1、酒店物资验收及仓库收发存管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 物资验收制度为规范酒店物资验收行为，确保采购物资的数量、质量，对购进物资验收作出以下规定：1、验收时间要求申购物资到店后应及时进行验收，尽量缩短入库待验时间，鲜活食品、危险物品、贵重物品应随到随验。2、物资验收的依据 所有进入酒店的物资必须有合法依据才能验收。合法依据是指：酒店与对方签订的经济合同或协议、手续齐全的申购单或直拨原材料申购计划表，没有以上依据的物资原则上不予验收，确属特殊情况必须呈报酒店负责采购的领导决定收货与否，决定验收的应由酒2、店领导在验收单上签字。3、物资验收的基本要素 物资验收的基本要素包括数量、质量、等级、规格、品种、品牌、单价、金额以及其它要求，订货前提供了货物样品的必须封样并按样品验收。 4、各类物资验收重点 食品及原材料鲜活类物资：主要包括水果、蔬菜、肉食、鸡鸭、水产、海鲜、野味等，这类物资除了验收基本要素外，还要检验质量等级和品种与定价时的等级和品种是否相符，不能以次充好，肉食、鸡鸭、野味、海鲜、禽类等要严防注水。冻品类食品必须注意含冰量，抽查化冻后的出成率；含冰量过多的要适当扣除。干货类物资：主要包括粮食、辅料、调料、油料、副食等，这类物资除了验收基本要素外还必须查验生产厂家、出厂日期、包装、生产许可3、证、干湿状况等。烟、酒、茶及饮料 主要包括各种香烟、茶叶、白酒、红酒、洋酒、饮料等，必须查验生产厂家、出厂日期及保质期、批号、包装是否完好、防伪标志、生产许可证，洋酒还得验收进口批文及检验合格证明等，包装物品在不能确认其质量的情况下还应当打开抽查其质量。其它物资 除食品原料、酒水饮料以外的物资，主要包括维修用品配件、工具、电器、低值易耗品等，这类物资必须根据合同标准或使用部门的有关要求进行验收。5、验收参与人员 食品由仓管员、使用部门代表共同验收；贵重餐料（如燕窝、鲍鱼、鱼翅、鱼肚、海参、冬虫夏草、雪哈、瑶柱、北极贝、鹅掌等）由仓管员、主管厨师、行政总厨、成本控制主管、酒店负责采购的领导共同验4、收。 烟、酒、饮料、茶叶由仓管员、酒水主管共同验收。员工食堂直拨原料由仓管员、食堂管理员共同验货。其它物资由仓管员、使用部门代表共同验收。购员必须经常参与验货，了解购进物资的质量状况。6、验收人员权限 所有进货验收时如发现各项基本要素及验收重点与申购计划或合同协议规定不符时，验收人员有权拒收，并向使用部门负责人、成本控制主管、经办采购员反馈。验收环节发生争议时由酒店负责采购的领导、财务负责人共同裁决。第二章 仓库收发存管理第一条 基本要求1、仓库管理的所有物资应严格按照分类序列分别开单、建账、分类存放。2、为保证账实相符，成本资料准确，进货验收后应及时开具物资验收单或直拨原材料验收单，不得跨月5、补单；3、各部门应凭部门负责人批准的领料单指定专人领用物品，日常易耗品应坚持以旧换新，仓库管理员按照实际发货情况分类填写出库单，非经营用品的领用应经成本控制会计审核视金额大小报请总经理批准。4、仓管员按领料单上批准的数量发料，由领料人在出库单上签字，库存物资发放应遵循先进先出原则，尽可能杜绝过期变质物品，减少库存损耗。5、仓库的各项单证必须清楚、完整、准确，报送及时。每天应将开出的验收单、出库单，收到的采购申请单、领料单报送财务部，每月3日之前应将上月的仓库盘存报表以及全部的入库单、领料单、出库单报送财务部。6、凡供应商赠送物品仓库同样需开物资验收单，但验收单上除标明规格、数量外，单价、金额均6、为0，备注栏内标明赠送或赠品字样；已入库的物品如因质量等问题需退回原供应方，应按原验收单开具的单价、退货数量、金额开出退库单，作为退货凭据。7、仓库应根据营业情况的需要和自身工作的特点规定适当的验收和发料时间；对于日常办公及清洁卫生用品等消耗物料，以部门为单位按酒店规定的审批权限及领用限额核准、签批，每星期或按月集中发放一次。8、代销商品必须凭酒店负责采购的领导签署的代销商品合同才能办理入库验收手续，并在入库单备注栏写明“代销”字样。第二条 仓库设置酒店按物资的类别和不同属性通常可分酒水仓、食品仓、原材料仓（冷库）、总仓、工程仓共五个虚拟仓库，实物存放陈设应按上述五个虚拟仓库分别存放，盘存报表7、亦按上述类别分别编制。第三条 仓库管理（一）、入库：1、入库物品须由仓管员对其类别、品种、规格、质量、数量、金额等内容与有关合同、送货单及发票核对相符后，按实收数量填制验收入库单。