1、照明科技有限公司人事、考勤及保密管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 公司人事管理制度一、总则1、公司人员招聘、解雇、调遣等管理事项，将根据本制度办理。2、公司针对人力资源管理要求建立人员档案，动态记录并反映人员意识及能力情况。二、招聘1、内部选调：当公司因各种原因出现岗位空缺时，公司内部人员优先考虑，如确有满足岗位能力需要的，可考虑在公司内部调配，如没有可考虑人选，方考虑外部招聘。2、公司人才库：通过人才市场、中介机构、大中专院校及网络媒体等途径建立。3、本公司员工不得推荐自己的亲朋进入公司。三、招2、聘程序1、各部门因业务发展、岗位扩编或其他特殊要求，需要增用人员，须提前告知行政部，说明申请招聘人员的相关内容（包括岗位职责、任职资格要求等），由行政部整理报告总经理批准，批准后再由相关人员组织实施招聘。2、应聘人员应详细填写员工求职登记表，并提供个人简历，同时提供身份证、学历证、职称证等有效证件的原件和复印件，由招聘人员进行初次筛选。3、初试入选的应聘人员由部门负责人和副总经理进行复试（面试或笔试），确定入选名单。4、行政部根据复试入选人员资料及部门负责人和副总经理签署的意见，将员工求职登记表报总经理审批，最终确定录用人员名单。5、部门经理及以上管理人员和关键岗位人员的选聘应有总经理参与审查3、。6、新员工报道需要完善个人档案资料，补充完整，由行政部负责员工档案管理，行政部向新员工介绍公司基本情况、各类规章制度的讲解。7、行政部介绍新员工到所在部门报到，并负责安排新员工的办公安置工作。8、用人部门负责对新员工进行相关业务培训，明确其岗位职责、工作要求等。9、部门经理以上职位和技术、销售等关键职位的员工需圈定员工保密协议书。10、员工录用后，试用期最短为1个月，一般为3个月，最长不超过6个月（具体参照劳动法）。试用期满后仍未达到转正要求的，公司将不予录用。11、新员工试用期满后，由个人提出书面申请，报部门负责人、总经理签批后正式录用，行政部备案。12、员工转正后享受全额工资及各项福利待4、遇，试用期不享受公司相关福利待遇，其工资为转正后的80%。13、以上招聘程序适用于总经理以下职位工作人员的录用。四、人事变动（一）任免1、根据员工工作态度，能力和品德等，公司将提供良好的升迁、部门之间调职机会。2、升职需符合下列条件：（1）因公司业务的发展，需增加业务项目（部门、职位）；（2）现任该职务的员工得到晋升或免职；（3）其他各种原因引起的职位空缺。3、升职程序 部门经理由总经理根据工作需要及职位空缺考虑晋升，行政部拟发任命文件。4、任免权限经理以下人员包括财务人员、总工程师由总经理直接审批，行政部备案。5、免职程序部门经理由总经理根据该管理人员的表现及能力等考虑免职，行政部根据近总经5、理指示，拟出免职文件并备案。部门员工由部门经理提出免职意见，经总经理批准后免职。（二）调迁与交接手续1、公司因工作需要有随时调动任何员工职务及工作地点的权利，被调动的员工不得以任何借口推诿。2、凡员工要求工作调动者，本人须以书面形式向所在部门提出申请，经有关领导签批后，报总经理审批后方可办理相关手续，当事人应在2日内办完交接手续。3、部门领导以上人员交接应有行政部监交，其他员工交接时应由该部门领导监交。4、交接时如发现争执，应由监交人员述明经过，会同交接双方当事人拟出合理意见，呈报部门领导或总经理核定。5、双方移交时应同监交人述明工作情况，交接清楚日常工作，报行政部备案。6、各级人员交接时应亲6、自办理，如遇特别情况，经核准可指定负责人办理交接，但所有一切责任仍由原移交人负责。7、各级人员长期拒不移交或移交不清楚者，给公司造成损害的，当事人负赔偿责任。情节严重者，移交司法机关处理。（三）裁员、辞职、辞退及开除1、裁员：若公司因业务变更或其他原因产生冗员时，公司有权裁减员工人数，被裁员工将补发一个月工资作为补偿（试用期员工除外）。2、辞职：员工辞职（含试用期）需提前一个月向所在部门写书面报告提出辞职，经公司领导签批后到行政部办理离职手续。未经批准而擅自离职，公司有权扣发未发工资。3、辞退：如员工不能胜任其岗位，公司将给予辞退，辞退员工须在三个工作日内结清手续离开公司。4、开除：公司员工如7、严重违反公司管理制度或有重大过失行为而给公司造成重大损失的，经查实后报请公司总经理批准，可给予开除处理。被开除员工自开除之日起，不再和公司有任何关系，需在12小时之内办理完交接手续离开公司，并扣除未发工资。情节严重的，公司将依法追究刑事责任。