1、药业集团人事档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.0 总则1.1 目的： 为规范人事档案管理工作，实现员工信息的准确性、完整性，结合集团实际，制订本制度。1.2 适用范围： 集团全体员工。1.3 档案分类： 外部人事档案，内部人事档案。1.3.1 外部人事档案：是员工入司随转的人事档案材料。目前仅限已办理xx市户口，人事档案在市、区人才交流服务中心代管的人事档案。1.3.2 内部人事档案：是员工入司任职信息资料及任职期间培训、晋升、薪资调整、岗位异动及个人信息变化的资料。1.3.2.1 入司任职资料: 12、）小一寸彩照三张； 2）薪酬设置报告（经理级以上人员，由人力资源中心提供）； 3）入职审批表； 4）面试评估表； 5）应聘申请表（个人简历）；6）营销人员试用期岗位责任书（营销人员入职必备）；7）经济担保书原件及担保人身份证复印件（营销人员入职必备）；8）承诺书（营销人员必备）；9）户口本首面和本人所在页的复印件（营销人员必备）；10）招商银行储蓄卡复印件（对于当地无招商银行的营销入职人员，可提供其它银行的储蓄卡，并按要求提供两张银行卡，并在复印件上分出工资卡和费用卡，开户行名称并签名确认）；11）身份证、学历证（学位证）复印件； 12）暂（居）住证（广州总部入职人员必备）；13）体检报告（一3、个月内县级以上医院入职体检报告）； 14）最近一家单位离职证明原件；15）保密协议；16）劳动合同（无毕业证的应届毕业生只能签订实习协议）。.2 任职期间资料:是员工在公司工作期间成长变化的信息资料。主要包括培训协议、培训证书复印件、调薪审批表、人事异动申请表、员工奖惩登记表等个人信息资料。2.0 档案管理2.1 人事档案属重要机密，必须专人、专柜管理，确保绝对安全，绝对保密。2.2 内部人事档案按级别分部门进行管理。总裁办负责经理级以上员工档案管理，人力资源中心负责经理级以下员工档案管理，内蒙康臣、康源基地人力资源部负责本基地人员档案管理。2.3 外部人事档案由市（区）人才交流服务中心负责管4、理，具体办法按人才交流服务中心有关规定执行。2.4 每月15号人力资源中心和内蒙康臣、康源基地人力资源部将经理级以上员工档案和个人信息变动资料转递总裁办档案管理人员。2.5 档案管理人员应每月对员工档案进行一次维护，每季进行一次检查，每年进行一次清理。2.6 员工档案信息资料应做到日日新、月月准，不缺损、不丢失。2.7 离职人员人事档案应妥善保管,定期清理。保存期限为三年。3.0 档案建立3.1 人力资源中心招聘组负责员工入职档案资料搜集，人力资源中心行政组，内蒙康臣、康源基地人力资源部负责员工档案建立。3.2 档案管理人员职责：保管员工档案；收集、鉴别和整理员工档案材料；办理员工档案查阅、借5、阅、和转递手续；搜集员工任职期间各类资料；做好员工档案的安全、保密、保护工作；办理其它有关事项。3.3 员工档案资料应装袋、编号保存，并建立电子查询库。3.4 档案编号应遵循易于标识、便于查找的原则，分区域（部门）进行管理。3.5 档案袋应粘贴档案管理签，档案资料应有卷内清单。3.6 档案资料应与卷内清单一致。4.0 档案借阅4.1 因工作需要，查阅、使用档案时，应履行批准手续。4.2 集团经理级以上员工的档案借阅由总裁批准，经理级以下员工的档案借阅由人力资源负责人批准。4.3档案借阅须知查（借）阅人事档案应填写档案借阅单，履行有关手续。查（借）阅档案管理人员必须遵守保密制度，不得擅自拆卷、涂6、改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。查（借）阅档案人员，对因工作需要摘录的材料，须经档案管理部门主管负责人批准，方可摘录。如遇特殊情况需要外借、外带时，应做好防丢失工作，并按要求期限及时归还。5.0 档案销毁5.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的档案资料，档案管理人员可根据有关规定申请销毁。5.2 销毁档案时要登记造册，逐份清点，办理销毁手续。销毁档案批准权限按人事档案借阅批准权限执行。5.3 经审核同意销毁的档案，应在指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。5.4 对于违反档案管理规定并造成影响和损失的人员，可视情节轻重，给予相应处罚。本规定解释权归集团人力资源中心，本规定经集团总裁核准后执行。