1、实业公司人力资源及行政办公管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条 为了发扬企业文化，增强企业的核心竞争力，实现企业的经营战略目标；为规范行政管理工作, 本制度明确了企业文化、制度建设、奖惩管理；明确了人力资源管理中的人力资源规划；管理人员标准；人员招聘；满编率；后备和竞岗；试用和录用；劳动合同；调动管理；考勤；作息时间和休假；薪资管理；福利管理；明确了办公管理中会议、培训和考试；沟通、报告和意见、工作计划、工作日志、检查管理、统计表格、文书、合同及附属法律文件、信息化系统、办公设备管理；明2、确了档案管理；印章管理；接待管理工作；特制定本制度。第二条 本制度确定了公司行政管理工作的基本原则、政策和管理制度，主要内容包括：第一节企业文化。第二节人力资源管理。第三节办公管理。第四节档案管理。第五节印章管理。第六节接待管理。本制度第二章第一节学习的部门为各部门全体员工。第二节至第六节学习的部门为各部门全体管理人员、文员、后备管理人员；第二章 行政管理第一节 企业文化第一条 企业文化：（一）企业文化基础：诚信、忠诚；核心竞争力：执行力。（二）企业文化理念：1、员工文化：以企业文化“诚信、忠诚”为基础，忠诚于企业、忠诚于本岗位职责，忠诚于客户。 2、客人文化：员工和客人之间彼此尊重，和谐，双3、方遵守公司俱乐部、物业部等社区服务部的各类合同、规章和国家法规。3、合作伙伴文化：员工和合作伙伴之间彼此尊重，和谐，遵守双方的合同和国家法规。（三）企业文化目标：员工认同、客人认同、合作伙伴认同。（四）实现企业文化经营目标的措施：1、实现员工认同：（1）员工必须遵守公司规章制度和国家法规；服从上级领导和服从管理部的业务领导，不说、不做有损公司、领导和国家的事；遵守员工守则和管理人员守则（详见员工守则-附件1、管理人员守则-附件2）。（2）认真执行员工用人标准，使优秀的人才进的来，努力为员工创造好的食宿环境、办公环境，丰富员工文化活动（详见年度活动计划-附件3），设计好员工薪酬绩效体系，使员工能4、留下来有归属感；注重培养员工成长能力，为每一位员工提供一座展示才华的平台。2、实现客人认同：（1）严格执行俱乐部、物业部等社区服务部与客人签订的合同、遵守公司规章和国家法规。（2）依据经营服务管理制度落实企业有形和无形的正能量宣传。（3）逐步完善优化社区七项配套设施和七项服务。3、实现合作伙伴认同：（1）严格执行公司与合作伙伴的合同、遵守国家法规。（2）各部门做好合作伙伴在颐和城开展工作的培训工作，通过合作伙伴的言行，传承和宣传企业文化，坚持与合作伙伴彼此尊重，以合同和法律为原则开展业务工作。第二条 制度建设： （一）公司制度建设职责分工：1、行政管理制度和行政管理制度细则：由行政部总监负责组5、织各部门总监级以上管理人员调研、讨论、建设、完善，执行总经理负责审核，公司总经理办公会审批后，行政部总监、执行总经理负责执行落实工作。2、财务管理制度：由经营财务部经理、房地产财务部经理负责调研、讨论、建设、完善，公司总经理办公会审批后，执行总经理负责审核执行落实工作。3、经营服务管理制度：（1）由销售部总监负责组织销售部总监助理、行政助理调研、讨论、建设、完善第二章第一节、第二节制度，公司总经理办公会审批后，执行总经理负责审核执行落实工作。（2）由xx社区服务部总监负责组织东xx社区服务部总监调研、讨论、建设、完善第二章第三节、第四节制度，公司总经理办公会审批后，执行总经理负责审核执行落实工6、作。（3）由东xx社区服务部总监负责组织xx社区服务部总监调研、讨论、建设、完善第二章第七节制度，公司总经理办公会审批后，副总经理负责审核执行落实工作。（4）由项目部总监负责组织社区服务部总监、物业部经理、项目部经理、经理助理调研、讨论、建设、完善第二章第五节、第六节制度，公司总经理办公会审批后，副总经理负责审核执行落实工作。（二）部门业务制度建设职责分工：1、销售部总监：负责组织销售部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善销售部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间和休假 薪资、绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后7、，负责监督销售部执行落实工作。2、xx社区服务部总监：负责组织xx社区服务部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善xx社区服务部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则；负责组织酒店部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善酒店部各项业务管理制度；负责组织xx/东xx物业部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善物业部各项业务管理制度；公司总经理办公会审批后，负责监督xx社区服务部执行落实工作。3、东xx社区服务部总监：负责组织东xx社区服务部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善东xx社区服务部与公司衔接行政管理制度中的岗8、位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则；负责组织xx/东xx俱乐部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善俱乐部各项业务管理制度；公司总经理办公会审批后，负责监督东xx社区服务部执行落实工作。4、副总经理、项目部总监：负责组织项目部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善项目部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督项目部执行落实工作；副总经理负责组织xx/东xx环境部管理人员及员工代表调研、讨论、建设、完善环境部各项业务管理制度；公9、司总经理办公会审批后，负责监督xx/东xx环境部执行落实工作。5、行政部总监：负责组织人力资源部、机要室、工程采购部管理人员及员工调研、讨论、建设、完善人力资源部、机要室、工程采购部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及行政部各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督行政部执行落实工作。6、经营财务部经理：负责组织部门员工调研、讨论、建设、完善经营财务部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试、检查管理细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督经营10、财务部执行落实工作。7、房地产财务部经理：负责组织部门员工调研、讨论、建设、完善房地产财务部与公司衔接行政管理制度中的岗位职责 用人标准 考勤、作息时间 绩效考核管理 会议、培训和考试细则及部门各项业务管理制度，公司总经理办公会审批后，负责监督房地产财务部执行落实工作。（三）公司三项制度和部门业务制度建设的流程：1、公司制度建设流程：公司三项制度（详见公司制度类别和目录-附件4）是实现企业文化和经营目标的保障，执行总经理、副总经理、xx/东xx社区服务部总监、项目部总监、行政部总监、须深入基层与各级管理人员和员工代表进行充分的调研讨论，形成每年的公司制度类别和目录及制度优化方案，经公司总经理办11、公会、总监级以上管理人员开会讨论决议并由公司各部门经理助理级以上管理人员全员审核后签字执行。2、部门业务制度建设流程：业务制度是实现部门企业文化和经营目标的保障，部门总监、经理、经理助理须深入基层与员工代表进行充分的调研讨论，形成每年的部门业务制度类别和目录及制度优化方案，经部门管理人员开会讨论决议并由公司总经理办公会及各部门经理助理级以上管理人员、领班级全员审核后签字执行。第三条 奖惩：为了加强企业文化的建设，确立奖惩制度原则。（一） 奖励、人文关怀慰问管理：1、奖励对象：（1）员工奖励对象：对销售部、xx/东xx社区服务部、项目部、管理部员工践行企业文化优秀者；执行员工守则优秀者。（2）管12、理人员奖励对象：对公司经理助理级以上管理人员践行企业文化优秀者；执行管理人员守则优秀者。2、奖励方式及时间：证书、纪念品、活动。时间为5月、8月、11月评比。3、评奖方法：（1）销售部：销售部单独评比奖励。 （2）xx社区服务部：俱乐部、酒店部、物业部三个部门各自评比奖励。（3）东xx社区服务部：俱乐部和环境部、物业部各自评比奖励。（4）项目部：单独评比奖励。（5）管理部：单独评比奖励。（6）管理人员：各部门经理助理级以上管理人员单独评比奖励。4、人文关怀慰问管理：（1）对员工本人、配偶、子女、父母因大病住院手术或治疗的给予人文关怀慰问金，对员工配偶、子女、父母因故去世的给予人文关怀慰问金。员13、工由部门总监或经理、经理助理负责代表公司及部门进行慰问；总监助理、经理、经理助理级由部门总监或行政部总监负责代表公司及部门进行慰问；各部门总监级以上管理人员由执行总经理、行政部总监负责代表公司进行慰问。（2）慰问形式：现金、慰问品。5、奖励、人文关怀慰问资金来源与管理： （1）各部门对经理助理级以上管理人员违反管理人员守则及公司三项制度、部门业务制度罚款的100%。其中80%用于对经理助理级以上管理人员人文关怀慰问基金，20%用于对经理助理级以上管理人员企业文化建设奖励。本部门管理人员对员工违反员工守则及部门制度罚款的100%。其中80%用于对员工人文关怀慰问基金，20%用于员工执行企业文化奖14、励。物业部依据员工守则、管理人员守则、物业部制度对其他部门员工、管理人员违纪者的处罚，所获资金中的50%由被处罚人所在部门用于人文关怀慰问基金，50%用于物业部人文关怀慰问基金。对于施工队伍在公共区域的违纪处罚金，100%用于社区服务部业主文化活动建设基金。对于施工队伍在业主院内违纪处罚金的100%返还业主。物业部客服部负责统计、管理业主文化基金。每月15日行政部将各部门的企业文化基金、业主文化基金和返还业主的违纪处罚金管理情况和社区服务部业主文化活动建设基金情况报执行总经理、行政部总监（详见企业文化基金管理汇总表-附件5）。（2）行政部总监负责公司奖励资金的划分、月度统计和使用前的批准，机要15、室负责奖励资金的日常收支管理，分部门单独设立台账，人力资源部经理按行政部总监的批准意见执行。（3）每年5月、8月、11月末对经理（助理）由部门总监或行政部总监提名，总监、副总经理由执行总经理提名，行政部总监负责组织奖励方案的实施；每年5月、8月、11月末对员工由本部门领班或经理（助理）提名，报部门总监批准，行政部总监负责审核，员工所在部门负责组织奖励方案的实施，各部门的罚款金额可在月度、季度、全年使用或累计结转到下一年度文化建设基金使用。6、奖励、人文关怀慰问资金的发放标准：由行政部总监向执行总经理和总经理提报奖励、人文关怀慰问资金的发放标准，总经理办公会批准后执行（详见奖励、人文关怀慰问资金16、的标准-附件6）。（二）处罚管理：1、处罚类别：警告过失、一般过失、严重过失、辞退、开除。2、处罚范围：对违反员工守则、管理人员守则、公司三项管理制度和部门业务制度的处罚。3、处罚标准：警告过失：50元/次；一般过失：100元/次；严重过失：每次处罚违纪人当月实发绩效工资的5%；一个月内累计处罚不超过当事人实发绩效工资的30%。当月对员工经济处罚后仍有赔偿责任时，不足部分金额可从当月或下月岗位基本工资或绩效工资中扣除。辞退、开除：按本节第七条劳动合同中的辞退、开除要求执行。4、处罚权限：（1）执行总经理、副总经理、行政部总监、社区服务部总监可对各部门员工违反员工守则的及管理人员违反管理人员守则17、的给予严重过失处罚或辞退、开除处罚。总监级以上管理人员可对本部门违反员工守则、管理人员守则和公司三项制度、部门业务制度的员工、管理人员给予警告过失、一般过失、严重过失处罚或作出辞退、开除处理决定。对管理人员和员工的处罚，被处罚人应24小时内上报行政部总监，否则从严加倍处罚。（2）具有处罚决定权的人对违纪者的处罚需填写“处罚单”并留档存查，所有罚款由行政部在违纪者绩效工资中扣除，行政部总监对经理级以上管理人员、工程师过失的处罚统计表在每周一上午9：00前上报总经理。各部门文员负责将本部门员工警告过失、一般过失、严重过失、辞退、开除的处罚决定在每月第一周上午9：00前例会中通报本部门。5、申诉：管18、理人员和员工对处罚决定（不包括违反员工守则、管理人员守则中的行为规范的处罚）有异议时可在事后24小时内以书面形式上报部门总监，部门总监在员工上报后24小时内代为向执行总经理申诉，执行总经理负责和行政部总监研讨，以及和做出处罚决定部门的总监和被处罚人所在的部门总监等有关人员进行复议，复议结果是最终结论，由被处罚部门总监负责向被处罚人解释。对执行总经理、行政部总监做出的处罚决定有异议时，可由被处罚部门总监向总经理申诉。第二节 人力资源管理第一条 人力资源规划：人力资源规划是通过围绕实现公司经营目标，编制组织架构、部门职责、公司管理人员岗位职责。人力资源管理遵循“人尽其才、才尽其能、唯才是举、唯才是19、用”的原则。（一）组织架构：1、编制组织架构流程：各部门提报初步组织架构规划 行政部总监审核 总经理报董事会批准。公司的最高权力机构为董事会，经营管理机构为总经理领导下的总经理办公会。公司实行的是董事会批准的组织架构。2、组织架构设立：业务部门依次为xx颐和城、东xx颐和城，xx颐和城包括销售部、社区服务部、项目部；东xx颐和城包括社区服务部；管理部设有行政部、财务部，另设有安全经营管理小组（详见组织架构图-附件1）。（二）部门职责：1、xx颐和城：（1）销售部：负责公司房产产品的设计、市场推广和营销，负责公司品牌推广与宣传工作。（2）社区服务部：社区服务部包括俱乐部、酒店部、物业部。俱乐部：20、负责接待中心的经营服务、高尔夫球场的竞技服务、运营产品的销售工作。酒店部：负责利兹假日酒店和温泉酒店及商业街的经营服务工作。物业部：负责对业主房产的物业服务、物业费收取、运营产品的销售、商业招商、建材经营销售、练习场服务工作和管理。负责社区公共区域和样板间等保洁工作。负责员工生活的保障工作。负责xx颐和城接待中心、酒店、物业社区公共区域维修、设备养护工作。负责对xx颐和城区域的秩序维护、防火、防盗等安全防范工作。