1、核电子公司档案管理原则、职责及流程制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录1目的32范围33职责33.1质量部经理33.1.2负责档案管理过程中的部分审批工作。33.2文档管理员33.3其他部门经理43.3.1负责对本部门员工的文件借阅、复印等申请进行审核。43.4全体员工43.4.2在业务活动中使用真实、可靠、完整的文件。43.4.4在利用档案时遵守相应的制度，确保档案的安全。44 部分流程图45工作程序75.1文件质量要求75.1.1质量特性75完整性：文档齐全、并未加改动。75.1.2文件控制75.1.3质量2、要求85.2归档流程85.2.1文件点收85.2.2档案登记85.2.3文件装订85.2.4档案分类85.2.5档案名称95.2.6公司现有档案可按如下方式分类：9一、公司自主研发文件9二、管理文件101.体系文件102.放射源管理文件103.员工培训证书115. 企业标准认证证书115.质量工作计划116.外来文件111）标准117.工艺文件118.外来说明书11三、记录、报告类文件115.例外放行文件126.校准证书12四、工程项目类文件125.2.7档案整理125档案应定期清理核对，做到账物相符。125.4档案鉴定工作125.5档案统计工作135.6文件下发13常规技术文件发放一览表133、5.7文件借阅145.7.4任何人员借阅文件均需填写“文件借阅登记表”。145.8文件归还145.8.4归还的文件归档应存放于借阅前的摆放位置。155.9文件更改、回收及销毁。155.9.2更改的电子文档归档需将旧文件进行覆盖或删除。155.9.5为防止作废文件的混淆与错用，销毁需及时。155.10文件的复印156相关文件157质量记录15文件归档登记表168附表161目的为有效管理及控制公司档案，确保档案资料正确指导生产和品质管理，防止误用失效或使用已经作废的文件,防止档案资料泄密及外流，保证公司智慧与财产权益，特制定本制度。2范围本制度确立了我公司档案的管理原则、管理职责、管理流程和管理系4、统等要求。确定了我公司档案部门、其他部门以及全体员工对文件档案的管理和使用要求。3职责3.1质量部经理3.1.1领导本单位的档案管理工作，负责传达和贯彻文档管理方针，监督、检查和指导档案管理员的工作。3.1.2负责档案管理过程中的部分审批工作。3.2文档管理员3.2.1在质量部经理的领导下开展工作，接受上级领导的监督、检查和指导，并制定本单位文档管理政策，建立文档管理体系。3.2.2负责对进入档案室的档案进行管理、发放、更新、把关和回收处理，并建立相应的档案化管理、文档借阅和登记制度。3.2.3积极推进文档信息化建设，积极参加专业知识和技能的培训与自主学习，不断提高档案管理水平，对全体员工贯彻5、文档知识和管理要求。3.3其他部门经理3.3.1负责对本部门员工的文件借阅、复印等申请进行审核。负责对本部门文件的形成、鉴定、整理和归档工作进行指导，并保证文件的质量要求。3.4全体员工3.4.1每位员工应认真理解文档管理方针，对文件的形成、整理和归档负责。3.4.2在业务活动中使用真实、可靠、完整的文件。3.4.3对业务活动中所形成的具有保存价值的文件，应根据文件管理规定，在业务工作结束、告一段落或离职前进行整理和组卷，并向本单位的文档管理部门移交归档。不应将本单位的文件档案据为己有，不应私自销毁正式的文件和记录。3.4.4在利用档案时遵守相应的制度，确保档案的安全。4 部分流程图4.1文件6、归档流程图归档部门 档案管理员 检查档案文件有无缺失、损坏，图样是否清晰，格式是否正确合格不合格相关人员处理归档人进行档案整理、检查通过未通过整理、装订档案纸质、电子版分别登记相关信息档案分类，编制目录档案盒脊背标注名称，内部增加明细目录放置于对应区域完成档案退回4.2文件借阅、复印流程图不同意部门主管各部门员工档案管理员不同意填写借阅单/发放单不予借阅、复印同意提交申请审核带出质量部经理审核确定档案在库同意予以借阅/复印4.3文件归还流程图总经理档案整理、检查各部门员工质量部经理档案管理员作出处罚作出处罚重要文件审查审查检查档案文件有无缺失、损坏档案完整档案缺失接受处罚，弥补过失归入该文件档7、案盒填写归还日期查找借阅信息及原归档信息4.4文件更改、回收流程图审核手续齐全，符合要求作废档案退回文件更改部门 档案管理员查找对应下发记录填写文件回收登记表核对作废档案及时进行销毁 文件接收部门找出需要更改的文件，进行替换取出作废档案未通过合格不合格相关人员处理归档人对更改文件进行档案整理、检查找出需要更改的文件，进行替换5工作程序5.1文件质量要求5.1.1质量特性5真实性：文档与其使用意图相符；文档的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；文档的形成和发送与其既定的时间一致。