1、XXXX有限公司 XXXX管理制度信息技术公司档案库房、收集保管及接收管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、专人管理，外人不得擅入。二、严格遵守档案安全、保密的有关规定，严防破坏和窃密。三、认真保管档案资料，未经允许不准携带档案外出，不准将档案外借，严防遗失。四、做好防火、防盗、防灰、防虫、防光、防潮、防霉、防高温、防高湿等“九防”工作。五、库房内严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品及食物。 六、库房内保持整洁和通风良好，定期开关空调、去湿机，并作好每日的温湿记录（库房温度应控制在14-240c2，湿度应控制在452、-60%）。七、经常检查库房内电源线路及其他安全设施，及时排除各种隐患。八、保持库房内卫生，档案入库要作消毒处理，人员入库换鞋，穿工作服。九、库房和档案柜钥匙妥善保管，人离落锁。十、库房内档案定期检查，发现问题及时汇报，及时解决。档案保管制度一、对各门类、载体档案均由档案室集中整理，案卷质量必须符合规范要求，方予接收入室。全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号、固定位置。二、库房管理应严格执行档案库房技术管理暂行规定做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体。库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。三、坚持定期或不定期检查、统计档案，如有破损、字迹褪变3、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。 四、经常保持库房、柜架整洁整齐，定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查，发现问题及时解决，档案人员离开库房时，必须切断电源，关好门窗。五、坚持温湿度测记和调节，档案库房的温度应控制在14度至24度之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。六、档案库房由专人管理，非库房工作人员未经许可不得擅入，档案交接应严格履行手续。档案收集制度一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。二、档案材料收集范围：凡是对我单位有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。三、档案材料收集坚持定期送交制度和联系催要制度。（一）定期送交制度。4、形成档案材料的各职能部门，应在文件材料办理完毕的第二年，按照档案室的归档时间、归档质量的要求，归档到档案室。（二）联系催要制度。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。 四、收集材料的要求。（一）收集入档案的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。（二）不符合归档要求的档案材料，档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。1.载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。2.载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。3.现代化设备形5、成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。（三）材料必须齐全、完整。1.各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。2.整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。档 案 接 收 制 度 一、档案室应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。二、归档的文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理，做好补收补立工作。三、接收时间：文书档案应在第二年第一季度前移交接收；业务档案在办结完毕后移交6、接收；会计档案按有关要求移交接收。档 案 整 理 制 度一、档案的整理工作必须按照一定的原则和要求，根据其形成特点和规律进行整理。二、根据国家档案局的档案分类原则，结合本单位实际，编制科学的档案分类方案。三、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷。四、经过整理的档案，必须保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。五、案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。 六、案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。 档 案 修 改 补 充 制 度一、档案的修改、补充必须是以维护历史真实面貌为前提，以维护档案的完整、7、准确为原则。