如员工行为触犯法律，被追究刑事责任，公司将无条件开除。（四）离职手续办理1、离职员工填写员工离职通知/交接单，报请部门经理、总经理签批后办理离职手续。2、根据员工离职通知/交接单上的内容到各部门办理各种手续。3、无论任何原因，员工必须办理完离职手续并进行交接后方可离开，否则公司有权扣发当月工资。4、离职人员一个月后到公司财务部结清剩余工资。第二节 公司考勤8、管理制度 为保证工作有序的进行，公司对员工进行考勤管理，全体员工都必须遵照执行。一、工作时间公司员工每日工作时间不超过8小时，实行每周六天工作制。作息时间为：冬季：8:0011:30，下午12:305:00；夏季：8:3011:30，下午2:306:00.根据工作需要特殊部门的作息时间按公司安排执行。二、考勤方法 公司实行签到制度，由行政部监制。每个工作日或培训日要在规定的上班时间之前在规定地点签到。销售部案场员工的考勤由部门指定的专人负责，其考勤记录及有关手续于每月2日按时报送公司行政部。 迟到、早退：凡已到上班时间30分钟之内，本人还未达上班岗位即视为迟到。凡未到下班时间，提前30分钟之内9、离岗下班即视为早退。迟到或早退者，罚款30元，超过30分钟，按旷工半天处理。 旷工：工作时间两个小时以上不到岗的，视为旷工。每旷工一天，扣发本人当日工资总额的300%，当月累计旷工3天（含3天），扣发全月工资，连续旷工3天或年度累计7天以上者，予以开除。三、签到管理1、公司员工上下班必须按照规定本人亲自签到，不得委托他人签到。2、公司员工必须在规定时间（上班前半个小时内）签到，否则视为违规或无效出勤。3、公司员工因公外出（出差）无法按规定签到时，应于事前将因公外出理由通知行政部或事后上班之日起两个工作日内持上级领导证明，交行政部备案。逾期未通知行政部的，一次罚款30元，不办理备案的按旷工处理。10、4、如有紧急情况，不能事先请假，应在一小时之内电话通知上级领导并在上班当日补办手续，否则按实际天数以旷工论。四、考勤管理1、行政部负责签到管理、监督，严禁代签，否则对当事人双方分别给予100元罚款。2、公司员工请假，必须于事前办理请假手续，交行政部备案。确因疾病等特殊情况不能事前办理请假手续的，必须事先通知行政部，上班后两个工作日内补办请假手续，并交行政部备案，逾期未办理手续的，一次性罚款30元，不办理备案手续的按旷工处理。3、公司员工因病请假应凭医院开具的诊断证明，并连请假申请一起交行政部备案，无病例证明的按事假处理。4、行政部每月根据考勤记录汇总，核算员工薪资及相关处罚款项，并针对处罚项目11、开具员工处罚通知单，交由财务部结算。必要时将处罚通知单存入该员工个人档案。五、请（休）假程序及权限1、员工请假必须提前写请假单，注明请假具体事由、时限。2、员工请假，需经领导批准后交行政部备案，特殊情况可口头或电话请假，时候及时补办手续，否则按旷工处理。3、假期已完，需续假者，需重新按请假程序办理请假手续。4、员工请假三天（含三天）,可由部门经理审批，三天以外须经总经理批准，部门经理请假须经总经理批准，任何人请假都须将假期内将要进行的工作报知领导。5、工作期间任何人不得做与公司业务无关的事宜，不得在工作时间内喝酒、打牌、玩电脑游戏和观看网络娱乐视频。第三节 公司保密制度（一） 总则1、 为保守12、公司商业机密，维护公司的合法权益，特制订本制度。2、 公司秘密是关系到公司权益的利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定的人员知悉的事项。3、 公司所有员工都有保守公司秘密的义务。（二）保密范围和密级确定1、公司秘密为以下规定的下列秘密事项（1）公司重大决策中的秘密事项；（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、规划、经营项目及经营决策；（3）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪要等；（4）公司各类财务报表、统计报表；（5）公司所掌握的尚未进入市场或未公开的各类信息；（6）公司的管理制度及有关管理文件；（7）公司尚未对外公开的图纸、资料；（8）公司的人事档案、工资福利13、；（9）其他经公司确定保密的事项。2、一般性决定、决议、通告、通知等不属于保密范围。（三）保密措施1、属于公司秘密的文件、资料及其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁工作，由行政部专人执行。