5可靠性：文档的内容可信，可充分、准确地反映所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续的事务活动过程或活动中可作为8、依据。5完整性：文档齐全、并未加改动。5.1.1.4可用性：文档可查找、检索、呈现或理解。5.1.2文件控制5.1.2.1文件应当受控。参与编写、修订、审查和批准文件的所有人员应明确分配文件的控制工作，并有能力胜任。5.1.2.2应确保文件用户清楚和使用恰当和正确的文件。5.1.2.3文件的变更应有审查和记录，并得到文件原有级别人员的批准。5.1.3质量要求5.1.3.1文件应保证字迹清楚，图样清晰，图面整洁，审批手续完备。5.1.3.2文件的纸张、书写、装订材料应符合档案保护的要求，没特殊要求的文件应使用耐久的字迹材料书写，如碳素笔、碳素墨水、蓝墨水，不应采用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸9、等易褪色字迹材料。5.1.3.3录音、录像、影像、磁介质等特殊介质文件应保证载体的有效性和符合归档要求。5.1.3.4归档文件应齐全完整、装订整齐、并经适当的整理和组卷。5.1.3.5电子文件的保存应使用不可擦除光盘、移动硬盘等进行存储。5.2归档流程5.2.1文件点收5.2.1.1检查文件的质量特性，文件控制与质量要求是否达标，如不达标，应立即采取相应措施。例如：文本及附件是否完整，如有短少，应立即追查归入；图文是否清晰，如有不清晰现象，应立即退回经办部门更换；文件的审批手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。5以上原则如有特殊情况不能达到者，需由归档人员填写说明，并经其所在部门主管10、签字确认，质量部经理审批后方可归档。5.2.2档案登记文件点收后，应由归档人和档案管理人员分别填写纸质版“文件归档记录表”，并由文档管理员将其对应内容输入电子版日常记录文件的“文件归档记录表”中。5.2.3文件装订5.2.3.1点收文件后，需要装订的文件需以左方装订为原则，装订的文件及其附件均应对准左上角。5.2.4档案分类5.2.4.1档案分类应视案件性质、内容等因素，按一级、二级、三级等进行分类。先按一级进行分类，公司现有文件可分为公司自主研发文件、管理文件、记录、报告类文件，以及工程项目类文件。再按二级进行分类，自主研发文件可以按产品型号进行分类。管理类文件被分为体系文件、放射源管理文件11、员工培训证书、企业标准认证证书、质量工作计划、外来文件以及外来说明书。记录报告类文件被分为探测器调试记录、检验记录、整机检验实验报告、委外测试报告、例外放行文件以及校准证书。工程项目类文件按项目名称进行分类。二级分类完后又可将该类文件按三级分类成若干小类。如自主研发文件的每一个型号的文件又被分为方案报告任务书类 、电器类 、软件类、机械类、检验方法与记录类、程序类等。5.2.4.2档案分类应力求切合实际。倘因案件较多，前款三级分类不敷应用时，则于第三级分类之后另增第四级分类。如案件不多，亦可仅使用一级或二级分类。5.2.4.3同一二级分类后之案件以存放于一档案盒为原则，如案件较多，一个档案盒12、不敷使用时，则分为两个以上的档案盒存放。5.2.5档案名称5.2.5.1档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。如公司自主研发的技术文件可用型号表示，项目文件可用签订该项目的客户名称表示。两个以上的档案盒存放的文件，其档案和名称应视其案件类型按顺序标注一、二、三或按时间进行标注。5.2.5.2名称一经确认后，一级分类的名称应用标签纸贴于存放该文件的文件柜的摆放所在区域，二级名称确认后应将其标注于文件盒的脊背处，三级等名称确认后，应将其标注于文件的目录上，以便查阅。5.2.5.3档案目录应分别设有纸质版及电子版，以便查询。