1、步行街物业公司公文管理制度附模板编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条 为了实现公司公文处理工作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据国家行政机关公文处理办法的原则，结合公司实际，特制定本制度。 第二条 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。第三条 公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。经常深入实际、调查研究，养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。2、建立收发文记录，发文部门必须填写发文簿，收文部门必须对收到资料进行收文登记。第四条 公司行政部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条 凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。第二章 公文种类第六条 公司常用公文种类主要包括：（一） 决定：用于对重要事项作出决策和安排。（二） 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。（三） 通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。（四） 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重3、要精神、交流重要情况。（五） 报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。（六） 请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准。（七） 批复：用于公司回复有关单位的请示。（八） 制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。（九） 函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。（十） 会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。第七条 公文按照行文方向分为：上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机4、关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。第三章 公文格式第八条 公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一） 涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文按机密程度可分为以下几类：1绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。2机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。3秘密：指不宜向公司以外人5、员透露内容的公文。4普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。（二） 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三） 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。（四） 发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。（五） 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六） 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布6、。（七） 正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。（八） 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（九） 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（十） 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。（十一） 成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“”。（十二） 内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。（十三） 公文除会议纪7、要以外，应当加盖印章。（十四） 公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十条 公文中其他各组成部分的标识规则，按照国家行政机关公文格式国家标准执行。第四章 行文规则第十一条 行文应当确有必要，注重效用。第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十三条 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。第十四条 公司内设部门机构原则上不得对外正式行8、文，只就一般事务性函行文。第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第十六条 除公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第五章 文件编号第十七条 每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。（一） 红头文件红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。（例：步物管20121号，表示为“步行街物业管理有限公司2012年第1号红头文件”）（二） 会议纪要按年度顺序编“步物管会纪20号”。（三） 其他类型的文件公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定9、。第六章 发文办理第十八条 发文办理包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 第十九条 拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当做到： （一） 符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二） 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。（四） 引用公文应当先引标题，后引发文字号。应当使用国家法定计量单位。（五） 文内使用非规范化简称，应当先用全称并10、注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条 核稿:正式文稿经部门负责人审核，交行政管理中心主任复核。核稿把关的重点是：（一） 是否需要行文；（二） 是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；（三） 涉及多个部门的文件是否已会签；（四） 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（五） 文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有关规定。第二十一条 签发：经行政部复核后，拟稿部门须规范填写公司行政部11、统一印制的发文稿纸，按权责划分细则规定的授权，报集团领导签发。第二十二条 对不符合本制度规定的文稿，各级领导和把关部门应当退回重拟。第二十三条 公文正式印制前，应当重点复核以下内容：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核后需要对文稿进行实质性修改的，应按本制度规定程序复审。第二十四条 印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。行政部负责红头文件的印制和装订。第二十五条 用印。（一）监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。