采取电脑存取、传递的公司秘密由各部门负责保密。2、对于秘密文件、资料，必须采取以下保密措施：（1）未经经理批准，不得复制摘抄、不得将文件携带外出；（2）收发、传递和外出携带，由指定人员执行，并采取必要的措施；（3）保密文件的管理应指定专人专柜保管，要定期整理，严防鼠咬、虫蛀。防火、防潮。3、在对外交往和通讯中涉及秘密事项的，应当事先经总经理批准。4、不准在私人交往和通讯中泄露公司秘密，不准在公共场14、所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密，不准随意丢弃公司的有关文件、资料。5、公司各级人员必须做到“不该问的不能问，不该说的不能说”，事事处处主义维护公司的权益和利益。6、公司各级员工发现公司秘密已经泄露或者有可能泄露时，应当采取补救措施并及时报告行政部，行政部接到报告，应立即做出处理。（四）责任与处罚1、出现下列情况之一者，给予警告，并给予200元的罚款：（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；（2）违反本制度第三条1-5条款规定的；（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的；2、出现下列情况之一的，给予开除、经济赔偿直至追究法律责任：（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重15、大经济损失的；（2）为他人窃取、收买或违章提供公司秘密的；（3）将公司文件、资料随意送给其他单位或人员造成严重后果的；（4）利用职权强制他人违反保密规定的。第四节 公司办公用品（设备管理制度）为有效的控制办公用品消费，节约公司财产，公司将对办公用品实施规范化管理。一、 物品领用及申购1、 行政部每半年对办公用品市场价格进行一次摸底调查。2、 行政部对办公用品的领取或分发进行登记手续，并建立“实物台账”定期盘点。3、 各部门或个人填写办公用品领用表，经部门经理签字后报行政部核定，然后采购或领取。4、 为了有效的控制办公用品的使用，各部门负责人应对申领物品严格把关。5、 购置单价在2000元以下的16、办公用品，将列入低值易耗品管理（电气除外），购置单价在2000元以上，使用期限超过一年的财产物品均列入固定资产管理。6、 购置物品由使用部门提出申请，按工作申请表内容逐项填写，购置低值易耗品报部门负责人审批，固定资产报总经理批准，同时依据购买物品的价值额采购人员应遵循公司借款与报销制度。二、 设备日常维护 公司办公设备发生故障维修，应填写工作申请表经经理签字后交至行政部，由行政部安排有关维修人员及时维修。 各部门应合理使用，管理好本部门的空调等用电设备，并做到上下班随手开关电源。空调在15-29度室内温度范围内禁止使用。各部门应加强员工节约意识，从一滴水、一度电抓起，坚决杜绝长流水、长明灯等现17、象发生。三、 办公设备保管、转移和报废各部门公共办公设备由部门经理负责管理。因工作需要，办公设备转移时，须填写固定资产转移调拨单，并更新各部门的固定资产管理台账，并有相关部门领导签字认可。固定资产申请报废由使用部门申请，主管领导审批后由行政部门进行核定，报总经理批准后方可报废。四、财务部、行政部每季度将对各部门的固定资产进行盘点，如有固定资产丢失或损毁的，将给予责任部门相应的处罚。第五节 公司通信管理制度一、 适用范围： 通信设备包括公司各部的办公电话、传真机、计算机及网络设备计算机等，通信业务指办公电话开通与使用及其各项功能申请办理、图文传真、邮政业务、电子信箱申请与使用、网站建立、域名注册18、以及各项业务缴费等。二、 管理职责：公司行政部负责公司所有的通信设备及网络的管理与维护工作，各部应指定专人负责该部门的通信设备的正常使用。具体职责如下：对通信设备的结构、性能、技术和设备的更新要有所了解，熟知正确地使用和操作方法、并尽力提高通信技能和使用效率。认真维护各种通信设备与设施，使其处于正常运转状态。严格遵守公司保密制度，注意通信事务上的保密工作，防止泄密。负责与通信服务部门如联通、邮政、通信设备供应商及售后服务商等保持业务联系，及时为各部门解决各种通信方面出现的问题，确保公司通信业务正常运行。三、 固定电话管理各部门办公室电话的配置原则上至少配备一部电话，如因业务需要增配电话，由部门19、经理提出申请，经公司总经理批准后由行政部门负责办理。行政部负责公司所有的办公电话的申请开通业务以及移机、销户、月缴纳电话费、查询、印制电话费清单、报销等事项。