5.2.613、公司现有档案可按如下方式分类：一、公司自主研发文件1) 方案报告任务书类 a. 整机设计方案b. 硬件设计方案c. 软件设计方案d. 结构设计方案e. 开发总结报告f. 设计验证报告g. 设计确认报告h. 文件清单i. 设计开发任务书j. 作业指导书k. 试验大纲2) 电器类 a. 焊接明细表b. 元器件外够汇总表c. 整机原理图d. 电气连线原理图e. 电气焊装图f. 电气原理图g. 气路连线图h. 印制板图（电子版）3) 软件类a. 软件流程图b. 软件烧录方法c. 通信协议d. 软件性能测试报告e. 软件测试方法4) 机械类a. 机械设计图b. 安装手册c. 结构组装工艺要求d. 管路流14、程图5) 检验方法与记录类a. 实验方法b. 型式试验报告c. 型式试验方法d. 整机调试方法e. 整机调试记录f. 电气部件调试方法g. 电气部件调试记录h. 软件验证方法i. 软件验证记录j. 结构组装检验方法k. 结构组装检验记录l. 检验规程m. 整机检验报告6) 说明书类 a. 维修手册b. 软件操作使用说明书c. 产品使用说明书7) 程序类a. 软件源程序（含上位机、下位机）b. 软件运行程序（含上位机、下位机）c. 其他程序二、管理文件1.体系文件1）公司质量管理体系文件2）公司管理程序文件2.放射源管理文件1）辐射安全许可证（正、副本）2）员工健康证明3）员工辐射安全与防护培训15、合格证书5）各类申请书（或报告）5）省环保厅、市环保局等各类批复文件6）放射源管理文件7）购置、转让过程与放射源有关文件3.员工培训证书1）国家质量体系内部审核员2）质量管理体系内审员3）检验员学习培训合格证书5）计量检定员证5）内审员培训合格证5. 企业标准认证证书1）专利证书2）计量器具制造许可证3）合格供方资格证书5）企业标准5）CE证书6）质量管理体系认证证书7）会计审计报告5.质量工作计划各年度质量工作计划6.外来文件1）标准a.国际标准b.国家标准c.行业标准2）检定规程3）各类法规7.工艺文件1）程序烧录方法2）作业指导书3）生产工艺要求8.外来说明书三、记录、报告类文件1. 探16、测器调试记录2.检验记录 1）成品测试检验报告2）检验记录3)实验报告5)出厂检验报告5)采购（外协）产品检验单3.整机检验实验报告5.委外测试报告1）防护等级试验报告2）电磁兼容试验报告3）振动试验报告5）环境试验报告5）型式评价报告5.例外放行文件1）例外放行申请2）例外放行报告6.校准证书1）校准证书原件2）校准证书复印件四、工程项目类文件1.源地验收提交文件2.场安装调试、验收文件3.现场安装调试验收单（客户对安装调试过程签收意见）5.验收报告（客户现场系统验收结论）5.未提供客户的其余文件5.2.7档案整理档案分类后应对其进行编目整理，具体方法见公司文件“档案编目规则”。再将档案按分17、好的区域放置于相应位置。5.2.8公司电子文件的归档与整理参照纸质文件。文档管理员对电子文档应进行每年至少一次的备份。5.3档案保管5.3.1档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。5.3.2档案入库前受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹如传真件等，应采取复制手段加以保护。5.3.3档案室管理5档案室应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。5档案应定期清理核对，做到账物相符。5.4档案鉴定工作5.4.1在档案的形成、整理、归档、保管、下发、借阅、利用等过程中均应进行鉴定。鉴定的实质是18、去伪存真、去粗取精。科学的鉴定档案的利用价值并确定档案的保密性。5.5档案统计工作5.5.1档案管理员应及时、准确地在企业档案工作年报及月报中进行统计。5.5.2档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。5.5.3档案统计工作应保持连续性。5.6文件下发5.6.1自主研发文件由档案管理员按生产计划发放，并作记录，其他部门不能随意发放。5.6.2归档的自主研发文件电子版除程序、协议、检验报告外，其他文件一般不允许发放电子版，如有特殊原因，需求人员须填写申请书，并经其部门主管确认，质量部经理审批，档案管理员验证后方可发放，且接收人员必须填写“技术文件发放记录表”。