（3）项目部：负责工程项目的设计对接工作、负责5年工程项目施工计划的编制、立项、工程预算编制工作及工程项目的组织施工管理工作。负责竞技场地和物业社区、生活社区环境养护工作。2、东xx颐21、和城：（1）社区服务部：社区服务部包括俱乐部、环境部、物业部。俱乐部：负责接待中心和商业街经营服务和运营产品的销售工作，负责高尔夫球场的竞技服务。环境部：负责竞技场地和物业社区、生活社区环境养护工作。物业部：负责对业主房产的物业服务、物业费收取，运营产品的销售、商业招商、练习场服务工作和管理。负责社区公共区域和其它保洁工作。负责员工生活的保障工作。负责东xx颐和城接待中心、物业社区公共区域维修、设备养护工作。负责对东xx颐和城区域的秩序维护、防火、防盗等安全防范工作。3、管理部：包括行政部、财务部。 （1）行政部：人力资源部：负责行政管理制度第二章第一节企业文化、制度建设、奖惩管理工作；第二节22、人力资源规划、管理人员标准、人员招聘、满编率、后备和竞岗、试用和录用、劳动合同、调动管理、考勤、作息时间和休假、薪资管理、福利管理建设和管理工作；第三节办公管理中会议、培训和考试、沟通、报告、工作计划、工作日志、检查管理；信息化系统规划及高尔夫管理系统维护工作。机要室：负责行政管理制度第二章第三节办公管理中统计表格、文书、合同及附属法律文件建设和管理工作；第四节档案建设和管理工作；第五节印章管理工作；第六节接待管理的调度和统计工作；负责银行信贷辅助工作和财务管理制度的完善执行；负责与涿州政府职能部门的业务衔接工作；负责建筑公司财务核算和税务管理工作。工程采购部：负责工程物资的采购信息的采集、衔23、接，采购工作。（2）财务部：经营财务部：财务核算室负责运营资金管理、收入组织、经营政策监督、成本控制、财务核算、银行信贷和税务管理工作。库管组负责运营物资及建设物资的验收和保管工作。经营采购组负责经营物资、部分建设物资的采购信息的采集、衔接，采购工作。房地产财务部：负责房地产公司财务核算、银行信贷、按揭服务和税务管理工作。负责土建、装饰、市政等工程预算编制、审核工作。4、安全经营管理小组：负责公司安全经营防范管理工作；根据涿州市公安局关于xx旅游度假区派出所建设及运行的会议纪要内容，负责配合交警队管理旅游大道工作。（三） 公司管理人员岗位职责：1、总经理办公会：公司总经理办公会由二名总经理、执24、行总经理、主管安全经营管理的副总经理、主管公共关系副总经理共五位成员组成。总经理、执行总经理、副总经理由新加坡佳骏公司董事长委任。2、一号总经理：一号总经理负责公司全面宏观管理工作，一号总经理不长期驻场，当一号总经理不在岗时，二号总经理代理一号总经理职责，一号总经理不在岗超过6个月时，由新加坡佳骏公司董事长委派一名一号总经理。3、执行总经理：执行总经理依据公司各项管理制度负责公司常务工作，负责公司企业文化建设和人力资源管理工作，负责公司管理部职责履行工作，负责涿州、保定区域的公共关系工作，负责东xx颐和城的全面管理工作。负责行政管理制度、财务管理制度、经营服务管理制度第二章第一节、第二节、第三25、节、第四节的建立、执行、完善和监督检查工作。对公司的资金、财务核算和税务工作负有全面管理责任。4、副总经理：负责经营服务管理制度第五节、第六节、第七节的建立、执行、完善和监督检查工作。负责项目部经营管理工作，负责xx颐和城的工程管理、交房工作。负责公司的安全经营管理工作，对公司的安全经营工作负有全面管理责任。5、主管公共关系副总经理：负责北京区域的公共关系接待工作。6、销售部总监：负责房产营销、品牌推广工作。7、xx社区服务部总监：负责xx俱乐部、酒店部、物业部经营服务业务管理工作，负责xx颐和城员工守则、管理人员守则的落实工作，负责对xx颐和城的安全经营工作负有全面直接管理责任。8、东xx社26、区服务部总监：负责东xx俱乐部、环境部、物业部经营服务业务管理工作，负责东xx颐和城员工守则、管理人员守则的落实工作，负责对东xx颐和城的安全经营工作负有全面直接管理责任。9、项目部总监：协助副总经理负责项目部经营管理工作，负责配合副总经理完成xx颐和城的公司全面工程管理和交房工作，对项目部的工程质量、工程进度、工程成本负有全面直接管理责任。 10、行政部总监：全面负责公司和各部门的行政管理工作，协助执行总经理做好企业文化建设工作，负责人力资源部和机要室的全面管理工作，负责工程采购部企业文化、人力资源建设和工作计划组织工作，对公司的人力资源管理工作负有全面直接管理责任。 11、人力资源部经理：27、负责公司行政管理制度的执行和监督工作，负责公司高尔夫系统维护及对接远古公司技术方面工作，负责公司总体网络信息建设和规划工作。12、机要室经理：全面负责公司机要室服务管理工作，配合执行总经理衔接涿州、保定政府职能部门业务工作，负责机要室档案、公司的公章管理工作，负责接待的调度和统计工作，负责建筑公司的资金、财务核算、银行信贷和税务管理工作，对公司永久保存的机要档案、公章，建筑公司的资金、财务核算和税务工作负有全面直接管理责任。13、经营财务部经理：全面负责公司经营财务部的资金、财务核算、银行信贷和税务管理工作，负责采购、库房的服务管理工作，对公司经营财务部的资金、财务核算和税务管理工作负有直接和28、全面管理责任。14、房地产财务部经理：全面负责公司房地产财务部的资金、财务核算、银行信贷、按揭服务和税务管理工作，对房地产公司的资金、财务核算和税务管理工作负有直接和全面责任。 （四）工作代理职责：当执行总经理不在岗时由总经理代理履行岗位职责；当副总经理不在岗时由项目部总监代理履行副总经理主管的项目部岗位职责，安全经营工作由社区服务部总监代理履行岗位职责，xx环境部工作由xx社区服务部总监和项目部总监助理代理履行岗位职责；当销售部总监、东xx社区服务部总监、行政部总监不在岗时由执行总经理代理履行岗位职责；当xx社区服务部总监、项目部总监、xx环境部总监助理不在岗时由副总经理代理履行岗位职责；当29、xx/东xx社区服务部总监不在岗时由副总经理履行部门安全经营管理职责；当部门经理不在岗时由本部门总监代理履行岗位职责。以上代理工作的时间原则上不超过一年。（五）编制岗位职责要求：各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前根据组织架构和岗位设置，编制部门各岗位职责，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件2-1）、xx社区服务部（附件2-2）、东xx社区服务部（附件2-3）、项目部（附件2-4）、管理部（附件2-5）。第二条 管理人员标准：聘用和评价管理人员是否称职的标准：（一）诚信、忠诚：管理人员要诚信，决不说或做言行不一致的话或事，管理人员要忠诚于自己的岗位30、职责，忠诚于公司，忠诚于客人，忠诚于国家。（二）工作责任心和业务能力：管理人员要有工作责任心，对任何同事、领导、客人交办的事情要及时依据制度解决，没有制度的在思考方案后及时上报领导解决。要善于学习，不断提高业务能力，要善于把专业知识和实践工作经验相结合开展工作。（三）原则性、组织能力：管理人员要有原则性，严格按公司制度、部门制度、合同、国家法规开展工作。管理人员要有组织能力，要具备想办成事和能办成事的工作能力。（四）每年行政部总监通过基层调研，依据管理人员标准对经理助理级以上管理人员（包括后备管理人员）进行二次评议（6月一次，12月一次），执行总经理负责对行政部总监调研评议，并在6月30日和131、2月30日将评议结果报总经理。对不符合管理人员标准的管理人员，行政部总监报总经理办公会批准可将管理人员调岗或辞退、开除处理。第三条 人员招聘：（一）各岗位用人标准： 1、用人标准批准流程：各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前根据组织架构和岗位设置，编制部门各岗位用人标准，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件3-1）、xx/东xx社区服务部（附件3-2）、项目部（附件3-3）、管理部（附件3-4）。如在年度中增加新岗位,各部门总监（助理）需同时向总经理提报增加编制和用人标准的请示，总经理办公会批准后执行。2、超出用人标准批准流程：应聘人员中超出招聘区域32、范围的优秀者，由部门总监书面报行政部总监同意后，行政部总监报总经理特批可以录用。（二）部门招聘职责：1、销售部：负责本部门员工的招聘工作。2、社区服务部：负责本部门员工的招聘工作，负责和行政部共同招聘本部门管理人员、后备管理人员工作。3、项目部（环境部）、东xx环境部：负责本部门员工的招聘工作。4、行政部：负责销售部员工、项目部（除环境部）、管理部和公司各业务部门经理助理级以上管理人员、后备管理人员的招聘工作。负责参加河北区域范围内石家庄、保定、涿州的院校招聘会。负责参加保定、涿州的社会招聘会。（三）招聘渠道和招聘信息管理：1、招聘渠道管理：行政部负责院校和社会招聘渠道的维护工作。负责建立和维33、护网站渠道工作。行政部总监负责在每年12月5日前向总经理办公会提报下一年度渠道建设计划和招聘预算，该计划应包括渠道分类、渠道名称、联系人、联系方式、我公司责任人、联络时间、合作方式、合作条件、资金预算等内容。2、招聘信息管理：（1）人力资源部经理和人力资源专员依据岗位职责对各部门每个缺编管理岗位的应聘信息每日下载1份或以上（当日外出招聘或休假时除外）简历。人力资源部经理或人力资源专员下载符合用人标准简历后，转发给各部门负责人，各部门接到简历后须在2日内将电联结果书面汇报人力资源部经理，行政部总监根据各部门汇报结果决定是否转报总经理决定面试。各部门负责面试的管理人员须在3日内完成面试，并将结果书34、面或电子邮件汇报行政部，如在3日内不能完成面试工作，须书面或电子邮件汇报行政部未按时面试的原因和确定延后面试的时间。人力资源部经理、人力资源专员同时不在岗时由行政部总监代理履行岗位职责（行政部总监当日外出招聘或休假时除外）。（2）对外发布招聘信息，必须报行政部总监批准。3、销售部可使用网络招聘渠道，其使用网络资源的权限由行政部总监在每年3月1日分配。（四）面试和复试管理：1、总经理面试或复试的岗位：总监（助理）、经理（助理）、厨师长、后备管理人员。面试或复试时间、地点按照总经理的安排由行政部总监提前两日通知参加面试或复试人员。2、执行总经理面试或复试的岗位：财务部所有员工。面试或复试时间为每周35、六、周日，地点为执行总经理办公室。 3、副总经理面试或复试的岗位：项目部所有员工，面试时间为每周日、周一，地点为副总经理办公室。 4、销售部总监、总监助理面试或复试的岗位：销售部所有员工，面试或复试时间按部门行政管理制度细则执行，对行政部推荐的应聘员工和文员面试情况，面试人须当日将面试结果以电子邮件或书面形式回复行政部总监。 5、xx社区服务部总监面试或复试的岗位：部门各岗位所有人员，面试或复试时间为每周日、周一，地点为行政部办公室。6、东xx社区服务部总监面试或复试的岗位：部门各岗位所有人员，面试时间为每周日、周一，面试地点分别在俱乐部、环境部、物业部办公室。 7、面试和复试结果要求：以上所36、有负责面试的管理人员在面试或复试结束当日，将面试结果以电子邮件或书面、电话形式报行政部总监。行政部总监负责对各部门所有面试人员进行把关，对不符合岗位用人标准的有权予以否决。8、上报人员情况要求：各部门文员每周日下午15：00时前按照行政部制定的表格以电子邮件形式向行政部上报部门在岗员工和缺编情况。第四条 后备和竞岗：（一） 后备人员培养管理责任人：1、行政部总监：为公司各部门后备人员培养管理的总责任人。2、销售部：后备人员培养管理责任人为总监、总监助理。3、xx社区服务部：后备人员培养管理责任人为总监，俱乐部责任人为经理，酒店部责任人为总监、物业部责任人为经理。4、东xx社区服务部：后备人员培37、养管理责任人为总监，俱乐部责任人为经理，环境部责任人为经理，物业部责任人为经理。5、项目部：后备人员培养管理责任人为副总经理、总监，环境部责任人为总监助理。6、管理部：后备人员培养管理责任人为执行总经理、行政部总监、经营财务部经理、房地产财务部经理。（二）后备人员培养指标：1、销售部：总监须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名总监和1名总监助理、2名行政助理。总监助理须和总监共同履行。2、xx/东xx社区服务部：总监须在合同期满（不再与公司续签合同或职位发生变化时）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名部门总监、1名经理、1名经理助理。经理须在合同期满（不再与38、公司续签合同或职位发生变化时）向公司培养部门经理1名及经理助理1名。3、项目部：副总经理、总监须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名总监或1名总监助理和1名行政助理。总监须和副总经理共同履行。4、管理部：执行总经理、行政部总监须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名总监。人力资源部经理、机要室经理、经营财务部经理、房地产财务部经理须在合同期满（不再与公司续签合同）一年前向公司培养符合管理人员标准的1名部门业务经理助理或1名行政助理。 （三）后备管理人员培养及退出管理：（详见第二节后备管理人员管理细则-附件4）。（四）外部储备人员39、管理：1、管理责任人：外部储备人员管理责任人为行政部总监。2、外部储备人员范围：面试人员、内部（外部）介绍人员、合同到期或个人原因已离职人员、院校学生。3、管理要求：行政部总监每月5日前将外部储备人员汇总表审核签字后转人力资源专员和机要室存档（详见第二节外部储备人员汇总表附件-5）。（五）竞岗管理：1、晋升岗位要求：竞聘岗位只能竞聘比自己职级高的上一级岗位。越级竞聘需由部门推荐人报总经理批准。2、竞聘考核方案如下：（1）须具备管理人员标准。（2）本人申请或本部门上级提名后，本人填写竞聘岗位书，包括入职时间、现任岗位、合同期限、竞聘岗位等，由部门总监批准后报行政部总监。（3）行政部总监根据竞聘岗40、位要求，组织相关人员，对申请人进行考核评估，考核评估内容包括竞聘述职、本部门评估、横向部门评估、行政部评估。行政部根据考核评估情况进行汇总，上报总经理。（4）竞聘合格升职人员在新岗位的劳动合同期限，按本制度第二节第七条规定执行。（5）经理助理级以下竞聘人员，试用期间将根据部门要求，参加本部门相应级别的晋升培训，试用期满后部门填写员工考核评估表履行报批手续。对竞聘升职人员试用后不合格的可回原岗位工作或调整至相应的其他同级岗位工作。