固定电话资费标准一般为：公司总经理每月不超过300元/部平均，业务部每月不超过200元/部平均，销售部销售专线每月每部不超过450元/部平均，其它部门的电话每月不超过150元/部平均。确实超出标准的，须报请行政部核准。1、 员工拨打或接听电话应简洁、明确并使用规范语言，拨打或接听电话应说“你好，XX照明公司”。接听电话应尽量减少通话时间（尤其长途电话）；一般一次通话时间应在三分钟之内，特殊业务不在此限制。严禁用公司电话拨打私人电话，不提倡20、在工作时间拨打私人电话，如员工在上班时间接听私人电话应简短。如电话铃响而本人不在，其他工作人员应代其回答或留言。严禁拨打任何声讯电话或其他收费电话，如工作需要，应向行政部提出申请，经确认实属业务需要方可拨打；否则对责任人予以10倍罚款。查不出责任人的，由部门负责人承担。2、 长途电话使用规范： 各部如业务需要拨打长途电话，通话时间一般限定在3分钟之内，员工拨打长途需经部门经理批准，在行政部拨打长途需经行政部经理同意，未经允许拨打私人长途电话，公司一经查明应扣除拨打人相应花费并处以10倍罚款，无法核实责任人的，由部门负责人承担处理。行政部每月打印长话清单，核查费用发生，适时落实非正常费用的责任，21、并向财务部出具相关罚单。四、 移动电话管理 因工作需要，享有公司移动电话费用报销标准的员工应保证其持有的移动电话畅通，不得出现未开机或欠费停机现象，一经查证月关机2次（含2次）以上或不能及时应答的，如无正当理由，当月话费不予报销。五、 传真机、复印机管理 行政部负责传真机、复印机的申请配备及定期维护、保养、按公司固定资产管理相关规定执行。传真机、复印机的使用应有部门指定专人管理，收发传真和复印（包括：档案、图纸、文件、资料、证件、账册、发票凭证、统计报表等）应认真填写登记表。严格控制办公纸张的使用。发送传真应事先确认其传真内容及接收人正确无误，防止人为性重复操作造成浪费。公司行政部收发后要按照22、公司公文管理规定进行处理，部门业务传真应及时传递并进行处理。六、 计算机及网络管理 行政部负责计算机及网络设备的配置、网络的申请开通、局域网的建立和服务及各种费用的缴纳、设备商、软件商的售后联络工作等。公司采取谁使用、谁管理、谁负责的管理原则，各部门经理负责监督管理本部门员工按操作标准使用计算机。员工应正确使用计算机和打印机，如发现问题及时报告部门经理及行政部。各部对电子文档实行分级加密制度，有使用权限的员工才可打开该电子文档，未经允许任何人不得复制、刻录公司密集电子文档。公司财务部、行政部或其他部门存在有重要内容的计算机不得上网，以免重要文件和资料、财务账册、数据的丢失或损坏。为了保证工作的23、正常开展，禁止员工利用计算机网络聊天或玩网络游戏或网上股票或其他金融产品交易及查阅相关行情，利用网络查阅不健康的、淫秽信息和观赏电影，及其他与工作无关的行为。在上网处理业务完成后，应立即关闭相关上网程序，严禁长期挂网。 各部应定期对所属计算机进行病毒检查，及时发现及时排除，如无法解决的报请公司行政部处理。有效利用公司电子邮箱收发邮件，并定期对本部门有关的邮件进行存档和删除，以保证电子信箱有足够的空间可以使用。行政部定期对公司电子信箱进行清理，保证其正常。 员工违反有关计算机管理规定，公司视其情节轻重或所造成的经济损失的大小给予相应的行政和经济处罚。第六节 公司印鉴管理规定1、 凡以公司名义签订24、的合同、协议等，必须按审批权限严格执行。2、 使用公司行政章、合同章、财务章原则上须经公司总经理批准。各部门印章的使用必须经部门经理批准，必要时须报总经理批准。3、 行政部经理负责公司行政章和合同章的管理，财务部和法人章由财务部负责管理。其他部门印章由部门负责人管理。印章使用时必须登记清楚。4、 公司各类印章原则上不准带出公司，却因公务需借出时，除特殊工作外（如财务工作），必须经总经理批准，各类印章外借时须由两人以上的签字。5、 凡对外使用印鉴的各类文件资料，管理部门应将复印件归档或记录。6、 印鉴保管人员发现不符合审批权限的，应予以坚决拒绝。若发现徇私舞弊、弄虚作假现象，对双方当事人予以开除25、处理，并依法追究其法律责任。7、 行政部负责对印鉴的管理进行监督检查，对违纪人员按公司相关规定严肃处理。第七节 公司合同管理制度1、 合同签订前，签约部门必须填制签约申请表，或口头告知总经理。严格按工作程序和权限审批。2、 合同金额2万元以上的项目，必须上会评审。2万元以下的合同可由业务部门严格按照采购程序签订。