1、地产集团及子公司工程档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1. 目的统一集团及项目子公司项目工程的文件归档, 便于文件检索及工作交接，明确项目完工后移交资料内容，完善文件责任制度。2. 范围适用于集团公司工程管理及子公司工程管理。3. 职责3.1 本部门集团公司对口部门负责编制、修订和解释，子公司工程部负责实施。3.2 相关部门 集团公司对口相关部门负责补充，子公司相关部门负责配合实施。4. 内容要点一4.1 文件的归档分类:A册：公司管理规范：苏州市XX公司工程管理控制文件（A1） 工程部职责及人员架构表（2、A2）B册：合同文件：施工合同文件（B1） 监理合同文件（B2） 材料采购合同文件（B3） 合同登记汇总表（B4） 施工合同台帐（B5）C册：公司内部来往文件: 发文：（C1） 收文：（C2）D册：监理公司往来文件 监理人员登记表及证明资料（D1） 监理规划（D2） 监理细则（D3） 监理例会纪要（D4） 监理备忘录及专题报告（D5） 监理月报及审核意见（D6） 发监理单位文件（D7）E册：与施工单位来往文件 施工组织设计（E1） 施工方案（E2） 工程联系单（E3）F册：设计变更和工程签证 设计变更（F1） 技术核定单（F2） 工程签证（F3）G册：计划管理 总进度控制计划（G1） 施工图纸3、交付计划（G2） 甲供材料进场计划（G3） 总进度计划（施工单位）（G4） 月计划（施工单位）（G5） 周计划（施工单位）（G6）H册：作业指导书 工程管理指导书（H1） 成本管理指导书（H2）册：材料设备管理 封样登记一览表（I1） 收（调）料单（I2） 设备调试验收记录（I3）J册：进度款支付 工程付款台帐（J1） 扣款通知单（J2） 奖/罚款通知单（J3）K册：会议纪要 公司每月工程例会纪要（K1） 公司现场工作协调会纪要（K2） 甲方召集专题会议纪要（K3）L册：后勤管理 考勤表（L1） 工程部固定资产登记表（L2） 其他文件（L3）4.2 目录、标签管理1) 文件索引目录：工程部文件4、按上述方法进行分类，每个文件夹须有文件卷目总索引、文件卷索引表、文件目录表此三级索引表，以便对归档文件进行检索。文件卷目总索引表列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索；文件卷索引表列明本卷归档文件的分类及名目；文件目录表作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。2) 文件夹标签：文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。3) 移交公司文件：工程完工后在工程部撤消时，工程部需将上述十二册内容移交工程部。一5. 内容要点二5.1 档案系统管理档案管理主要功能是完5、成档案管理部门的各项档案业务，主要包括档案账目管理、档案整编、档案降解密、档案鉴定、档案移交、信息发布、档案维护。档案整编：可完成输入档案帐目的蓝图部分；帐目管理：可完成档案帐目的查询、编辑、导入、导出；档案鉴定：可完成发鉴定申请单、鉴定登记：档案降解密：可完成发降解密申请单、降解密登记；档案移交：可完成发移交申请单、移交登记：公告栏：可完成制作和浏览信息公告栏；档案维护：档案管理人员可在此编辑已存档的档案5.2 档案过程管理1) 保证库存档案完整、准确、有序并方便、有效地提供利用是档案管理过程的主要管理作用。档案管理员可以利用它对库存档案数据进行管理，如档案的整理编辑、组卷、档案账目、检索工6、具、报表定制、报表数据生成、档案日常管理统计、档案鉴定、保密档案的降解密、档案移交、档案信息的组织与发布等。本过程应包括档案管理过程中所涉及到的全部管理工具。档案管理过程要完成以下六项工作：1)对库存档案进行整理编排、组卷；2)档案目录及检索工具的维护管理；3)定制报表、生成报表数据；4)档案日常管理数据统计；5)档案鉴定、保密档案降解密、档案移交等；6)档案信息的组编与发布。2) 档案利用过程:档案利用是档案管理的主要目的之一，系统应向用户提供能安全、有效、方便、灵活使用档案的工具，如电子档案的查询、浏览、在线档案的下载、实物档案借阅，催还、归还管理、利用档案目录进行分类统计、档案的修改与复7、制、对外发图管理等。用户可以在权限允许的情况下按自己的需求使用系统提供的工具进行利用档案的操作。档案利用过程要完成以下六项工作：1)电子档案的查询、浏览；2)在线档案的下载管理；3)实物档案的借阅、催还、归还；4)利用档案帐目进行分类统计；5)档案的修改与复制；6)对外发图管理。6. 时间节点1) 鉴定就是运用科学手段，对房地产档案资料的真伪和利用价值进行鉴别，而后确定其保存期限和保管方式。比如，对有价值的档案资料应长期保存，对价值重大的档案资料需永久性保存，而对短时间内有利用价值的2) 档案资料可列为短期保存，对没有保存价值的档案资料则可以销毁。所以，鉴定工作是房地产档案管理中的一个重要环节8、，对档案资料合理保存极为重要。只有定性定准了，才便于档案资源的保存和利用，并采取相应的措施来延长其寿命。3) 开发和利用，开发房地产档案资源的目的在于利用，最大限度发挥档案资源的功效，既是档案管理的出发点，也是其落脚点。档案资源的利用率越高，说明其保存的价值就越大。为便于档案资料的查找和利用，需要对库存的档案信息资源加以科学编排，把档案中具有检索意义的特征标识出来，使其形成检索工具，为政府管理部门和社会各界提供优质服务。7. 奖惩房地产工程档案资源所涉及的主要内容房地产档案建设是一个系统工程，它涉及档案管理的方方面面，整理则是对收集上来的第一手资料进行归类处理，使其由庞杂化变为程序化，从粗质状态转为优质状态。对档案的重要性要有一定的认识，确保公司档案的机密性。