1、公司员工档案建档、维保制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 员工档案管理制度一、 解释说明本档案指公司为方便对员工基本情况了解和记录而建立的员工个人人事档案。本档案由公司综合办公室负责建立、维护和保管，并作为员工基本情况的真实反映，员工需如实认真填写，保证内容真实、准确、详细，并为虚假行为负责。档案所有权和处置权归公司所有，属公司秘密，其保管和使用必须严格遵循本规定要求。二、 建档要求1、 档案分类：1）按照存储媒质划分：档案分电子档案和纸质档案两种。2）按照员工状态划分：档案分为在职档案和离职档案两种。2、 电子档2、案包括以下内容：所在部门、姓名、性别、岗位、出生日期、入职日期、身份证号、民族、婚姻状况、毕业院校、所学专业、文化程度、所获证书、职称情况、籍贯、家庭地址、本人电话、家庭电话、薪酬。3、 纸质档案包括以下内容：1）员工信息登记表，员工本人手填，贴近期一寸免冠彩色照片。2）身份证复印件（正反面）一份。3）毕业证、学位证复印件一份。3）相关资格证书和其他证书复印件。员工入职以来的培训、转正、定岗、调岗、绩效考核、薪酬福利、奖罚、离职等见证性资料。4、 整理存档：1）纸质档案按员工单独建档封装，并进行编号，避免重名并方便后期维护与查询。2）编号原则：年份+序列号，如2014001，即2014年入职，3、为公司第1名入职员工。3）档案按照年份封装，每一年份档案统一张贴档案索引，标明年度、姓名、编号，档案袋封面须详细登记资料的明细，以便查询。三、 维护保管1、 维护更新1）员工入职一周后完成档案资料的筹备工作，试用期结束后，即可正式入员工档案库，统一保存。2）综合办公室对员工自入职以来的培训、转正、定岗、调岗、绩效考核、薪酬福利、奖罚、离职等情况进行全程跟踪，并对相应过程或结果进行编辑存档，及时更新维护。3）员工档案资料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，手续完备、具有保存价值。需经公司审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。4）为保证员工档案的时效性4、，要求员工如有资料变动（如住址、电话等变动），应于五天内向档案管理员作出更改说明，并提交相关证件的复印件（如毕业证、资格证等），以确保员工资料记录的准确性。2、 查阅保管1）档案为公司秘密，管理人员不得私自随意将档案信息外漏或借阅。若因工作需要查阅员工档案者必须征得公司领导同意后，方可查阅。2）档案需在安全的密闭空间保管存放，必须采取一定的安全措施。3）档案由综合办公室专人保管，严格按照档案制度执行。四、 离职处理1、 员工办理完离职手续后，单位有继续保留员工档案的权利。2、 离职员工的档案从在职员工档案里提出，单独保管。3、 离职员工档案保存时间为2年，超出保存年限的，由公司统一销毁。本制度自下发之日起执行！