所有合同文本必须报总经理批准后方能签字、盖章生效。3、 个人及部门不得擅自人为将整体合同分签。主管领导对合同执行过程负全面责任。主办部门对合同的条款完备性负全面责任。4、 所有合同、协议原件须交由行政部存档，相关部门留存复印件，财务部备存作为付款依据。合同签订部门负责审查合作单位的主体26、资格。如果因合作单位的主体资格问题引起法律纠纷而造成公司损失的，合同签订部门负主要责任。5、 合同签订后，执行部门负责合同的跟踪执行工作。如发生合同的补签和换签，其批转流程与合同签署相同，换签的，签字执行部门须负责将原合同收回，送交行政部。若发生合同纠纷，执行部门应及时上报公司领导妥善解决。6、 分管员工对合同承担具体实行责任，如发生招标和签约过程中的泄密、玩忽职守等违纪行为致使公司利益受到损失时，责任人应承担全部责任，同时公司保留对其追究法律责任的权利。7、 合同因故中止，执行部门应以书面形式逐级上报至总经理审批。第八节 公司档案管理制度（一） 总则公司档案一律由行政部统一建档管理，整理立卷27、，并设专人对档案经行管理。（二） 档案主要分类1、 行政管理类：分对外和对内发文（发文格式同公文管理制度）；2、 人力管理类：包括职务任免、岗位调迁、培训、招收录用、使用转正、奖罚、工资表等。3、 综合管理类：（1） 企业评定：工作计划、总结、报告等；（2） 公司设立之章程、协议、公司合并、撤销、变更等工商注册、资质评定；（3） 各类与公司经营运作相关的（采购）合同协议、法律文书；（4） 外颁证件、资质、书籍等。4、 业务规程与记录：包括业务管理程序、流程、业务信息报表等。5、 开发报批资料。包括：项目开发批准文件、规划许可证、用地红线图、土地使用合同，建筑开工许可证等。6、 工程技术资料。包28、括：竣工验收资料和设计施工资料、机电设备资料等。如：地质报告书、沉降观测记录、机电设备资料（包括合格证、说明书、安装、调试报告）、电器原理及接线图、设备保修资料等。7、 与客户有关的资料，如客户档案包括已购房业主的身份资料、户型、面积、房号、联系电话、付款方式等。8、 与企业销售有关的资料。包括：企划案、营销推广纲要、销售策略、销售报表、优惠单等。（三） 档案保管 所有档案在形成核准后，由指定档案管理人员按执行日期的先后顺序编号，并归类建档存放。档案管理人员进行存放的档案必须是原件，有原始人签字和盖章，复印件或传真件无效。（四） 档案借阅管理 如公司内部员工借阅行政档案，则需向档案员填写“借阅29、单”，或登记本人签字，并由部门领导和行政部管理人员同时认可，方可借阅。借阅时限原则上不超过十日。若借阅人仅在档案室阅览档案，则所阅档案仅需行政部经理同意即可，不需要填写“借阅单”但需登记签字。 对涉及公司机密档案的借阅仅限经公司经理以上领导允许，其借阅的程序除需填写“借阅单”外或登记签字，还需经总经理批准方可借阅。 对于客户档案资料，员工应严格保守客户信息，客服人员定期负责日常管理，未经总经理批准，公司各级员工不得查阅客户资料。公司各级人员有保密客户资料的义务。未经允许，不得私自复印客户资料及将客户资料带出公司，或泄露给公司以外人员。 档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、翻印、不得30、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注、转借等。（五） 工程档案类管理1、 工程类档案的管理应遵循档案法、建设工程文件归档整理规范的规定。2、 工程类档案的归档范围：凡是与工程建设有关的重要活动。记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全、整理立卷后归档。3、 工程类文件的种类： 依据建设工程的项目名称将工程类档案进行分类归档。在此基础上按照一个项目的建设程序将该项目的工程类文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、建设单位文件、竣工验收文件。（1） 工程准备阶段文件：包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、勘察、测绘设计文件、招标文件、开工审批文件、工程投资估算、工31、程投资概算、施工预算和设计、建设、施工、监理机构及负责人等内容。（2） 监理文件：包括监理规划、监理月报、监理例会纪要、进度、质量、造价控制等方面的监理资料、监理通知、监理总结和与工程有关的监理资料。