1、国际教育集团人事信息档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条. 人事信息档案管理的目的是为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，保守档案机密，以及便于档案利用。第二条. 本制度所指人事档案应包含集团所有正式员工的应聘材料、员工基本情况、履历表、劳动协议或合同、薪资、考核、奖惩、异动及其他反映员工情况的内容。第三条. 集团总部员工人事档案由集团人力资源部负责管理；下属学校员工档案由各学校人力资源部保管。第二章 人事档案的形成第四条. 新聘用的员工，其应聘材料应转入人事档案保存。第五条. 新聘2、员工入职后，人力资源部应组织其登记填写员工资料 (含履历表)，并提交身份证复印件、学历学位证明复印件、职称证明复印件、体检合格证明，经核对无误后，进入人事档案保存。第六条. 新聘员工的岗位、工资核定完毕后，人力资源部应及时转入档案保存。第七条. 定期考核结束后，员工考核结果、奖惩情况、异动情况、培训情况等内容应及时进入员工档案保存。第三章 人事档案保管第八条. 新形成的档案材料应及时归档，其基本程序为：1、 对材料进行鉴别，看是否规范、无误，符合归档要求；2、 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，并在人事档案整理统计表（见附表一）上补登材料名称及有关内容；3、 将新材料放入档案并登记人3、事档案底账（见附表二）。第九条. 检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。必须定期或不定期检查 核对，避免损坏。在以下事件之后必须进行检查核对：1、 突发事件之后，如被盗、遗失之后；2、 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；3、 发现有些材料有损失之后，如发现有霉变、蛀虫现象时。第十条. 为员工建立的内部档案，仅供内部管理使用，不得向集团/学校以外（总裁/校长批准除外）转移。在人员调离时，亦不随之转递。第十一条. 人事档案是组织机密的一部分，应对其进行妥善保管，确保防火防潮及档案的安全。第十二条. 人力资源部应对人事档案进行及时整理、统计。第四章 人事档案的利用第十三条.4、 查阅人事档案必须说明查阅的对象、目的、原因等，经人力资源部审核批准才能查阅，查阅须在人力资源部进行，不得将人事档案带出查阅，人力资源部应进行借阅登记（见附表三）。第十四条. 借阅人事档案，必须填写书面申请（见附表四），经总裁/校长核准后方可借阅，所借阅人事档案必须按期归还。在材料归还时，应及时在借档登记上写清归还时间。 附表一： 人事档案整理统计表日期档案名称性质（新进/注销/转递）附表二： 人事档案底账编号档 案 名 称备 注 附表三： 人事档案借阅登记表日期 借阅档案 借阅原因借阅人 归还日期附表四： 人事档案查阅/借出申请申请人姓名所在部门查阅借出 时间： 年 月 日至 年 月 日查阅/借出档案名称：档案人姓名：档案人基本情况：查阅/借出原因：查阅/借出部门意见： 签名： 日期：人力资源部意见： 签名： 日期：