如验收白酒、洋酒、香烟等贵重物资应当加贴酒店防伪标识，还应将该类物资的“批号/批次”抄录在入库单的备注栏内；对质量有问题的物品仓库管理员有权拒绝验收入库，并有责任向领导及时汇报；未见实物或所购实物与相关单据内容不符时仓库管理员一律不得开具验收入库单，否则一经发现将作违纪处理，视情节轻重给予仓库管理员相应的经济处罚。入库单填写完毕后将入库单报账联与合同、发票或送货单等单据退还经办人凭这些单据到财务报账付款。2、酒店实行8、采购员与仓库验收员分开的原则，两者真诚合作，互相监督。直拨原材料验收由厨房派出相关人员参与质量把关验收，其它物品到货时使用或申购部门应参与质量验收，并且要求在验收单上签字。在验收货物时，一定要认真负责，不准虚签，更不准不见物品而代签，仓库验收员和负责收货的使用部门人员必须对购进的原材料、食品、用品等商品实行验质、检斤、清点数量等验收程序，如质量不符、短斤少两、数目不足时，收货人员有权拒收，特别是劣质货物，严禁接收入库，仓库验收员不得开具验收单，违者视情节给予处罚，所有在场验收人没有签字的单据不予报销。3、验收入库后的物资必须按类别、固定位置存放。仓管员要编制目录，尽量三三定位，五五堆码。注意留9、通道，检查防火、防盗、防冒领、防骗货、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施和卫生工作是否落实，保证库内物品的完好无损。4、申购的物资入库后仓库管理员应及时将到货信息传达给相关申购部门和领用人。（二）、出库：1、库存物品的出库，须先由领用人持填写完整的领料单按酒店规定办理相关审批手续，由仓管员对领料单上填写的物品种类、规格、数量、经办人及领导签字等内容进行验证后，由仓管员填写出库单，领用人核对签字后，领用物品方能出库。任何物品搬离酒店须经部门经理、分管酒店领导共同签字后方可放行。 2、仓库对任何部门及个人均应按正规程序发货，严禁先出库后补手续，严禁白条发货。 3、物资领用后，因质量、规格不符或积压过10、多导致浪费，领用部门要求退货的，应填写红字领料单，并说明原因，经领用部门主管级以上管理人员、成本控制会计会签后，准予退库，仓库管理员开出回仓单平账。4、仓库发货时必须遵循谁申购谁领用的原则，同样的物品按申购时间先后顺序发放；仓库管理员不严格遵守造成领用混乱按工作过失论处。（三）、账务处理及单据传递1、仓库办理出入库业务后应及时进行账务处理，所有实物增减数据应准确录入仓库管理系统；2、每天下班前仓管员要对经手的单据进行审核，并将当日发生变动的物资实地清查一遍，发现有误的应及时更正；3、为方便实物管理和核算，要求仓管员按酒水仓、食品仓、原材料仓（冷库）、总仓、工程仓共五个虚拟仓库以及实物的类别、品11、种、规格设置数量金额式明细账，序时录入收、发、存的数量和金额。4、每天下班前仓管员应将当天经办的物资收发存单据（如入库单、直拨单、出库单、领料单等）的记账联报送到财务部，不得遗漏和拖延；每月末按要求轧账后，仓管员应打印一份库存物资收发存明细表交成本会计跟有关资料核对，为实地盘点作准备。（四）、盘存及期末处理1、每月末财务部要对库存物资进行实地盘点，盘点期间仓库停止发放物品，各使用部门应提前做好相应准备；2、实地盘点完成后，财务部应将实存数跟账存数进行对比分析，如发生盘盈、盘亏、腐烂变质等情况，要会同仓管员查明原因，视情况作出处理建议报酒店领导审批；3、经过调账处理，确保所有库存数据准确无误后，12、成本会计要对系统中的库存数据进行期末处理，以准确的库存数据结转下期。（五）、其它规定 1、物资进出仓库时必须轻拿轻放，分类码放整齐有序，杜绝意外损耗，否则须追究相关人员责任。 2、购进大宗酒水饮料时为减少破损和搬运工作量，可以指定供应商直接送到各酒水吧台，但必须通知仓库管理员到现场共同验收，验收合格后当场填写入库单同时开具等量出库单。3、仓管员对于常用物品、物料要合理编制最低库存量的申购计划，做到合理库存，不积压资金。4、仓库贮存物资要实行分类存放，食品跟用品必须存放在不同的仓库，易燃易爆有毒等危险品必须单独存放且采取相应的防护措施。5、仓管员应定期抽查库存物品与账面记录是否相符，对于落实到部门及个人的资产除专账登记外，要督促其保管人及使用人做好收、发、存、报损等工作，每季末按酒店统一安排定期进行实物盘查。6、严禁私自借用仓库物品，也严禁未经领导同意代存代管他人物品。