1、公司员工档案、劳动合同管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条 目的公司的员工档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司员工档案管理工作并保证员工档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条 适用范围本规定适用于公司全体员工的档案管理。第三条 主管部门与职责1、 公司人事部为档案管理的职能部门，负责人事档案的管理。2、 行政人事部主要职责如下：（1） 负责制订、修改和完善人事档案管理制度；（2） 负责人事档案管理制度的宣讲及监督有效执行；2、（3） 专设档案柜对人事档案进行统一管理；（4） 设置专岗由专人负责员工人事档案管理工作；（5） 监督、检查、指导档案管理人员做好人事档案的管理工作。3、 档案管理人员职责；（1） 保管员工档案；（2） 收集、鉴别和整理员工档案材料；（3） 办理员工档案的查阅、借阅手续；（4） 登记员工工作变动情况；（5） 为有关部门提供员工情况；（6） 做好员工档案的安全、保密和保护工作。（7） 办理其他有关事项。第二章 员工档案管理第四条 档案的分类人事档案分为纸质档和电子档。第五条 档案的内容人事档案材料包括：员工有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训、离职等材料，具体如下：1、 招聘：应聘3、登记表、个人简历、面试评估表2、 录用：入职申请表、身份证复印件、户口本复印件、毕业证复印件、离职证明、银行卡复印件、体检报告、相片3、 合同：劳动合同、保密协议4、 薪资：转正调薪、调动和晋升调薪、薪资调整5、 福利：社保及其它福利记录第六条 归档流程新员工转正后由行政人事部把员工档案内容统一装入新的档案袋内，并在档案袋封面左上员工编号、员工姓名，填写完毕后按所属部门放入文件柜保存。第七条 维护更新行政人事部对员工自入职以来的转正、调岗、奖罚、离职等情况进行全程跟踪，并对相应过程或结果 进行编辑存档，及时更新维护。第八条 借调查阅1、 调阅员工的人事档案需填写员工档案借调查阅表；2、 本部门4、员工的人事档案调阅需经部门负责人批准；3、 部门主管调阅其他部门员工的人事档案，但需要经过行政人事部负责人批准；4、 调阅档案原则上需在行政人事部档案管理员的陪同下查阅。如需借出行政人事部，需行政人事部负责人批准。5、 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准抽换、折卷、不得复印，借出的档案必须在 2 天内归还。第九条 离职员工档案员工办理离职手续后，公司有继续保留员工档案的权利，存期为2年。离职员工的人事档案每月清查，另外存档。第十条 档案销毁达到销毁年限的档案经行政人事部负责人批准后编造销毁清册，方可以进行销毁。需要销毁的档案必须化为纸浆或者焚毁，不得出卖或作他用。销毁5、档案时要指定二人负责监销，防止档案遗失或泄密，监销人员在销毁清册上签字。第三章 劳动合同管理第十一条 合同签署权限劳动合同统一由公司行政人事部组织签订及存档。第十二条 合同的签订时间1、新签劳动合同：新进员工办理完入职手续之后，当日签订劳动合同。2、续签劳动合同：劳动合同期满，公司同意与员工续订劳动合同的，应在劳动合同届满前三十天内将续签的劳动合同送达员工，并办理续签手续。第十三条 合同的期限1、首次签订合同时间为三年（含试用期）；2、第二次签订合同时间为五年；3、第三次需双方协商合同签订时间为五年。第十四条 合同的变更1、劳动合同履行过程中，公司调整员工的岗位，则劳动合同约定的工作内容相应变6、更，公司将不再另行与员工变更劳动合同，以调岗申请表为准。2、岗位变更，公司与员工双方达不成一致的，公司可以与员工协商解除劳动合同。第十五条 合同的续签1、劳动合同期满，双方均可决定续签或不续签劳动合同；2、续签劳动合同，公司将根据生产经营运作的实际需要，合同到期员工本人意愿及是否符合岗位条件等， 提出是否续签的意见。行政人事部需在合同期满前 35 天以邮件的形式跟用人部门确定合同期满员工是否安排合同续签；对于不续签的，公司提前30天向员工发出“解除/中止劳动关系”的告知书。第十六条 合同的解除1、劳动合同期满，双方均可决定续签或不续签劳动合同； 2、续签劳动合同，公司将根据生产经营运作的实际需要，合同到期员工本人意愿及是否符合岗位条件等，提出是否续签的意见。行政人事部需在合同期满前35天以邮件的形式跟用人部门确定合同期满员工是否安排合同续签；对于不续签的，需提前30天通知员工办理离职手续。第四章 附 则第十七条 本管理制度解释权及修订权归人事行政部所有，凡与本制度抵触部分，以此为准； 在试运行半年后无问题则正式执行。第十八条 本制度附表1、员工档案借调查阅表2、档案销毁清册