1、酒店集团财务货币资金管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章总则 第一条:为了加强货币资金的管理,确保货币资金的安全,根据酒店集团管理的要求并参照会计法的有关规定,特制定本制度;本制度适用于集团本部、下属企业; 第二条:本制度中涉及的货币资金是指现金、银行存款及其他货币资金; 第三条:酒店集团设立出纳岗位,负责现金、银行存款的收入、支出和保管等日常业务,并进行核算、检查与监督,保管银行银行票据,出纳人员应严格执行会计法和酒店集团各项规定。 第四条:根据内部会计控制制度的基本要求,出纳人员严格禁止办理会计稽核、2、会计档案保管以及涉及收入、支出、费用、债权债务帐目的登记工作。 第五条:出纳人员应时刻保证帐面货币资金金额与实际存有的货币资金金额相互一致,如有差异,在查清差异原因后,追究责任。 第二章现金管理 第六条:酒店集团现金的使用范围 1、支付给职工的个人工资、津贴、奖金、福利、补助、医药费等款项; 2、支付给不能转账的集体单位或个人用于购买物资和劳动报酬; 3、各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出; 4、出差人员必须随身携带的差旅费; 5、结算起点(2000元)以下的零星支出; 6、酒店集团总经理与财务负责人共同审批确定需支付现金的其它支出。 1 叶予舜二一二年十月十五日星期一 第七条:3、总部及各控股酒店集团库存现金最高限额为30000元,如需大额支出应提前一天以上通知财务部。 根据核定库存限额,出纳人员每日结存的现金,不得超过核定的库存限额,超过部分,应于当日及时送存银行;由于特殊原因当日送存有困难的,当日16时前报酒店集团财务负责人安排人员保卫,妥善保管,未作安排或安排不落实的,有关人员应承担责任。 第八条:酒店集团现金的收支管理 1、现金的收入和支出,必须由出纳员办理。出纳员请假时,可由财务负责人指定具备资格的专人临时负责出纳工作。 2、酒店集团的经营业务及其它事项所发生的一切现金收入,必须交财务部入账,不得自行保管和挪用,更不得私设“小金库”。出纳员对收入的现金必须于当4、日存入银行,不得坐支。 3、取送款在20000元以上,必须安排专车或派人护送。 4、每笔现金收入、支出,都必须有签批过的合法原始凭证作为收付款的书面证明。出纳员必须认真审核确认是否办理各项签批手续、签章是否齐全,对违反国家规定的收、付业务应拒绝办理;对内容不全,手续不完备、数字有差错的凭证,应予返回,补办手续。如遇伪造或涂改,虚报、冒领等不法行为,应当日报告酒店集团总经理、集团总会计师或总裁处理。对符合要求的凭证收付款后,在原始凭证上加盖“现金收讫”、“现金付讫”戳记。 在实际工作中应注意以下几方面: 经办人在办理有关业务时必须取得合法的原始凭证,经部门经理签批同意; 财务部出纳审核,财务负责5、人签批同意; 总经理批准后,由出纳办理现金收支业务。 5、酒店集团经营过程中,所有涉及现金的收入,出纳人员应当面清点,并注意辨别现金的真伪,在确定现金金额与应收金额一致的情况下,应填开酒店集团统一购制的“现金收款收据”给交款方。 6、出纳人员应按照酒店集团内部票据的管理规定申请领用“现金收款收据”,“现金收款收据”连续编号,出纳人员在使用过程中,不得任意撕毁,如因某种原因需作废时,应在“现金收款收据”上加盖“作废章”并保留全部联次,待每本“现金收款收据”用完后到主管会计处定期缴销时备查。 7、出纳员必须严格遵守现金制度,不准用不符合财务制度的凭证顶替现金,不准擅自与其他单位或个人相互借用现金,6、不得谎报用途套取现金,不准利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金,不准将单位收入的现金以个人名义储蓄,如特殊情况需办理时,必须经总经理同意,报集团总会计师、总裁签批后方可办理。 