第五条 满编率：每年依据总经理办公会批准年度满编率考核办法执行（详见第二节满编率考核办法-附件6）。（一）人员满编率责任人： 1、行政部总监：对公司各部门人员满编率负有41、管理责任，对各部门经理助理级以上管理人员、后备管理人员、文员、行政部员工满编率负有直接责任。人力资源部经理或机要室经理不在岗时由行政部总监承担人力资源部经理或机要室经理责任。2、销售部：总监对部门人员满编率负有管理责任，对总监助理、行政助理满编率负有直接责任；总监助理、行政助理对客户顾问满编率负有直接责任。总监助理不在岗时由总监承担总监助理责任；行政助理不在岗时由总监助理承担行政助理责任。3、xx社区服务部：（1）总监：对社区服务部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员、后备管理人员、文员满编率负有直接责任。（2）俱乐部：经理对俱乐部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员满编率负有直接责任；经42、理助理对竞技部人员满编率负有直接责任，厨师长对厨房人员满编率负有直接责任。（3）酒店部：经理助理对酒店部人员满编率负有直接责任；厨师长对厨房人员满编率负有直接责任。（4）物业部：总监助理对维修部、安保部人员满编率负有管理责任，对维修经理助理、安保队长满编率负有直接责任；经理对客服部、巡逻队人员满编率负有管理责任，对客服经理助理、巡逻队长满编率负有直接责任；客服经理助理对客服部人员满编率负有直接责任；维修经理助理对维修部人员满编率负有直接责任；安保队长对安保部人员满编率负有直接责任；巡逻队长对巡逻队人员满编率负有直接责任。（5）安保队长或巡逻队长不在岗时由总监助理或物业部经理承担队长责任，经理助43、理不在岗时由经理或总监承担经理助理责任，经理不在岗时由总监承担经理责任。4、东xx社区服务部：（1）总监：对社区服务部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员、后备管理人员、文员满编率负有直接责任。（2）俱乐部：经理对俱乐部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员满编率负有直接责任；经理助理对竞技部满编率负有直接责任；厨师长对厨房人员满编率负有直接责任。（3）环境部：经理对环境部人员满编率负有直接责任；各组管理员对本组钟点工满编率负有直接责任。（4）物业部：经理对客服部、维修部、安保队人员满编率负有管理责任，对安保队长满编率负有直接责任；安保队长对安保部人员满编率负有直接责任。（5）安保队长不在岗44、时由物业部经理承担队长责任，经理助理不在岗时由经理承担经理助理责任，经理不在岗时由总监承担经理责任。5、项目部：（1）副总经理对项目部人员满编率负有管理责任，对部门管理人员满编率负有直接责任；项目部总监或总监助理不在岗时由副总经理承担总监或总监助理责任。 （2）总监对项目部技术组、土建装饰组人员满编率负有直接责任；经理或经理助理不在岗时由总监承担经理或经理助理责任。（3）总监助理对环境部人员满编率负有直接责任；社区经理助理对本组人员满编率负有直接责任；各组管理员对本组钟点工人员满编率负有直接责任，管理员不在岗时由经理助理或总监助理承担管理员责任，经理助理不在岗时由总监助理承担经理助理责任，总监45、助理不在岗时由副总经理承担总监助理责任。6、管理部：（1）执行总经理对东xx社区服务部管理人员、管理部管理人员和员工满编率负有直接责任；经营财务部经理或房地产财务部经理不在岗时由执行总经理承担经营财务部经理或房地产财务部经理责任。（2）人力资源部经理对销售部客户顾问、xx/东xx会员部、客服部、维修部满编率负有直接责任；机要室经理对本部门人员满编率负有直接责任；经营财务部经理对本部门人员满编率负有直接责任；房地产财务部经理对本部门人员满编率负有直接责任。（二）满编率统计管理：每月1日17：00点前（3月-11月）由行政部人力资源专员负责汇总上一个月的各部门管理人员、员工满编率情况报行政部总监审46、核，行政部总监根据各部门人员满编率和经公司总经理办公会批准的各岗位满编率绩效考核办法，计算各岗位满编率绩效考核工资。第六条 试用和录用：(一) 试用管理：1、试用报到：面试通过的人员由行政部负责打电话或短信方式通知可报到人员，通知内容包括：报到时间、乘车路线、联系人、携带物品、证件及其他事项。新员工需持学历学位证书、职称证书、身份证、一寸免冠照片1张。对各部门自行招聘面试合格的人员，由本部门负责通知报到事项，行政部总监负责设计固定短信通知格式，各部门按短信格式要求执行。人力资源专员对新入职人员提供的所有证件、学历学位证书、职称证书、证明原件进行审验并留存复印件和扫描件，个人电子档案和员工入职登47、记表在行政部存档。2、报到人员宿舍分配：行政部人力资源专员负责在新员工入职后依据公司宿舍分配原则分配宿舍，符合住宿条件的新入职员工报到当天由物业部安排宿舍并负责管理。 3、要求：未经总经理批准不得录用公司已婚员工的配偶、在职员工的直系亲属以及因违纪被公司辞退、开除的员工。（二）录用管理：1、试用期限：公司所有新入职员工、管理人员试用期六个月，劳动合同在试用期一个月内签订。 2、试用转正、辞退批准：员工试用期满一个月的第一周，其直接上级需填写员工考核评估表，对员工进行考评后做出转正、延期一个月转正、调整岗位或辞退的鉴定，对员工的考评鉴定及员工在试用期培训结果考试（试卷及资料）报送行政部，员工转正48、考评鉴定逾期未报的，行政部总监对该员工按延期转正处理，由部门负责人承担逾期期间该员工的全部工资。具体批准程序：（1）总监级转正、辞退、开除批准人为行政部总监提出建议，执行总经理或总经理批准。（2）总监助理、经理（助理）级转正、辞退、开除批准人为部门总监（助理）初审，行政部总监或总经理批准。（3）销售部人员的转正、辞退、开除批准人为销售部总监，报行政部备案。（4）其他部门员工的转正、辞退、开除批准人为部门经理（助理）初审。部门总监（助理）批准，报行政部备案。3、录用要求：（1）行政部总监如发现试用期内员工提交的证件、证明、学历证书和简历等有虚假情况或经培训考试不合格以及其它不符合用人标准的，有权49、决定通知部门立即停止试用并予以辞退。（2）对试用期六个月内因达不到履行岗位职责要求的员工，经原岗位批准人同意调整岗位的，可继续试用，连续累计出勤天数，执行调整后岗位薪资，但最多不得延长一个月，对不同意调整岗位的，由部门批准人决定直接辞退。（3）根据岗位要求需持有健康证的球童、服务员、厨师、水疗坊员工、客服部食堂员工须保证其个人健康证在有效期内，健康证由个人自费办理，行政部负责监督各部门执行，健康证原件由部门保存，复印件存放于行政部和机要室，行政部检查时发现员工健康证不在有效期的对当事人和部门经理按一般过失处罚，并限期十日内办理完毕后报行政部备案。第七条 劳动合同：（一）劳动合同类别：1、非季节50、性劳动合同：指各部门经理助理级以上管理人员、后备管理人员；销售部员工；社区服务部物业部（除客服部练习场）员工；管理部员工；安全经营小组员工。2、季节性劳动合同。指每年在公司工作时间3月1日至11月30日期间。xx/东xx社区服务部：俱乐部员工；酒店部员工；物业部客服部练习场员工；项目部、东xx环境部各区域钟点工管理员 。（二）劳动合同签订：试用期为六个月，劳动合同在试用期第一个月满7日内签订，签定劳动合同时员工、管理人员须填写申请表。（详见第二节劳动合同签定申请表-附件7）1、非季节性劳动合同签订年限及规划：（1）销售部：管理人员、员工试用合格首次签订合同期限和续签合同期限按部门行政管理制度细51、则执行。劳动合同规划为根据部门编制，管理人员签订劳动合同年限交错管理，员工签订劳动合同年限交错管理，每年劳动合同年限预到期人员为20%左右。（2）社区服务部：管理人员、后备管理人员试用合格首次签订合同期限四年或五年，续签合同二至三年。劳动合同规划为根据部门编制，对xx社区服务部总监、经理与东xx社区服务部总监、经理签订劳动合同年限分年度交错管理，经理助理与后备管理人员签订劳动合同年限分年度交错管理，每年劳动合同年限预到期人员为20%左右。（3）项目部：试用合格首次签订合同期限三年或五年，续签合同二至三年。劳动合同规划为根据管理部编制，管理人员签订劳动合同年限分年度交错管理，员工签订劳动合同年限52、分年度交错管理。（4）管理部：试用合格首次签订合同期限三年或五年，续签合同二至三年。劳动合同规划为根据管理部编制，管理人员签订劳动合同年限分年度交错管理，员工签订劳动合同年限分年度交错管理。（5）安全经营小组：所有人员试用合格首次签订合同期限四年或五年，续签合同一至三年。（6）换签劳动合同：因公司原因需换签劳动合同的，按试用合格首次签订合同剩余年限执行，也可以同时延长一至三年。合同期内如有晋升职级的，该员工须重新签订劳动合同，晋升经理助理合同期限四年或五年，晋升经理级以上管理人员合同期限四年或五年。2、季节性劳动合同签订年限及规划：试用合格首次签订合同期限三年至五年，续签合同二至三年。劳动合同53、规划为根据部门编制，员工签订劳动合同年限交错管理，每年劳动合同年限预到期人员为20%左右。 3、续签劳动合同管理：（1）总监级以上管理人员：当本人劳动合同期限执行剩余十三个月时，如本人需续签劳动合同的要主动与总经理沟通续签劳动合同事项，如未主动沟通视为放弃续签劳动合同。（2）经理、经理助理、厨师长：当本人劳动合同期限执行剩余十三个月时，如本人需续签劳动合同要主动与部门总监沟通续签劳动合同事项，如未主动沟通视为放弃续签劳动合同。（3）销售部、会员部、客服部、维修部员工：须提前六个月向主管领导沟通是否续签劳动合同事宜，如未主动沟通视为放弃续签劳动合同，本人须递交书面合同到期离职申请，上报行政部总监54、备案。（4）各部门员工（除以上人员）：须提前三个月向主管领导沟通是否续签劳动合同事宜，如未沟通视为放弃续签劳动合同，本人须提前一个月递交书面合同到期离职申请，上报行政部总监备案。（5）劳动合同盖章：经理助理级以上管理人员、销售部、管理部由执行总经理签字，其他部门员工由行政部总监签字，机要室负责盖章，人力资源专员存入员工档案。（6）社会保险和户籍条件：员工在签订劳动合同时可按第二节社会保险管理细则-附件8的有关规定选择是否缴纳或放弃缴纳社会保险。可以按第二节优秀人才户籍管理细则-附件9的规定办理本人户籍迁移至公司集体户，落户涿州开发区。4、劳动合同期限调整、要求：行政部总监、执行总经理有权按本条55、规定的劳动合同年限区间，确定应聘者劳动合同的年限。所有员工每年在6月30日前入职的员工签订合同日期自当年算起截止日为12月31日，7月1日后入职的员工签订合同日期自第二年1月1日算起截止日为12月31日。5、每年11月30日前行政部总监、执行总经理提报下一年的劳动合同签订计划和未来5年的劳动合同签订规划：内容包括部门、岗位、原劳动合同年限、续签劳动合同年限规划、劳动合同与签订公司（详见第二节劳动合同规划-附件10）。（三）劳动合同终止与解除：1、劳动合同终止与解除类别：合同期满离职、合同期内申请离职、自动离职、辞退或被公司开除。2、劳动合同终止与解除管理：（1）员工离职后，劳动合同关系随即终止56、与解除。离职人员批准流程：总监、经理级管理人员：本人办理离职手续 上报行政部总监批准 行政部总监报总经理备案。经理助理级管理人员：部门逐级批准 上报行政部总监批准 办理离职手续。员工：部门逐级批准 上报行政部总监批准 办理离职手续。（2）离职人员手续办理流程：离职人员须在部门同意正式离职日期后7日内办理完毕离职手续，办理离职手续交接工作期间不计考勤，停止计算薪资，如遇特殊情况超过7日的须由离职人员所在部门的总监（助理）或行政部总监报总经理批准后可以延长交接时间。 合同期满离职：本人在本部门和行政部办理离职人员结算表。 合同期内申请离职：合同期内员工因个人原因不能继续在公司工作申请离职的，员工在57、行政部领取和向本部门总监（助理）递交离职批准表，经批准人批准一个月后，离开前须到行政部办理离职人员结算表或在部门文员处办理，业务部门离职员工如在部门文员处办理离职手续时，员工的直接上级领导和文员须同时在场签字，离职员工没有特殊情况不允许代办离职手续，如遇特殊情况（个人身体原因或家人生病）本人无法办理离职手续的，须本人申请经行政部总监同意并到行政部签署委托书方可代办离职手续，不按上述规定办理离职手续的离职人员一切后果自负。如部门根据本岗位情况无需留用预离职员工一个月时，须在离职批准表上注明批准离职时间，离职员工依据部门批准人签字的离职时间到行政部办理离职人员结算表。 自动离职：员工未履行离职批准58、手续、未请假离开公司或请假未归超过一天的，视为自动离职，该员工所在部门总监和文员须在当月末向人力资源部提交联名签字的员工自动离职证明。 辞退：员工试用期不合格或合同期内由于个人能力等非过错原因，不适合继续在公司工作的由用人部门予以辞退。辞退员工时，由该部门负责填写员工考核评估表说明辞退原因，员工在本部门和行政部办理离职人员结算表。辞退管理人员，依据管理人员标准执行。 开除：员工、管理人员严重违反公司制度造成员工、客人、公司损失，予以开除。开除员工时，由部门总监负责做员工考核评估表。员工在本部门和行政部办理离职人员结算表。开除的员工办理离职手续后，由物业部安保队长或安保班长与该员工原所在部门经理59、当日共同监督离开公司。 员工有以下情形之一者，给予开除并解除劳动合同：严重违反劳动纪律或公司和部门规章制度造成恶劣影响的。严重失职，营私舞弊，对单位利益造成重大损害的。被依法追究刑事责任的。 离职后薪资、食宿费发放：合同期满离职、合同期内申请离职、合同期内被辞退人员工作交接手续完成后，未发现员工有遗留工作问题，经行政部审核符合离职规定和程序的，根据职级由行政部总监或执行总经理、总经理签批，公司将在下一月发薪日支付当月未领取的所有薪资，第二个月发薪日支付未领取食宿费，销售部员工按销售部行政管理制度附件执行。对合同期内自动离职人员，人力资源部不予发放未领取的工资和食宿费。凡被开除的员工，须先补偿员60、工、客人、公司造成一定损失的数额和违反公司制度的处罚，须归还公司借款及所有公司物品，再发未领取的薪资。 离职工作移交：员工离职时有工作移交的由部门直接主管领导负责监督交接，监交人并承担相应责任。 离职人员保险转移：所有离职人员自离职之日起公司不再为其缴纳社会保险，当事人自行负责在三个月内将社会保险关系转移。3、劳动合同期满解除奖励：（1）总监级以上管理人员合同期满奖励：由行政部总监负责组织召开欢送会，时间在每年12月20日-30日之间举办。