1、保健品有限公司销售人员费用管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、目的为了进一步规范销售人员的费用报销流程，控制费用成本，加强公司财务管理与监督，确保公司经营活动正常有序地进行，现根据公司的实际情况，制定以下销售人员费用管理规定。二、费用申请及审批本规定中所称费用是指差旅费、交通费、业务招待费、通讯费、食宿费及其他与业务相关费用等。因公司业务需要，销售人员发生费用均应事先书面申请，由业务部门领导先进行审批，财务费用会计审核，再报公司总经理审批。三、各种费用规定（一）差旅费1、销售人员出差应严格履行报批手续，须先2、行确定地点、任务，天数、人数及费用预算，以保证差旅费节约使用，差旅费报销必须填制统一的报销单。2、销售人员差旅费报销，采取实报实销与定额补助相结合的办法。交通费用按规定据实报销，包干补助（含住宿费、市内交通费、生活补贴等）。超过标准的部分由本人自行负担。 3、驻外包干补助（含住宿费、市内交通费、生活补贴等）根据票据时间计算出差天数，出差当日下午出发按半天计算，业务员出差回来后报销出差天数按“算头不算尾的原则”计算（出发当日算、返回当日不算）。 4、销售人员到外地出差按规定乘坐交通工具，在公司的开支标准内据实报销。交通工具为火车、汽车两种方式，特殊情况、需乘坐其他交通工具时，应由公司总经理签批。3、 5、酒店、宾馆等住宿费必须提供正式普通发票，并由出差人注明住宿场所的详细地址及联系电话，以便核实。6、同级人员两人（同性别）一起出差应同住一双人标准间，并以不超过两人合计的住宿标准的80%凭证报销。销售人员与公司领导共同出差，财务部将视具体情况确定报销标准。7、销售人员不得将一次出差期间的费用分开报销，也不得将两次及两次以上的出差费用合并报销； 8、出差期间交通费应逐笔填明起始地点与事由，不得汇总填写。 9、交通费要求有电子打印的票据，撕票每月不允许超过总交通费用的1%。 10、销售人员报销差旅费时，必须附有经部门经理批准的出差计划（报告）及费用预算审批表，连同差旅费用报销清单，送财务部报销4、。超计划费用必须解释原因，并由部门经理批注意见，报总经理审批，一般情况下，不予签批。（二）业务招待费1、销售人员工作需要的业务招待费采取每月包干制。销售人员外地出差期间需要发生的特别宴请费，原则上应按于出差前申请，特殊情况应按审批权限事先口头请示，回单位后补办手续。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日的出差补助。 2、发生的交际应酬费用不能为私人应酬或与业务无关； 3、对确实无法取得发票的业务招待费，可填制支付证明单详细说明无法取得发票的原因并由证明人提供证明，并按公司有关规定进行审批。（三）市内交通费1、销售人员在本市内公出办事，于当日返回后报销市内公交费，出租车票按规定一般不予报销。对由业务5、需要搭乘出租车的，应事先由其销售总监批准。（四）通讯邮寄费 1、通讯费是按月补偿，按标准额度凭电信部门的正规发票报销。四、借支规定1、销售人员因工作需要预先借款，应据实认真填写借支单、出差计划（报告）及费用预算审批表、月计划详细报表，并说明事由，如果是跨地区出差，应先报出差计划（时间、路线、内容、交通工具等），由业务部门经理审签，销售总监确认后，费用会计审核后报公司财务部门借款。 2、一般情况下，借支人必须提前三天通知财务部准备所需现金，借支款项只能按借支单、出差计划（报告）及费用预算审批表的预算执行。3、借支人须在公务完毕后 3 个工作日内到财务部结清借款。4、借支是为保证工作需要而设，因私6、不得借支，也不得将借款挪为私用。5、借支遵循前帐未清，后账不借原则。业务员若有旧账未清，则应先核销旧账，否则不可以再借款。6、借支流程销售人员领取借支单-填写各种相关规定表格-部门经理审批-销售总监审批-费用会计初审-总经理审批-财务出纳办理借款五、报销单填制公司费用报销所使用的单据主要包括：支付证明单和差旅费报销单两种。（一）支付证明单用于已取得正式发票、行政事业单位统一收据及报销附件的日常费用报销（不包括差旅费报销），其报销单项目包括：1、填制时间；2、销售人员姓名及所属部门；3、报销款的支付方式（现金、信用卡、冲借支）；4、费用发生的日期、费用类别、发生原因以及该费用项目的小计金额等；57、费用币别及合计大小写金额；6、附件张数； 7、经办人签名；8、其他特别要说明的项目。