5.6.3常规的文19、件发放可以参照下表进行，下发时受控的文件必须封面、骑边分别加盖受控章，编写受控号。常规技术文件发放一览表文件明细类型部门人员受控状态外购件汇总表复印件管理部库管人员受控检验规程复印件质量部质检人员检验报告电子版焊接明细表复印件工程中心焊接人员、技术文员电气焊装图复印件电气连线图复印件整机原理图复印件工程中心技术文员电气原理图复印件安装手册复印件调试方法复印件组装工艺要求复印件结构组装记录复印件主机运行程序电子版工程中心技术文员受控通讯协议电子版工程中心技术文员受控调试记录纸质版工程中心技术文员非受控说明书纸质版工程中心技术文员非受控5.6.4常规的技术文件发放不需要经过审批程序，但须遵循“一份20、一次”的原则。如有再次接受需要，则必须经其部门主管确认，质量部经理审批，档案管理员验证后方可发放，且接收人员必须填写“技术文件发放记录表”。5.6.4如无特殊要求，发放于工程中心技术文员的文件需要增加封皮，并于左侧打孔并用夹条装订；发放于其他接收人的文件需要用订书机于文件左上角装订。5.6.5公司其他员工如有文件接收需要，必须编制申请书，并经其部门主管审批，档案管理员验证后方可发放。5.6.6说明书和调试记录空白版可根据生产发货需求进行打印、装订，无需进行审批与签字程序。5.7文件借阅5.7.1各部门员工需经部门主管审批后方可进行文件借阅。重要文件借阅还需经质量部经理审核后方可进行。5.7.221、部门主管可以自由借阅本部门归档的文件，如需借阅其他部门归档的文件，同样需经质量部经理审核后方可进行。5.7.3档案室归档的所有文件，总经理、副总经理可以自由借阅。5.7.4任何人员借阅文件均需填写“文件借阅登记表”。5.7.5在档案室内阅览的文件不属于文件借阅范围，不用填写“文件借阅登记表”，也不用经部门主管审批。5.7.6不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。非档案管理人员不得随意进入档案室，档案管理人员不得将档案带到公司外，不得和外人谈论公司档案室内部情况。如特殊原因必须将档案外带，则必须经质量部经理审批同意。5.7.7外单位来本公司调阅档案，必须写明查阅内容，由质量部经理签22、字并经公司总经理或副总经理批准后，方可调阅。5.8文件归还5.8.1借阅的文件应确保文件完整、无损坏，并应按时归还，档案管理员负责档案的追讨责任。5.8.2准备归还入档的文件由档案管理员进行详细检查，如有损坏、拆散、缺失等情况，需报送质量部经理，由质量部经理审查后作出相应处罚，重要文件还需由质量部经理报送总经理，由总经理审查后作出相应处罚。5.8.3经检查无缺失的文件需由档案管理员找出该文件的借阅记录，并在相应位置填写归还日期。5.8.4归还的文件归档应存放于借阅前的摆放位置。5.9文件更改、回收及销毁。需要更改的文件归档时，需将文件更改单与更改文件一起归档。5.9.1需要更改的文件归档时，需23、由档案管理人员找出需要更改的文件，并对其进行替换。并将作废的文件拿出后方可进行归档。5.9.2更改的电子文档归档需将旧文件进行覆盖或删除。5.9.3更改的文件中的常规文件下发，档案管理员需找出作废文件发放记录，并将更改过的文件重新进行下发，下发时需回收替换作废文件，并填写“文件回收登记表”。5.9.4回收的文件与档案室内作废的文件需由档案管理员再次核对后方可进行销毁。5.9.5为防止作废文件的混淆与错用，销毁需及时。5.10文件的复印5.10.1除以上规定的下发文件外，各部门员工对档案室的文件进行复印前，必须经其部门主管确认，质量部经理批准后方可进行。复印文件时必须进行登记，注明部门、复印时间24、文件名称、复印数量等内容。不登记者不得进行复印。5.10.2复印时应做到节约，公司内部文件资料的复印必须使用双面复印，要加强纸张（废纸）的再利用率。5.10.3凡注有不准翻印或秘密标识的，一般不得复印，确有需要时，须按照保密制度处理，由总经理审批并指定专人负责复印。5.10.4复印有密级的文件，要按保密文件等级要求严格管理，要实现集中复印、专人负责，并做好详细记录，控制份数，严格登记，用后及时收回，复印废弃的图纸必须集中销毁，严格杜绝失、泄密事件的发生。6相关文件设计和开发控制程序技术文件控制程序7质量记录8附表公司档案利用申请单部门人员时间文件内容具体事项部门经理质量部经理副总经理总经理备 注注：1借阅一般档案，需二级公司领导签字； 2借阅绝密级档案，另需经集团公司领导签字；