（2）总监助理级以下人员合同期满奖励：由部门总监负责组织召开欢送会，各部门上报合同期满离职人员名单，每年销售部、xx社区服务部、东xx社区服务部单独举办欢送61、会，时间在每年11月23-30日；项目部、管理部共同举办欢送会，时间在每年的12月23-30日；行政部总监负责监督各部门的执行情况。第八条 调动管理：（一）员工调动：因专业、工作需要发生的岗位调整称为调动，包括部门内部岗位调整。员工的调动由部门初审报行政部总监批准，管理部经营采购组和库管组员工或管理人员，每二年有一名互调岗位。（二）管理人员调动：xx/东xx社区服务部经理、经理助理、后备管理人员，在本岗位工作满一年后可根据工作需要进行内部换岗，由行政部总监提出报总经理办公会批准。后备管理人员调动按第二节后备管理人员管理细则附件-4执行。（三）其他调动：依据公司岗位用人标准、管理人员标准，员工、62、管理人员因已超出原本岗位用人标准中最高年龄限制，或个人能力已不符合岗位要求，或因个人身体原因不能胜任岗位职责时，公司有权对其调动岗位，员工和管理人员必须服从调动安排并接受新岗位的薪资标准和工作职责要求。（详见第二节各岗位最高任职年龄限制汇总表-附件11）。第九条 考勤管理：（一）每年3月1日前各部门须向行政部提报本部门考勤人员名单、考勤地点，对已报送的考勤人员名单、考勤地点在执行中如发生变动的需在当月向行政部备案。每月1日17：00时前各部门文员将各部门负责人签字的上月考勤表、调休单、处罚单报送行政部。（二）考勤管理、考勤记录责任岗位： 1、考勤管理责任人：行政部总监和人力资源部经理为公司全体63、员工考勤的总负责人，各部门总监（助理）为本部门考勤总负责人，行政部派驻各部门文员为考勤表审核人。2、考勤记录人、考勤地点：各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前提报部门各岗位考勤记录人、考勤地点，报行政部总监批准后执行。详见销售部（附件12-1）、xx社区服务部（附件12-2）、东xx社区服务部（附件12-3）、项目部（附件12-4）、管理部（附件12-5）。 3、考勤检查：考勤管理责任人每月必须对各部门考勤情况进行一至二次全面检查。第十条 作息时间和休假：（一）作息时间管理：每年12月1日前由行政部总监负责组织各部门总监研讨、完善各部门作息时间，各部门总监（助理）负责于每年的12月2064、日前提报部门各岗位作息时间，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件12-1）、xx社区服务部（附件12-2）、东xx社区服务部（附件12-3）、项目部（附件12-4）、管理部（附件12-5）。（二）休假管理：1、休假类别：（1）公休假：公司实行每周六天工作日制，员工每周休息一天，具体每月的休假天数由行政部在每年2月底发布通知，各部门考勤按通知要求休假的天数记录。（2）病假：因身体原因不能出勤的（须出具xx颐和城诊所或涿州市市级医院或更高级别医院证明），可使用当月未休的公休假。（3）婚假：凡符合婚姻法规定的公司正式员工，已履行正式结婚登记手续者，凭结婚证给予带薪65、休假三天（带薪假以外的婚假按事假处理，计入年度累计事假），可与本月未休的公休假合并使用。（4）丧葬假：员工直系亲属（指父母、配偶、子女与配偶之父母）死亡，给予带薪休假三天（带薪假以外的丧葬假按事假处理，计入年度累计事假）。丧葬假可与本月未休的公休假合并使用。（5）事假： 个人事假：指因个人原因不能出勤而履行请假手续的，年度累计超过10天的员工，如部门需要继续留用的由部门总监（助理）在年度累计不超过10天时提出申请上报执行总经理批准后方可留用继续工作。对年度累计超过10天部门上报经批准而继续留用的员工，行政部按重新试用处理。对年度累计超过10天的员工部门未提出留用申请的，行政部对该员工按自动离职66、处理。 学习事假：应届毕业生正式离校前学习考试、办理毕业手续休假的，在职员工职称考试、培训的，凭考试通知或学校证明的为学习事假，学习事假为12天，学习事假可连休，学习事假使用后不再享受公司事假待遇。（6）冬季休假： 各部门依据行政部下发的冬季休假原则意见，在每年11月20日前编制当年12月至下一年度2月最后1日的休假安排计划表报行政部，由行政部总监报总经理批准后执行。 如因工作需要，需调整各月度休假时间顺序而总天数不变的，可事先报行政部备案。休假天数少于原计划规定的管理人员和员工，由部门总监书面报总经理批准，部门将批准文件随当月考勤表报送行政部。 冬季运营期间经理级以上管理人员连续休假原则上不67、超过10天。2、公休假管理：各部门须于每年3月1日前，根据行政部在每年2月底发布的通知，将本年度3月至11月的部门公休假安排表上报行政部，各部门员工须严格执行部门公休安排表。除销售部客户顾问、xx/东xx社区服务部会员专员、客服专员，如月度发生各种事假可与本部门同岗位人员相互调整休假（须限当月之间调整），超出当月规定的休假天数，按事假处理。调休单须由部门总监（助理）签字批准向行政部备案方可休假：（1）销售部：每周二、三可安排公休假。（2）xx/东xx社区服务部（不包括环境部）：每周二、三、四、五可安排公休假。（3）项目部：每周（除周一）或节假日可安排休假。xx/东xx环境部：每周六、日可安排公68、休假。（4）管理部：每周四、五、六、日或节假日可安排公休假。（5）每月1号至6号经理级以上管理人员不可安排公休假。（6）非涿州籍管理人员、员工每月在固定休假计划内可连休二天或三天。涿州、高碑店、定兴、涞水区域的管理人员、员工每周休假一天，一个月最多连休一次二天。3、法定假日休假管理：（1）法定假日值班：执行总经理、副总经理、xx/东xx社区服务部总监、物业部经理须在每年春节期间的法定节假日轮流值班，值班时间为春节前5天至春节后7天共12天。执行总经理和东xx社区服务部总监一组值班，副总经理和xx社区服务部总监一组值班，各值班人值班期间全权负责处理安全经营工作和经营业务工作。（2）法定假日休假：69、每年3月1日-11月30日销售部、俱乐部、酒店部（酒店总台员工除外）、物业部客服部的员工和管理人员在法定节假日不可安排休假。遇法定节假日期间，东xx社区服务部环境部、项目部、管理部在保证运营的前提条件下可安排休假或出勤。（3）法定假日调休：每年3月1日-11月30日期间的法定节假日，xx/东xx社区服务部（除会员部、竞技部全体员工、客服部客服专员）项目部、管理部可累计冬季调休。4、管理人员休假、公出报备管理：（1）总监级休假请假报备、休假结束报备及公出报备、返场报备：休假请假报备：执行总经理、副总经理、总监休假时须在休假前12小时向总经理、执行总经理、行政部总监短信请假报备，格式为“总经理、执70、行总经理、行政部总监（前面加姓氏）报告：本人自X月X日至X月X日休假，拟于XX时间离开公司，现向您请假报备，请批示，XXX”。总经理和执行总经理须回复信息批准。休假结束报备：休假结束在返到公司后即时以短信形式向总经理、执行总经理和行政部总监报备返场时间。格式为“总经理、执行总经理、行政部总监（前面加姓氏）您好，本人休假结束，已于X日X：XX时间到达公司”。XXX”。行政部总监须信息回复“收到”。对行政部总监的回公司信息，由执行总经理负责回复。公出（涿州以外）报备：执行总经理、行政部总监（前面加姓氏）“您好，本人今日X午X：XX时间与公司XXX（同行人员）去（公出内容）”特此报备。XXX。行政部71、总监或执行总经理须即时回复“收到”。执行总经理公出须向副总理、行政部总监报备，行政部总监须即时回复“收到”。公出返场报备：执行总经理、行政部总监（前面加姓氏）“本人与（同行人员）已于X：XX时间返回公司”特此报备。XXX。行政部总监或执行总经理须即时回复“收到”。对行政部总监的回公司信息，由执行总经理负责回复。执行总经理返场须向副总理、行政部总监报备，行政部总监须即时回复“收到”。（2）总监助理级以下管理人员、后备管理人员休假请假报备、休假结束报备及公出报备、返场报备：休假请假报备：休假时须在休假前12小时向部门总监短信请假报备，格式为“总监（前面加姓氏）报告：本人自X月X日至X月X日休假，拟72、于XX时间离开公司，现向您请假报备，请批示，XXX”。部门总监须回复信息批准。批准后须向行政部总监、文员、下级报备。休假结束报备：休假结束在返到公司后即时以短信形式向部门总监、行政部总监、文员、下级报备返场时间。格式为“总监、行政部总监（前面加姓氏）您好，本人休假结束，已于X日X：XX时间到达公司”。XXX”。部门总监须信息回复“收到”。公出（涿州以外）报备：部门总监、行政部总监（前面加姓氏）“您好，本人今日X午X：XX时间与公司XXX（同行人员）去（公出内容）”特此报备。XXX。部门总监须即时回复“收到”。公出返场报备：部门总监、行政部总监（前面加姓氏）“本人与（同行人员）已于X：XX时间返73、回公司”特此报备。XXX。部门总监须即时回复“收到”。（3）执行总经理根据工作情况可自行安排作息时间和休假时间，考勤列入机要室登记。5、在外留宿报备：在公司住宿的各部门经理级以上管理人员除休假外，在外留宿的（包括家是涿州当地的）一律向直接上级领导短信报备，总监级以上管理人员向执行总经理、行政部总监报备。6、调休管理：（1）总监级以上管理人员调休须报总经理批准。（2）因调休后累计休假而未休假的，每年3月-11月期间总监级以上管理人员年内调休后累计休假时间不做规定，经理级年内累计不超过8天，经理助理年内累计不超过4天，项目部工程师和投资部预算师年内累计调休时间不做规定，除本制度规定允许的管理人员外74、其他部门所有员工年内不得调休后累计冬季休假。（三）请假程序：除公休假以外，其他任何休假须填写休假申请单，按规定程序批准后方可休假。休假结束后须向批准人电话或短信报告并在本部门考勤员处口头销假。具体批准规定如下：1、总监级以上管理人员：由总经理批准或电话请示，电话请示的请假人须在休假结束后当月书面报总经理签批，签批后随当月考勤表上报行政部。2、总监助理级以下人员：请假二天（含二天）以内的，由部门逐级批准。连续请假超过二天的，由部门总监批准后当日报行政部备案。员工在非固定休假日请事假的，按照薪资、绩效管理细则附件13执行。3、其他事假：如因重病或急事（直系亲属出现意外和伤病时，事后凭相关证明）不能75、事先书面请假时，可电话请示批准人同意，并于上班后2天内携带有关证明文件补办请假手续。如需续假的，需在原假期期满前报告批准人同意，并于上班后2天内补办续假手续，对逾期未补办请假手续的仍按事假处理。（四）凡属下列情况之一者，按旷工论：1、不请假或请假未获批准而擅自离开工作岗位的。2、请假期限已满，不续假或续假未获批准而逾期不归的。3、对由于非个人不可抗力原因而出现旷工的，一律给予开除处理。第十一条 薪资管理：（一）薪资和绩效奖金考核管理：每年12月1日前由行政部总监负责组织各部门总监研讨、完善各部门绩效考核方案，各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前提报部门绩效考核方案，报行政部总监审核，由76、行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件13-1）、xx社区服务部（附件13-2）、东xx社区服务部（附件13-3）、项目部（附件13-4）、管理部（附件13-5）。1、计薪时间：每月计薪时间按自然月自1日至当月的最后一天。各部门每月5日17：00时前将出勤表和绩效考核表报行政部。2、薪资：运营期和冬季运营期各岗位薪资标准及计算方法（详见总经理办公会批准的薪资、绩效计算办法-附件14）。3、薪资绩效管理要求：公司实行密薪制，本部门上级领导以“纵向可知，横向不可知”为原则，可以了解本部门员工薪资的具体情况，未经总经理同意，任何人均不得同其他员工讨论和透露个人或他人薪资数额，一经发现对77、情况属实情节严重者予以开除。员工对本月领取的薪资如有疑问时，可请本部门总监持薪资明细单在每月18日-20日下午向行政部人力资源专员查询，经查证确实存在部门上报错误造成差错的，行政部在下个月计发薪资时进行调整补发，人力资源专员报行政部总监。（二）食宿费管理：公司实行全员预缴食宿费规定，员工入职三个月内须缴足食宿费。1、食宿费预交标准：员工级为800元，经理助理级为2000元，厨师长；项目部工程师、投资部预算师、经理级以上管理人员为4000元。2、合同未到期离职员工食宿费奖付的条件：（1）员工入职后不足三个月，食宿费未缴足的，离职当月按应缴纳标准的实际出勤天数比例缴纳。入职满三个月以上，合同未到期78、的员工须提前一个月向主管领导递交书面离职申请，销售部客户顾问、会员部、客服部客服专员须提前六个月向主管领导递交书面离职申请，由部门总监批准，上报行政部总监审批。管理人员劳动合同未到期离职不予奖付。（2）因服兵役而离职的员工递交书面申请后，可奖励已预交食宿费用。（3）有配备服装的岗位，合同未到期离职服装费从预缴食宿费中扣除。第十二条 福利管理：（一）服装管理：1、配置服装：需配置服装的部门报行政部总监，由行政部总监报总经理批准后执行（详见服装配置岗位及标准-附件15）。2、服装管理：行政部总监、人力资源部经理负责服装设计、服装采购和制作，严把质量和成本关，对不退还公司服装的员工，自员工预交食宿费79、和工资中扣除，不足部分由行政总监和人力资源部经理承担。人力资源专员负责对服装的统计工作，行政部总监必须保证员工上岗前穿着工作服。（二）劳保用品管理：1、劳保用品配置：由需劳保用品配置的部门依据当年公司批准的组织架构及人员编制，提供劳保用品配置的岗位、标准、数量及要求报行政部。由行政部汇总报总经理批准后执行（详见劳保用品配置岗位及标准-附表16）。2、劳保用品管理：各劳保用品使用部门的管理专员为部门文员，负责部门内部劳保用品的使用管理工作。经营财务部采购组依据总经理批准的年度预算负责采购，库管组负责保管和发放。（三）移动电话卡管理： 1、移动电话卡配置：行政部依据当年公司批准的组织架构及移动电话80、卡配置岗位人数、电话费标准编制移动电话预算费用，报总经理批准后执行（详见移动电话卡配置岗位及标准-附件17）。 2、移动电话卡管理：（1）每月由人力资源专员负责制作月度移动电话卡费用预算，上报行政部总监批准。由公司配备电话卡的岗位销售部、社区服务部会员专员，如本岗位人员在不满编的情况下存放在行政部的电话卡，由公司承担剩余电话卡的月租费。 （2）配备移动电话卡的新入职员工试用期7天后，由部门文员到行政部办理领用手续。离职人员须将配备的电话卡交回行政部，未交回电话卡的一切费用将由本人自行承担，并在工资中扣除。（四）食宿管理：1、住宿管理：（1）业主房屋租赁：物业部负责衔接场区业主的房屋租赁工作，每81、月底将业主房屋租赁情况汇总报行政部，由行政部下发通知告知各部门员工，及时为有需求入住的各部门员工提供信息。