1、公司品管部门沟通会议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 品管会议制度1. 总则1.1. 制定目的为规范品质会议管理，健全品质沟通管道，特制定本规章。1.2. 适用范围本公司品质管理的各项会议，除遵照公司有关会议规定外，悉依本规章处理。1.3. 权责单位1) 品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。2) 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2. 品管会议规定2.1. 会议类别品管会议可分为例行性会议与临时性会议两大类别。2.1.1. 例行性会议公司品管例行性会议有：1) 年度评审会议：进行品质管理体系评审2、，确认是否持续有效得到运行；讨论确定公司年度品质目标、策略。2) 内部稽核会议：组织品质稽核小组对品管体系运行状况作定期之稽核，分为起始会议与结束会议。起始会议作稽核前说明，结束会议作稽核报告。3) 月度品管会议：对上月品质状况作检讨，就重大品质事项达成决议，制定次月品质管理的各项工作计划，是本公司最重要之工作会议之一。4) 改善提案委员会会议：对改善提案及其成果进行评估，评选优秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目标、计划。5) QCC推行委员会会议：对QCC活动进行总结，并制定次年度QCC活动推行目标与计划。6) QCC成果发表会：由各QCC发表推行成果，QCC推行委员会进行评审，表彰优秀3、的品管圈。7) 周品质检讨会：对上周品质状况作检讨，及时解决品质问题，落实月度品管会议决议与计划，确保达成品质目标。2.1.2. 例行会议一览表序号会议名称周期时间会议主席主持人参加人员1年度评审会议年1月总经理管理者代表各部门主管2内部稽核会议半年2、8月管理者代表稽核组长各部门主管3月度品管会议月5日总经理管理者代表各部门主管4改善提案委员会会议年1月主任委员推行干事评审委员5QCC推行委员会会议年1月主任委员总干事推行委员、辅导员6QCC成果发表会半年6、12月主任委员总干事推行委员、辅导员、各圈代表7周品质检讨会周周一管理者代表品管主管各部门主要干部2.1.3. 临时性会议临时性会议由4、总经理、管理者代表或品管主管依需要建议召开，一般召开时机有：1) 发生重大客户抱怨或退货时。2) 制程重大品质问题发生时。3) 供应厂商发生严重品质事故时。4) 发生严重违反公司品管体系的重大事件时。5) 重大品质贡献、突破或其他需大力表彰或宣导事件发生时。6) 其他必要时机。2.2. 会议管理规定除遵照公司有关会议管理的规定之外，应遵照下列规定处理。2.2.1. 一般原则1) 例行性会议如已规定具体会议时间，则不另行通知；如未规定具体会议时间，应提前两天以上通知各参加人员。2) 例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知各参加人员。3) 临时性会议原则上应至少提前一小通知参加人员。4) 5、会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人或会议主席请假，并取得许可，原则上还须派代理人出席。5) 会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据、样品等），并做好工作安排。6) 主持人应控制会议时程，尽量在规定时间内结束会议。7) 会议决议的落实实施情况，由会议主席指定人员追踪，并作为下次会议追踪议题之一。8) 会议应有会议记录，并依规定分发相关人员。2.2.2. 会议记录1) 由会议主席指定参加人员中的一人担任会议记录工作，必要时，也可安排一名非指定之参会人员作记录工作（如助理或文书）。2) 重要会议的会议记录，经会议主席签认后，复印分发或传阅参会6、人员或相关人员。3) 对会议决议涉及的工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者填写决议事项追踪表，并作追踪工作。3. 月度品管会议实施办法注其他例行性会议可参照制定实施办法。3.1. 会议目的1) 总结检讨上个月的品质状况。2) 就重大品质事项达成决议。3) 制定次月品质管理的各项工作计划。3.2. 参会人员1) 会议主席：总经理担任会议主席，总经理无法出席时， 由其职务代理人担任会议主席。2) 主持人：管理者代表担任会议主持人，其无法出席时，由品管主管担任主持人。3) 参加人员：副总经理、总工程师、各部门主管、品管部主要干部。3.3. 会议时机1) 月度品管会议每月5日14：0017：00召开7、，遇节假日顺延一天。2) 会议时间如有变更，经总经理核准后，由品管部负责通知。3.4. 会前准备1) 品管部负责于每月4日将各部门品质状况月报表汇总、填妥，并转发各与会人员。2) 上次会议决议事项的各责任人员须在决议规定完成期限之前，完成所承担的工作事项。3) 管理者代表在4日前应再度对各决议事项完成情况作追踪确认（可授权他人进行）。4) 各与会人员依本部门品质状况准备必要之资料、报表或样品，以便在会议上报告或讨论。5) 各与会人员应于会议开始前5分钟到达会场。3.5. 会议议程1) 会议开始：由主持人宣布会议开始。2) 追踪上月会议决议事项完成情况：由主持人追踪上月决议事项，各担当责任人员简8、要回答完成状况，其他人员可提出异议或补充。3) 各部门品质状况报告：由品管部主管或各品管单位干部报告各部门上月品质状况，简要报告主要数据，并就重大品质事项提出分析或报告。4) 沟通协调事项：各与会人员提出需与其他部门协调之事项，由相关人员讨论处理。5) 会议主席工作指示：会议主席就相关问题向责任人员提出质询、赞扬、指示或要求，并就公司的品质经营方针或下月行动计划做出指示。6) 形成会议决议：记录人将会中达成的重要决议事项作整理，交由主持人作陈述，各与会人员可提出异议，若无异议则确认为决议事项。7) 会议结束：由主持人宣布会议结束。3.6. 会后工作1) 由会议记录人员将会议状况整理成会议记录及必要之决议事项追踪表，呈管理者代表、总经理审阅。2) 会议记录应分发各与会人员人手一份。3) 决议事项追踪表应分发至相关责任人员。4) 各决议事项之担当者应在规定期限内完成要求之工作事项。5) 各与会人员应将会议精神传达本部门相关人员，并贯彻至日常工作中。6) 管理者代表（或授权品管部）对会议事项作确认追踪。