1、纸厂合同审核审批及月报档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 合同管理制度为规范公司合同管理程序，加强合同管理，明确管理职责，界定管理层面，使合同的签订、管理有章可循，防范经营风险，提高管理效能，特制定本规定。一、机构与职责（一）为切实加强合同管理工作，公司成立合同管理领导小组组长：总经理副组长：副总经理 总工程师 总会计师成员：各部门、车间正职合同管理办公室设在行政部。合同管理领导小组负责指导协调、监督公司合同管理工作，并定期组织召开会议，研究、布置、检查合同管理工作的落实情况，确保合同管理工作依法合规有序运2、行。（二）合同管理部门的职责1、负责对公司的购物、销售、借款、工程建设、运输、承包、租赁、承揽、委托、保管、技术、劳动等各类合同进行规范化管理。2、配合公司法律顾问对合同的合法性、有效性、规范性进行审查，出具审查意见。3、监督、检查合同履行情况，对履行中出现的问题进行分析，并及时提出处理意见。4、负责合同专用章及合同档案及时归档的管理工作。（三）相关部门职责相关业务部门是指具体承办合同业务的部门，这些部门在经办需要上报审批的合同时，必须履行如下职责：1、合同谈判告知职责。即合同谈判前、应告知合同管理部门参与重大复杂合同的谈判。2、合同送审职责。即合同呈送领导签字前，应将合同文本送交合同管理部门3、做法律审查，并根据审查意见进一步完善合同文件、报有关领导签字后加盖合同专用章。3、合同履行告知职责。即合同一经签订，指定专门机构、人员具体负责合同履行事宜、履行过程中双方往来的书面文件、函件、均送交原合同审批部门做法律审查并存档，未经合同管理部门审查、不得擅自向合同对方出具书面函件；合同履行过程中出现争议，应及时提交合同管理部门处理，并负责将合同履行有关资料交合同管理部门。（四）财务部门在合同管理中的职责1、对未经合同管理部门审查的合同，财务部门有权不予结算、报销付款。2、对不按规定签订的合同，财务部门不予结算。3、我方先履行付款义务，有预付款或分批付款的合同，未见我方签字、盖章的书面合同原件4、及合同管理部门的审查意见，财务部门不予付款。4、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务部门不予付款。二、审查范围与内容合同管理部门对所管理的合同，应严格按照以下范围和内容进行审查：1、合同主体资格审查：查看合同对方是否持有有效营业执照，合同内容是否在其经营范围内，是否具有签订此类合同必须具备的资质证明；同时应注意审查我方是否具有签订此类合同的主体资格。2、合同双方履约能力审查：我方明显无能力履约的合同不予签订，同时注意审查对方履约能力、信誉状况，严防合同欺诈。3、合同条款完备性审查；参考现行示范合同文本审查所签订合同条款是否完备。（合同管理部门5、必须有规范的合同文本备案）4、合同合法性审查：审查合同主体、合同内容等是否合法。5、合同语言规范性审查。6、我方合法权益最大限度维护审查。7、合同用章审查。8、合同所涉及专业技术条款的审查；合同内容涉及专业技术；送审单位未报相关专业主管部门审查的，应报主管领导批转相关部门进行专业审查。三、审批权限与程序（一）1万元以上20万元以下的合同、签字盖章前必须提交合同管理部门审批。（二）1万元以下合同，报合同管理部门备案。（三）以下合同必须报河南省建设投资总公司合同管理部门审批 1、处置不动产的合同； 2、承包经营、租赁经营者或整体处置企业的合同； 3、与投资行为相关的合同（标的额为50万元以上的建筑6、合同、其它合同）四、公司合同具体要求（一）、合同签订人员必须对所签的合同负责。（二）、合同内容。1、公司购销合同应明确以下条款：（1）购销品名。（2）单位、数量（重量）。（3）技术要求，即规格、型号、质量标准、各项指标。（4）双方责任。（5）运输方式及费用承担。（6）合同履行地、交货时间、地点及验收方式。（7）单价及总价款。（8）开票要求。（9）付款办法及结算方式。（10）合同生效起止时间和生效条件。（11）售后服务条款。（12）违约责任。（13）合同份数、签订日期及地点。（14）纠纷解决方式。（15）其他应说明的条款。