（2）员工宿舍管理：为了给家住异地和根据工作职责需要住宿的本市户籍员工提供较为安全的住宿条件，根据男女性别划分区域和楼层，根据职务级别和岗位划分房间的原则，特制定住宿管理规定（详见员工宿舍入住区域要求及分配标准-附件18）。 2、电费和燃气管理：为了有效节约能源，本着公平使用能源的原则，杜绝浪费，特制定电费和燃气管理规定：公司员工宿舍室内生活用电实行插卡式电表管理，根据不同的季节和温度、日照时间每个月给予每个房间一定电量的补贴，不足部分由住宿该房间的员工自行到物业部充值，费用由该房间内人员82、均摊，如果该房间有人使用大功率电器（电热毯、空调），须同一宿舍的员工同意，超出定量补贴的用电量由使用电器的人员承担。公司根据冬季的取暖期在每年11月15日至下一年3月15日的时间对每台燃气壁挂炉给予一定燃气量的补贴，不足部分由该楼内住宿员工均摊承担（详见电费补贴量标准和冬季供暖燃气补贴量标准-附件19）。3、洗浴管理：为保证住宿员工有一个良好的卫生环境，公司给住宿男、女员工分别提供公共洗浴室，为有效管理浴室，杜绝浪费，特制定浴室管理规定：员工公共生活用水实行插卡式水表管理，公司给予住宿员工每月一定水量的补贴，不足部分由员工自行到物业部购买水量（详见浴室开放时间表和补贴水量标准-附件20）。4、83、员工用餐管理和标准：根据公司年度总经理办公会批准的组织架构和各部门员工编制人数，对符合住宿条件的员工和食堂、厨房钟点工（xx颐和城应聘面试人员、石家庄采购组人员、派出所人员、医务室人员、客人的司机等总数按20人/日计算），公司每日免费供应早、午、晚三餐；对非住宿人员和客服部样板间的保洁员公司每日免费供应午餐。东xx颐和城考率编制内员工用餐预算（详见各部门用餐时间表和餐费标准-附件21）对非编制内的任何人在员工食堂用餐均须交付食宿费，食宿费为员工食宿费标准的三倍，申请人须部门总监级以上管理人员签批报人力资源部经理批准执行。 第三节 办公管理第一条 会议管理：（一）会议流程：1、确定会议时间、地点84、主持人、参加人、记录人、议题。2、提前以电子邮件形式上报或发送会议通知。；3、会议准备。4、会议召开并记录。5、编写会议纪要、总结报告。6、上级阅改签发。7、以电子邮件形式上报、发送、保存会议纪要、总结报告。8、会议部署工作落实情况上报。（二）会议类型： 1、总经理工作会议： 主持人：总经理； 参加人：总经理要求的与会管理人员； 2、管理部工作会议：（1）企业文化、人力资源管理、奖惩工作会议：主持人：执行总经理；参加人：各部门总监、经理（特殊情况经理助理可参加）；时间：每年3月至11月的6号前召开一次，每年12月至2月冬季运营期间12月30日前召开一次。每月根据企业文化和人力资源工作可召开临85、时会议。（2）档案管理工作会议：主持人：执行总经理；参加人：各部门总监、文员、行政部总监、机要室经理、机要员（其它岗位不可参加）；时间：每年3月和9月的6号前召开一次。（3）：主持人：执行总经理；参加人：销售部总监、社区服务部总监、机要室经理、经营财务经理、房地产财务经理；时间：每年3月、6月、9月、12月的6号前召开一次。（4）经营财务部收入、政策执行、成本控制工作会议：主持人：执行总经理；参加人：副总经理、业务部门总监、（xx社区服务部、东xx社区服务部每次最多可带一名经理参加）、经营财务部经理、经营财务部两名会计、文员；时间：每年3、6、9、12月6日前召开一次。（5）应付账款工作会议主86、持人：执行总经理；参加人：副总经理、项目部总监、工程采购部总经理助理；机要室经理、房地产财务经理、经营财务经理；时间：每年5月和11月6号前召开一次。3、xx颐和城、东xx颐和城安全和工程管理、交房工作会议：主持人：副总经理；参加人：销售部总监、总监助理；社区服务部总监、经理；项目部总监（特殊情况经理和安保队长、巡逻队长可参加）；时间：每双月6日前召开一次；议题：依据经营服务管理制度要求执行。4、各部门例会、月度业务会议：各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前提报部门会议管理，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件1-1）、xx社区服务部（附件1-2）、87、东xx社区服务部（附件1-3）、项目部（附件1-4）、管理部（附件1-5）。（三）会议管理：1、公司内部会议：（1）公司各会议通知需于会议召开前3日下发，下发后因特殊情况需要更改时间、地点、议题，必须经会议主持人同意，每年五一，十一公休假期间的会议时间延后另行通知。各部门月度业务会议通知需于会议召开前2日下发，各部门因特殊情况不能按部门行政管理制度细则附件中所列的时间召开的，需提前1日向行政部总监提交变更会议时间或由指定人员代开会议说明进行备案。（2）参会人员应在会议正式开始前五分钟入场等候，依序就座敬候主持人。主持人进入会场时，已入座的参会人员应起立示礼，待主持人示意后方可坐下。遇到会议时间88、冲突，参会人员应本着下级会议服从上级会议，专题会议服从临时（紧急）会议，部门会议服从公司级会议的原则参加会议，因特殊情况不能参加上一级会议时，须向上一级会议主持人或决策人请假并委派专人代替出席。进入会场须关闭手机（会议主持人和经会议主持人同意的除外），会议期间未经允许不得无故中途退场。（3）会议讨论由主持人负责，会议主持人必须首先明确发言顺序和方式，参会人员应围绕会议主题内容发言，注意发言的礼貌，无论会议主持人和主讲人是何等级别，必须尊重主持人和主讲人。一人发言时其他人员应保持安静，不得说话或打断主讲人的发言，杜绝发生争吵，与会人员应坐姿端正，做好会议记录，主持人未宣布散会前参会人员不得做离开89、会场准备。2、公司外部会议：（1）各部门与外部人员召开会议需2日前给参会人员下发会议通知。通知中需列明会议负责人，出席人员名单。大会需摆放出席人员桌签时，只写姓名不写职务。会议负责人需提前准备好会议人员接待室，外单位参会人员来公司或会后退场可在会议接待室等候。（2）公司参会人员应在会议正式开始前五分钟入场等候，依序就座敬候主持人和外部参会人员。主持人和外部参会人员进入会场时，已入座的参会人员应起立示礼并鼓掌欢迎15秒以上，待主持人示意后方可停止鼓掌坐下。进入会场须关闭手机（会议主持人和经会议主持人同意的除外），会议期间未经允许不得无故中途退场，会议室内不得吸烟。（3）会议主持人负责明确发言顺序90、和方式，参会人员注意发言的礼貌，无论会议主持人和主讲人是何级别，必须尊重主持人和主讲人。一人发言时其他人员应保持安静，不得说话或打断主讲人的发言，杜绝发生争吵，与会人员应坐姿端正，做好会议记录，主持人未宣布散会前参会人员不得做允许离职准备。 3、会议地点和会议服务：（1）总经理会议：在接待中心、酒店大堂组织召开会议时由接待中心、酒店大堂服务员负责会议服务工作。（2）执行总经理、副总经理、行政部总监组织的公司级会议：召开10人以上的会议时可安排在酒店大堂，由酒店大堂服务员负责会议服务工作，召开10人以下的会议在执行总经理办公室的会议室。（3）各部门总监组织的部门会议：销售部、xx社区服务部在商业91、街会议室；东xx社区服务部在接待中心部办办公室或办公楼三楼会议室；项目部在部门办公室，管理部会议室在各自办公室。4、会议记录、纪要：（1）公司总经理办公会议会议纪要由各部门总监在会后36小时完成，各会议纪要经总经理或执行总经理阅改后，由各部门总监以电子邮件形式上报、发送有关人员。（2）管理部工作会议、副总经理组织的会议以及部门工作会议的会议纪要由会议召集人或由主持人指定的专人负责，在会后36小时内完成，由会议主持人以电子邮件形式上报、发送有关人员。（3）会议纪要是贯彻会议精神的重要依据，是公司制度和工作安排的重要决定，与公司文件有同等效力。纪要的形成要严格按照公文格式行文，正文部分写明会议时间92、地点、主持人、与会人员及会议内容由会议主持人确定发送范围，会议主持人在召开会议时应总结上次会议纪要落实情况。当年度的总经理办公会、管理部工作会议和其他公司级会议的会议纪要由人力资源专员保管电子版存档。第二条 培训和考试管理：（一）培训管理：1、培训流程：（1）确定时间、地点、主持人、参加人、培训内容。（2）提前发布培训通知。（3）培训准备工作，教材、讲稿、视频影像用品。（4）培训并记录。2、培训类型与教材：（1）公司级培训：外聘培训，每年1次，原则上在每年3月-6月30日前落实，由各部门向行政部提报需外聘培训的内容，行政部负责审定培训内容及参加培训人员。（2）教材内容：培训员工激情、热情；与93、业务相关的的基础知识；营销能力；与业务相关的周边同业情况的调研教材。3、培训课时：执行总经理每周1.5个小时，每月不能少于6个小时培训；副总经理每周2个小时，每月不能少于8个小时培训；销售部总监每周4个小时，每月不能少于16个小时培训；社区服务部总监每周4个小时，每月不能少于16个小时培训；项目部总监每周1个小时，每月不能少于4个小时培训；行政部总监每周2个小时，每月不能少于8个小时培训。各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前提报部门各岗位培训管理，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件2-1）、xx社区服务部（附件2-2）、东xx社区服务部（附件2-394、）、项目部（附件2-4）、管理部（附件2-5）。4、培训纪律：（1）培训时间内参加培训人员不得休假。参加室内培训的人员按会议纪律执行，做好培训记录。（2）各部门业务培训须严格按本制度和部门制度执行，不能按制度进行培训时，执行总经理、副总经理、销售部总监、xx/东xx社区服务部总监、项目部总监、行政部总监须提前1日以短信的方式向总经理、执行总经理、行政部总监报备及变更时间。各部门经理须提前以短信的方式向行政部总监和部门总监报备及变更时间。（3）短信报备格式为总经理、执行总经理、行政部总监（前面加姓氏）“报告：本人自X月X日X时应做培训，因XX工作原因无法培训，拟调整时间为X月X日X时，特向您报备95、”XXX。（二）考试管理：1、考试类型：考试分笔试、实际操作，各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前提报部门各岗位考试管理，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件3-1）、xx社区服务部（附件3-2）、东xx社区服务部（附件3-3）、项目部（附件3-4）、管理部（附件3-5），每次考试后的结果由部门存档。2、考试要求：（1）新入职和实习期考试：新入职的员工试用期和阶段性实习期结束后，各部门依据培训计划完成后组织考试，每次考试后的结果同员工考核评估表报送行政部，方可给予员工转正。（2）员工、管理人员考试：各部门依据培训时间完成后每月组织一次对经理助理级以下96、人员考试，每月5日前将考试结果报送行政部；经理级以上管理人员由行政部每月组织一次考试，考试不合格或没有参加考试的人员，按奖惩制度和薪资绩效制度条款执行。（3）考试试卷：销售部试卷由销售部总监编制，xx/东xx社区服务部试卷由xx/东xx社区服务部总监编制，项目部试卷由副总经理编制，管理部试卷由行政部总监编制；经理级以上管理人员试卷由执行总经理编制。第三条 沟通管理：（一）沟通内容：思想交流谈话。业务研讨。部门之间工作协调。（二）沟通谈话分工：1、总经理：负责与各部门经理助理级以上管理人员、后备管理人员每年1次思想沟通谈话。2、执行总经理：负责与东xx社区服务部、管理部经理助理级以上管理人员、后97、备管理人员每年1次思想沟通谈话。3、行政部总监：负责与销售部、xx社区服务部经理助理级以上管理人员、后备管理人员每6个月1次思想沟通谈话。4、各部门总监与本部门直属下级管理人员的思想沟通谈话每月不少于1次。业务部门管理人员与直属员工不定期进行沟通谈话，每月不少于5名，项目部每月不少于4名，管理部各部门每月不少于2名。（三）沟通记录：上下级之间的沟通要记录在沟通笔记本，注明时间、地点、沟通对象和内容，重点在于解决思想问题和业务工作问题，执行总经理、行政部总监如当月与员工思想沟通谈话，每月1日将沟通谈话总结书面汇报总经理。各部门总监每月1日将思想沟通谈话总结书面汇报行政部总监。第四条 报告和意见管98、理：（一）行政工作报告：各部门管理人员可向行政部总监或直接上级报告部门人力资源工作问题。各岗位员工发现管理人员和员工的违纪行为时可向行政部总监、执行总经理、总经理直接举报。（二）业务工作报告：下级向直接上级请示的工作内容、提出的意见和建议得不到及时答复或答复不明确时可越级汇报工作。部门之间按职责、业务制度由部门之间经理、总监对等沟通工作。部门之间工作不畅须及时报总经理、执行总经理。（三）首接责任制: 1、总经理意见：所有管理人员对于总经理短信、电话通知或通过第三人通知的工作，根据轻重缓急在24小时内先以短信、电话或书面方式报告原则方案；工作完成后24小时内短信、电话或书面报告完成情况。 2、执99、行总经理意见：所有管理人员对于执行总经理短信、电话通知或通过第三人通知的工作，根据轻重缓急在24小时内先以短信、电话或书面方式报告处理原则方案；工作完成后24小时内短信、电话或书面报告完成情况。 3、副总经理、社区服务部总监（主管安全经营工作）意见：所有管理人员对于副总经理、社区服务部总监短信、电话通知或通过第三人转达的有关安全经营管理工作、工程及交房管理的工作，根据轻重缓急在24小时内先以短信、电话或书面方式报告原则方案；工作完成后24小时内短信、电话或书面报告完成情况。 4、副总经理（主管公共关系工作）意见：所有社区服务部和行政部机要室对于副总经理短信、电话通知或通过第三人转达的有关接待和100、公共关系的工作，根据轻重缓急在24小时内先以短信、电话或书面方式报告原则方案；工作完成后24小时内短信、电话或书面报告完成情况。5、行政部总监、经理意见：所有管理人员对于行政部总监、经理短信、电话通知或通过第三人转达的关于行政部职责内的工作，根据轻重缓急在24小时内先以短信、电话或书面方式报告原则方案；工作完成后24小时内短信、电话或书面报告给行政部总监、经理。6、部门领导意见：所有员工对于本部门领导短信、电话通知或通过第三人转达的工作，须即时执行，工作完成后24小时内短信、电话或书面报告给部门领导。 7、部门与部门之间业务意见：所有管理人员对其他部门管理人员反映的涉及本部门与其他部门之间的工101、作问题和意见，必须即时向直接上级领导口头、短信或电话报告，同时在24小时内给予反映问题和意见的部门管理人员正面的回复，工作完成后24小时内短信、电话或书面报告给本部门和反映问题和意见的部门领导。 