1、矿业企业OA办公系统协同管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的XX矿业股份有限公司及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为有效利用OA办公系统，建立信息化平台，规范信息的使用和传递，促进业务流程与信息流程的统一，提高经营管理的效率和效果，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于可登录OA系统的XX矿业股份有限公司、XX钼业有限公司、和龙事业部。3 职责及工作流程3.1 OA系统的战2、略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审批通过后，方可实施。OA系统使用部门应积极参与信息系统战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。3.2公司运营管理部是OA系统的归口管理部门，可由其根据实际情况委托专业服务机构从事OA系统的开发、运行与维护等工作。3.3运营管理部信息管理员具体负责以下工作：3.3.1程序管理：负责保障并监控应用程序正常运行。3.3.2数据库管理：对OA系统中的数据进行存储、处理、管理，维护组织数据资源。3.3.3数据控制：确保原始数据经过正确授权，监控信息系统工作流程，协调输入和输出。3.3.4终端操作：终端用户负责记录交易内容，授权处理数据，并利用系统输3、出的结果。3.4公司人力资源部负责向运营管理部提供入职（离职）人员名单，定期核对OA系统上的人员名单，并组织开展新员工培训及OA系统培训工作。3.5公司各部门、各分子公司，应配合开展OA系统电子工作流程的制定，积极参加培训，掌握OA系统使用技巧，实现熟练运用OA系统的目的。3.6用户帐号注册：各单位部门用户帐号统一报运营部信息管理员设置。3.7公文流程及知识设置公告发布流程（1）各单位须指定公告发布人（暂定行政部），报运营管理部备案后进行设置。（2）对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件，可采用公告形式进行发布，发布后需经过相关领导审核才能通过。通知的发布流程（1）各单位部门应指定通知4、发布人，报运营管理部备案后进行设置。（2）通知发布人起草通知后，应提交本部门负责人审核后方可发布。新闻及公司动态（1）新闻及公司动态的发布范围是全体OA系统用户。（2）各单位应指定新闻及公司动态发布人，报运营管理部备案后进行设置。（2）新闻及公司动态发布人起草通知后，应提交相关人员审核后方可发布。制度流程（1）各部门对已通过审核的制度流程要统一交与行政部发布人进行发布，行政部发布人负责发布并上传到相应的部门制度流程文件夹。知识管理（1）各部门可制定发布人，并随时上传相应的知识到OA系统知识管理文件夹3.8讨论管理讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。5、禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除，并交与公司相关部门处理。所有讨论由运营管理部信息管理员每三个月从后台清理删除一次。4 系统管理4.1 OA系统的开发、变更、运行与维护控制OA系统的开发控制（1）运营管理部应当根据信息系统建设整体规划，提出信息系统项目建设方案，经审批后实施。（2） OA系统开发过程中，应当明确提出开发需求和关键控制点，采取多种方式与开发单位进行充分沟通，为系统开发奠定良好基础。运营管理部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。（3）如需开发，公司应当成立OA项目管理小组，负责信息系统的开发，对项目整个过程实施监控。 OA系统的变更控制运营管6、理部应当制定详细的信息系统计划。对涉及新旧系统切换的情形，OA系统用户部门应当积极参与数据迁移过程，对数据迁移结果进行测试。 OA系统的运行与维护控制（1）各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，各部门或人力资源部应在2个工作日内将人员的姓名、岗位、所属单位等基本资料交至运营管理部信息管理员，由信息管理员在1个工作日内完成用户注册、注销、调入调出工作。（2）用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态以及密码安全（进入“个人事务-个人设置”，填写“个人信息”、“密码修改”栏目）（3）每位员工的存储空间（包括邮箱、文档、博客）为27、10M，如要增加容量，须向运营管理部提出申请。