8、在核算工作过程中发现长款或短款情况,应及时查找并请示财务负责人,不得擅自处理。 第九条:酒店集团现金的登记和保护 1、酒店集团设立“现金日账”,出纳员按照经济业务发生的先后程序逐日逐笔登记,账目要日清月结,做到账款相符。不准用白条等不符合财务制度规定的凭证顶替库存现金。 2、每日结存现金和己盖章的支票,必须锁进保险柜,保险柜钥匙必须随身携带,不得随意转交他人。 3、每月会计结帐日后,出纳人员应及时与负责帐务处理7、的其他会计人员就“现金日记帐”和“现金明细帐”进行相互核对一致,并编制“现金核对记录表”由财务总监(或财务经理)和出纳人员以及会计人员三方签字,以确保帐、帐相符。 4、财务负责人要对现金管理进行抽查。不定期地组织库存现金盘点工作。 5、现金、银行单据等重要物品保存在酒店集团的“保险箱”中。(现金额度) 第三章银行存款管理 第十条:酒店集团银行存款的使用范围和方法 1、酒店集团除按规定留存的现金定额以备日常开支外,超过定额的货币资金必须全部存入银行结算户内。 2、酒店集团发生的各项结算款项,除允许可以用现金直接支付的款项外,都必须通过银行存款账户进行转账结算。 3、酒店集团与银行之间发生的各项收8、支业务,必须按照会计制度规定填制和取得各种银行凭证、付款通知单等书面证明,经审核无误后,据以编制会计凭证作为核算依据。 4、银行出纳员每日收到的支票,必须于当日16时前送存银行,以便及时入账。 第十一条:酒店集团银行存款的登记与清理 1、银行出纳员要随时掌握银行存款的结余情况,经常核对银行对账单。当存款不足时,要及时向财务负责人汇报,以便及时组织资金。如不及时汇报,造成款项不能及时支付,要追究银行出纳员的责任。 2、银行存款日记账要分账号设臵,逐日逐笔顺序登记,每日结出余额。做到日清月结,银行存款日记账月末余额要与总账余额、银行账户余额进行核对。做到账账相符、账款相符,随时督促催办未达款项,掌9、握银行存款的动态和余额。 3、月终,出纳要编制“银行存款余额调节表”进行调整核对,由主管会计和财务负责人审核签字,并将该归档。 4、出纳人员必须在办理完毕收付款单据的当日将其及时转交会计人员进行账务处理。 第十二条:银行帐户的开立、使用和撤消 酒店集团应严格控制“开户银行”的管理,凡是涉及到新增银行帐户或注销银行帐户的,均需要由出纳人员填写书面的“开户(销户)申请书”,交酒店集团财务负责人审核签字后报酒店集团总经理审批。 企业根据业务需要和精简的原则开立一般存款帐户; 企业在各银行的预留印鉴应保持一致; 企业每半年对银行帐户进行一次清理,及时撤消不需要的帐户; 为便于存档、查找,银行帐户开立、10、撤消的有关文件、资料应作为原始凭证附在记帐凭证后面。根据需要,出纳可保留相关文件、资料的复印件。 酒店集团账户不得以各种原因出租、出借、转让给其他单位和个人使用。 第十三条:酒店集团财务专用章及法人、总经理人名章的管理 1、酒店集团财务专用章由财务总监或财务经理保管,如因假期等原因暂时离岗,离岗前应将印章交由直接主管或跨级主管保管,并办理交接手续。 2、酒店集团财务加盖酒店集团财务专用章时,要严格按照酒店集团有关财务管理制度执行。 3、酒店集团财务必须严格执行“章票分离”制度,负责保管财务专用印章的人员,不得同时负责保管支票等各种票据。 4、酒店集团法定代表人、总经理人名专用章由酒店集团法定代11、表人、总经理自行管理或授权专人管理。 第四章网银管理 第十四条:网上银行支付是指以Bank Internet Web为媒介,将酒店集团以电汇、支票方式改用以网络电子方式进行的支付。 第十五条:网上银行支付开通需经酒店集团总经理审批同意后方可向银行提出开通申请。 