8、客人意见：各岗位的员工和管理人员接到会员、业主、客人、合作伙伴的意见或建议后，即时向本部门的总监和经理同时报告，该部门总监和经理先根据制度规定沟通商议后，根据轻重缓急对能解答的问题在24小时内给予报告人回复意见，报告人在24小时内给予会员、业主、客人、合作伙伴正面答复；对部门暂时不能解决的问题，总监、经理也必须在24小时内给予报告人回复，并由报告人24小时内回复会员、业主、客人、合作伙伴原因和理由102、。 9、员工意见：所有管理人员在接到下级员工反映的本部门或其他部门的意见或建议后，即时向本部门的总监报告，部门总监须与意见反馈人的上级管理人员沟通，对能解答的问题在24小时内给予回复意见；对部门暂时不能解决的问题，意见反馈人上级须在24小时内给予报告人24小时内回复并说明原因和理由。第五条 工作计划管理：编制年度、月度工作计划要依据行政管理制度、财务管理制度、经营服务管理制度的各项条款和本部门业务制度的范围、内容编制。（一）编制年度、月度工作计划的部门、岗位、形式、时间： 1、销售部：销售总监、总监助理编制年度、月度工作计划和阶段性工作计划，行政助理编制月度工作计划和阶段性工作计划。 2、社区103、服务部：总监、总监助理编制年度、月度工作计划。经理、经理助理、东xx环境部小院养护管理员编制月度工作计划。 3、项目部：副总经理、总监、总监助理、经理、经理助理编制年度、月度工作计划；项目部工程师、环境部小院养护管理员编制月度工作计划。 4、管理部：执行总经理、行政部总监、人力资源部经理、机要室经理、经营财务部经理、房地产财务部经理：编制年度、月度工作计划。 5、以上编制年度工作计划和上年度工作总结上报时间为每年的3月1日，月度工作计划和上月度工作总结在每月1日（冬季除外），编制和汇报责任人依据时间要求书面呈报审批人审批。（二）年度、月度工作计划批准和完成评估：1、执行总经理、副总经理、销售部104、总监、xx/东xx社区服务部总监、行政部总监个人计划和总结由总经理批准。2、项目部总监计划和总结由副总经理批准。3、各部门总监助理、经理计划和总结由部门总监批准。各部门经理助理、行政助理、环境部管理员计划和总结由部门总监助理或经理批准。人力资源部经理、机要室经理计划和总结由行政部总监批准。经营财务部经理、房地产财务部经理计划和总结由执行总经理批准。 第六条 工作日志管理：（一）书写工作日志的岗位：1、销售部：总监、总监助理、行政助理、客户顾问。 2、xx、东xx社区服务部：总监助理、经理、经理助理、会员部会员专员和总台人员、客服专员、东xx环境部区域管理员。 3、项目部：环境部区域管理员。（二105、）工作日志记录、时间、内容：1、工作日志记录内容：销售部、xx/东xx社区服务部记录内容为时间、地点；与领导、直接上级、同事、衔接部门、客户提出的问题和已解决的问题，要求每天工作日志不少于100字。项目部（环境部）、东xx环境部记录内容为钟点工出勤情况。2、工作日志记录要求：每日下班前完成，以上人员在岗工作期间每日书写工作日志，月度公休日和其他休假期间不需书写工作日志。工作日志本须编制序号，每书写完一本后须交于部门文员收集保管，书写工作日志人员离职时将日志专用本上交部门总监或公司指定的工作交接人，个人不得带走。每月5日前业务部门文员负责收集部门各经理助理级以上人员的工作日志，报行政部总监和人力106、资源部经理审核。第七条 检查管理：各检查责任人依据行政管理制度、财务管理制度、经营服务管理制度和部门业务管理制度开展检查工作。（一）每年3月1日-11月30日检查工作时间要求：执行总经理每周4个小时，每月不能少于16个小时检查；副总经理每周12个小时，每月不能少于48个小时检查；销售部总监每周3小时，每月不能少于12小时检查并每月不定期对4名员工进行抽查；社区服务部总监每周8个小时，每月不能少于32个小时检查；项目部总监每周8个小时，每月不能少于32个小时检查；行政部总监每周6个小时，每月不能少于24个小时检查。各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前提报部门检查管理，报行政部总监审核，由107、行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件4-1）、xx社区服务部（附件4-2）、东xx社区服务部（附件4-3）、项目部（附件4-4）、管理部（附件4-5）。（二）12月1日-2月28日冬季检查工作要求：冬季运营期各部门总监以上管理人员在12月10日前报冬季检查计划，由安全经营副总经理审批。（三）检查时间变更报备：各责任人对检查工作须严格按本制度和部门制度执行，不能按计划进行检查时，执行总经理、副总经理、销售部总监、xx/东xx社区服务部总监、项目部总监、行政部总监须提前以短信的方式向总经理、执行总经理、行政部总监报备。各部门经理、经理助理、领班须提前以短信的方式向行政部总监和本部门108、总监报备。短信报备格式为“总经理、执行总经理、行政部总监（前面加姓氏）报告：本人自X月X日X时应做检查，因XX工作原因无法检查，特向您报备XXX”。（四）检查工作上报：每月1日17：00前由文员上报部门检查汇总表，检查表须有被检查的岗位签字证明，汇总表由行政部统一下发制式表格。第八条 统计表格管理： （一）统计表格类型、样式：1、统计表格类型：公司级表格、部门之间使用表格、部门内部使用表格、客户使用表格。2、统计表格样式：各部门总监（助理）负责于每年的12月20日前提报部门统计表格目录及样式，报行政部总监审核，由行政部总监报总经理办公会批准后执行。详见销售部（附件5-1）、xx社区服务部（附件109、5-2）、东xx社区服务部（附件5-3）、项目部（附件5-4）、管理部（附件5-5）。（二）统计表格设计及责任人：统计表格设计销售部为总监，xx/东xx社区服务部为总监，项目部为副总经理，管理部为执行总经理，行政部为总监，经营财务部为经理，房地产财务部为经理；统计表格填写责任人：制表人为第一责任人，审核人为第二责任人。 （三）统计表格报送要求：1、统计表格管理：各部门日常工作管理所用报表须使用公司统一制式表格，无公司统一制式表格的，由要求报送数据的部门设计表格格式和填报说明。2、统计表格归档：各部门上报总经理、转交机要室存档的、转报其他部门的，须经部门总监或总监助理、经理审核签字。对部门存档的110、统计表，部门总监或总监助理、经理须审核并对其真实性、准确性负责。3、统计表格上报时间：（1）上报行政部的统计表：各部门人员周报表每周日14：00前上报电子档，考勤表、违纪处罚统计表每月1日上报，绩效考试统计表每月5日前由部门总监审核后向人力资源部上报。上报机要室的统计资料，每月5日前经部门总监（管理部经理）审核后通过企业无纸化办公系统向机要室上报电子档。 （2）上报经营财务部、房地产财务部的统计表：销售部、xx/东xx社区服务的固定资产统计表及低值易耗品统计表每年12月31日上报。 （3）行政部、经营财务部、房地产财务部在每年12月31日前会同各部门整理完善部门年度报表存入机要室档案库。（4）111、呈报总经理文件、报表：原则上各部门须在每周日下午14：00至周一9：00时报送，遇紧急业务需要可在任何时间提报，并信息报告总经理。第九条 文书管理：（一）文书类型和编号：1、文书类型：会议议题、会议纪要；通知、请示；报告、工作函。2、文书编号：为了规范文书的行文管理，便于各部门对各类文件存档工作，上报公司的会议纪要，通知，请示和报告、工作函，按以下文号格式编写：（1）销售部：xx销纪字（xx）号，xx销文字（xx）号，xx销函字（xx）号。（2）xx社区服务部：xx社纪字（xx）号，xx社文字（xx）号，xx社函字（xx）号。（3）东xx社区服务部：东xx社纪字（xx）号，东xx社文字（xx）112、号，东xx社函字（xx）号。（4）项目部：xx项纪字（xx）号，xx项文字（xx）号，xx项函字（xx）号。（5）管理部：xx管纪字（xx）号，xx管文字（xx）号，xx管函字（xx）号；行政部：xx行纪字（xx）号，xx行文字（xx）号，xx行函字（xx）号；经营财务部：xx经财纪字（xx）号，xx经财文字（xx）号，xx经财函字（xx）号；房地产财务部：xx房财纪字（xx）号，xx房财文字（xx）号，xx房财函字（xx）号。（6）安全经营管理小组：xx安纪字（xx）号，xx安文字（xx）号，xx安函字（xx）号。（二）文书报送流程：1、销售部：由销售部文员负责依据公司制式文书格式书写内容，113、经销售部总监审核签发后，通过企业自动化OA办公系统或电子邮件报收。2、xx/东xx社区服务部：由部门文员负责依据公司制式文书格式书写内容，经社区服务部总监审核签发后，通过企业自动化OA办公系统或电子邮件报收。3、项目部：由部门文员负责依据公司制式文书格式书写内容，经副总经理、项目部总监审核签发后，通过企业自动化OA办公系统或电子邮件报收。4、管理部：（1）行政部：由人力资源经理依据公司制式文书格式书写内容，经行政部总监审核签发后，通过企业自动化OA办公系统或电子邮件报送。机要室：由机要员依据公司制式文书格式书写内容，经机要室经理、执行总经理审核签发后，通过企业自动化OA办公系统或电子邮件报收。114、（2）经营财务部：由2号会计依据公司制式文书格式书写内容，经营财务部经理审核签发后，通过企业自动化OA办公系统或电子邮件报收。（3）房地产财务部：由2号会计依据公司制式文书格式书写内容，经房地产财务部经理、执行总经理审核签发后，通过企业自动化OA办公系统或电子邮件报收；（三）文书拟定、报收、签发要求：1、内部文书：对内文书必须依据公司制式格式发文。文书要简明扼要，签发人须使用电子签名，由总经理、执行总经理、副总经理、部门总监签发生效，部门即时存档。2、外部文书：对外文书必须按公司制式格式发文，文书须依据公司三项制度要简明扼要，总经理、执行总经理签发、生效，或总经理、执行总经理对副总经理、总监授115、权代理签发、生效，由部门在24小时内报送机要室存档。第十条 合同与附属法律文件管理：（一）合同、附属法律文件的类别：详见销售部（附件6-1）；xx/东xx社区服务部（附件6-2）；项目部（附件6-3）；行政部（附件6-4）；经营财务部、房地产财务部（附件6-5）。（二）合同、附属法律文件的样本拟定和批准：1、销售部：合同、附属法律文件由销售部总监拟定，合同违约责任、争议和解决、附则条款由机要室经理拟定，总经理审批。2、xx/东xx社区服务部：合同、附属法律文件由xx/东xx社区服务部总监拟定，合同违约责任、争议和解决、附则条款由机要室经理拟定，总经理审批。3、项目部：合同由项目部总监、副总经理116、依据分工拟定，合同违约责任、争议和解决、附则条款由机要室经理拟定，总经理审批。4、行政部：合同、附属法律文件由行政部总监拟定，合同违约责任、争议和解决、附则条款由机要室经理拟定，总经理审批。5、经营财务部：合同、附属法律文件由经营财务部经理拟定，合同违约责任、争议和解决、附则条款由机要室经理拟定，总经理审批。6、房地产财务部：合同、附属法律文件由房地产财务部经理拟定，合同违约责任、争议和解决、附则条款由机要室经理拟定，总经理审批。（三）合同、附属法律文件的审核与审批；1、各部门总监、副总经理、执行总经理须依据总经理签批的样本填写合同内容，并在机要室经理签字审核后报总经理审批。特殊合同文件可报总117、经理同意后，特别审批执行。2、机要室经理依据总经理签批的合同样本在合同签字、盖章前对合同内容进行审核签字。3、合同、附属法律文件等盖章需依据本制度第五节印章管理的要求履行用章手续，依据公司的授权签字：（1）按照公司制度授权，代表公司签订合同的人员为：劳动合同由执行总经理、行政部总监按行政管理制度规定的分工和职责分别审核、签字并在“用章申请表”签字。物业服务合同由xx/东xx社区服务部总监审核、签字并在“用章申请表”签字。其他合同的签字人为执行总经理，如执行总经理不能履行职责时，由总经理签字。经营服务的道具和票证加盖财务专用章或单位公章的由经营财务部经理审核并在“用章申请表”签字。（2）附属法律118、文件盖章前，附属法律文件样本规定的各责任人需按样本的要求审核、签字，签字齐全后方可履行用章手续。附属法律文件如需加盖财务专用章由经营财务部经理或房地产财务部经理签字确认盖章；如需加盖单位公章，申请人填写“用章申请表”，由执行总经理签字批准后，方可加盖公章。第十一条 信息化系统（详见信息化系统管理细则-附件7）。第十二条 办公设备管理：（一）办公设备的范围：计算机、服务器、打印机、复印机、传真机、无线对讲机、移动电话卡；扫描仪、投影仪、照相机。（二）办公设备管理责任人及职责：1、人力资源部经理职责：负责在每年12月30日前根据总经理审批的各部门下一年度组织架构编写办公设备配置、优化方案，形成办公119、设备配置表报总经理批准后下发各部门执行（详见办公设备配置表-附件8）。2、xx/东xx社区服务部物业部职责：负责办公设备的维护、维修工作。（三）办公设备管理要求： 1、各部门严禁止私自调动、调整办公设备。如根据工作情况需要调整的须向人力资源部经理报备审核，上报执行总经理审批同意后方可进行调动、调整。 2、无线对讲机、照相机管理规定： （1）配置部门仅限xx社区服务部（酒店部、商业街），部门须建立无线对讲机管理规定，报xx社区服务部总监批准后执行。（2）无线对讲机、照相机等需要充电的办公设备，部门定期对设备电池进行充电，延长电池的使用寿命。严禁使用人携带出场区。3、扫描仪配置部门为：机要室、房地120、产财务部，机要室的扫描仪只可扫描公司证照、档案证件，其他部门未经执行总经理同意严禁使用机要室扫描仪。房地产扫描仪为销售合同网签使用。4、传真机配置部门为：xx/东xx社区服务部接待中心总台、物业部客服部。配置传真机的部门收/发传真必须登记，能使用电子邮件方式发送的不得使用传真机发送。（四）商务中心管理：1、商务中心位置：xx商务中心分别设置在商业街和酒店大堂；东xx商务中心设置在物业部客服部。2、商务中心办公设备配置、使用范围及管理责任人：（1）xx酒店大堂原酒店部办公室，配置办公设备包括：多功能一体机1台、激光打印机1台、计算机2台；使用范围：收费客用资料打印、复印、扫描，社区服务部办公、公121、司级别会议时打印、复印、扫描。日常维护管理责任人：酒店部总台值班服务员。（2）xx商业街销售部办公室，配置办公设备：复印机1台；多功能一体机1台；激光打印机2台；彩色打印机1台；计算机3台。使用范围：销售部、项目部、管理部日常办公的打印、复印、扫描使用。日常维护管理责任人：销售部文员、行政助理。（3）东xx物业部办公室，配置办公设备：多功能一体机1台；激光打印机2台；计算机2台。使用范围：客用收费资料打印、复印、扫描及东xx社区服务部日常办公使用。日常维护管理责任人：东xx社区服务部文员、东xx物业客服专员。