（4）电子工作流程发送前后，流程发起人应对电子工作流程进行检查跟踪，如发现问题请及时与运营管理部信息管理员联系，以免造成流程审批错误。（5）为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，不得无理由不予处理，待办事项三天内必须提交处理，特殊情况除外。（6）公司各部门、分子公司，应指定专人，根据公司的规章制度，负责制作或修改工作流程，填写OA流程新增表（新上OA流程）及OA流程修改表（修改OA原有流程）详见附件；填写完毕并通过签批后，提交给运营管理部信息管理员。（7） 信息管理员根据上一步通过审批的表单，制作OA电子工作流程，在通过试运行后，通过正8、式发文方式进行试运行，适时转入正式运行。（8）需要废止某类工作流程时，由编写部门起草工作流程废止申请报告，说明废止原因，报公司领导审批后方可执行。（9） OA用户应定期清理所属数据,如OA短信、邮件等，保证服务器的运行速度与质量。信息管理员应定期检查服务器的可用资源，协助员工清除多余的数据资料。（10）信息管理员应定期备份数据库，每月将服务器上的数据拷贝到专用移动硬盘。4.2信息系统访问安全4.2.1信息管理员应接受培训，经考核合格后方能正式上岗。信息管理员应在权限范围内进行操作。更换信息管理员或密码泄露后，必须及时更改密码。若信息管理员离开工作现场，必须锁定或退出已运行的程序，防止其他人员利9、用自身账号操作。4.2.2信息管理员应定期检测信息系统运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作，禁止用户安装非法防病毒软件和私自卸载公司要求安装的防病毒软件。未经许可，不得在服务器上安装不相关的程序、软件，避免由此带来的安全漏洞。4.2.3信息管理员应当充分利用操作系统、数据库、应用系统自身提供的安全性能，在系统中设置安全参数，以加强系统访问安全。禁止未经授权人员擅自调整、删除或修改系统中设置的各项参数。涉及上网操作的，应当加强防火墙、路由器等网络安全方面的管理。4.2.4信息管理员不得擅自进行系统软件的删除、修改等操作。信息管理员应严格规范账号、密码和使用权限。4.2.5 OA用户应保管10、好自己的用户密码，不得将自己的帐号和密码告诉他人，由他人登陆OA、处理电子工作流程。任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。4.2.6 OA系统用户应及时查阅登陆日志，若发现有非法登陆的情况，应及时向信息管理员报告，并及时更改密码。4.2.7原则上，OA用户禁止在公共场所使用公用电脑（如网吧、机场等场所的公用电脑），以防个人OA权限被盗用、泄露公司信息。4.2.8信息管理员应定期对系统中的账号进行清查，检查操作日志，避免有授权不当的账号，及时清除非授权账号。为确保OA系统使用的安全性和保密性，需远程登录OA的必须通过相关领导审批，并提供专门电脑11、。凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。4.3登录管理OA系统同步在线人数为200人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A8精灵，安装需通过运营管理部，已经安装A8精灵的用户必须卸载。4.4 OA硬件管理4.4.1信息管理员应当根据公司制度，对系统设备的新增、报废、流转等情况建档登记，统一管理。4.4.2 信息管理员维护OA系统硬件所处环境，以及检查更换系统硬件等。维护OA系统所处环境包括机房的温度、湿度、电压，网络设施的保护12、措施等；检查更换系统硬件，应当包括定期或不定期对系统硬件本身状况进行检查，及时发现、排除问题。4.4.3 信息管理员负责管理和检查。进出公司机房，需进行登记，严格管理。其他任何人员未经授权不得进入机房，不得接触计算机信息系统硬件设备。对于主要系统服务器应当配备不中断电源供给设备。硬件设备的更新、扩充、修复等工作应当由相关人员提出申请，报批后方可开展工作。信息管理员应当严格遵守用电安全，不得在计算机专用线路上使用其他用电设备。5、附件5.1OA流程新增表5.2OA流程修改表OA流程新增表部门流程名称流程图例3主管副总4人力行政副总5总经理2部门主管1发起人 表单图例注释：可另附附件序号步骤名称处理者描述流程节点有无分支条件12345运营管理部： 部门负责人签字： 信息管理员： 填写人签字： OA流程及表单变更申请表 XX日期： 申请单位姓 名所 在 部 门申请变更原因变更流程表单原流程或表单新流程或表单变更内容描述OA系统管理员意见评估变更日期测试过程描述部门负责人意见日期运营管理部意见日期主管副总审批总经理审批