1、大型建筑公司文书档案管理制度附分类表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则 第一条 为了实现档案工作制度化、规范化、标准化，加强公司档案工作的业务建设，有效地为公司各项工作服务。特别制定本制度。第二条 本制度适用于各单位、总部各部门文书档案的收集、管理、归档工作。第二章 归档管理第三条 司属各单位文件管理员、总部各部门兼职资料员负责本单位、本部门文件材料的收集、整理、归档工作。第四条 归档文件的形成、积累、整理和归档工作要列入司属各单位、总部各部门的管理工作和工作计划之中，列入部门的职责范围和有关人员的岗位职2、责中，并与单位、部门和员工个人绩效考核挂钩。第五条 各单位必须有一位负责人分管档案工作。配备档案资料管理人员，制定相应的档案管理制度，统一管理文件资料。各部门配备兼职资料员，负责本部门文件资料的收集、整理、归档工作。第三章 归档范围和分类第六条 文书档案的归档范指在本单位工作活动中直接形成的，具有考查利用价值的各种文件材料、薄册、图表、报表、记录、会议文件、电子文件、编印的出版物原稿、向新闻单位发出的稿件及录音、录像、照片、光盘、磁盘等。具体内容（见附件一）。第七条 文书档案的分类：依据关于印发*建筑工程总公司企业档案分类规则（试行）的通知（97办字第122）文件规定，按一级类目或二级类目，按3、问题或管理职能设置类目（详见附件二）。第八条 文书档案的分类：采用“年度机构（问题）保管期限”的分类方法。第九条 分类必须保持前后一致，同一层次上分类应有逻辑性，类别设置要符合本单位档案形成的实际情况，类与类之间界限清楚，不能互相包含，总类与属类之间的层次要分明，不能混淆。第四章 归档要求第十条 归档文件的整理（一） 归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件。其中：正文与定稿作为一件；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件），原件与复印件或手抄件为一件；转发文与被转发文为一件；文电应合为一件；报表、名册、图表等文字材料应按其原装订方式一册4、（本）作为一件；请示与批复，报告与批示，问函与复函等来往文书，原则上作为一件；如果报请性文件在归档整理后才收到回复性文件，也可各作为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。（二） 以“件”为保管单位的文种和稿本的排列顺序为“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；不同文字的文本，无特殊规定，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件最前面。（三） 不同年度的文件一般不得放在同一起归档，属跨年度的请示与批复，放在复文年归档，跨年度的规划、计划、总结、会议文件材料，按文件材料的形成年5、度、成文时间、签发时间、批准日期、会议通过日期、公布日期等，归属所在年度内归档，非诉讼案件放在结案年归档。几份文件在一起，取最前份文件日期，没有日期，根据内容判定一个时间确定归档日期。（四） 在整理归档文件材料时，文件材料中不能用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写的文字材料，发现应立即退回有关人员重新用蓝黑墨水或碳素墨水抄写后再归档，文件的种类、份数以及文件的页数均应齐全完整。（五） 归档文件保管期限的划分，根据国家档案局文书档案保管期限表划分（见附件三）。（六） 其它非纸质文件材料形成与载体的档案，按相应的规定进行整理，单独编写、编目集中移交。第十一条 归档文件的装订（一） 装订前，必须对破损文件进6、行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制，去除原装订文件用的金属物或易锈蚀物。（二） 对于大于A4纸型规格的报表、图样等档案材料，应按照A4纸型尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。（三） 归档文件应按“件”装订，装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐，可采用左上角或左侧两种方式装订，统一使用符合档案要求的材料装订。如：精制塑料钉装订或细线穿针装订，也可使用钢夹装订（配有电子设备的单位不能使用钢夹与钢钉）。第十二条 归档文件的排列（一） 归档文件的排列先按一级类目分类，再按二级类目排列。（二） 归档文件按时间结合事由，重要程度或共同属性等排列，上级来文集中排列在本级文件之后7、，从由近到远的原则排列（如三公司*局市级省级总公司）。（三） 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或按文件的重要程度排列，不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。（四） 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别的归档文件之后，或插入相关问题的文件后面，装订成一件，并在归档文件目录的备考表中加以说明。第十三条 归档文件的编号（一） 每件归档文件均应在首页上端空白处加盖标准格式的归档章，归档章中有全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构（问题）等项目，除全宗号留空外，馆编件号改为盒号（用铅笔填写）附归档章样式（8、见附录四）。（二） 年度：指文件形成年度，用四位阿拉伯数字标注，如2002。（三） 保管期限：是归档文件保管期限的标注，直接标注“永久、长期、短期”或简称“永、长、短”或代码“Y、C、D”。（四） 件号：文件的排列顺序号（限填室编件号）。