1、置业集团董事会、专项委员会会议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章总则1第二章集团董事会1第三章集团专项委员会2第四章主要议事管理会议5第五章其他会议9第六章会议组织形式及通过方式9第七章注意事项9第八章附则10第一章 总则第1条 管理目的为使集团会议管理工作规范化、制度化、科学化，根据国家相关管理规定和集团实际情况，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于集团总部、各下属子公司范围各类会议召开和管理。第二章 集团董事会第3条 集团董事会3.1 会议内容：按照公司章程，解决公司经营决策中需要董事会2、决定的企业发展战略等重大问题。3.1.1 审议、修订公司的发展战略规划，提出年度经营总目标及经营方针；3.1.2 审核、论证公司年度投资方案和年度经营计划；3.1.3 审查、监督公司年度投资方案和年度经营计划的执行情况；对公司年度投资活动进行最终评价，撰写评估报告；3.1.4 对下属企业的股份转让、兼并、整顿、清产等重大问题提出决策建议。3.1.5 负责对公司投资项目的评审，提出决策建议；3.1.6 审议公司组织机构优化调整方案，提出相关建议。3.2 参加人员：集团董事。3.3 会议时间：董事会由董事长提议或按公司章程规定的程序召开。3.4 会议主持：董事会由董事长主持召开。3.5 会议组织：3、董事会由公司专人组织，提出会议议题，并负责纪要、决议的整理。第三章 集团专项委员会第4条 预算招投标委员会4.1 会议内容4.1.1 审定项目整体预算。4.1.2 审定成本控制部提交的项目、工程物资预算，经董事长签批后下达正式预算。4.1.3 批准成本控制部审议提交的项目、工程物资预算调整、修正方案。4.1.4 对项目、工程物资预算运行状况实施整体监控。4.1.5 对集团重大项目（以成本控制部提交的项目招标清单经本委员会确定为准）招投标评审，审议结果经董事长签批后下达执行。4.2 参加人员4.2.1 委员会主任由集团总裁担任，委员会副主任由主任指定。4.2.2 成员由董事会成员及具有相关决策能4、力的高层与专业人员构成。具体成员由主任根据项目和决策事项单独指定。4.3 会议时间：不定期举行。会议在公司审批项目预算、整体预算调整和重大招投标评审时召开，时间视需要而定。4.4 会议主持：会议由会议由主任主持召开。如主任因特殊原因缺席，由主任指定副主任或其他委员代为履行上述职责。4.5 议事规则4.5.1 预算招投标委员会为非常设机构。4.5.2 会议应提前一定时间（如：三天）通知委员会成员。4.5.3 预算招投标委员会会议应当由二分之一以上的委员出席方可举行。预算招投标委员会做出的决议，必须经出席会议全体委员三分之二表决通过方为有效。4.6 会议组织：4.6.1 会务由集团成本控制部负责，5、包括：会议通知、会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议起草。集团总裁办公室协助配合。4.6.2 由成本控制部汇总拟定公司项目、工程物资预算方案和调整方案，提交预算招投标委员会审议。第5条 产品技术委员会5.1 会议内容5.1.1 组织评审产品、设计、技术、质量方面的制度及标准。5.1.2 组织确定公司产品方案。5.1.3 评审规划设计方案，并提出改进建议。5.1.4 审查开发项目的重大技术方案，新技术、新工艺、新材料应用方案，并提出改进建议。5.1.5 会审重大技术变更，并提出建议。5.1.6 组织论证重大技术质量事故，并给出裁定建议。5.2 参加人员5.2.1 产品技术委员会主任由总裁担任，6、委员会副主任由主任指定。5.2.2 成员由董事会成员及具有相关决策能力的高层、规划设计部、成本控制部、运营管理部、财务资金部、营销中心负责人等。5.2.3 可以邀请外部专家参加。5.3 会议时间：不定期举行。会议在公司有产品方案评审、重大技术变更及公司有技术研发等重大质量技术事项需要决策时召开，时间视需要而定。5.4 会议主持：会议由会议由主任主持召开。如主任因特殊原因缺席，由主任指定副主任或其他委员代为履行上述职责。5.5 议事规则5.5.1 产品技术委员会为非常设机构。5.5.2 会议应提前一定时间（如：三天）通知委员会成员。5.5.3 产品技术委员会会议应当由二分之一以上的委员出席方可举7、行。产品技术委员会做出的决议，必须经出席会议全体委员三分之二表决通过方为有效。5.6 会议组织5.6.1 涉及产品设计标准、设计方案的会务由集团规划设计部负责。包括：会议通知、会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议草案起草。集团总裁办公室协助配合。5.6.2 涉及产品质量、施工技术的会务由集团运营管理部负责。包括：会议通知、会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议草案起草。集团总裁办公室协助配合。第四章 主要议事管理会议第6条 总裁办公会6.1 会议内容：公司日常经营管理事项的决策会议，办公会主要审议经营、管理、人事、财务等方面的重大事项，公司总体工作安排和检查、协调各部门工作。6.2 会议时间8、：每月一次，召开时间为每个月下旬。6.3 会议主持：会议由集团总裁召集并主持召开，如总裁遇特殊事务不能主持会议，由总裁指定执行总裁主持。6.4 会议决策：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总裁最终决策并形成决议。6.5 会议组织：集团由集团总裁办公室负责。如遇在项目公司召开的，由集团总裁办公室和项目公司行政人事部协商确定会议时间后，由项目公司行政人事部负责，包括：会议通知、会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议起草。第7条 集团年会7.1 会议内容：年度工作计划部署暨上年度总结及表彰大会。公司年会是向全体员工通报公司年度投资与经营情况、重大项目进展情况和下一年度公司重要工作9、安排，以及讨论与解决关系员工切实利益的重大事项。