二、档案一般不得随意修改，如确因工作需要修改已归档的档案，必须持有经领导批准的“档案修改、补充通知单”。三、修改内容较小时，可直接在页面“杠改”、“刮改”或者发送“变化通知单”，修改后应在修改处加盖“更改章”。四、修改内容较多时，应另外行文，原文作废。新文列入原文目录并注明所代替的原文编号。作废的文件应注意新文的编号，根据需要另行保管。五、对修改后的档案，入档案室前要认真检查，发现问题及时采取措施，以维护档案的安全。档 案 借 阅 制 度一、 因工作需要借阅档案，须认真填写“档案借阅登记簿”，借阅密级以上档案，需经有关领导批准并履行完备手续方可查阅。 二、查阅档案一般在阅览室内，因8、工作需要借出档案，必须办理借阅登记手续。外单位借阅档案应持有介绍信，并经有关领导批准。三、借阅者必须爱护档案，不准拆散、圈点、涂改、抽出、转借他人，必须注意保密和保证档案的绝对安全。四、档案外借时间一般不超过一周，借阅者要按期归还档案。档案管理人员对借出的档案应及时催还。五、归还档案的必须当面点清，并在登记簿上注销。发现损坏、丢失，立即追查，并立即报告办公室。档 案 保 密 制 度一、按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法有关规定，遵守各项档案管理制度，自觉执行保密制度。二、严格执行档案接收、借阅、鉴定和销毁制度，认真履行登记、审批、签字手续。三、外借档案，必须有安全保护措施，节假9、日前及时催还，防止丢失。四、未经批准，不得随意复印、摘抄档案。五、非专职人员未经许可，不得进入档案库房。档 案 统 计 工 作 制 度 一、档案室应按照档案管理要求和我院实际情况，认真做好统计工作。二、按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。三、按年度做好档案管理人员状况、档案设施情况的统计等工作。四、建立健全档案统计的登记台帐、统计应及时，数据要准确、可靠，帐物相符。五、加强对统计数据的利用和分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、规划和总结经验提供依据。档 案 鉴 定 销 毁 制 度一、档案的鉴定、销毁工作，应由档案管理部门和有关职能部门组成鉴定小组进行这一工作。二、鉴定小组根10、据国家有关档案保管期限的规定，对档案进行甄别，对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作结束后应提出工作报告。三、要销毁的档案必须慎之又慎，严格审查，对确无保存价值的档案进行登记造册，送交领导审批后办理销毁。 四、凡需销毁的档案送造纸厂化浆，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签名。五、销毁清册形成的档案专项保管。档案利用制度1、查阅利用本档案室档案资料，需出示个人身份有效证件。档案资料一律不外借，只能在“查阅室”内阅览，如需复印，由档案室出示复印件，并加盖档案室查档专用章及档案室公章。2、本单位工作人员利用档案资料，借阅者需要亲自登记“查阅登记”或出据“借条”，用后及时11、还回。不得擅自更改内容，保证档案资料的完整，避免有损坏、丢失档案资料的现象发生。 3、外单位利用本档案室档案资料需要出示介绍信，不收取查阅费用。 4、 档案资料查阅利用后，要立即放回原处，不得随处乱放，以免丢失。档案整理编目制度 一、按照国家有关规定和档案工作规范要求，档案室 内所有档案必须按全宗进行整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，各全宗档案存放有序。 二、档案的系统整理，应在文件收集齐全的基础上，按照一定的原则和属性进行整理、分类、编号、排架。 三、档案实体的分类、编号和排架，一经确定，不可随意变动。 四、编制不同门类档案的文件目录、专题目录、文件字号索引等多种检索工12、具，逐步编制配套的档案室指南，全宗介绍等参考资料。 五、各部门在每年三月底前完成上年度各类文件材料的归档工作。 六、重大活动、重要会议、工程项目、设备档案随时移交，随时归档。安全保卫制度及责任制为确保档案安全，提高档案管理人员的安全防范意识，维护档案室正常工作秩序，特制定本制度。 一、档案室主任是档案室安全保卫工作第一责任人，负责抓好本档案室的安全保卫工作，办公室主任是直接责任人，办公室其他人员协助做好安全保卫工作。 二、坚持贯彻“预防为主”的方针，定期对全体干警进行安全教育，对安全责任落实到人。 三、认真做好档案库房的安全保卫工作，确保库房及档案的安全，非本室工作人员未经许可一律不得入内。 四、档案库房、阅档室属重要部位，严禁吸烟，严禁携带易燃、易爆、腐蚀物品及火种入内，严禁违规用电行为，不准在库房内堆放杂物。 五、切实做好防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体等“八防”工作，坚持记录库房温湿度，保持库房通风、干燥、清洁、整齐。 六、坚持安全巡查。每天下班前应关好门窗，切断电源、水源，并对库房进行安全检查。节假日进行大检查，发现安全隐患及时报告处理。 七、固定设置的灭火器，任何人不得搬动，并定期检查，及时更新，全体干警都要学会使用灭火器。 八、档案库房钥匙必须专人保管，发现钥匙丢失，应及时报告，并认真处理。 - 12 -