1、公司档案管理制度附编号原则及表单编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司档案管理制度1.总则1.1为规范公司档案管理工作，明确工作职责，保证档案的完整和安全，根据中华人民共和国档案法及有关法规政策，结合公司实际特制定本办法。1.2档案管理的范围包括在生产经营管理活动中直接形成的、对公司有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式和载体的记录。2.管理职责2.1行政人事部负责公司档案管理工作，对各事业部的档案工作负有指导和监督的职责。2.2各事业部由综合秘书根据本办法负责本单位的档案管理工作。2.3公司行政人事部负责2、职权范围内人事档案的管理工作。3.档案的形成与移交3.1归档范围凡是在公司各项经营管理活动中形成的具有查考利用价值的各类文件材料，不论其何种载体，都属于公司档案部门归档接收范围，具体包括：3.1.1各级党政机关、管理部门发布的需要公司贯彻执行的公文、批示、决定、条例、规定、办法和通知等；3.1.2公司及各部门发布的公文的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及相关规定、办法、规章制度、调查报告、专题报告、重要公函等；3.1.3公司各项重要会议的会议记录、会议纪要、专业会议材料和其他相关文件材料； 3.1.4公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映公司重要活动事件的各类报刊杂志、声像材料（录音、录像）、荣誉3、奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物、照片、声像等文件材料；3.1.5公司内部职能活动形成的工作计划、总结、报告、财务预算、决算等文件；3.1.6公司领导公务活动形成的重要信件、电报、传真、电话记录，从外单位带回的与本单位有关的文件材料；3.1.7公司的组织机构、部门职责、人员编制、干部任免、劳动工资资料，员工名册、员工简历、员工调配、培训、专业技术职务评定、聘用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料。3.1.8公司在经营活动中形成的合同、协议及相应的审批材料；3.1.9公司涉及诉讼活动形成的有关文件材料；3.1.10公司在生产技术管理、科学技术研究、基本建设工程(新建4、扩建、改建)等业务过程中形成的有关文件材料、图纸、照片、声像及电子档案；3.1.11设备仪器文件材料；3.1.12公司的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料及汇总的统计报表和统计分析资料；3.1.13公司分支机构在歇业、清算时的所有档案材料；3.1.14有关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。3.2档案编号3.2.1档案的编号设置如下：X-XX-XXXX-XXX 案卷顺序号年份 二级类目一级类目3.2.2一级类目、二级类目的具体编码规则，见（附件一：档案编号原则） 3.3归档时间文件资料的归档一般采用“季度归档”及“年度归档”两种形式，季度归档为季末次月，年度归档为次年二月至七月。3.3.15、行政、经营等方面的文件材料按年度归档；3.3.2公司网上形成的电子文件及各业务单位和部门形成的其它相关电子文件按年度归档；3.3.3设备、基建、科研等方面的文件材料按工作阶段或工程项目竣工后由项目负责人审定签字，三个月内归档；对周期较长的科技项目，可视具体情况按年度分批归档；对于重要的外来材料(如外购设备的随机图纸和文字说明材料等)须在工作完成时随时归档；3.3.4产权方面的文件材料，由承办部门在工作进行完毕或文件正式生效后及时归档；3.3.5会计档案在会计年度终了后，应由财会部门按照（财政部、国家档案局 财会字199832号文执行）整理立卷，保管一年后向档案部门移交；3.3.6因公外出参观学6、习、考察和参加会议获得的文件材料在结束公务后一周内归档。3.4归档要求3.4.1归档的文件材料必须齐全完整、真实准确、符合自然形成规律和规范要求，其制成材料必须易于长久保存，字迹工整、图像清晰、签字等手续完备；禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。3.4.2归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档，工程项目前期资料必须归档两份或两份以上原件以备向上级档案管理部门移交。3.4.3照片(包括底片)、录音、录像带等声像档案必须同其详细的文字说明材料一起归档，电子档案采用光盘、磁带等载体归档。归档的电子文件必须7、是最终数据信息并制作相应的纸质文件同时归档。电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。3.4.4归档的案卷质量要符合DA/T22-2000归档文件整理规则、GB/T113222000科学技术档案案卷构成的一般要求、DAT282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、GB/T503282001建设工程文件归档整理规则、GB/T118212002 照片档案管理规范国家标准的要求。3.5档案的移交各门类文件材料在归档前应由行政人事部验收，归档部门或个人应填写归档材料（案卷目录）移交清单，一式两份，交接双方签字各自存档。4.档案保管4.1为了保证档案材料的齐全，任何个8、人不得私自保存应归档的文件材料。4.2档案应专柜存放，定期检查，防止损坏和丢失，发现因信息载体问题而影响档案寿命时，要及时抢救复制。4.3档案存放地点应安全可靠，并应采取必要的措施对不同介质的档案妥善保存。办公室必须保证档案的安全，根据需要建立档案专用库房和配备足够的档案装具。档案库房应坚固，并力求配备防盗、防光、防高温、防火、防污染、防潮、防水、防尘、防霉、防虫等设施；保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。4.4对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，必须按国家有关法律法规的规定办理。5.档案保管期限5.1档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。