2、技术、服务合同应确定以下条款。（1）服务（技术）标的。（2）服务内容。7、（3）质量要求，即应达到的目的。（4）服务期限。（5）双方责任，即双方应提供的工作条件和生活条件等。（6）验收方式。（7）单价及总价款。（8）合同履行地。（9）付款办法、结算方式、开票要求。（10）合同有效期限及生效条件。（11）违约责任。（12）纠纷解决方式。（13）合同份数、签订日期、签订地点。（14）其他应明确的条款。（三）、公司合同签订地点原则上在濮阳市，争议解决的机构为濮阳市人民法院或濮阳市仲裁机构，签订地点在濮阳市以外必须由总经理签字批准。五、合同的分类、谈判与签订部门1、购销合同由供销部负责谈判与签订。2、人事合同由企管部负责谈判与签订。3、工程施工合同由项目部负责谈判与签订。48、技术性合同由生产技术部或项目部谈判与签订。5、其他合同由相关部门负责谈判与签订。6、重要合同，总经理可委托合适的部门或人选谈判与签订。7、所有合同签订部门对合同的谈判、签订、履行、归档、争议处理负全部责任。六、合同签订程序（一） 合同的起草合同的起草由合同的签订部门或委托代理人，根据实际需要和双方共识意见编制。（二） 合同的审核与审批1、合同审批，应由经办人先填写合同审批单(见附表)，部门领导签字、主管领导审核后，报总经理审批签字。2、所有对外合同必须经公司法律顾问审查签字后报总经理审批。3、总经理签字同意后可与对方签署合同，行政部加盖印章生效。（三）加盖印章1、合同审批后，交印章管理员加盖9、合同专用章。2、原则上对方签字盖章后，我方再加盖印章，盖章地点在本公司。空白合同不准加章。特殊情况，经总经理审批，可按以下程序办理：（1）必须由我方先盖章。经办部门写出情况说明，包括原因、对方盖章返回时间、合同份数、负责追回合同的责任人，报主管领导批准后，报总经理批准。印章管理员凭以上手续办理盖章，并将以上手续保存。（2）需急办的合同签订。除按合同审批程序外，急办合同可由传真互相签章传送，原则上对方先盖章传回，我方盖章后生效。正式红章合同必须在十日内补办完毕。办理部门应书面说明并由主管领导、总经理审批。（3）携带空白合同。必须由总经理书面委托，委托范围为副总，特殊情况可委托部门负责人。由被委托10、人出具委托书，注明原因、期限、合同（公务）内容等报总经理批准后，将委托书交印章管理员，印章管理员在空白合同上编号登记后交被委托人。业务结束，办理注销登记。3、加盖印章前，印章管理员必须认真审查把关，检查有无经办人、主管领导、公司法律顾问、总经理签字，缺少以上人员签字的合同一律不得加盖印章。七、合同月报与档案管理公司规定每月月底前各部门如实上报合同签订情况、合同履行情况。合同档案要求：1、合同文本；2、合同对方营业执照复印件、资质证明复印件；3、合同对方资信调查记录；4、合同对方主体对其经办人、签字人的授权委托证明；5、合同查审批意见书；6、重大合同履行报告；7、所有合同，必须交档案室统一管理。11、公司必须留存三份合同，财务部、经办人、行政部档案室各一份。五、其它有关规定及处罚1、合同专用章由行政部负责人负责保管，设立合同专用章使用情况台帐。台帐不健全，不规范，每发现一项罚行政部100元。2、合同管理部门应制定和建立岗位责任制，规范合同文本的相关制度。未建立相关制度，不按制度执行，每次罚100元。给公司造成损失的，按损失的5处罚。3、合同鉴定需经主管领导签字后，才能加盖印公章，并保存备案。违规加盖印章，一经发现对当事人处于500-1000元罚款。4、合同管理部门、财务部门及相关业务部门不积极履行职责，造成合同重大损失的，对责任人处于100-1000元罚款。5、公司各部门无权以部门名义对外签订合同，否则对责任部门、责任人按照合同涉及金额，处于500-3000元以下罚款。6、合同签订部门在签订合同前，由经办人填写合同审批单（附后），并按审批程序进行审批；未使用统一的合同审批单对经办人每次罚款50元。7、凡违反本规定签订的合同，除按员工奖励处罚管理办法对经办人及有关责任人进行处罚外，并承担因此给公司造成的损失，情节严重者，予以开除并移交司法机关处理。8、本制度未涉及到的条款，按合同法及河南省建设投资总公司相关规定执行。六、本制度自下发之日起执行。