1、公司文件档案管理制度附分类编号表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度一、目的：为了有效地对公司在工作活动中形成的有参考、保存价值的文件资料进行统一管理，加强文书立卷、归档工作，保证案卷质量，特制订本制度。二、适用范围：公司所有的文件，包括：2.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结等。2.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、条例、规定、通知等文件材料。2.3公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。2.4公司的请示与上级机关的批复。2.5公司反映主要职能活动的报告、总结。2.6公司的各种工作2、计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。2.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。2.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 2.9公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。2.10反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。三、内容：3.1文件归档的分类及编号：分类：档案分类应视部门组织、文件内容、性质等因素，按部门、大类纲次、小类目次三级分类。.1先以部门别区分，再依文件性质分为若干大类“纲次”，再在同类中依序分为若干小类“目次”。.2同一目次的文件以装订于一档案夹为原则，如文件较多，一个档案夹不够使用时，可分为两个以上的档案夹装订，并于小类之后3、增设“卷次”编号，以便查考。.3每一档案夹内应设卷内文件目录，文件归档时依序编号、登录；并以一案一个“目录”编号为原则。编号：各部门以大写英文字母表示，文件分类、卷次及目次的编号，均以阿拉伯数字表示；其位数使用视文件多寡及增长情形而斟酌决定。.1编号表示方式如下（年度）。（X表示阿拉伯数字）。其中英文字母区别各部门，第一位阿拉伯数字区别文件的大类别“纲次”，第二及其余的阿拉伯数字表示文件的小类别“目次”及再分，最后以年度来标明文件的年份。.2档案分类各级名称经确定后，编制档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅（见附表）。.3档案分类各级编号内应预留若干4、空档，以备将来公司扩大或业务增繁时，随时增补之用。.4档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审核，并拟制新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3.2文件材料的收集坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定兼职文书，负责管理本部门的文件材料，因工作变动或离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 凡本公司发出的公文（含定稿件和正件）一律由办公室统一收集管理。详见公文管理制度。 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。3.3立卷与归档： 立卷：要做到年度立卷与平时立卷相结合5、。归档的文件材料必须按年度立卷。各部门都要建立、健全平时立卷制度。兼职文书根据业务范围及当年工作任务，按“档案分类编号表”进行分类、立卷。归档：兼职文书及时将已立卷的文件材料，放入平时保存文件的卷夹内“对号入座”，各部门于每年年终时将整理好的文件统一移交给档案室管理。档案管理员归档时按档案分类编号表编列档案号。档夹的背脊应标明档夹内所含档案的分类编号及名称，以便查档。如可归属前一案卷，应查明档案号予以同号编排，并相应地登记在卷内文件目录中。3.4销毁任何个人不准擅自销毁文件或以废纸出售。已到保存期限的、没有存档价值和存查必要的文件，填写作废文件申请表逐件报公司领导批准。 凡属密级档案须经总经理6、批准后方可销毁，一般内部档案，须经副总经理批准后方可销毁。销毁文件要登记在作废文件目录中，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。3.5保存期限与案卷要求：文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理：.1永久保存的包括：公司章程；股东名簿；组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权状及其他债权凭证；营业执照；税务登记证；各种特许权证书；专利权证书；重要协议；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书。.2十年保存的包括：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存10年的文书。.3五年保存：期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。.4一年保存：结案后7、无长期保存必要者。.5规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。案卷要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。.1归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起。.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。.8、3卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。.4卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。.5永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，目录放在卷首。.6有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上，以示负责，备考表放在卷尾。.7案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工9、整、清晰。3.6档案的借阅与复印借阅：各部门因业务需要需调阅档案时，应填写档案借阅单，经其部门主管核准后向档案管理员调阅。.1调阅案件限与业务有关，如调阅与业务无关的案件，应经副总经理批准。.2档案管理员凭档案借阅单将档案借与借阅人员，并在档案借阅单上注明借出日期。档案归还时，经档案管理员核查无误后，在档案借阅单注明归还日期，将档案归入档案夹。档案借阅单由管档人员留存备查。.3借阅时间最长为一周，如有特殊情形，欲延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。.4借阅人员对于所借档案，不得抽、换、增、损。档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。.5借阅人员调阅档10、案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应当重新办理借阅手续，不得私自转借。复印.1如属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制。.2一般内部档案由副总经理批准方可摘录和复制。3.7秘密文件范围生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。 其他经认为有必要列入机密文件管理的一切资料。四、附则本制度呈总经理办公会议11、批准后实施，修改时亦同。五、附件5.1档案分类编号表编号归档文件一、党群工作类1.11.2工会共青团二、行政管理类2.12.22.32.4行政事务人事培训后勤福利保卫监察三、经营管理类3.13.23.33.43.5经营决策计划统筹财务管理物资管理企业管理四、生产技术管理类4.14.24.34.44.54.64.7生产调度质量管理安全管理科技管理环保管理可行性研究任务书五、基本建设类5.15.25.35.45.55.6设计基础材料工程管理施工设备及管线安装施工电气、仪表安装施工竣工六、设备仪器类：6.1合同协议书七、会计档案7.17.27.37.4会计凭证会计账簿会计报表其它八、特种载体档案8.1声像材料