（3） 施工文件：建筑、安装工程、市政基础设施工程施工过程中形成的文件。（4） 建设单位文件：建设单位在施工过程中有关工程质量控制、造价控制、进度控制等活动形成的文件。（5） 竣工验收文件：包括工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算文件、竣工图总平面布置、建筑图、结构图、给排水图、暖通图、电器图、设备图、消防设备图及资料、电梯图及资料、附属工程各专业竣工图、地下管线综合布置竣工图、建设工程竣工验收证32、书、建设消防验收合格证、公共配套设施综合验收合格书、供水合同、供电、气协议书、许可证、电梯准用证，以及相关声像、缩微、电子档案等。4、 工程类档案的收集：对于分散于各部门的工程类资料，各部门应按有关规定进行收集，并集中到行政部整理、立卷、归档。（1） 归档范围：凡属于本制度第三条所涵盖的文件资料，均在归档范围。（2） 归档时间：a、凡已办理完毕的具有保存价值的各种技术资料，均应在形成后移交到行政部进行立卷归档；b、对于某些专门文件，可根据实际情况适当进行日常收集，待一定时间后交与行政部进行归档。（3） 归档文件的要求：a、归档的工程文件原则上应为原件。b、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关33、工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。C、工程技术文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，请示与批复、正文与附件必须在一起。d、工程技术文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。e、工程技术文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。f、工程技术中文字材料易用A4纸，图纸宜采用国家标准图幅。g、工程文件图纸一般采用蓝晒图，竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。h、所有竣工图均应加盖竣工图章，并盖于图标栏上方空白处。（4） 立卷的要求：A、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的自然联系，便于档案的保管和利用。B34、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。C、施工单位文件因其工程结束后会向建设单位移交完整的档案，故在施工过程中应对重要的工程技术资料进行收集。待其工程竣工后，对其移交的竣工资料进行验收，整理并归档。D、立卷归档后，应按一定规律进行排列，以便系统地反映问题，做到查找方便。（5） 工程档案类的保密要求A、档案借阅者和保管者要加强保密意识，不得将公司内部机密向外界透漏。B、涉及公司机密的档案不允许借出档案室。如需复制，须经有关领导批准。C、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件，并退还所借档案后方可调离。档案管理员调离时，应有有关领导监督办理，档案交接后，方可调35、离。（六） 档案的保管和销毁 档案保管工作应该做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。同时应做好防火、防潮、防晒、防虫等工作，以提高档案的安全性，对损坏档案及时修补。对于超过保管期限的档案，有档案管理员登记造册，经鉴定、待批准后，按规定销毁。文件销毁必须在指定地点进行，由专人监销，严禁将销毁的文件做为他用，或作废纸出售。销毁后，监销人员在销毁注册上签字。第九节 借款与费用报销制度（一） 总则1、 为规范公司费用报销管理，控制不合理费用的发生，同时加强借款管理，提高资金使用效率，制定本制度。2、 借款是指由于日常零星采购、零星开支或出差等借支的现金，一般按预计费用数额临时借支，报销时多退少补。3、 必36、须根据公司业务的实际需要申请借支款项，任何人不得以借款的名义挪用或长期占用公司资金。（二） 借款的管理1、 借款必须专款专用，借支时需提供借据。2、 业务完成应立即结清借款，原则上前帐不清后帐不借。3、 借款具体要求：A、借支人应如实、规范填写借据，准确填列借款日期、借款用途、借款金额（大小写填写正确完整）等。对于未按要求填写的借据。