第十六条:网上银行支付流程(职责与权限) 1、出纳根据手续齐全的有效付款凭据,在网上银行中生成网银支付信息。 2、一级复核管理员根据付款凭据对出纳网银指令进行复核。 3、财务负责人对网银付款业务进行再次审核,并进行支付授权。财务负责人为网银最终审批人。为确保资金安全,各单位必须实施两级复核制,如财务部门人员偏少等等原因,可经集团总会计师12、批准后,实施一级复核。 3 、网银支付确认后,如果发生银网退还需重新提交网银支付的,各审批人依据付款出纳打印出的网银支付交易不成功信息或对方退还入账凭证进行重新审批确认。 4、如审批操作员出差期间可以授权他人进行网上银行审批。 第十七条:网上银行安全管理 1、网上银行操作员(包括付款出纳、财务经理)需要妥善保管USB Key 和操作员密码。 2、操作员的网上银行登录密码要定期每月进行修改。 3、安装了网上银行的计算机为专用计算机,非网银操作人员严禁使用,出纳员负责对网银计算机进行日常管理与维护。 4、网银操作人员离开岗位时必须退出网上银行系统,并将密匙从读卡器中取出,妥善保管。 第十八条:网银13、支付给内部单位员工款项,视同支付现金,必须遵守现金管理规定,按现金的使用范围支付。 第五章银行票据 第十九条:银行票据的购买、保管及使用 1、银行票据是指现金支票、银行转帐支票、银行电汇凭证、银行汇票申请书等银行统一印制的票据。酒店集团需要使用上述票据时,由财务负责人指定专人向开户银行购买,并登记“票据领用单”。由出纳人员办理领用手续后,全部移交给出纳人员,并保存于酒店集团的“保险箱”中。 2、出纳人员应妥善保管和使用好领用的银行印制票据,防止空白票据的遗失和被盗用,在使用过程中出纳人员应保存好所有银行票据的留底联(包括因某种原因报废的银行票据全部联次),以备银行票据使用完毕缴销时登记到“票据14、领用单”上。 3、出纳人员需要使用“银行转帐支票、银行电汇凭证、银行汇票申请书”等银行票据付款时,应严格遵照酒店集团内部关于采购、预付款、费用报销等管理制度的规定,审核付款的审批手续是否齐全、相关单据是否完整合法、金额计算是否正确,经过审核无误后方能对外付款。并要求收款对方当事人在“银行票据”的酒店集团留底联次上签署名字。 第二十条:酒店集团支票 酒店集团支票是酒店集团对外结算的一种主要方式,是由酒店集团签发、通知银行付款的一种书面证明。 1、酒店集团支票的种类、用途及保管 分为现金支票和转账支票。 现金支票只适用于支付给未在银行开户的单位或个人的小额款项以及酒店集团提取的工资、备用金和补足现15、金库存限额。使用现金支票,必须遵守现金管理规定,按现金的使用范围签发。现金支票使用的管理,按现金管理制度执行; 转账支票只用于通过银行转账结算。 2、酒店集团支票的管理 (1)出纳管理从银行购入的空白支票,并建立台账,登记购入日期、种类、起止号码,妥善保管空白支票及预留印鉴卡。 (2)酒店集团财务部要建立支票领用台账,逐笔登记领用人姓名、支票号码、用途、金额、收款单位等,并由领款人签章。 出纳在将支票交给持票人或经办人前,应要求其在支票存根上签收,经签收后的支票存根作为原始凭证附在记帐凭证后; (3)支票的使用人领用支票时,需填写相关相关单据(依据各司制度填写借款单或资金使用申请单),按程序办16、理完签批手续后,方可到财务部领取支票,并由申请人在财务部登记签章。 (4)付出支票后,出纳应在凭证上加盖“转讫”或“银行付讫”戳记; (5)凡酒店集团签发的支票,必须严格管理。结算账户必须有足够的资金以保证支付。财务部在签发支票前必须查明银行存款的账面余额,防止超过存款金额签发空头支票。签发支票后,存款余额不足以支付,受银行处罚时,由财务部负责人负完全责任。 (6)签发的支票必须采取记名式,写明出票日期,收款单位或收款人,并列明款项的用途和大小写金额,不得签发空白支票(内容填写不全的支票,属空白支票)。