联交财务部作为仓库明细账的记账凭证，第三联使用部门留存，第四联配送留存。（二）商品调拨1.各部门在XXXX提交转库申请，写10、明领用商品名称、数量、出库类型、出库仓、转入仓，提交仓库管理员审批。2.仓库管理员根据库存情况以及发货标准审核转库申请，系统生成调拨出库单并打印单据，凭单据备清商品，仓库配送员携带调拨出库单配送至需求商业点，双方在调拨出库单上签字确认。3.各仓库管理员有义务保证商品周转品质，对整箱出库商品，统计商品整箱包装数，通知调拨负责人，避免零散发货及因商品外包装在配送过程中积压碰伤，影响售卖。4.各库管员、配送员在依据单据备料发货时，严格按照五核对原则进行，一对“商品名称”，二对“商品编码”、三对“商品条码”，四对“发料数量”，五对“收货仓”，做到无错单，无错品，保质保量的完成每一单配送任务，形成对商品11、备料过程的控制。4.在物资发料过程中，仓库管理员与配送员对接，在备好商品、核对好调拨出库单后，配送员在出库单上签字确认接收；到达送货地点与收货人员核对商品规格数量后，各收货员签字确认收货，以加强商品发货对接管控工作。5.门店如商品过季、退换货原因调货回总仓库，调拨出库单审批完后根据仓库规定时间统一调回。6.食品餐饮库物资保质期分类建档，根据入库时填制的查存卡信息，实时排查有无临近保质期物资。具体标准参照临近保质期食品管理制度。（三）出库账务处理1.凡货物的出库，必须有材料出库单方可进行出库操作。2.领用申请审批过程如遇审批人因出差或其他情况无法进行审批时，审批权限应临时授权他人，以免影响货物领12、用。3.仓库管理员月底将材料出库单及其他出库单的财务联传递至财务部。（四）借调管理1.仓库物资借调必须填写物资借调申请单，经部门经理以上审批，并在规定时间内归还。外借时间在3天以内的物资由部门经理审批；7天以内由分管领导审批，7天及以上由总经理审批。外借物资的遗失、损耗或报废由经办人负责。2.借调出库必须由经办人与仓库管理员共同清点所借物资，确定物资完好无误后领用。归还时由仓管员核查所借物资完好后进行单据核销。3.借用人因岗位调动或离职时，必须归还所借物资，借用物资的正常损耗或报废应及时办理出库手续。4.仓库对借用物资建立结用台账，对超出借用期限的物资，仓库必须及时催办，催办还未归还的由仓库上13、报批评项，由人力资源部作相应处罚。四、存货盘点管理（一）盘点计划制订与审批1.公司每月末结账前，对所有存货进行盘点。如遇仓库相关人员离职或调动等特殊事项时，由交接人及时进行存货交接及盘点。2.每月底由财务部会计编制盘点计划，确定盘点的时间、范围、方法、盘点人员、盘点顺序、注意事项等，经财务部经理审核确认后即可执行。（二）盘点前准备1.盘点前，仓库管理员将所有出入库及调拨单据录入XXXX，保证所有单据进行系统录入处理。2.一旦进入盘点，盘点记账前不允许商品入库、返库、调拨等所有能够更新库存的系统操作。3.盘点前要进行必要的物资整理，同一类别的物资存放在同一个区域内，按规律有序堆放，归类到相对应的14、编号货架，以便于盘点，保证商品盘点数据的准确性。（三）执行盘点盘点时停止系统进出库操作后，仓库管理员在系统制成盘点单。盘点人员进行盘点，核对存货名称、规格型号、存放地点和使用状态等，记录实盘数量，并在盘点单上进行标注，注明损坏不能使用的存货。盘点完成后，参与盘点人员在盘点单上签字，并对其中丢失、损毁存货、盘盈存货查明原因，落实责任人并在盘点表“备注”栏内说明。（四）盘点差异的处理仓库主管对发生的存货盘盈、盘亏或损毁分析原因，分清责任，照价进行赔偿，妥善处理。五、存货报损及退货管理1.仓库存货损耗统一每月报损一次。月末仓库管理员集中检查清理存货，对损坏物资整理并填制纸质仓库存货报损处理申请表，经15、采购员现场检查后，确认实际报损部分以及可退换给供应商部分。2.经采购员确认的报损部分，由仓库管理员编制系统报损申请单，经采购员和财务部会计审批后，由申请部门经理、分管领导、总经理按权限逐级审批。已确认报损的存货分类整理，每月集中进行处理。3.仓库存货报损处理申请表根据其金额大小审批程序如下：单据参考成本总价200元以下，报损由申请部门经理审批；单据参考成本总价500元以下，报损由申请部门经理和分管副总经理审批；单据参考成本总价500元以上，报损由部门经理、分管副总、景区总经理逐级审批。4.报废存货如有变卖价值，由仓库管理员填写报废物资处理申请表，经经XXXX、计划财务部、相关技术部门鉴定、总经16、理室确定处置办法后，属固定资产由公司资产管理员集中变卖处置；其他物资由仓库集中变卖处置。预计回收价值1万元以上，应提供三家以上比价回收报价，经公司资产管理员起草合同或协议，按合同审批流程办理。处置后，财务部会计根据审核后的物资报废处理申请表、合同等有效凭据进行账务处理。若已办报废且无变卖价值，由仓库管理员对报废物资整理并填制纸质物资报废处理申请表，经部门、财务现场检查后，确认报废后办理报废手续。由仓库落实拆损、销毁处理，固定资产通知财务监销并签字；其他通知原使用地点监销并签字。5.经采购员确认的可退货部分，各商业点、酒店等相关部门将可退货项列出，制作系统调拨单（备注为退货物资）调入“待处理库”17、。仓库管理员凭借采购员已核签纸质存货报损处理申请表，清点报损物资后接收调入“待处理库”，并归类整理需退货物资，通知采购员办理退货手续。采购员根据待处理库存货台帐，办理退货手续。 附件一：仓库物资借调单附件二：仓库物资报损处理申请表附件三：仓库报废物资处理申请表附件一：物资借调单申请日期申请部门使用人物资名称规格型号数量单位使用地点备注借调原因归还日期归还鉴定完好 损坏（按比例赔偿 全额赔偿）部门经理分管领导XXXX总经理备注：外借时间3天以内由部门经理审批，7天以内由分管领导审批，7天以上由总经理审批附件二：仓库物资报损处理申请表年 月 日序号物资编码物资名称规格型号单位数量入库价总金额原因处理方式（采购员）采购员确认： 部门经理确认： 仓库管理员：附件三：仓库物资报废处理申请表申请部门： 申请人： 申请日期：序列名称编号品牌/型号规格数量单位启用日期报废原因备注12345678部门意见： 计划财务部： 技术部门意见： 总裁室意见： 仓库实物处理方式：