1、有限公司文件档案管理制度及归档要求附表单编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: *有限公司档案管理制度第一节 总则为规范公司文件档案的管理，增强公司文件档案的实用性和有效性，特制定本制度。第二节 档案管理部门和职责1. 公司的任何文件、档案都由公司共和管理服务部负责。2. 综合管理部负责公司所有档案资料的统一收集和管理，各部门可持有各自部门档案的复印件并负责复印件的管理。3. 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及使用工作，充分发挥档案资料的作用。4. 综合管理部档案管理员有责任定期对文件档案进2、行检查验收。5. 档案管理部门必须保证公司及各部门的原始资料及文件齐全完整、安全保密和使用方便。第三节 文件档案管理一、 档案的归档范围1. 凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。2. 凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理等活动，具有利用价值的文件资料。凡是企业经营管理活动中形成的具有查考利用和保存价值的文件材料均应归档，主要包括：（1）具有保存价值的本单位正式收/发文，除文件的正件外，还应包括它的附件；（2）公司在经营管理活动中产生的与上级部门或其他部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目申请、重要函件、经营合同、购销合同等；（3）公司经营管理活3、动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、技术研发材料、经营计划、条例、会议纪要、部门管理职能性文件、各类正式通知文件等；（4）公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等；（5）凡事盖有公司印鉴的文件、档案。3. 凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件都需要留定稿备查。二、 档案的归档要求1. 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于其他事项不能归档或相关部门保留的，综合管理部保存复印件。所有被存档的文件都需另外存储一份复印件，以便借阅。2. 对事务已经办理完毕并具有保存价值的文件，各部门都应及时交由综合管理4、部归档，任何人不得随意留存，各部门每月度应将需归档的文件材料清理一次，以便将漏交的文件移交综合管理部。3. 综合管理部应对重要的文件标注“机密”等标识，并保存于独立的档案柜中。4. 对需归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的时间先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。 5. 文件归档时要有交接手续，填写资料交接单（见附录一）。6. 公司对外签订的经济合同，应保留两份原件，综合管理部保存一份，合同执行（或签订）部门保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合管理部保存原件。7. 在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部。部门需要使用的可复印或5、复制，归档范围外的由各部门自行保管。8. 公司综合管理部存放档案的处所，应具备档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。9. 档案室定期进行安全检查，检查情况应登记，发现问题当即处理或向领导反映解决。10. 档案归档时要科学地编制编号，根据需要编制专题目录，填写档案盒上的口取纸，以便于查找。11.归档资料要进行登记，编制归档目录，目录编号必须与档案盒上的口取纸内容保持一致。12. 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终按照编制的目录进行整理、剔除。13. 档案管理部门应严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。14. 档案管理6、相关人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续15. 各部门可指派专员整理需归档资料并与综合管理部做好归档资料交接工作。三、 档案的收集和整理1. 公司的归档资料实行“月度归档”制度，即：每月月底（25日前）为公司档案资料归档期。各部门归档专员需在规定时间将部门归档资料移交综合管理部。2. 在档案资料归档期前一周，由综合管理部向各部门发出收集应该归档的原始资料的邮件。各部门负责人应积极配合与支持。3. 经核查不需要归档的资料将如数退还给各部门，并填写资料交接单备查。四、 档案的借阅1.公司的任何人员需借阅未标注“机密”的档案时，必须填写资料交接单经逐级审批方可领用。2. 任何人员在任7、何情况下借阅标注“机密”的档案时，只能在综合管理部内阅览，不准外借。3. 公司档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。4. 借阅档案，必须履行登记、签收手续。由综合管理部填写借阅记录表（见附录二），标明借档案的编号、借阅时间、借阅人和归还时间，以便查阅和催还。5. 借出档案材料的时间不得超过三个工作日，必要时可以续借。过期由档案移交人催还。需要长期借出的，须经总经理特别批准。6. 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则公司有权追究当事人责任。7. 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追8、查，并报告公司及时处理。如发生失密、泄密现象，要及时向公司汇报，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。五、档案的禁用和销毁 1. 综合管理部在定期查看存档资料时，若发现超过保管期限的文书档案，需报告总经理，经批准后批准后可销毁，并建立档案销毁记录（见附录三）。2. 销毁的档案记录由档综合管理部永久保存。六、 档案的保密和处罚1. 档案管理人员对所保管的档案内容不得泄露，确保档案的安全。2. 不得擅自伪造、涂改、销毁、抄录、复制、以影像形式记录档案资料。3. 经鉴定批准销毁的档案、资料，必须由综合管理指派两人互相监督选择合适方9、式销毁，不得卖给废品收购站。4. 违反上述要求，并给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。第四节 附则1.公司所有员工都必须遵守以上规定。2.本制度中如有未尽事宜，请参照公司其他规定或国家相关规定。3.本制度一经公司负责人核准，自公布当日起生效。4.本制度由综合管理部部制定，如因公司政策或管理工作内容有重大变更时，综合管理部将根据具体要求向总经理提出讨论/修订本制度的申请。附录一 资料交接单领用人所属部门/单位借用资料/财物明细：借用原因：部门经理审批综合管理部审核总经理审批送交人签字接收人签字日期附录二借阅记录表借阅人档案的编号借阅时间归还时间签名附录三 档案销毁记录销毁人（两人）档案的编号&名称销毁时间