（二）差旅费报销单仅用于公司销售人员因业务需要，报销在差旅期间发生费用时使用。差旅费报销单的填制项目包括： 1、出差部门； 2、出差人及职务； 3、制单日期； 4、出差事由； 5、出差行程中各起始、到达日期、地点、车船费、住宿费、应计出差补助及其他费用，并按各相应栏次逐栏合计加总； 6、附件张数；7、出差人签名。六、报销规定1、报销时限。销售人员原则上应在费用发生后的三个工作日内报销，履行报销手续。当月费用在当月办理报销，特殊情况在次月1日邮寄票据回公司清上月差旅费用。2、报销审批。销售人员填制报销凭证，根据8、报销凭证对应的金额，依照相应的审批权限，经相关的部门和领导审核签字后，方可提交财务审核报销。3、报销清款。由财务部出纳办理手续，若业务员在费用发生前借支现金的，由出纳根据借支单上的借款额，在扣除借支金额后付款或收回剩余现金。经办人领款，应当面点收，无误后在费用报销单的“签收”栏内签名。4、出差人员的出差补贴，一律按公司出差补贴标准，并按规定的程序要求进行申报出差补贴。5、销售人员报销的交通费电子打印乘坐日期应与OA日志日期一致，如两者不一，不予报销交通费。并予以相应的处罚6、报销流程经办人填单-票据凭证整理粘贴-部门主管初审-费用会计初审-财务主管审核-总经理审批-出纳办理报销七、凭证规范（一9、）凭证种类1、外来原始凭证外来原始凭证是指经济业务发生时自外单位取得的凭证。如发票、行政事业单位统一收据、收款收据、费用清单等，一般包括以下项目： 凭证的名称。如发票、收据等 凭证的填制日期和编号 填制凭证的单位名称或填制人名称 经办人员的签名或盖章 接受原始凭证单位的名称（即抬头） 经济业务的内容、数量、单价和金额按国家或公司有关规定对原始凭证的其他要求2、自制原始凭证自制原始凭证是指公司内部有关部门或个人为完成或在完成某项业务时自行填制的凭证。如费用报销审批报告、支付证明单、差旅费报销单、出差审批报告等，一般包括以下项目： 填制凭证的时间 填制凭证的销售人员姓名及所属部门 内容摘要 币别和10、金额 符合公司规定权限的签批手续 经办人签名（二）凭证要求 1、销售人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证，所有报销原始凭证必须是税务部门认可的正式发票和财政部门监管的统一收据。2、取得合法凭证后，应按要求规范填写，凭证内容完整。填写费用单时，时间、地点、金额、合计、经手人均需填写清楚，不得遗漏。否则，视为无效凭证，不予报销。3、经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。4、销售人员粘贴发票时，不能粘贴发票上的有效金额，发票必须按日期发生顺序从上至下分类粘贴。若出差则应附上详细行程，每月1号由本人或邮寄单据回公司报销并清帐。5、销售人员报销包干补贴时，应提供足额发票（补11、票不能超过前一个月的日期）。业务招待费须注明时间、原因、及款待的人员、人数。6、自外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章(或财务专用章、发票专用章、收款专用章)。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签章(必要时还要登记填制人员的居民身份证号码)。7、原始凭证有大小金额的，必须一致相符。8、原始凭证为一式几联的，必须按指定报销联次用途使用。9、销售人员提供凭证的单位（即抬头）名称必须是本公司名称，不能写个人名称。凭证摘要的内容，必须与发票的使用范围相符。10、各项报销凭证，必须手续完备、内容真实、数字准确、项目清楚、粘贴整齐，不得弄虚作假；原始依据必须充分、有效，不得挖补涂改。如发现弄虚作假作假者，除作假部份不予报销外，还处以相应的罚款。11、报销人不慎丢失发票、收据的，一般不予报销。特殊情况应撰写详细事件报告，送总经理及财务经理审批后方可报销入帐。12、对于某些业务确实不能取得正式发票的，可以用收据代替，但收据必须要有对方单位盖章，在报销时不准用其它发票代替，而按实际发生费用内容填写报销单。八、其它1、本规定未做说明的，按公司有关规定办理。2、本规定自20xx年 月 日起执行。 xx市xx保健品有限公司 20xx年 月 日