财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的借据，财务部门应立即扣留并及时向公司总经理汇报，请求查明原因，追究当事人的责任。B、报销冲账的内容必须和借款时填写的用途一致，如该笔借款未用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪作其它用途，否则不予报销，37、特殊情况，请示批准后的例外。C、借款原则上由借支人本人办理，因特殊原因有其它员工代办的，需有借支本人在借据上签名，否则视同代办人的借款，由此产生的责任由代办人承担。D、借款原则上由借支人本人办理报销，因特殊原因有其它员工代办的，财务部只能冲减借支人借支的借款，代办人员未遵守对其委托人的承诺而引起的误会，责任有借支人负责。E、除差旅费外，原则上借款必须与三日内报账：如逾期（半月）未报账，财务部从下月起按借款金额从借款人员工资中扣除。F、本单位员工因公事借款，1000元以下（含1000元）的由副总经理审批即可，1000元以上借款必须有总经理审批。G、因办私事原则上不借支。4、借款的监督管理：A、财38、务部门和借款使用部门负责人对借款负有监督管理责任，应定期对借款清查。B、员工辞职时，必须核查其是否有未结清的借款，如果有个人借款未归还，应督促其在职期间进行报销和还款，否则不能办理离职手续，并且公司有权从其应付款中扣除。（三）费用报销管理办法1、严禁报销或多报公司实际未发生的费用支出，如经查实严肃处理。2、报销必须依据合法的原始凭据（税务局监制的正式发票及行政事业单位专用收据）。不合法的票据不能作为报销凭证，由此造成的损失有相关责任人承担相应的责任。3、财务人员对不合法的原始凭证有权不予受理，对记载不正确、不完整的原始凭证应予退回。下列票据财务不予报销：a、经涂改或有伪造迹象的票据；b、内容填39、写不正确、不完整自己无法辨认的票据；c、未加盖对方有效印章的票据；d、数量、单价、金额购买关系不正确的票据；e、抬头填写不正确（不完整或拼写错误）的票据；f、严重损毁（基本内容部分毁损或无法辨认）的票据；g、其它不符合规定的票据；h、特殊情况无法开具发票的按权限批准后才能报销。4、采购物品报销时，必须同时提供仓库和购物说明单；5、原则上不允许跨月报销费用，严禁跨年度报销，逾期未报销给公司造成损失的，由经办人承担，该部门负责人负有连带责任。6、原则上财务部收到发票后才能付款。特殊情况下支付款项未取得发票的，由经办人负责尽快收回发票。7、需要银行转账付款的业务经办人必须填写付款汇签单进行审批报销，40、同时后附粘贴在费用粘贴单的原始票据，原则上超过5000元的付款需采用转账支付。使用现金支付的报销业务，不必填制付款汇签单，直接使用费用粘贴单进行审批报销。8、费用报销单据的填写与粘贴规范：a、费用粘贴单填写要求：内容完整、用途明确、不得缺项漏项、严禁涂改。需有关人员签字的，必须本人签字，一律不得代签。b、所附原始凭证根据费用类别按用途进行分类粘贴，同一类别的费用票据应粘贴在一起，粘贴要平整，按票据的大小以粘贴单的粘贴线为齐，自左向右按类别呈鱼鳞状粘贴，四边不等超过粘贴单，粘贴完毕，要在粘贴单上写明单据的自然张数、总金额。c、一份费用粘贴单上粘贴的票据最好不要超过15张，具体可根据粘贴后的厚度酌41、情确定，原则是便于装订整理。9、报销完毕的原始票据应及时加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，对其加以确认。（五）日常办公费管理办法1、办公费是指因日常工作需要而购买的办公用品及其他零星费用支出；2、公司办公用品主要分为专用办公用品和其他办公品，具体如下：a、专用办公品包括：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材；b、其他办公品包括：消耗品（购发票、收据、账本、铅笔、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印尼、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封、订报刊、签字笔、修正液、电池、日记本等）、管制品（剪刀、裁剪刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等）。3、办42、公用品可分为个人领用与部门领用两种，个人领用的由个人使用保管，部门领用的由部门指定人员领用、保管、集体使用。