3、商务中心日常运行管理要求：（1）分别建立打印、复印登记表，任何人员打印、复印需按登122、记表内容填写。如携带U盘或复印稿件由管理员操作，其他人员不得操作，商务中心建立管理员值班交接表。值班管理员每日上班前对商务中心卫生进行清扫，下班前检查设备，确认硒鼓、碳粉是否充足，纸张是否满足使用数量要求，及时更换或添加。下班后切断设备电源，填写值班记录表，与第二日值班人员交接。（2）商务中心开放时间：酒店大堂商务中心全天开放；xx商业街商务中心每周二、四、六、日上午7：30-11：30开放；东xx物业部商务中心每周二、四、六、日上午7：30-11：30开放。（3）商务中心硒鼓根据打印区域划分，人力资源部统一编制打印机耗材预算，对打印耗材统一管理。打印纸根据部门预算由商务中心统一管理分部门登记123、使用。第四节 档案管理第一条 纸质档案管理：（一）纸质档案类别：1、销售部：（1）总经理签批的文件：总经理签批的所有立项、预算、合同、经营政策、客人、业主减免政策等各类文件，36小时内报存机要室。（2）经济合同：合同加盖公章后24小时内将合同原件交机要室存档。（3）业主资料：业主身份证、结婚证、户籍证、家庭直系亲属关系证明复印件、公证书、商品房买卖合同等业主有关资料（销售部取得，房地产财务部办理合同网签备案后36小时报机要室存档）。业主购房获赠各项奖励申请表的原件：购买获赠减免奖励申请表、介绍获赠预存款申请表加盖财务专用章后24小时内由房地产财务部转交机要室存档，保密合同随商品房买卖合同存档，124、及其他业主资料须在36小时报机要室存档。（4）公司对外宣传和内部采集的声像资料、音像资料、图片资料、网站发布资料的电子档案每季度最后一日报送机要室存档，部门留存拷贝件。（5）准业主信息资料，每年6、9、12月5日由销售部总监筛选审核签字后将电子版和纸质版报机要室装订成册存档。（6）详见销售部呈报机要室档案（附件1-1）。2、xx/东xx社区服务部：（1）总经理签批的文件：总经理签批的所有立项、预算、合同、经营政策、客人、业主减免政策等各类文件，36小时内报存机要室。（2）经济合同：合同加盖公章后24小时内将合同原件交机要室存档。（3）会员资料：新入会会员：会员身份证、结婚证、委托书、公证书等会125、员有关身份证明资料的原件或复印件、入会申请表、会籍合同，在合同盖章后由经办人交机要室存档。转名入会会员：新会员身份证、结婚证、委托书、公证书等会员有关资料的原件或复印件，入会申请表。会员转名申请表、转名合同，原会员会籍合同及会籍卡（如遗失，需登报发表遗失声明并提供刊载遗失声明的报纸一份）。以上资料在新会员会籍合同盖章后由经办人交机要室存档。会员提交免年费申请，加盖财务专用章后由经办人交机要室按序号装订成册集中存档。准会员信息资料，每年6、9、12月5日前由xx/东xx社区服务部总监筛选审核签字后，将电子版和纸质版装订成册及其他会员资料须在36小时报机要室存档。（4）业主资料：业主签字的物业服务126、合同及管理规约，盖章后由经办人交机要室存档。二手房转让档案：房产转让申请登记表、受让方身份证复印件、房产买卖合同复印件、新房屋产权证复印件、税费票复印件、补交公共维修基金票据复印件、新业主的物业服务合同和管理规约。在物业服务合同盖章后24小时内由经办人交机要室存入该业主档案，及其他业主资料须在36小时报机要室存档。（5）固定资产及设备资料：房屋、车辆、仪器、设施、设备等固定资产购置、维修服务等方面的文件资料或电子资料，特种设备的年检资料：如电梯、燃气表、电瓶车、电子称等验收资料、证件和检测资料，及其他相关物业部重要文件须在36小时内报机要室存档。（6）详见社区服务部呈报机要室档案（附件1-2）127、。3、项目部：（1）总经理签批的文件：总经理签批的所有立项、预算、合同等各类文件，36小时内报存机要室。（2）经济合同：合同加盖公章后24小时内将合同原件交机要室存档。（3）工程档案资料：项目前期：工程立项、勘察、规划、设计（包括概念性设计、总体设计、单栋设计、室内设计、景观设计等）、图纸审核、规划许可、施工许可、质监报建、消防报建、防雷报建、人防报建、材料质检、分段分步验收等方面的图纸、光盘、报表、报告、证件、证明等文件资料，在36小时内报存机要室。项目后期：各专业竣工图纸、决算合同、竣工资料说明及工程单项竣工验收（工程规划验收合格证、消防、防雷、环境监测、材料检测、城建档案验收证明、竣工备128、案表、竣工备案证明）等文件资料、证件、图纸及电子文档，在36小时内报存机要室。（4）环境部资料：环境工程图纸及电子文档，在36小时内报存机要室。（5）详见项目部呈报机要室（附件1-3）。4、管理部：人力资源部：（1）总经理签批的文件：总经理签批立项、预算、合同、经营政策等文件，36小时内报存机要室。（2）经济合同：服装制作经济合同加盖公章后24小时内将合同原件交机要室存档。（3）人力资源档案资料：员工人事管理档案，包括身份证、户口本、户籍证明、学历证书、职称证书、专业资格证书、家庭住址证明等员工个人资料的复印件、入职申请表、劳动合同和在公司就职期间的竞聘、晋升、表彰、社保等资料原件。经理助理级129、以上管理人员、会员部员工、客服部客服专员、项目部工程师、管理部员工的人事档案原件在机要室存档。其他人事档案由人力资源部负责在每一年度结束后60日内整理完毕，在本部门存档原件，档案目录交机要室装订成册存档，以上及其他重要人力资源文件须在收集后36小时内报机要室存档。机要室：公司设立、变更登记以及终止、解散后清算等方面的公司股东会、董事会的文件资料，在取得当日装订成册36小时内存档：（1）公司证照中的批准证书、营业证照、资质证书磁卡、组织机构代码证、税务登记证、财政登记证、外汇登记证卡、各类资质证书、土地使用权属证书、房产权属证书，行政许可证书或非行政许可证书等证照的原件，在取得36小时内存档。（130、2）政府有关部门的会议纪要、批复、批示、通知等与公司经营有关的文件资料的原件或复印件，在取得36小时内存档。（3）各种涉及诉讼法律事务方面的资料原件或复印件，在取得当日装订成册存档。（4）业主签字领取房屋所有权证书、土地使用权证书、发票、税票、公共维修基金收据登记表原件，在取得36小时内存入该业主档案。（5）档案接收表、借阅表、用章登记表，每年12月31日前整理后存档上一年度资料。（6）用章申请表原件，每月5日前装订成册存档。工程采购部：（1）总经理签批的文件：总经理签批的所有立项、预算、合同等各类文件，36小时内报存机要室。（2）经济合同：合同加盖公章后24小时内将合同原件交机要室存档。（3131、）工程采购档案资料：招投标文件资料及其他相关重要文件须在36小时内报机要室存档。经营财务部：（1）总经理签批的文件：总经理签批的所有立项、预算、合同等各类文件，36小时内报存机要室。（2）经济合同：合同加盖公章后24小时内将合同原件交机要室存档。（3）财务档案资料：审计报告、评估报告、验资报告、银行开户、销户、贷款卡等有关证件或文件资料取得后由会计交机要室装订成册存档，部门留存复印件。在每年12月31日上报上一年度公司的财务账薄、会计报表、税务报表、公司经营中的年度财务统计资料。 （4）公司财产参保和车辆保险的资料原件，取得后36小时内由1号会计交机要室装订成册存档。房地产财务部：（1）总经理132、签批的文件：总经理签批的所有立项、预算等各类文件，36小时内报存机要室。（2）财务档案资料：审计报告、评估报告、验资报告、银行开户、销户等有关的证件或文件资料取得后36小时内交机要室装订成册存档，部门留存复印件。在每年12月31日上报上一年度公司的财务账薄、会计报表、税务报表、公司经营中的年度财务统计资料。 详见管理部呈报机要室档案（附件1-4）。（二）纸质档案管理责任人：（1）销售部：文员为直接责任人，总监为管理责任人。（2）xx社区服务部/东xx社区服务部：文员为直接责任人，总监为管理责任人。（3）项目部：文员为直接责任人，总监为管理责任人。（4）管理部：人力资源部：人力资源专员为直接责任133、人，经理和行政部总监为管理责任人；机要室机要员为直接责任人，机要室经理为管理责任人；工程采购部组长为直接责任人，行政总监为管理责任人；经营财务部1号会计、采购组长、库管组长为各组直接责任人，经理为管理责任人；房地产财务部会计为直接责任人，经理为管理责任人。（5）公司档案管理责任人：机要员、机要室经理为公司档案管理直接责任人，行政部总监、执行总经理为管理责任人。（三）纸质档案的管理要求：1、档案的报送：（1）各部门档案直接责任人要按照档案类别、编号、摘要装订成册，填写报送目录表并经部门管理责任人签字后向机要室存档，归档直接责任人、归档部门管理责任人和档案接收人须在报送目录表签字。档案的存档原则为134、原件，无原件的归档人须在移送目录上写明原因后方可存档。（2）各部门在对合同、文件资料归档前，归档的部门文员负责向该文件的执行部门发送原件或复印件，归档部门保存复印件并登记在部门档案目录。执行部门文员收到文件后，须8小时内呈报部门总监。（3）机要员接收档案时依据公司名称和文件类别登记接收目录。2、档案的存放：机要室设立2个档案室对各类档案进行存档保管。（1）1号档案室保存不可借阅的档案原件或复印件（详见附件2-1）（如无原件的执行总经理和机要室经理须注明原因）；2号档案室保存可借阅和可带出公司的档案原件和复印件（详见附件2-2）。（2）机要室经理和机要员每年12月31日前对公司档案室档案全部进行135、核对和清理，做到目录和存档资料相符，发现差错报告行政部总监、执行总经理，同时查找原因明确责任。行政部总监每年12月31日向总经理、执行总经理书面总结年度档案管理报告。机要室机要员和机要室经理须签定档案责任书（详见档案责任书-附件3），库藏档案毁损或遗失，由机要室机要员和机要室经理承担责任，给公司造成重大损失的须承担法律责任。3、档案的存档期限：（1）永久保存：纸质档案原件、财务审计报告、财务验资报告和电子扫描文件永久保存。（2）公司的财务账薄、会计报表、税务报表、评估报告、银行票据等文档，按国家法规保存。（3）各部门档案保管期限为5年。4、档案的借阅：（1）1号档案室的档案原件原则不对外借出，136、机要室机要员、经理同时（1人不在时，须行政部总监代理）出入1号档案室或借出资料必须经总经理、执行总经理联合签字批准。（2）借阅2号档案室的档案原件或复印件必须由执行总经理、行政部总监联合签字批准。档案借阅文件须在借阅后2日内归还档案室。（3）各部门需借阅或查阅公司档案时必须是部门档案直接责任人，其他人员不得进入档案室借阅档案。借出和归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由机要员和借阅者当面核对清楚。（4）借阅档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，各部门负责人须8小时内写出书面报告负责安全经营副总经理，行政部总监、执行总经理按情节追究当事人的责任。（5）机要员和各部门档案管理的直接和管理责任人离职前137、必须清理交接、归还借阅档案及应归档的资料后方可办理离职手续。（6）非财务人员查阅财务档案或与本部门业务无关的档案须经执行总经理或总经理批准，财务人员因工作需要查阅财务部档案的须经经营财务部经理或房地产财务部经理批准。5、档案的销毁：（1）永久保存档案的销毁须经执行总经理报总经理签批同意后销毁。（2）公司的财务档案须经经营财务部、房地产财务部经理报执行总经理签批同意后销毁。（3）部门档案须部门文员报部门总监和行政部总监签批同意后销毁。第二条 电子档案管理：（一）电子档案类别：1、销售部：纸质或网签的商品房买卖合同及附件、业主身份证明；2、xx/东xx社区服务部：入会申请表、会籍合同、会籍转名合同138、会员身份证明、会员信息等，业主房屋产权证、票据的复印件、物业服务合同及管理规约及业主信息等；3、项目部：工程竣工电子图纸、电子资料、报建和验收手续资料；4、管理部：人事档案，各公司证照、验资报告、审计报告、工商设立变更行政档案，政府有关部门的会议纪要、批复、批示、通知类等与公司经营有关的文件资料、经济合同。（二）电子档案管理责任人：机要员、机要室经理为公司电子档案管理直接责任人，行政部总监、执行总经理为管理责任人。（三）电子档案管理要求：1、电子档案的建立：机要员依据电子档案的类别建立电子档案存档文件夹，对各部门电子档案分别存档。2、电子档案的存档与上传OA系统：机要员在取得纸质档案24小时139、内将档案扫描，机要室计算机中永久存档一份，上传至企业OA自动化办公系统一份。3、电子档案的存档期限：所有电子档案扫描后机要室计算机中永久存档。 4、电子档案的查阅：（1）销售部：总监、总监助理、行政助理、文员可查阅销售部电子档案；总监、总监助理可查阅管理部档案文件夹中经济合同、各房地产公司证照及经济合同。（2）xx/东xx社区服务部：俱乐部：总监、经理、会员专员可查阅会员入会申请表、会籍合同、会籍转名合同、会籍升级合同；物业部：总监助理、经理可查阅商品房买卖合同、物业服务合同；总监、总监助理、经理可查阅管理部档案文件夹中高尔夫公司、物业公司证照及经济合同。（3）项目部：副总经理、总监、工程师、140、文员可查阅项目部电子档案，副总经理、总监、工程师可查阅管理部档案文件夹中各房地产公司证照及经济合同。（4）管理部：行政部：总监、人力资源部经理、人力资源专员可查看经济合同、人事电子档案；机要室经理、机要员可查看全部电子档案；工程采购部组长可查看经济合同。经营财务部：经理、会计（助理）可查阅xx/东xx社区服务部档案文件夹中会员会籍合同、xx高尔夫公司房产合同、会籍转名合同、物业服务合同，可查阅管理部档案文件夹中高尔夫公司、物业公司、利兹假日酒店管理有限公司证照、验资报告、审计报告、工商设立变更行政档案及经济合同。房地产财务部：经理、会计可查看销售部档案，可查阅管理部档案文件夹中经济合同及房地产141、公司、佳俊酒店管理有限公司证照、验资报告、审计报告、工商设立变更行政档案及经济合同。5、电子档案的更改和删除：对已失效的电子档案，机要员、机要室经理须鉴定后编制档案删除清册，机要室经理和执行总经理签字上报总经理，经总经理签字批准后，方可请合作的软件公司技术人员更改和删除OA系统中电子档案，档案的更改和删除清册机要室存档备查。机要室计算机中电子档案永久保存。6、电子档案管理权限：除机要室经理与执行总经理外，其他任何人员无下载OA系统中电子档案权限。凡是扫描后进入OA系统的档案，任何人不得向公司机要室再借阅原件查看。7、高尔夫系统中电子数据的录入与修改，依据本制度第三节第十一条（信息化系统管理细则142、-附件7）执行。第五节 印章管理第一条 印章管理：（一）印章类别和保管人：公司印章分为公章、财务专用章、法人章、物业管理专用章。