1、贸易有限公司人力资源部人事档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的建立健全员工基本情况及工作业绩档案，便于对员工正确全面的评价，为公司管理决策提供各种人事方面的基本数据。2 适用范围适用于公司各级各类员工人事档案的收集、整理、保管、利用作业。3 职责3.1 公司董事会负责总监级及以上员工人事档案的管理。3.2人力资源部负责经理级及以下员工人事档案的收集、整理、保管、利用管理。4 定义 4.1 人事档案：记录员工个人及其有关方面历史情况的材料。4.2 员工培训档案：是对员工自进入公司工作开始所参与过的各种2、培训活动的记录。5 作业内容 5.1 人事档案的内容 记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历、自传材料； 员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料（可选）； 对员工的有关历史问题进行审查、甄别和复查的人事材料（可选）； 记载员工在职期间违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。5.2 人力资源部应备员工档案包括下列：5.2.1 人事录用档案5.2.1.1 人事录用档案包括以下文件资料：5.2.1.1.1 个人简历5.2.1.1.2 员工资料登记表5.2.1.1.3 面试记录表及笔试答题 5.2.13、.1.4 劳动合同及补充劳动协议或其他相关协议文件5.2.1.1.5 员工身份证复印件5.2.1.1.6 员工专业文凭或学历证明复印件5.2.1.1.7 职业技术资格证书复印件5.2.1.1.8 离职证明5.2.1.1.9 XX市职工劳动手册或XX市流动人口劳动手册（可选）5.2.1.1.10 体检报告5.2.1.1.11 其它5.2.2 人事异动档案5.2.2.1 调配申请审批表及相关人事任命、通知5.2.2.2 转正审批表5.2.2.3 员工离职：离职申请表、员工工作交接手续清单、员工离职手续办理单、员工自动离职报告单及工作交接明细材料、薪资结算证明材料等合并归档。5.2.3 人事考评档案4、 .1 试用期员工综合评价表.2_年绩效目标表.3XX贸易200_年_月绩效考核表.4重要事实记录表.5绩效考核申诉表.6综合评价表.7周边考核表.8考勤汇总表等5.2.4 人事奖惩档案 5.2.4.1 员工奖励申请表5.2.4.2 员工处罚申请表5.2.5 人事培训档案 .1 员工培训档案由人力资源部培训组负责统一管理。 .2 在工作期间，员工自费参加社会上举办的各类业余进修课程的成绩报告单结业证书复印件等有关材料，以及员工由公司全额或部分出资参加社会上举办的各类脱产或业余进修课程而与公司签署的培训协议及成绩报告单、结业证书复印件等有关材料，由人力资源部薪酬福利组归入个人档案，并将副本一份转5、培训部进入员工培训档案备案。5.3 人事档案的收集 新员工个人人事录用案资料于员工录用到职一周内交人力资源部薪酬福利组建立员工个人档案。 各种人事任命、通知公布一周后，连同该案核准凭证（申请或签呈）合并归档。 各种薪资异动申请或签呈核准后一周内，连同该案异动通知合并归档。 人力资源部绩效考核组每年向薪酬福利组提供每个员工当年的绩效考核结果统计表。 各种人事奖惩通知公布一周内，连同该案核准凭证（申请或签呈）合并归档。5.4 人事档案保密规定 5.4.1 任何部门、任何人员对员工人事档案材料内容，一概不得擅自加以删除或销毁。 5.4.2 除下列人员外，任何人查询、借阅在职员工人事档案需经人力资源部6、经理批准（借阅总监级人员档案需经董事会批准）： 5.4.2.1 总经理5.4.2.2 人力资源部经理（不含总监级人员档案）5.4.2.3 人力资源部薪酬福利主管5.4.2.3 员工直接主管及隔级主管（薪资信息除外）5.4.3 查询、借阅在职员工人事档案需办理登记手续。5.4.4 接触员工人事档案人员，必须对员工人事档案材料内容严格保密，不得擅自向无关人员泄露。5.5 员工个人情况变更规定 5.5.1 员工进入公司前，由员工填写员工资料登记表。 5.5.2 员工资料登记表中项目内容如有变化，员工应以书面形式及时准确地向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人力资源部掌握正确无误的资料。5.6 员工人事档案的利用 员工人事档案为公司管理决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供材料。人力资源部薪酬福利组应于每月15日编制本月员工名册，送总经理备查。6、本制度由人力资源部拟定，最终解释权归人力资源部，本制度自签定下发起开始执行。