1、公司重要资产及文件票据管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 重要资产及文件管理制度 为了规范企业管理制度，维护公司资产安全，保证各类资产及文件使用的合法性、严格性及可靠性，特制定本管理制度。一、资产分类1、各类印章：包含公章、财务章、法人章、发票专用章、合同专用章。2、合同：主要有装修合同、租赁合同、劳动合同、采购合同。3、空白财务票据：包括各类支票、本票、空白发票。4、证照：涉及营业执照、税务登记证、卫生许可证、消防意见书及其他政府部分颁发证照。二、具体内容1、印章类1.1印章的刻制1.1.1 公司印章的刻制均2、须报总经理批准，由总裁办公室开具介绍信，到公安机关或相关部门办理刻制手续。1.1.2 印章的形体和规格，按国家有关规定执行。1.2印章的启用1.2.1 新印章启用前要做好戳记，填写印章启用表留样保存，以便备查。1.2.2 印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。1.3印章的保管、交接和停用1.3.1公司各类印章必须有专人保管，并设立使用登记簿1.3.1.1总公司的公章、专用章由办公室专人保管，分公司公章由各分公司指定专人保管，并将保管公章人员名单报办公室备案。1.3.1.2总公司的财务章及法人代表章由两名财务专员分开保管，分公司财务章及发票专用章由出纳保管，法3、人代表章由店经理负责保管。1.3.2各类印章保管须有记录，在登记簿上应登记印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人签字、保管人签字、批准人签字、图样等信息。批准人以邮件形式批复的，应将批复邮件打印并粘贴在后。1.3.3严禁员工私自将印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需提交印章申请报告，由部门主管同意，报分管副总经理批准，并报办公室主任确认后方可带出。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。1.3.4印章保管人因事离岗时，须由上级主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。1.3.5印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代4、管。印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。1.3.6印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。1.3.7有下列情况，印章须停用：公司名称变动；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废。1.3.8印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送办公室封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。1.4印章使用1.4.1使用范围1.4.1.1 凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖总公司公章；1.4.1.2 凡属分公司业务范围内的加盖分公司公章；1.4.1.3 凡属合同类的用合同专用章；1.4.1.4 凡属财务会计业务的用财务5、专用章或发票专用章。1.4.2使用程序1.4.2.1 凡总公司及分公司业务的合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先经部门主管审核、公司分管副总批准，在使用登记簿登记使用时间、用途、使用人等信息后方可加盖，同时需将用印文件的复印件提交办公室备案。1.4.2.2 公章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，办公室有权拒印。1.4.2.3 严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。1.4.2.4发票领用时加盖发票专用章，支票及汇票全部填写无6、误后，加盖法人代表章及财务专用章。2、 合同类2.1管理原则2.1.1合同由公司总裁办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2.1.2总裁办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各分公司及各部门的合同管理工作。2.1.3各分公司及各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并由专人负责合同文档管理。2.2合同的签订2.2.1合同内容应清楚完整，标的明确；2.2.2所有合同的签订应交由公司法律顾问审阅后方可签订。2.3合同的归档2.3.1合同订立双方签字盖章后，合同原件应在三日内由各部门专人传递至总裁办公室保管，同时部门保留复印件；7、其他部门或分公司若需原件的，在签订合同时必须多签一份。2.3.2合同应分类编号保管，按签订时间顺次归档。2.3.3因故需要借阅合同正本时，借阅人员需经上级主管同意，向分管副总申请。借阅时，应在借阅登记簿上登记借阅及归还时间、合同编号、借阅事由等信息，同时借阅人签字。2.4保密规定2.4.1参与签订、保管合同的人员，应遵守保密规定，不得向其他人员泄漏合同内容。3、 财务票据3.1票据的保管3.1.1空白支票、汇票、未领用发票统一由出纳人员负责保管，并保存于保险柜内。3.1.2所有财务票据的交接应经由上级主管同意，严禁私自将空白发票转交他人。3.1.3财务票据应至少保存五年以上，以备税务机关查验。8、3.2票据的购买3.2.1购买支票时，需由出纳填写支票申购凭证。申购凭证内容全部填写完成后，出纳加盖财务章，由店经理或财务专员加盖法人代表章，递交至银行购买。3.2.2购买发票时，出纳应携带发票购领簿、财务章或发票专用章及其他相关资料等至当地税务机关购买。3.3票据的领用3.3.1支票领用3.3.1.1支票使用时，应由出纳填写完整信息，之后加盖财务章。店经理或财务专员审核无误后加盖法人代表章。3.3.1.2不得签发空头支票，不准填开空白支票，不准签发远期支票，不准出借、出租支票或转让给外单位和个人使用。3.3.1.3支票填写应完整清晰，不得涂改。3.3.1.4支票存根应与支票内容一致，并在支票9、使用后做为入帐依据传递至财务专员入帐。3.3.2发票的领用3.3.2.1收银台领用发票时，需填写发票领用登记簿，根据门店领用情况，出纳在领用的空白发票上加盖发票专用章3.3.2.2开出发票必须按期顺时及发票号顺序使用，不准涂改、挖补、转借、代开、倒卖。填写作废的发票应全部保存，以备税务机关审查。3.3.2.3储值卡、现金券销售不得出具发票。3.3.2.4打折或特价按净收入金额出具相应发票。3.3.2.5空白发票不得出借、出售给其他单位或个人。3.3.3票据的报废、遗失3.3.3.1发票或支票因填写错误，应加盖作废戳记，并将存根及作废票据一并保存完整，以备查验。3.3.3.2如发票或支票出现遗失10、，应第一时间以书面形式报至相关机构，并登报声明票据作废。4、 证照类4.1证照的保管4.1.1所有经营场所应按当地所属机关的要求，将营业执照、卫生许可证、消防许可证、税务登记证等正本悬挂在显眼处。4.1.2除应悬挂的证照外，所有与公司有关证照都应将正副本存于保险柜，以防遗失。4.2证照的年审所有政府或机关颁发的证照，应根据其要求的年审时间，每年进行一次年审。4.3证照的变更因公司经营需要，需要变更有关证照内容的。应在内容变化三日内，到相关机构办理变更手续及登记。三、附则1、 如发现员工有违反公司制度的情况，视情节轻重处以50元至5000元罚款。2、 凡因违反法律法规或上述内容，而导致公司产生经济损失的。除责任人赔偿相应损失，并视情节大小追究其刑事责任。3、 本办法自 年 月起执行。附件：1、 印章启用表样式2、 印章使用登记表样式3、 合同借阅登记表样式4、 发票领用登记表样式