公章为铜质防伪印章（附公章名称和法定代表人对应表）。公章、法人章、物业管理专用章存放在机要室的专用文件柜中，由机要员负责保管，机要员休假时由机要室经理保管。财务专用章由机要室经理保管。（二）印章使用申请和审核责任人：1、销售部：文员为直接责任人（文员不在岗时由总监代理），总监对拟用章文件有签字审核责任。2、xx/东xx社区服务部：文员为直接责任人（文员不在岗时由总监代理），总监对拟用章文件有签字审核责任。3、项目部：文员为直接责任人（文员不在岗时由总监代理），副总经理143、（副总经理不在岗时由总监负责）对拟用章文件有签字审核责任。4、管理部：（1）行政部：人力资源部：人力资源专员为直接责任人（人力资源专员不在岗时由总监代理），经理和行政部总监对拟用章文件有签字审核责任；机要室：机要员为直接责任人（机要员不在岗时由总监代理），机要室经理和行政部总监对拟用章文件有签字审核责任；工程采购部：采购组长为直接责任人（采购组长不在岗时由副总经理代理），副总经理对拟用章文件有签字审核责任（副总不在岗时由总监代理）。（2）经营财务部：1号会计、采购组长、库管组长为各组直接责任人（1号会计、采购组长、库管组长不在岗时由经理代理），经理对拟用章文件有签字审核责任。 （3）房地产财务144、部：会计为直接责任人（会计不在岗时由经理代理），经理对拟用章文件有签字审核责任。（三）印章使用批准管理：1、xx/东xx社区服务部总监职责：负责高尔夫同行业合作协议、渠道合作单位的协议、会议代理合作协议、销售奖励或代金券、减免年费及滞纳金、减免物业费及滞纳金、交房设备清单使用印章的审核签字后，报执行总经理签批；负责物业服务合同、管理规约使用印章的审核签批（无需执行总经理审批）；负责业主装修施工许可证、车辆出入证使用物业管理专用章的签批（使用物业管理专用章无需报告总经理）。2、副总经理（副总经理不在岗时由总监履行）职责：负责工程验收资料、工程施工资料、对工程合作单位的通知使用印章的审核签字后，报145、执行总经理签批；负责住宅质量保证书、住宅使用说明书使用印章的审核签批（无需执行总经理审批，无需报告总经理）。3、行政部总监职责：负责员工劳动合同、收入证明、离职证明使用印章的审核签字后，报执行总经理签批；负责各部门未毕业的应届毕业生实习报告、公司办理手机卡开具介绍信使用印章的审核签批（无需执行总经理审批）。4、机要室经理职责：（1）涉及办理证照、对政府和行政机关的申请、请示、报告，其他涉及与法律、公证、诉讼、纪检、监察、法院、检察、公安、司法等用途需使用印章的，由执行总经理审核签字后连同用章申请表送机要室经理，机要室经理电话或短信请示总经理同意后由机要员盖章，其原件或复印件由机要室存档一份。（146、2）办理对外财务报表、金融信贷以及各类证照使用印章，由执行总经理签字批准后，机要室经理电话或短信请示总经理同意后由机要员盖章。（3）公司所有经济合同用章，机要室经理须核对总经理签批的合同样本、预算、立项，短信请示总经理同意后，呈报执行总经理签字，连同用章申请表送机要员盖章。（4）机要室、经营财务部、房地产财务部工作人员办理商务、发改、工商、外汇、税务、银行、技术监督、卫生防疫、食品监督、规划、气象、水利、消防、公安、环保、建设、房产、国土、统计、财政、交通、电力、通讯等部门业务需携带公章或法人章外出时，必须报执行总经理同意并在机要室进行登记。经营财务部、房地产财务部由经理登记，机要员或机要室经147、理随同。其他工作或其他部门办理业务需携带公章或法人章外出时，必须由使用部门将用章申请报总经理，待总经理书面或短信批准并由部门总监在机要室进行登记后方可由机要员或机要室经理随同。机要员或机要室经理不能随同的，一律由经办部门将需要盖章的文件从外部取回填制审核完毕后按用章申请程序办理。对外填制的表格和资料加盖公章后，其原件或复印件由机要室存档一份。5、经营财务部经理职责：（1）负责经营财务部每月定期报送税务局、银行、经发局、统计局、财政局等单位的各类财务报表和统计报表审核签字后，报执行总经理签批，连同用章申请表送机要室机要员盖章。（2）负责经营财务部管理的各公司文件、单据加盖财务印章的审核、签批，由148、责任会计或出纳员在财务专用章使用登记表上逐项登记使用日期、使用事由（支票或汇票登记票据号码）、使用人、印章公司名称，由经营财务部经理签批后方可使用。6、房地产财务部经理职责：（1）负责房地产财务部每月定期报送税务局、银行、经发局、统计局、财政局等单位的各类财务报表和统计报表审核签字后，报执行总经理签批，连同用章申请表送机要室机要员盖章。（2）负责房地产财务部管理的各公司文件、单据加盖财务印章的审核、签批，由责任会计或出纳员在财务专用章使用登记表上逐项登记使用日期、使用事由（支票或汇票登记票据号码）、使用人、印章公司名称，由房地产财务部经理签批后方可使用。7、执行总经理职责：（1）销售部商品房买149、卖合同网签版、纸质版由房地产财务部经理依据总经理批准的各类文件样本审核后，在用章申请表上签字，由执行总经理负责签批。（2）负责除授权社区服务部总监、项目部副总经理、行政部总监签批文件以外的所有文件，使用印章的签批。（3）对外经济合同、协议签订前要有总经理签批的立项、资金预算或合同样本，对于有总经理签批的立项、资金预算而无合同样本的和其他类合同，由机要室经理短信请示总经理同意后，执行总经理签字，机要员盖章。对预算内有工程合同、采购合同、中介服务合同样本的由机要室经理审核后连同用章申请表报执行总经理签批，机要员盖章。8、总经理职责：依据机要员、机要室经理申请用章的短信，短信回复审核、批准用章申请。150、9、使用印章时间和印章使用目录存档：（1）各部门使用公章的时间为每周一、周三上午，其他时间需要使用公章的由部门总监直接电话或短信请示总经理同意后由机要员盖章（遇紧急业务联系不上总经理时，可请示执行总经理同意后盖章，待24小时内机要员再报总经理），其原件或复印件由机要室存档一份。各部门超过以上职责范围和时间需要使用公章的，由使用部门将需要盖章文件和用章申请表提前二天报总经理签字后方可到机要室盖章，其原件或复印件由机要室存档一份。（2）机要员每月最后一天统计汇总当月公章使用时间、申请部门、文件内容、份数、公章名称、批准人等情况，报执行总经理、总经理审阅签字后存档。10、用章审核、审批责任人责任：（151、1）机要员、机要室经理须对用章申请表的手续和使用印章的文件内容、格式审核检查，审核无误并请示总经理征得同意后方可盖章，确保印章使用安全。机要员、机要室经理对公司的印章保管、使用负有责任，须填写责任书。使用公章严格按印章管理制度执行，使用前短信报总经理批准，急用公章不能联系到总经理时，可由执行总经理签字审批，回来再报总经理批准。如机要室经理、机要员违反印章管理制度，给公司造成损失的须承担责任，违反法律的须承担法律责任。（2）用章审核、审批责任人对用章文件的内容负责，机要室经理、机要员须填写印章责任书（详见印章责任书-附件1），给公司造成损失的须承担责任，违反法律的须承担法律责任。 第六节 接待管152、理第一条 接待管理：（一）接待对象：1、贵宾会员、贵宾球员和使用贵宾券客人。2、贵宾业主。3、总顾问和夫人。4、与公司各部门有业务工作关系的客人（指总经理、执行总经理安排的北京、石家庄、保定、涿州或与公司各部门有工作交往的单位或个人）。5、政府、开发区和各业务局的公务接待。（二）接待责任人职责：1、1号总经理：负责北京、石家庄、保定、涿州区域或与公司各部门有工作交往的接待单位或个人。2、2号总经理：负责石家庄、保定、涿州区域或与公司有工作交往的接待单位或个人。3、执行总经理：负责石家庄、保定、涿州区域或与公司有工作交往的接待单位或个人。4、主管公共关系副总经理：负责北京区域或与公司有工作交往的153、接待单位或个人。5、机要室经理、机要员职责：负责接待工作安排的联系人及接待安排和统计工作。6、经营财务部经理、会计：负责接待审核工作。7、接待专员职责：（1）销售部：2名接待专员，销售部总监和总监助理负责1号总经理和主管公共关系副总经理安排的xx颐和城业主贵宾的接待工作。（2）xx社区服务部：酒店部1名，会员部2名，负责1号总经理、2号总经理、执行总经理和主管公共关系副总经理安排的xx颐和城接待工作，以酒店部接待专员为主，会员部人员营业期平日按单双号分别负责当日接待工作。（3）东xx社区服务部：俱乐部经理1名，负责1号总经理、2号总经理、执行总经理和主管公共关系副总经理安排的东xx颐和城接待工154、作。（俱乐部经理不在时由总监负责）（4）接待专员由部门总监书面向机要室委派，xx年按本附件的名单执行。（三）接待管理：1、接待标准：（1）贵宾会员、贵宾球员、使用贵宾券客人接待标准：主管公共关系副总经理于每年12月10日前向总经理提报下一年度贵宾会员、贵宾球员的接待名单、接待标准、减免年费名单、减免年费标准和贵宾券客人名单及标准，总经理批准后在每年12月31日前下发社区服务部、行政部机要室和经营财务部。机要室机要员根据主管公共关系副总经理下发的减免年费名单、贵宾券编号，须每年的1月15日前录入公司的高尔夫管理系统，保证每年的3月1日前高尔夫管理系统正常识别和运行，接待专员接待的接待对象由主管公155、共关系副总经理进行分配（详见当年接待对象名单）。（2）贵宾业主接待标准：销售部总监于每年12月10日前向总经理上报下一年度减免物业费、清洁费及绿化养护费等名单及标准，总经理批准后在每年12月31日前下发社区服务部、行政部机要室和经营财务部。机要室机要员根据销售部总监下发的减免物业费、清洁费、绿化养护费名单，须每年的1月15日前录入公司的高尔夫管理系统，保证每年的3月1日前高尔夫管理系统正常识别和运行。对贵宾业主自行装修的管理，原则上按公司物业部装修管理制度执行，遇有特殊情况下由社区服务部总监及销售部接待专员共同向总经理上报情况说明原因，经总经理签字批准后社区服务部和经营财务部按批准标准执行。（156、3）总顾问和夫人的接待标准：按总顾问和夫人要求执行。（4）与公司各部门有业务工作关系的客人接待标准：各业务部门按总经理批准接待标准执行。（5）政府、开发区和各业务局的公务接待标准：由执行总经理根据接待对象确定接待或收费标准。 2、接待流程：详见接待管理流程-附件13、接待统计和审核：（1）接待统计：机要室经理每日14：00时前负责核对接待专员前一日对贵宾会员、贵宾球员、使用贵宾券客人、贵宾业主、总顾问和夫人、与公司各部门有业务工作关系的客人、政府、开发区和各业务局的公务接待工作情况，汇总形成总经理、执行总经理、主管公共关系副总经理接待工作统计报表，公务接待的应收帐款责任人为执行总经理和接待专员157、，机要室负责形成公务接待应收帐款表，当日以邮件形式转经营财务部经理；每月3日上午9:00时前按不同接待布置责任人通知的接待工作（接待对象、接待时间、接待内容、接待标准）汇总，形成月度接待工作统计汇总表，以电子邮件形式报总经理、执行总经理、主管公共关系副总经理进行审核签字后，由主管公共关系副总经理在2日内转经营财务部存档备查和用于统计月度内部接待收入。（2）接待审核：经营财务部责任会计每月5日前依据机要室经理汇总的月度接待工作统计汇总表对各营业网点的接待情况进行稽核，发现无接待专员签字的内部接待通知单而执行的接待工作，由各相关部门总监和所在部门经理或经理助理承担接待费用。第三章 监督检查第一条 158、行政部管理人员和员工依据本制度对各部门执行落实情况进行监督检查。各部门总监、经理依据本制度对本部门执行落实情况进行监督检查。第四章 罚 则第一条 对违反行政管理制度第二章第一节企业文化、第二节人力资源管理、第三节办公管理、第四节档案管理、第五节印章管理、第六节接待管理及行政管理制度各附件的各部门员工和管理人员可给予警告过失、一般过失、严重过失处罚或给予辞退、开除处罚。第五章 附 则第一条 行政部是公司行政管理的职责部门，对各部门人力资源管理工作进行指导。本制度和本制度的附件：第一节员工守则-附件1、管理人员守则-附件2、年度企业文化活动方案-附件3、制度类别和目录-附件4、企业文化基金管理汇总159、表-附件5、人文关怀慰问金标准-附件6；第二节组织架构-附件1、各岗位职责附件-销售部2-1、xx社区服务部2-2、东xx社区服务部2-3、项目部2-4、管理部2-5、用人标准附件-销售部3-1、xx社区服务部3-2、东xx社区服务部3-3、项目部3-4、管理部3-5、后备人员管理制度-附件4、外部储备人员汇总表-附件5、满编率考核办法-附件6、劳动合同申请表-附件7、社会保险管理制度-附件8、优秀人才户籍管理制度-附件9、劳动合同规划-附件10、各岗位最高工作年龄限制汇总表11、考勤、作息时间管理附件-销售部12-1、xx社区服务部12-2、东xx社区服务部12-3、项目部12-4、管理部1160、2-5、绩效管理细则附件-销售部13-1、xx社区服务部13-2、东xx社区服务部13-3、项目部13-4、管理部13-5、薪资、绩效计算办法-附件14、服装配置标准-附件15、劳保用品配置-附件16、移动电话卡配置-附件17、员工宿舍入住区域要求及分配标准-附件18、电费补贴量标准和冬季供暖气补贴量标准-附件19、浴室开放时间和补贴水量标准-附件20、各部门用餐时间表和餐费标准-附件21；第三节会议管理附件-销售部1-1、xx社区服务部1-2、东xx社区服务部1-3、项目部1-4、管理部1-5、培训管理附件-销售部2-1、xx社区服务部2-2、东xx社区服务部2-3、项目部2-4、管理部2-161、5、考试管理附件-销售部3-1、xx社区服务部3-2、东xx社区服务部3-3、项目部3-4、管理部3-5、检查管理附件-销售部4-1、xx社区服务部4-2、东xx社区服务部4-3、项目部4-4、管理部4-5、统计表格及目录附件-销售部5-1、xx社区服务部5-2、东xx社区服务部5-3、项目部5-4、管理部5-5、合同、附属法律文件目录、编号附件-销售部6-1、xx社区服务部6-2、东xx社区服务部6-3、项目部6-4、管理部6-5、信息化系统管理细则-附件7、办公设备配置表-附件8；第四节档案管理附件-销售部1-1、xx/东xx社区服务部1-2、项目部1-3、管理部1-4、档案室档案附件：1号档案室2-1、2号档案室2-2、档案责任书-附件3；第五节印章责任书-附件1；第六节接待管理流程-附件1组成公司完整的行政管理制度。员工在工作中出现任何与人力资源管理工作有关的问题可先向部门总监或行政部提出。本制度适用于公司全体员工，在公司工作的钟点工适用于钟点工明白卡-附件。第二条 本制度由行政部负责制定、修改和解释，自下发之日起执行。销售部总监、总监助理签字： xx社区服务部总监（助理）、经理签字：东xx社区服务部总监、经理签字： 副总经理、总监（助理）签字：管理部总监、经理签字： 执行总经理签字： 总经理签字：