（五） 机构（问题）：指作为分类类目的机构（问题）名称或规范化的简称。第十四条 归档文件的编目（一） 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注七项（见附录四）。（二） 件号：指按年度、分大类、分保管期限，分别编制。（三） 责任者：即文件的发文单位或署名者，可使用规范化简称，但不能标成“本局”“本院”字样，联合发文有两个责任者，一般同时标出，多9、于三个者可适当省略，上下栏不同文件的文件责任者相同不得省略或打点。（四） 文号：一般由单位代字、年度、发文号三部分组成。（五） 题名：即文件标题。对文件的题外不得随意更改或简化，正题名能反映文件内容时，副题名一般无须填写，没有标题或含文不清，应根据文件内容自拟标题，并加以“ ”号，重要的会议记录须在拟定题名时，应填写每次会议的时间和主要内容。（六） 日期：指文件的成文日期，没有日期的文件材料应加以考证后填写日期，分两行填写，如2001年6月22日，填写为 20010622（七） 页数：指一件文件的总页数，编在有文字的右上角和背面的左上角。备注：用于填写归档文件需要补充说明的情况，包括密级、缺损10、修改、补充、移出、销毁等，说明情况较多，可在备注栏中加“*”号，将具体内容填入备考表内。（八） 归档文件目录用纸统一为A4型格式，统一为横式，每页目录为13行，行的宽度应一致。（九） 归档文件目录要求一式三份，其中一份随文件存入档案盒内，另外二份单独装订成册并打印封面自存。第十五条 归档文件的装盒（一） 归档文件应严格按照室编件号的先后顺序装入档案盒，同时按分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，并认真填写档案盒封页、盒背及备考表。（二） 档案盒使用标准规格的无酸纸档案盒（长沙地区由综合档案室统一订制）。（三） 档案盒封面、盒背、盒号由综合档案室统一填写。封面全称应加盖黑色立档单位11、名称条章或印制立档单位名称；盒背各检索项应准确，书写应整齐美观；盒号一般分保管期限按照档案盒上架排列后的流水号编制，盒号以4位数为限几年一断号（即从999开始断号）。（四） 备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明，整理人、检查人和日期（见附录四）。盒内情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。整理人是负责整理归档文件的人员姓名。检查人是负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期是归档文件整理完毕的日期。第五章 归档时间第十六条 管理性文件材料在办理完毕后第二年上半年归档，工作活动中形成的各种照片、录音、录像等实物档案在工作结束后及时归档 并办理有关交接手续 。第十七12、条 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。第十八条 会计档案在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。人事档案由人力资源部负责归档，报目录清单到综合档案室。第十九条 公司综合档案室在接收文件时，认真进行检查，不符合要求的不予接收，同时通报有关部门负责人，督促并限期整改。第六章 附 则第二十条 本制度发放范围：公司各领导、总部各部门、司属各单位。第二十一条 本制度自发布之日起实施，凡与“本制度”有关的部门和人员必须严格遵照执行。附件1: 文书档案的归档范围附件2: 文书档案的保管期13、限附件3: 文书档案的分类规则附件4: 归档章、归档文件目录、文件盒、备考表等式样附件一文书档案归档范围（文书档案） 一、凡是反映本单位工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围。 1、上级单位的文件材料： a. 上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要原因文件材料； b. 上级单位颁发的属于本单位主管业务要执行的文件，非本单位主管业务但要贯彻执行的法规性文件； c. 上级领导同志视察本单位工作时的重要讲话、题词、照片、录音、录像等材料； d. 上级单位转发给本单位的文件（包括集团报、*局报）。 2、本单位的文件材料： a. 本单位党委、行政领导会议材料，本单位召开的工作会议、技术质量工作14、会及其他专业会议的文件、照片、录像等； b. 本单位颁发的（含转发文件）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿； c. 本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件； d. 本单位召开的职代会、工代会、党代会、团代会、妇代会、政工会、表彰会的全套会议文件及照片、录像（由主办部门归档）； e. 本单位及其内部职能部门、群众团体形成的工作计划、总结、报告、报表及其它文件材料； f. 反映本单位业务活动和科学技术管理的专业性文件材料； g. 本单位检查下级单位工作、调查研究形成的重要材料； h. 本单位各种统计报表及统计分析材料； i. 内容重要的人民来信、来访材料，15、领导的指示及处理形成的记录、摘要单、处理结果； j. 本单位有关人员在外参加会议带回来的文件； k. 本单位及所属机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则，人员编制等文件材料； l. 本单位制定的工作条例、章程、制度等文件材料；m. 本单位的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位重要活动事件的剪报，荣誉奖励证书； n. 