财务部不得办理迟期或远期支票。 (7)支票领用的报账期限 一般情况从支票领用当日算起十日内必17、须报账,如遇特殊情况不能报账需延长时,必须写出书面原因,报总经理批准后送财务部备案。否则,财务部有权停止办理下次支票,执行“前账不清、后账不借”的原则。 (8)支票金额起点每张100元,退款、找零以及结清账户的支票,不受起点限制。支票有效期为10天,自签发次日算起,到期日遇法定假日不顺延。 (9)酒店集团收到的转账支票,必须当天送银行转账,如因银行营业时间限制,必须于第二个工作日营业送存银行,不得转让和流通。 (10)酒店集团支票使用人如丢失支票时,要立即向财务部声明,由财务部及时向银行办理挂失手续。丢失人要写出书面检查,交总经理。对造成经济损失的,报请总经理批准,给予处罚。 (11)酒店集团18、支票到期未用,应及时退回财务部,并办理有关退回手续。 (12)酒店集团支票作废时,应及时退回财务部,并重新办理领用手续。对退回的支票,财务部应及时办理注销。 (13)出纳人员应妥善保管和使用好领用的银行票据,防止空白票据的遗失和被盗用,在使用过程中出纳人员应保存好所有银行票据的留底联(包括因某种原因报废的银行票据全部联次),以备银行票据使用完毕缴销时登记到“票据领用单”上。 (14)财务部门要加强对支票的管理,每周至少清查一次,并做到及时与银行核对,以防造成账目错乱。严格掌握支票的报销手续,及时清理未达账项。 3、酒店集团支票的办理 (1)办理支票要按支票签发的要求内容填写齐全,并加盖银行预留19、印鉴。 (2)支票签发“六不准”: 不准签发空白支票;不准签发远期支票;不准出租、出借和转让给其他单位和个人;不准将支票作抵押;不准签发印鉴不全、不符的支票;不准签发假用途的支票。 第二十一条:银行承兑汇票 银行承兑汇票是由在承兑银行开立存款账户的存款人出票,向开户银行申请并经银行审查同意承兑的,保证在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。 1、收款人员收到银行承兑汇票时,需审核签发日期是否有效,收款人是否为全称,是否正确,压数是否清楚,背书是否连续,印鉴是否清晰,票据验收无误后予以办理收款手续并及时交到财务部。 2、出纳人员应将收取的“银行承兑汇票”及时登记到“银行承兑汇票收入20、备查薄”,将所有银行承兑汇票的要素在“银行承兑汇票收入备查薄”上列示清楚,并特别关注银行承兑汇票的到期日,以便将到期的银行承兑汇票及时解交到银行兑换资金。同时将银行承兑汇票的贴现、兑换、背书转让等情况一并在“银行承兑汇票备查薄”上登记清楚。 3、转让时必须由持票人在票据复印件上签收,票据复印件要完整存档。票据付出后要及时登记台账。为了盘活企业资金,财务部门应积极协调,在付款待续齐全的情况下,将收到的银行承兑汇票背书转让。 4、将收到的银行承兑汇票据贴现前,贴现息视同酒店集团的支出,需履行酒店集团的付款审批程序。 5、酒店集团向外开具银行承兑汇票时,年度综合来看,在银行核定的贷款额度内,向银行交纳的保证金原则不得超过银行承兑汇票总额的50%。 6、出纳人员应将酒店集团对外开具的“银行承兑汇票”及时登记到“银行承兑汇票支出备查薄”,将所有开出银行承兑汇票的要素在“银行承兑汇票支出备查薄”上列示清楚,并将银行承兑汇票到期付款的记录登记到“银行承兑汇票支出备查薄”上。防范银行承兑汇票到期日未能足额交存票款时而遭受罚息(每天按5)。 第二十二条:其他结算方式 采用银行汇票、信用证、托收承付等方式结算时,应遵循银行相关制度,遵循本制度中对银行存款的管理进行控制。 第六章附则 第二十三条:本制度的制订、修改与解释权属于集团计划财务部。 第二十四条:本制度经集团总裁签发后实施,修改时亦同。