4、消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同部门和人员工作性质做相应调整。5、管制品主要供部门领用，根据工作需要要严格发放。6、办公用品供公司办公使用，严禁带出公司私用。7、新进人员到职时由所在部门向行政部提出文具申请单申领文具，人员离职时，应将剩余文具交还行政部门。8、领用办公用品需做领用登记，行政部管理人员建立办公用品领用台账或领用卡以控制办公品消耗。9、公司办公用品有行政部门统一负责采购、保管和发放，各部门不得任意购买，特殊活动支付的费用可提出申请计划，报43、请批准后购买。第十节 公司销售管理规定一、销售认购书签订：根据楼盘的不同决定定金，小订单有效期为3天，大订单有效期为7天，如果遇特殊原因，需延长时间的须经主管领导批准。客户签订完认购书后应足额到财务部缴纳定金。二、销售折扣根据楼盘的不同情况，有公司总经理决定优惠折扣。各级员工应严守折扣机密，严格按权限对客户进行优惠，不得超越权限随意承诺。三、客户回访及跟踪制度1、对已成交客户，小定转大定前一天电话通知客户确认时间。如遇客户补定，应立即通知销售经理请示处理方法。2、对已成交客户，大定转合同前两天电话通知客户确认时间以及付款方式。如遇客户签约时间滞后，应立即通知销售部经理请示处理方法。3、对意向客44、户，首次看房后应于3日内电话回访。4、每次客户回访及跟踪均应真实、完整填写客户回访跟踪表。5、客户回访跟踪表由销售经理指定专人负责整理、保管。四、首问负责制1、对客户的来人或来电咨询，首先接待或接听者应对客户咨询的问题经行解答。如遇不清楚或无法解答的问题应向客户说明情况，留下电话并及时反馈相关人员，待了解清楚后尽快致电客户解答问题。2、对于客户提问，需要其所归属业务员或公司其他相关人员回答时，首位接待或接听者有责任督促其完成客户问题解答。3、原则上在最短时间内解答客户疑问或于当天完成，如遇特殊情况确实无法当天解答的务必于当天致电客户说明原因尽快解决。第十一节 公司工作事故和突发事件管理制度为了45、及时了解和掌握事故原因，界定事故责任，吸取事故教训，采取相应措施，有效杜绝类似事故再次发生，保证公司正常运行，特结合公司情况制定本管理制度。一、 事故主要指：经济损失、人身伤害、公司声誉受到影响、重大的工作失误。二、 事故等级划分1、一般事故：造成经济损失在2000-5000元之间，情节性质较为严重，但经过采取措施，尚能补救，后果影响较大，但本领域或本部门工作严重滞后。2、严重事故：造成经济损失在5000-10000元之间，情节严重，使相关业务受到极大影响，严重影响了公司声誉，使公司的公共形象受损。3、重大事故：造成经济损失在10000元以上，情节性质特别严重，引起公愤极大，或事故造成了人员伤46、亡，后果影响特别大，已经对公司的经营产生了极大的影响。注：事故等级有公司总经理最终认定。三、 事故报告、调查和处理1、事故一经发生，责任部门经理必须在1小时内赶到事故现场，采取应急措施全力解决。同时向公司总经理汇报简要情况，并在1个工作日内将书面材料上报总经理。超过1个工作日未上报者，视为隐瞒不报。2、事故调查工作由行政部负责，并形成调查报告，报总经理，调查报告主要内容为：事故经过、事故原因、事故责任人、事故损失评估、事故处理意见、事故补救措施建议等。3、对事故责任人的处理：一般事故：通报批评、罚款；严重事故：罚款、降职、辞退、处以罚金；重大事故：处以罚金、降职、辞退、开除；构成犯罪的，移交司47、法部门处理；注：（1）以上处理办法可同时实行；（2）、对于工作事故，责任部门的上级管理人员应承担管理失职责任；（3）罚款金额视事故严重程度确定。4、隐瞒不报的处理：对事故隐瞒不报者，一经查实，主要责任人予以开除，责任部门经理视情节受到相应处罚。四、 事故教育 由事故发生部门组织员工进行安全知识和安全技能的强化培训教育，任职吸取事故教训，避免事故重复发生。同时行政部门组织有关部门开展对事故责任部门人员的安全培训，以提高全员的安全意识和安全管理水平。五、 突发事件处理突发事件是指日常工作之外的执法部门，其它单位或个人没有与本公司联系好的来访，或突发纠纷，意料外事件，应由初次接触人员迅速根据情况报告行政部或部门领导。（涉及公司突发事件行政部接待，主要涉及部门事件，部门领导接见），同时同时回报副总经理，副总经理应立刻回报总经理，行政部或部门领导不能解决，应由副总经理出面解决。 论何种情况，接待人员要礼貌、客气、热情、用词谨慎，不得激化矛盾。XXXX照明科技有限公司 二一二年一月十日