本单位的干部任免、调配、培训、专业技术职务评聘，党员、团员、干部、工人名册，年报表，纪检、治安保卫，职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业伤病亡、抚恤等，职工奖惩； o. 本单位及本单位办理的干部、工人的转移工资、行政、党团，工会组织关系介绍信及存根16、； p. 本单位财产、物资、档案等交接凭证、清册； q. 本单位编印的简报； r. 本单位与有关单位、人员签订的合同（经营、工程合同除外）； s. 本单位在外事活动中形成的文件材料； t. 各种普查工作中形成的文件材料； u. 按有关规定应归档的死亡干部档案材料； v. 本单位公文在传阅过程中形成的有领导重要指示的的公文处理单； w. 本单位建立质量体系工作形成的质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等文件材料； x. 本单位有关领导审批盖章的经济材料（审批盖章手续）；3、同级单位或非隶属单位的文件材料： a. 同级单位或非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需贯彻执行的法规性文件；b. 有关17、业务部门对本单位工作检查形成的重要文件；c. 同级单位或非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件；d. 下级单位文件材料；e. 下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表，人事处分报告及其他有关材料；f. 下级单位有关资质复查，年检等材料。二、不归档的文件材料范围1、上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，供参考、不办的文件材料，征求意见未定稿的文件。2、本单位的文件材料：a. 重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件；b. 从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料；c. 来信来访中询问一般性问题，提出一般性意见的材料；d. 本单位内部互相抄报送的文件材料。e. 本18、单位领导人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件；f. 为参考目的从各方面收集的文件材料。3、同级单位或非隶属单位文件：a. 参加非主管单位召开的会议，不需要贯彻执行的无参考价值的文件；b. 非隶属单位抄送的不需办理的文件。4、下级单位文件：a. 下级单位送来参阅的简报、情况反映，不需办理的文件。附录二文书档案保管期限表 1.、公司党的代表大会、职代会、工代会、团代会文件材料：a. 通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议纪录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件材料； b. 贺信、贺电； c. 小组会议记录、参考文件、会议服务19、机构的计划、总结等文件材料。 2.、公司年度技术质量工作会、政工会材料：a. 主要文件材料； b. 其他文件材料。 3.、上级召开的重要会议文件材料： a. 主要文件材料； 长期 b. 其他文件材料。 短期 4.、上级机关颁发的文件材料： a. 直属上级机关颁发的，属本级机关主管业务和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料； 永久 b. 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料； 长期 c. 其它需要执行的文件材料。 短期5.、党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料。 永久6.、公司党委会、公司领导行政会20、议记录。 永久7.、公司召开会议的文件材料：（1）、公司召开的工作会议和重要的专业会议文件材料：a. 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料；永久b. 典型材料、代表发言、简报； 长期c. 小组会议记录、参考材料。 短期（2）、一般专业会议文件材料；a. 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料； 长期b. 典型材料、代表发言、简报。 短期8.、本公司制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料：a. 方针、政策性法规性的，重要业务问题的文件材料； 永久b. 一般业务问题的； 长期c. 事务性有参考价值的。 短期9.、代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿：a. 重要21、法规性的； 长期b. 其它的。 短期10.、公司各种普查工作形成的文件材料：a. 综合成果、专题成果、方案、总结、报告； 永久b. 原始记录 。 长期11.、本公司专题、典型的调查报告：a. 重要的； 永久b. 一般的。 短期12.、公司的请示与上级机关的批复、下级单位的请示、报告与本公司的批复、批示：a. 方针政策性的重要问题； 永久b. 一般事务性问题的。 短期13.、公司工作活动的工作总结、报告：a. 主要职能活动年度和年度以上的重要专题的； 永久b. 半年的、季度的、一般专题的。 长期14.、本公司计划、规划、控制数字：a. 年度和年度以上的； 永久b. 季度的、月份的。 短期15.、22、本公司的统计报表：a. 汇总的、年度和年度以上的、专题的； 永久b. 季度、月份的。 