（二）印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月；法12、人名章在成文时间上方；不得在文件的空白页上盖章。第二十六条 分发与登记，发文部门按文件签批意见分发文件，并作好发文登记。第七章 收文管理第二十七条 行政部负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。第二十八条 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。第二十九条 签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。第三十条 登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、发文单位、缓急度等。第三十一条 拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司13、行政部，由行政部拆开后据情填写收文处理签提出办理意见，送上级领导批阅。第三十二条 分发：行政部根据领导批示，对来文进行跟进办理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。对于需要公司领导传阅、批阅的文件，应先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传阅。对于阅知性文件一般按领导的排列顺序从前往后传阅；对于阅批性文件，则按领导排列顺序从后往前传阅。第三十三条 承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门14、业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办情况与部门或个人绩效考核结合。第三十四条 督办：行政部有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。第三十五条 时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、行政部反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人绩效考核。第八章 公文立卷、归档和销毁第三十六条 公15、文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。第三十七条 公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。第三十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管存档。案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第三十九条 没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司档案管理制度有关规定，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘16、密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢失、不漏销。第九章 罚则第四十条 公司各部门在公文办理过程中，均应严格遵守本制度，凡违反本制度的，给予20-200元处罚。第四十一条 公司各部门在执行本制度过程中出现差错，则给予责任人50元/次的处罚；若造成严重后果，除赔偿经济损失以外，并处罚款200元/次，通报批评直到降职降薪处理。第十章 附则第四十二条 本制度由公司行政部负责解释，并修订完善。本制度自公布之日起施行 附件:公文模板目录一、A4型公文纸页边及版心尺寸二、红头文件纸 四、请示五、报告六、部门间工作联系单七、决定八、通知九、批复十、通告十一、会议纪要十二、传真十三、传阅单十四17、文件签收单37mm1mm 天头28mm1mm 订口17mm156mm210mm225mm297mmA4型公文纸页边及版心尺寸步行街物管公司文件字20号（仿宋三号居中）(红色反线距此4mm)标题（宋体小二号居中）主送单位（仿宋三号左侧顶格）：自然段（左空2字）。附件：1.（仿宋三号左空2字） 2. （盖章生效） 二一 年 月 日（右空4字） 主题词（黑体三号居左顶格）：词目（宋体小三号） 抄送（仿宋三号左空1字）：、 印发机关（仿宋三号左空1字） 201 年 月 日印发 步物管内部请示 秘密请字 号 特急总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要： 附件：1. 2.签报人：年月18、日呈文部门：经办人：联系电话：注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。会 签 页文件名及字号：会签单位会 签 内 容会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日原件存档部门复印件存档部门关于X X X问题的请示（标题二号宋体字加粗居中）X X X: （主送机关和正19、文：仿宋3号）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1.20、 X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X X X X X （呈文单位） 二一 年 月 日步物管内部报告 秘密报字号 特急总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要：附件：1. 2.签报人：年月日呈文部门：经办人：联系电话：原件存档部门复印件存档部门注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。关于X X X问题的报告（标题二号宋体字加粗居中）X X X: （主送机关和正文：仿宋3号）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X21、 X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X 2. X X X X X X X X X X X X 22、X X X X （呈文单位） 二 年 月 日步物管工作联系单日 期： 编 号：题 目收件部门收 件 人具体内容发文部门部门负责人办理期限对方签收备 注关于XXX的决定（标题二号宋体字加粗居中）XX决字 号正文 （仿宋3号） 为此，特决定如下：一、二、三、 发文单位/部门（盖章） 二八年X月X日主题词：（黑体小三） XX XX 决定（宋体小三） 主送： XXX部 抄送： XXX部 份数：共印X份 存X份 发X份 发文单位/部门 20XX年X月X日印关于XXX的通知（标题二号宋体字加粗居中） 主送单位：（主送机关和正文：仿宋3号）为了XXXXXXXX，经XXXXXXXX研究决定：一、XXXX；二、23、XXXX；三、XXXX。特此通知。 发文单位/部门（盖章） 二八年X月X日主题词：（黑体小三） XX XX 通知（宋体小三） 主送： XXX部 抄送： XXX部 份数：共印X份 存X份 发X份 发文单位/部门 20XX年X月X日印 关于XXX请示的批复（标题二号宋体字加粗居中） XX批字 号单位/部门：（主送机关和正文：仿宋3号）你公司字19981号文收悉，经研究，同意你公司，特此批复。 发文单位/部门（盖章） 二XX年X月X日主题词：（黑体小三） XX XX 批复（宋体小三） 主送： XXX部 抄送： XXX部 份数：共印X份 存X份 发X份 发文单位/部门 20XX年X月X日印发关于的通告24、（标题二号宋体字加粗居中） XX通字 号正文（主送机关和正文：仿宋3号）特通告如下：一、二、三、 此告 发文单位/部门（盖章） 二XX年X月X日X X X会会 议 纪 要（二号宋体字加粗居中）X X会字 号 签发人：时 间：（仿宋四号）地 点：主 持 人：出席人员：列席人员：缺席人员：记 录：议 题：（仿宋四号，加粗）（正文，仿宋四号）主送： X X X抄送：X X X （共印 份）步物管传真主 题： 时 间：200年月日 收件人： 发件人： 传 真： 传 真：电 话： 电 话：页 数：共页（含本页） E-mail：紧急 请审阅 请批注 请回复 请传阅您好：致礼！传 阅 单传阅内容传阅要求序 号传阅部门批示内容主办部门： 联系人： 签批人： 20XX年 X月X日文 件 签 收 单文件名称序号签收部门签收日期签收人返回日期备注12345678主办部门： 联系人： 签批人： 20XX年 X月 X日