1、公司合同审批、履行档案管理制度附表格编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 合同管理制度总 则第一条 为规范集团、各分子公司对外签订合同行为，加强合同管理，提高法律风险的事前防范能力，促进合同纠纷的预防与解决，从而维护集团利益，特制定本制度。第二条 集团、各分子公司发生经济活动，除即时结清的之外，均应订立书面形式合同，有关修改合同的文书、图表、传真，送货单，发票，对帐单等均为合同的组成部分。第三条 凡以集团、各分子公司名义对外签订合同的，均适用本制度。第四条 法务负责合同审查、管理工作，指导、监督有关部门的合同订立及履行等2、工作。第一章 合同的订立第五条 以下经营行为应订立相关合同1. 土地获取、股权转让、企业融资等，以及与之相关的经营行为。2. 采购类：包括办公固定资产、生产设备、资料采购等。3. 前期工程：如三通一平、临水电、临路、方案咨询、勘察、设计、招投标、施工图审查等。4. 建安工程：如建筑工程、安装工程、工程监理、基础设施建设等。5. 销售策划：如广告费、项目推广费、样板间装饰等。6. 除上述合同外，主管领导认为需要签订的合同。第六条 主办部门应遵照事前签订原则进行合同的签订，合同必须事先签订，然后开始实施。严禁未签合同即先行实施的现象。第七条 所有与成本相关的经济合同一般应采取包死总价、固定单价或明3、确造价取费方式及结算方式。第八条 廉洁合作协议书作为合同签订的先决条件，合作单位先行签署，并作为合同的附件。第九条 所有不能签订合同或协议的，各主办人员必须说明并经主管副总 和公司总经理签字认可，然后执行合同审批流程，经过各级审批后方可生效实施。第十条 对于临时突发的、不可预见的等情况下不能事先签订合同的，可以填写事先不能签订合同申请单，主办人应将事件缘由、合作方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由主办部门负责人签字，经分子公司总经理批准，报公司成本部备案后实施，并在10天内按正式合同审批程序完成补办手续。但由此合同产生的任何联带后果，均由分子公司总经理承担。第十一条 资信调查：4、如属非招标后订立的合同，订立合同前，经办部门必须了解、掌握对方的资信等情况，要求对方提供经过年检的有效营业执照、税务登记证、相应的资质证明，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。第十二条 所有合同必需明确合同具体内容及范围，并注明以下内容：合同必须具备标的、数量、质量、总价款或者酬金（合同总价或合同单价），双方或各方的权责，履行的期限、地点、和方式，结算原则及方式，违约责任等主要条款，并要考虑争议解决的管辖法院。若有其它特殊事项需要说明，需在合同审批单的备注中详细填写。第十三条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。5、第十四条 每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号。合同双方必需在合同文书中签写合同签订日期。第十五条 关于合同文本签字、盖章的规定1. 土地合同、与金融单位签订的合同、战略合作框架类的合同需由法定代表人在合同文本上签字。2. 除上述以外的所有合同文本，由集团各中心（或部门）签订的合同均需总经理或主管副总裁在合同文本上签字，分子公司签订的合同均需分子公司总经理在合同文本上签字。3. 所有签署的合同均需甲乙双方签字、盖章后，才能生效实施。4. 与合同相关的合同附件必需经合同双方或各方盖章确认，并附于合同后。第十六条 对外订立的合同原则上先由对方签字盖章后我方才予以签6、字盖章。严禁在空白文本上盖章。合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第十七条 合同盖章生效后，各公司按集团确定的规范对合同进行编号登记。第十八条 原则上不允许同合同对方的分公司签订合同，如确需同分公司签订合同的，必须要求合同对方提供总公司出具的授权委托书，授权委托书上应载明授权事项、授权期限并加盖总公司公章。第十九条 签订合同时，应要求对方加盖公章或合同专用章，除公章、合同专用章外，其他盖章（财务专用章、业务部门章等）均属无效，各部门不得审核通过。第二章合同的审批第二十条 合同文本拟定完毕，凭合同审批表按规定的流程经各业务部门、法务部、分子公司总经理、集团等职能部门审批签字后方可签订。直接确定合作7、单位的合同需同时流转直接确定合作单位项目审批表。第二十一条 合同及说明的审批流程合同审批流程及报审方式:主办部门填写合同审批表部门主管副总签署意见成本部签署意见报法务部审核财务部签署意见公司总经理审批报集团审批分子公司合同盖章成本部将合同编号成本部分发/报送合同合同报集团审批方式：合同文本以电子邮件的形式报集团总裁办；合同审批单以传真的形式，报送集团审批；第二十二条 以下合同必须经集团法务审批：以集团本部名义对外签订的协议、合同、承诺、确认函、对外担保等各类合同。融资等事项的合同。不适用合同范本或各公司认为必须由集团法务部审查的各类合同。 