1、公司行政办公及经营档案基础管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 总则1第二章 档案管理的含义及范围1第三章 档案管理职责及流程3第四章 收集管理1第五章 立卷要求1第六章 分类编排1第七章 文档整理1第八章 档案的利用1第九章 保存期限1第十章 附则1第一章 总则第一条 公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素，为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，更好得为公司发展服务，特制定本制度。第二章 档案管理的含义及范围第二条 公司档案，是指公2、司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字形式的历史记录。第三条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要等。第四条 本公司对内对外的正式发文及有关单位来往的文书。第五条 本公司的各种工作计划、目标责任书、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报等。 第六条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第七条 本公司的大事记、相关证照原件、各子公司证照复印件、反映本公司重要活动的剪报、文字及证书奖牌等。第八条 凡与公司经营管理有关的、具有参考价值的文件资料。第九条 与上述文件资料相关的电子版本。第三章 档案管理职责及流程第十条 公3、司行政中心指定专人（行政专员）负责文件材料的管理。行政专员必须是文件资料的经办人，熟悉文件资料办理过程。第十一条 负责档案的分类、登记、归档、保管、借阅等工作。第十二条 对移交归档的文件、资料、图纸要与移交人当面逐一点清。第十三条 对档案进行分类、立卷，编制卷内目录以备查阅，保证档案不乱、不错、不漏、不缺。第十四条 负责将存档文件进行扫描，存入电脑，并将卷内目录输入档案管理系统。第十五条 定期催还借出档案，并核对借阅和归还的档案，做到不错、不缺、不漏，提高使用周转率，并负责做好档案室的安全工作。第十六条 负责对损坏的档案的修补复制工作。 第十七条 应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整4、与安全。 第十八条 必须保证文件的保密性，未经相关领导允许不得擅自对外出借任何公司文件。第十九条 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接交人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二十条 档案管理流程不仅适用于行政管理部门，同样适用于各部门的内部档案管理。第二十一条 档案管理流程如图所示：部门收集行政中心收集 整理分类数据扫描立卷归档、编号填写卷内目录数据扫描部门存档行政中心存档 第四章 收集管理第二十二条 文件材料管理包括内容的系统完整、督促完结、收集归档。第二十三条 系统完整：保证经办文件的原件或复印件、附件或后附相关资料内容完整，不得缺页、不准抽存。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页5、数均应齐全完整。应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开；中文文件以右方装订为原则，装订文件及其附件均应对准左上角，文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第二十四条 督促完结：行政专员在归档前必须确认文件工作内容及要求已处理完毕。第二十五条 收集归档：文件处理完毕后，由行政专员收集整理归档。如一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员整理收集后交行政专员清点、备案、归档。第五章 立卷要求第二十六条 立卷原则：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用6、。第二十七条 以年为单位柜。每年设立一个文件柜，此文件柜只含同一年份的文件资料。汇总类型文件单独设立一个单位柜。第二十八条 文件柜内分别设立多个子文件盒。子文件盒使用样式、颜色必须统一，尺寸大小可以依文件数量而定。第二十九条 子文件盒必须粘贴公司统一制作的文件盒标签，字体可机印或手写，字迹要工整、清晰。格式需标明年份，文件类型，如：XXXX年董事会文件。第六章 分类编排第三十条 档案分类应视案件部门、内容、业务项目等因素分类。以部门区分，如：董事会文件等；以内容区分，如：公司发文底稿、合同协议；以项目区分（不分年限，属于汇总归档类型），如：应聘人员资料、工会资料等。第三十一条 档案名称保证简明7、扼要，以能充分表示档案内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。第三十二条 档案编号与立卷方式类似，以年为主要单位。如：XXXX年董事会文件，文件编号为XXXXA01。前四位数为文件年份，A为董事会文件代码，01是为了方便查找的文件盒阿拉伯编号。第三十三条 属于汇总归档类型文件编排方式，如：工会资料为X01，第一个字母为类型代码，01是为了方便查找的文件盒阿拉伯编号。第三十四条 常用档案编码表类型代码类型代码董事会A发文底稿F监事会股东会B发文原稿G总裁办C内部资料H下属公司D合同协议I外部E汇总类型X第三十五条 档案编码根据英文26个英文字母依序编排，视实际使用情况增加。根据将来组织扩大8、或业务增繁时，随时增补。汇总类型编码不在变更范围内。第三十六条 档案名称及其代表编号一经确定，不得任意修改。如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第七章 文档整理第三十七条 归档文件应依次按照文件的部门、内容、业务项目以活页方式装订于相关类别的子文件盒内。分类归档详见第三十条规定。第三十八条 按照文件日期进行文档顺序排列，在文件左上角用铅笔进行编号，以备查询，如：、第三十九条 子文件盒内必须附卷内目录，内容包括：序号、文件名称、发文字号、文件日期、备注等。卷内目录不得涂划，卷面必须保持整洁。卷内目录中的序号必须与文件编号一致。（卷内目录样表附后）第八章 档案的9、利用第四十条 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅登记表后方可借阅。档案室当场借阅并归还者，免填借阅登记表。第四十一条 非受控文档（涉及公司经营管理机密类）的借阅由总经理批准、档案管理人员核实后，填写借阅登记表后方可借阅。第四十二条 受控文档的借阅由其部门负责人批准，档案管理人员核实后，填写借阅登记表后方可借阅。第四十三条 档案借阅的最长期限为两周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。第四十四条 借阅人员必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，减轻责任。第四十五条 借出的档案不准拆卷及任意抽、换卷内文件10、或剪贴、涂改其字句。第四十六条 不得任意摘抄或复制案卷内容对外使用，如确有需要，必须经其部门负责人或总经理批准后方能摘抄或复制对外使用。第四十七条 不准转借，必须专人专用。第四十八条 必须爱护档案，保持整洁。第四十九条 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行填写借阅登记表。第五十条 档案归还时，经档案管理人员核查无误并于借阅登记表填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。第九章 保存期限第五十一条 永久保存的档案类型：(1)公司章程(2)公司管理制度及办法；(3) 股东会决议；（4）董事会、监事会及总裁办文件资料； (5)政府机关核准文件及批复；(6)不动产所有权证；(7)11、工程设计图及结算书；(8)公司营业相关证照；（9）其他经核定须永久保存的文书。第五十二条 其他保存年限的档案类型：(1)公司运营计划资料；(2)期满或解除的合同或协议；等，视实际情况来定其保存年限。 第五十三条 每年年度清理一次档案，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。第十章 附则第五十四条 本制度即日起开始执行。第五十五条 如不遵守本制度管理规定，公司将公开进行通报批评并追究其责任。如造成经济或其他重大损失，由当事人承担全部责任。如违反法律法规，公司将移交司法机关进行处理。第五十六条 本制度最终解释权归行政中心所有。附样表一：卷 内 目 录序号文件名称发文字号文件日期备注样表二：借阅登记表序号名称借阅人借阅日期归还日期归还情况备注