5.2反映公司主要职能活动和9、基本历史面貌，需要长远利用的档案列为永久保管；反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的文件材料列为长期保管（10-30年）；凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管（3-5年）。5.3档案的保管期限按档案的所属年份的下一年1月1日起计算，长期计划、协议、规定、合同等有关文书材料的保管期限按其有效期满后的下一年1月1日起计算。5.4介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。6.档案的管理和利用6.1档案要建立全宗卷，以积累、存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁档案、检查记录、全宗介绍等材料。6.2档案的利用是档案管理的目的。为便于查10、找和利用，档案管理人员要熟悉库藏档案的情况，主动了解各项工作对档案利用的需要，编制检索工具（如案卷目录）和参考资料，为利用者档案提供便利条件。6.3因工作需要查（借）阅或复印档案的，须提交档案借阅审批单（附件二：档案借阅审批单）经行政人事部领导签字批准，外单位借阅档案人员，还须持单位介绍信及个人有效证件，经行政人事部及公司主管领导签字批准后方可查（借）阅或复印。6.4合同调阅按合同管理的有关规定办理手续。6.5档案原件原则上不外借，确因情况特殊，须经其部门负责人确认，行政人事部及公司主管领导签字批准后方可借阅。6.6查阅涉及公司秘密的文件，须经其部门负责人确认，行政人事部及公司主管领导签字批准11、后方可查阅，一般不允许复印。6.7查(借)阅档案严禁涂划、拆损、抽换、遗失、转借他人,要严格执行国家相关规定，如有损坏、丢失，按照相关规定处理。6.8归还档案时，档案管理人员要仔细检查清点，发现有遗失或损坏现象的，应及时报告行政人事部领导。6.9员工调离本企业，在离岗前必须做好资料移交工作，退还借阅档案经档案室签字后方可办理调动手续。7.档案的鉴定和销毁7.1行政人事部根据规定的档案保管期限，会同有关职能部门、业务单位的有关人员，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。7.2档案的鉴定应在公司领导及相关部门负责人的主持下，由行政人事部会同有关部门组织“鉴定小组”共同进行。鉴定工作结束后写出鉴定报告12、，对超过保管期限，确无保存价值的档案编制清单及档案销毁清册（附件三：档案销毁清册），按有关权限报批后销毁。非经鉴定与批准，不得任意销毁档案。7.3销毁档案时，应指定专人 (两人)负责监销，防止档案遗失、泄露、漏销，销毁完毕，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档，永久保管。8.附则8.1公司行政人事部及各业务单位可根据本及国家相关法规制订相应的档案管理细则。8.2本办法由行政人事部负责解释和修订，自发布之日起执行。附件一：档案编号原则一级类目二级类目类目解释X-行政类01-政务公文各级党政机关、管理部门发布的需公司执行的公文、批示、决定、条例、规定、办法和通知等02-公司及部门发13、布的公文公司及各部门发布的公文的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及相关规定、办法、规章制度、调查报告、专题报告、重要公函等03-会议记录、纪要及相关文件公司各项重要会议的会议记录、会议纪要、专业会议材料和其他相关文件材料04-公司文献资料公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映公司重要活动事件的各类报刊杂志、声像材料（录音、录像）、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物、照片、声像等文件材料05-计划、总结与报告公司内部职能活动形成的工作计划、总结、报告、财务预算、决算等文件06-公务活动相关资料公务活动形成的重要信件、电报、传真、电话记录，从外单位带回的与本单位有关的文件材料07-其他行政资料未列14、入以上内容的行政资料，如商标管理、信息管理等R-人事类01-组织结构与定岗定编定员公司的组织机构、部门职责、人员编制、干部任免、劳动工资资料02-员工档案资料员工名册、员工简历、员工调配、培训、专业技术职务评定、聘用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料03-绩效考核资料部门、员工绩效考核记录04-其他人事资料未列入以上内容中的人事资料H-合同类01-公司资信文件公司法律资质相关文件02-公司合同管理文件公司在经营活动中形成的合同、协议及相应的审批材料03-公司法务文件公司涉及诉讼活动形成的有关文件材料G-工程类01-设备管理资料设备的使用与维护状况等02-现场管理资15、料项目管理的相关资料03-质量与安全管理质量与安全的资质、规范、要求等文件04-其他工程管理资料未列入以上内容中的工程管理资料J-技术类01-技术研发与申报公司专利技术的管理，新技术的研发与申报02-技术支持技术的评审，标书的制作，技术参数、标准的确定，技术服务工作等03-工程预算工程项目的预算04-其他技术管理资料未列入以上内容中的技术管理资料Y-业务类01-市场与客户管理资料市场分布、市场开拓情况，客户的归类管理等，采购管理的情况02-采购管理资料供应商、施工队等采购的管理资料03-其他业务资料未列入以上内容中的业务管理资料C-财务类01-固定资产资料公司固定资产的登记与管理02-财务账目16、管理财务进出项目的账目管理03-投融资管理重大资金的使用与流向、投融资决策管理04-上市管理资料涉及上市的公司财务事务的综合管理资料05-薪酬福利资料员工薪酬数据、福利发放情况的登记与归档06-其他财务资料未列入以上内容中的财务管理资料附件二：档案借阅审批单档案借阅审批单编号：借阅单位（人）联系电话有效证件登记或部门证明借阅时间归还时间案卷名称写明借阅目的或解决问题借阅数量卷号：，共卷其中：图张，文字页原件 需复印 借阅部门领导签字经办人公司领导审批意见集团办审批意见档案室接收人备注：1、公司档案原则上不外借，特殊情况视情审批，必要时报公司领导审批。 2、借阅期限不得超过三天。归还时，双方当面清点，接收人应严格检查归还的档案， 无损坏、丢失、污染等情况，并签署意见，不得有误。附件三：档案销毁清册档案销毁清册序号案 卷 或文 件 名年代目录号卷号或文件号件卷内文件页（数）原期限销毁原因备注