各项目销售合同及其附件、补充协议必须经集团法务审核并由8、集团各职能部门审批后方可使用，未经审批禁止使用；未经集团法务认可，不得就销售合同及其附件、补充协议之条款进行任何变动。除以上合同外，已经由各公司法务人员或法律顾问审核后的合同，无需报集团法务部审查。第二十三条 以下合同必须经集团审批:合同总金额在50万元（含50万元）以上的，招标结果经分子公司总经理审批确认后，报集团审批。直接确定合作单位的合同单项总金额在20万元以上的项目，由分子公司总经理审批确认后，报集团审批。集团审批流程：总裁办接收整理合同报批文件集团主管中心总经理签署意见主管副总裁审批常务副总裁审批/总裁审批总裁办发回合同报批文件集团审批权限划分：合同总价在50100万元（不含100万9、元）以内的由职能中心总经理审批合同总价在100150万元（不含150万元）以内的由主管副总裁审批合同总价在150万（含150万元）以上的由常务副总裁或总裁审批第二十四条 合同流转人持审批后的印章使用审批单、合同审批单、合同及相关附件原件等到印章保管人处登记后盖章。印章使用审批单由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。第二十五条 各部门审核职责：主办部门:主办部门负责合同文本的起草，组织合同的审批和签订；主办部门需审核合同的各项条款，包括合同的价款、履行日期、付款方式、结算方式、双方或各方权责、奖惩规定等条款；并且负责审核合同是否符合公司目标管理的总体框架，涉及的合同价款是否确定，是否在预算目标10、的总额范围之内，并负责组织监督执行；审核对方单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在其营业执照范围内，当事人的名称或者姓名和地址是否记录清楚准确；并对上述内容进行分析、判断，确认该合同不存在任何问题和风险后，由部门主管签名，并明确同意或不同意及需要整改的内容。部门主管签字后，部门主管对以上合同审核内容负主责。成本部：对合同的价款、结算原则、方式进行审核，并比较这些内容与目前市场水平的差异，审核后由公司成本主管签字，并签署意见，将需要调整的反馈主办部门整改。若合同乙方为通过招投标方式确定，则还需审核合同内容是否与乙方投标确认的价格和原则统一，以上内容确认后将合同编号。财务部：审核该合同是11、否存在问题和风险，税费、发票等条款审核。法务部（或法律顾问）：对合同是否存在法律风险进行审核，并签署意见。第二十六条 各相关部门审核合同内容应尽职尽责，集团审核合同中发现由于合同签订部门、合同审核各部门未尽到上述责任造成合同延误或给公司造成损失的，集团将通报批评并追究相关责任人责任。第二十七条 关于合同审批时间的规定：成本部、法务部：接受合同后2个工作日财务部：接受合同后1个工作日集团职能中心：标准合同1个工作日，非标准合同3个工作日第二十八条 合同存档合同最低为7份，我公司自留5份。合同3份原件报集团，保管部门为总裁办、财务中心、档案室。合同2份原件分子公司自留，保管部门为财务部与成本部，其12、他部门（执行部门）留存复印件并建立合同台帐，以便备查。第三章 合同的履行第二十九条 业务部门和财务部、成本部应根据合同编号各立合同台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。第三十条 财务部门依据合同履行收付款工作，收付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当要求对方单位出具代收付款证明。第三十一条 在合同履行过程中，如合同对方先开具发票的，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经各公司总经理签字同意后，再转财务审核付款。第三十二条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借制度。第三十三条 合同的实施过程管理合同13、执行过程中，合同签订部门对合同的执行情况进行监督。相关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向各公司总经理汇报并通知法务部。如合同在实施过程中发生变化，凡超出合同规定范围的部分，应及时办理书面签证手续（另详见设计变更及现场签证规定）报上级审批，必要时签订补充协议，补充协议的签订流程执行第二十条。 第四章 合同的变更和解除第三十四条 各部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在3天内向各审核部门汇报。合同的变更或解除必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部、成本部、公司总经理、法务部、集团等相关部门负责人审核通过方可，合同终止要填报合同终止报告单，终止协议的签订执行第二十条。第三十五条 变14、更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，必须以挂号或快递形式发送，挂号或快递签收凭证作为合同组成部分交由各公司综合部保管。