短期附录四归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示 8（全宗号）（年度）（室编件号） 8（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）315 图1 归档章式样归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注 图2 归档文件目录式样 归档文件目录 全宗名称 年 度 保管期限 机 构 （问题） 图3 归档文件目录封面样式 *建筑工程总公司企业档案分类表一级 类 目二 级 类 目基 本 范 围类别名 称类号名 称A党群工作类1党务工作党委综合性工作，党员代表大会或党委有关会议，党委办公室工作等。2组织工作组织建设（包括机构设置、23、印鉴管理、发展党员等），整党建党，党员和党员干部管理（包括党内干部任免），党费管理，党内评优评先。3宣传统战理论教育，政治思想工作与精神文明建设，各种工作活动宣传，民主党派、无党派人士工作，港澳台工作、华侨工作，民主事务、宗教事务工作。4纪律检察党风治理，党纪检查，案件审理。5工会工作职工代表大会，职工民主管理，工会组织建设，劳动竟赛和评优评先，女工工作，劳保福利，文化艺术和体育活动。6共青团工作团员代表大会，组织建设，团员管理、团费管理，政治思想教育、宣传工作评优评先，表少年工作等。7协会工作各专业学会、协会工作，各群体团体活动等。 *建筑工程总公司企业档案分类表一级 类 目二 级 类 目基24、 本 范 围类别名 称类号名 称B行政管理类1行政工作企业综合性行政事务工作，行政办公会议，行政办公室工作（包括印鉴管理，综合计划、总结），文秘、机要保密、调研、信访扶贫工作等（社会工作如此）。2机构人事机构设置、人员配备、干部、工人管理（包括招聘、录用调配、任免、奖惩、职称评定、晋级、离退休、死亡抚恤等），企业劳务出口工作。3法纪监察法律事务、政纪监察、违纪案件审理。4审计工作审计管理、审计事务，各专项审计工作活动。5公安保卫社会治安、武装保卫（经济警察管理）枪支弹药管理、民兵工作，消防、交通管理、刑事案件审理，人防工作。6教育工作普通教育，中专和职业教育，高等教育、职工培训、进修、留学，幼25、儿教育。7卫生后勤卫生监督与管理，职工防病治病，妇幼保健、计划生育工作，医疗统筹，住房改革，房产管理，职工生活福利、后勤工作。8外事工作企业各项涉外活动。 *建筑工程总公司企业档案分类表一级 类 目二 级 类 目基 本 范 围类别名 称类号名 称C经营管理类1经营决策企业重大战略必经营决策，企业改革、发展规划，方针目标管理。2综合管理企业管理的综合性工作，企业注册登记、资质等级审查，法人授权委托企业普查、整顿和升级、经济责任管理，企业管理现代化工作，企业界评优评奖活动，市场调研、广告宣传等。3计划统计企业中长期计划，年度计划，全面计划管理工作，统计管理，各种统计报表，综合性统计工作等。4财务管26、理资金管理，价格管理、会计管理，资金融通，资产管理等。5物资管理物资采购与供应（含租赁），仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。6进出口贸易内、外贸管理，物资进出口业务，保税业务。7境外经营管理境外投资、工程、经营管理。8多种经营工业开发，第三产业，房地产开发等。 *建筑工程总公司企业档案分类表一级 类 目二 级 类 目基 本 范 围类别名 称类号名 称D生产技术管理类1工程管理施工现场管理、工期管理、重点工程管理，项目法施工，冬雨季施工等。2工程监理工程监理、工程咨询综合管理工作。3质量安全管理全面质量管理，优质工程管理，设计、施工（产品）质量体系管理，质量检控，质量安全事故处理。4劳动管理劳27、动定额、定员、劳动力管理，劳动工资（奖金）、津贴），劳动保护，保险统筹等。5科技管理科技法规、政策、规章，技术引进、技术革新和采用新技术、合理化建议，环境保护，计量工作，能源管理，标准化工作等。6信息管理档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作，出版物等。 *建筑工程总公司企业档案分类表一级 类目二 级 类 目基 本 范 围类别名 称类号名 称E工程项目类1工程经营按建设项目或单位工程设置属类。包括各类工程承包协议、合同，投标报价材料，工程预决算，成本核算、经济技术分析等。2工程勘察按建设项目或工程子项目设立属类。3工程设计按建设项目或工程子项目设立属类。4机械设备设计属28、类设置自定。5技术咨询按次咨询项目设置属类。6技术标准属类设置自定7技术规范属类设置自定8工程施工按建设项目或单位工程设置属类。91工程监理按建设项目或单位工程设置属类。92产品各类砼、金属、木、塑料、字、制品及其他（同一产品型号内，包含产品开发、设计、工艺、工装、加工制造检验、包装、商品和产品评优的全过程）。 *建筑工程总公司企业档案分类表一级 类 目二 级 类 目基 本 范 围类别名 称类号名 称F科学技术研究类1科研管理科学研究综合性管理文件。2科研项目按科研项目课题设置属类。同一科研项目内，包含课题立项、研究设备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。G基本建29、设类1基建管理基本建设综合性管理文件。2基建项目按建设项目或单位工程设置属类。同一工程项目内，包含工程的勘察测绘、设计、施工、竣工验收和工程刨优的全过程。具体组卷按总公司企业标准Q/ZD01-92执行。H设备仪器类12345设备管理施工机械运输机械仪器仪表其它设备仪器综合性管理文件。按单机组卷。同一设备仪器内，包含设备构置、安装调试、运行、维修设备管理等全过程。具体组卷按总公司企业标准Q/ZD01-92执行。I会计档案类1234报表账簿凭证其他各种财务报表各种财务账簿各种财务凭证J职工档案类1234干部档案工人档案离退休职工档案死亡职工档案按中共中央组织部、国家人事部、劳动部的有关规定执行。如：干部档案工作条例、企业职工档案管理规定等。