7.2 参加人员：原则上为集团全体员工参加，根据年会组织的实际情况可适当调整人员范围。7.3 会议时间：会议一般每年举行一次，每年12月或次年召开一次工作会议，可同时举行联欢活动。7.4 会议主持：会议由总裁召集并主持召开，如总裁遇特殊事务不能主持会议，由总裁指定执行总裁主持。7.5 会议组织：会务由集团总裁办公室负责，包括：会议通知、会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议草案起草。各项目公司行政人事部协助配合。第8条 项目汇报协调会8.1 会议内容：项目月度工作情况汇报。包括：本月工作总结与下月工作计划，进度计划调整说明，需要集团协调和安排的工10、作事项。8.2 参加人员：总裁、执行总裁、项目公司高管与相关业务部门负责人。8.3 会议时间：总裁主持召开，各项目每月一次，召开时间为每个月中旬（逢项目负责人季度述职会合并）。8.4 会议主持：会议由集团总裁召集并主持召开，如总裁遇特殊事务不能主持会议，由总裁指定执行总裁主持。8.5 会议决策：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总裁最终决策并形成决议。8.6 会议组织：8.6.1 在集团总部召开的会议由总裁办公室负责组织。8.6.2 在项目召开的会议，由集团总裁办公室负责确定会议时间和发布会议通知，项目公司行政人事部负责会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议起草，并将最终形11、成的会议决议交集团总裁办公室备案。第9条 项目负责人季度述职会9.1 会议内容：各项目负责人本季度计划完成情况总结与下季度工作计划陈述。9.2 参加人员：集团总部部门经理以上人员、项目高管。9.3 会议时间：每季度一次。召开时间为每季度最后一周。9.4 会议主持：集团总裁主持召开。9.5 会议组织：9.5.1 会务由集团总裁办公室负责，包括：会议通知、会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议草案起草。9.5.2 在项目召开的会议，由集团总裁办公室负责确定会议时间和发布会议通知，项目公司行政人事部负责会前准备、会议记录与纪要整理、9.5.3 述职人员需准备汇报内容的PPT文件。第10条 集团部门/12、项目周工作例会10.1 会议内容：集团总部各部门、各项目本周工作总结与下周工作计划。10.2 参加人员：集团总部各部门、各项目单独组织。10.3 会议时间：每周一次，集团总部各部门召开时间为每周五。各项目召开时间由项目自行确定。10.4 会议主持：集团总部各部门由部门负责人主持召开。各项目由项目负责人主持召开。10.5 会议决策：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由会议主持人最终决策并形成决议。10.6 会议组织：10.6.1 集团总部由各部门负文员负责会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议起草。会议纪要于每周一前上传至OA。10.6.2 项目公司由行政人事部负责会前准备、会13、议记录与纪要整理、会议决议起草。会议纪要于每周一前上传至OA。第11条 专题会11.1 会议内容：各项专业专题会议。主要用于研究解决公司经营、管理工作中出现的专业性、重要性、特殊性问题，并需做出决定和安排的事项。11.2 参加人员：根据会议内容单独确定。11.3 会议时间：根据业务需要不定期召开。11.4 会议主持：由集团总部各部门或各项目发起组织，发起组织的部门或项目公司负责人主持会议。11.5 会议组织：会务由发起部门或项目公司相关文员负责，包括：会议通知、会前准备、会议记录与纪要整理、会议决议草案起草。会议纪要会后提交至集团总裁办公室或项目行政人事部备案。第五章 其他会议其他会议包括但不14、限于研讨会、培训会等。由责任部门组织召开。参加人员根据具体情况确定。第六章 会议组织形式及通过方式第12条 会议组织形式：各项会议的组织原则上按照第二章至第五章所述进行。第3条至第9条中所列会议如遇特殊情况，部分参会人员无法亲自参加，经集团总裁批准，可通过视频会议系统、网络系统进行上述会议，或委托他人参加。第13条 通过方式：各项会议完成后，由相关部门形成会议纪要或决议，由发起人组织参会人员签字确认，如遇参会人员无法亲笔签字，可通过OA邮件、传真或短信的方式确认。第七章 注意事项第14条 会议组织部门原则上应提前3天将会议时间、地点、会议内容通知到与会人员。遇有特殊情况可临时由会议主持人决定，15、通知与会人员。与会人员应做好文件、资料和有关方案、意见的准备工作，以提高会议效率。第15条 所有与会人员应准时到会，迟到者应向全体与会人员说明原因。因故不能参加会议的，必须提前向会议组织部门和主持人请假说明原因，并得到会议主持人同意；必要时，还应委托他人参加。第16条 为保证会议的顺利进行，所有参加会议的成员须在会议期间关闭手机或将手机调至无声状态。如确实需要接听重要来电，请向会议主持人示意后离开会场接听电话。第17条 为保证会议效率，所有会议原则上不超过三个小时。主持人应注意控制会议节奏，避免拖沓冗长。第18条 除研讨会和培训会外，所有会议原则上均应做记录，并由组织部门于会后两日内整理出会议纪要。会议纪要应包括的内容：会议时间、会议地点、与会人员、主持人、纪要整理人、会议议题、会议所做的决定、待定事项、后续工作等。会议纪要由会议主持人签发。第19条 第3条至第9条的会议纪要均应交集团总裁办公室备案一份，第10条的会议纪要由会议记录人上传至集团OA，第11条的会议纪要由会议记录人以OA邮件的形式发与会人员会签后，并转集团总裁办公室或项目公司行政人事部备案。第八章 附则第20条 本制度由XX置业（集团）有限公司总裁办公室负责解释。第21条 本制度自颁布之日起施行，原2007年12月印发的XX置业会议管理制度废止。XX置业（集团）有限公司二XX年十二月