第三十六条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。第三十七条 合同变更后，合同编号不予改变。第五章 相关职责第三十八条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，经办人员应就合同内容、条款严格保密。第三十九条 各经办人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。第四十条 凡因未按规定处理合同事宜15、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，经办人员应承担经济和行政责任。第六章 合同档案第四十一条 各公司应建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。第四十二条 各公司、部门应建立合同管理台帐。各公司应根据合同的不同种类，建立合同的总台帐和分类台帐。每个公司成本部门必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、项目名称、合同名称、合同金额、经办人、签约日期、合同标的、结算方式、付款情况、结算情况、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准16、确、及时、完整。各公司总台帐由各公司成本部负责，同时由各公司成本部定期汇总报集团运营中心（季度末）备案。成本部门建立总台帐的分类方式如下：重大合同：包括土地出让承包租赁合同、非政府出让形式获取土地合同、战略合作合同、股权收购及转让合同、技术转让合同等。采购合同：包括生产资料采购合同，生产设备，生产资料等。建设工程类合同：包括建设工程勘察设计合同、规划设计及施工图合同、工程咨询服务合同、建设工程总包合同、建设工程分包合同、建设工程物资采购合同、建设工程监理合同、建筑工程装修装饰合同、景观施工合同、供水供热供电供气等配套工程合同等。策划类合同：包括广告制作合同、广告发布合同、宣传活动合同等。物业管17、理类合同：包括物业管理合同等。商业地产类合作合同：包括对外招商合同、租赁合同、合作合同等。其他合同。第四十三条 已签订的合同建立出借制度，借出人须凭主管领导签发的合同借阅单查阅、复印合同，无特殊情况，借出的合同应当日归还。第七章 附 则第四十四条 本办法不适用于地产类公司各项目销售过程中同客户按照房管局统一版本签订的商品房买卖合同，及实业类公司销售过程中同客户签订的对外销售合同。第四十五条 本制度中关于成本部的定义：成本主管部门（成本部/预算部），实业类公司主管成本的部门。（各分子公司依据部门设置与职责制定细则进行确定。）第四十六条 本制度的制订、修改、解释、废除由集团总裁批准。第四十七条 本18、制度自签发之日起执行，原合同管理制度与本制度冲突者按本制度执行。xx年六月十四日附：相关表格合同审批表直接确定合作单位项目审批表说明事先不能签订合同申请单廉洁承诺书 印章使用审批单合同审批表项目名称合同名称甲方合同类别乙方合同金额合同编号标准合同是 否合同签订情况说明合同摘要（主要条款及其他说明）：合同范围：计价方式：付款方式：工 期：保修约定：经办人： 经办部门负责人签字： 年 月 日分管副总经理签字: 年 月 日成本部签字: 年 月 日法务部签字: 年 月 日财务部签字: 年 月 日总经理签字: 年 月 日 集团主管中心签字: 年 月 日集团主管副总裁签字: 年 月 日常务副总裁/总裁签字19、: 年 月 日说明：1、经办部门负责按集团管理办法将需要审核/审批的单位旁边打“”。2、“合同类别”定义为：土地类、设备类、设计类、工程类、营销类、开发类、财务类、行政类、物管类、其它类。3、合同金额50万，需报集团审批。直接确定合作单位审批表项目名称合同名称合同编号合同范围合作单位名 称审定报价计划开工时间推荐人申报日期计价方式总价包干 固定单价 定额 其他 采用直接确定方式选定该合作单位的理 由未招标原因： 行业垄断项目 政府垄断项目 其他 主办部门： 附件：政府文件规定 相关收费标准 合作单位背景 比价资料 其他审批意见分管副总 签字: 年 月 日成本部签字: 年 月 日法务部签字: 年20、 月 日财务部签字: 年 月 日总经理签字: 年 月 日集团主管中心签字: 年 月 日集团主管副总裁签字: 年 月 日常务副总裁/总裁签字: 年 月 日注：1、本表用于直接确定方式选定合作单位的审批； 2、合同金额20万，需报集团审批。说 明名 称对方单位金 额内容：必须填写以下内容：1数量、质量、标准2结算方式（分别注明大、小写）3付款方式4实施的期限、地点和方式5违约责任 年 月 日主办人分管副总总经理事先不能签订合同申请单 项目： 年 月 日单位：元合同名称费用类别价款甲方乙方原因经办人： 分管副总：公司总经理意见 年 月 日 公司成本部备案 已备案 签字： 年 月 日 印章使用审批单编号： 日期： 年 月 日申请人部门公司用章次数用 章 类 别公章 合同章 法人章 其他 用 章 资 料 名 称用 章 事 由部门负责人分管副总公司总经理审 批