1、置业发展公司材料设备采购管理制度及流程图编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 材料(设备)采购管理制度第一章 总 则第一条：为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本。提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资。特制定本制度。第二条 本制度适用于整个安徽xxxx置业发展有限公司采购管理系统第三条：本制度中材料（设备）领导小组是指在材料（设备）采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。第四条：公司设采购供应部，材料（设备）采购工作由采购供2、应部负责；公司设专职采购人员负责材料（设备）采购事宜。第二章 组织机构和职责第五条：材料（设备）采购组织架构：公司材料（设备）采购领导小组授予合同公司采购供应部（分公司供应部门）招、评标委员会 招标 招标 洽商 需要招标 不需要招标专职采购人员 报价 洽商授予合同行政管理架构总经理（常务副总）分管领导供应部经理 采购文员采购专员 第六条：公司材料（设备）采购领导小组由公司总经理、副总经理、财务总监、工程总监等组成，公司总经理任组长，其它人员为组员。招标委员会由常务副总、工程总监、工程部经理（项目部经理）预算部经理、采购供应部经理、专业工程师第七条：公司材料（设备）采购领导小组职责：（1） 对公3、司所有采购工作实施指导和管理；（2） 依据材料（设备）采购供应部提供的报告确定长期战略合作伙伴；（3） 负责对供应部权限之外的材料（设备）采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定；（4） 对材料（设备）采购招标工作实施监督；（5） 负责对采购供应部提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；（6） 对采购供应部上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；（7） 监督采购供应部的运行方式、工作方法及相关文件下发；（8） 其他必须由公司材料（设备）采购领导小组完成的工作。（9） 监督招、评标委员会的运行方式、工作方法及相关文件下发；第八条：招、评标委员会职4、责：（1） 负责对供应部权限之外的材料（设备）进行采购招标工作；（2） 对采购供应部信息库的供应商进行审查；（3） 招标文件的起草、审核；（4） 对所招标材料（设备）进行开标、评标、推荐予中标人。第九条：公司采购供应部职责：（1） 执行公司的采购管理制度，并做出客观评价；（2） 负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据 公司供应商年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；（3） 负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；（4） 对各下属公司材料（设备）采购提供咨询和指导；（5） 负责合同范本制定和公司招标文件的编制；（6） 采购供应部权限内的招标工作的实施5、及招标文件的制定；（7） 对下属公司采购人员上报的有关材料（设备）文件做出批复；（8） 物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作。（9） 对下属公司采购人员反应的情况和问题及时给予答复和解决，不能解决的应及时向 主管领导汇报；（10） 定期与各级采购人员做思想沟通，了解现场基本情况；（11） 定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；（12） 完成上级领导交给的其它任务。第十条：公司采购人员职责：（1） 采购管理制度的执行和实施；（2） 配合采购供应部信息库的建立；（3） 根据工程进度和预算部材料使用计划书制定采购计划；（4） 根据6、采购计划及其他部门提供的材料（设备）请购单，要求，提前做出材料（设备）费用计划；（5） 在材料（设备）采购招标主持人的指导下完成 公司权限范围内的采购招标文件的拟定；（6） 负责甲供材料的现场验收；（7） 负责认质认价材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；（8） 有责任对甲控材料（设备）是否符合质量要求和设计要求情况的监督；（9） 在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况【如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等】及时向主管领导上报相关情况；（10） 负责对供应商诚信度初步审核；（11） 协助工程部、预算部进行材料（设备）询价工作；（12）7、 拟定月采购计划，并报采购供应部；（13） 完成上级领导交给的其它任务。第三章 物资请购流程第十一条： 部门请购计划，必须用书面的请购单，经部门主管签字同意确认。如：办公用品必须经过行政部门主管批准同意、工程类物资必须经过工程主管批准同意后将请购单送至供应部。第十二条： 请购物资中，办公用品类单个价格在300元（含）以上、工程类用品单个价格在800元（含）以上的必须经过总经理或其授权人的批准同意后才能将请购单送至供应部。需求部门根据实际工程的需要提供材料需求计划，任何材料的采购都必须凭需求部门提供的材料采购审批单，只有做到“以需订购”，才能有效的降低采购成本。材料需求计划应有明确的数量、技术指8、标以及到货时间要求。第十三条： 在请购过程中，相关部门已经收到供应部提供 的样品，则收样人必须注明“已收到样品”在工作完成时，由收样人负责将样品归还供应商，如若未归还，所产生的负面影响和责任，由收样人自行承担。公司和供应部概不负责。第十四条：工程物资主要有在建项目的甲供材料、甲控材料、装饰园林材料、部分设备、办公劳保用品。如涉及专业技术特殊的物资请购，请购部门或物资使用部门（如工程部、市场部）应发挥自身技术优势，在采购、谈判等工作中给予积极配合。第十五条：申报表 工程物资的申报表必须是公司或下属公司统一发放的申报表（见附件表1项目甲控材料申报表）。（1）施工单位材料申报人在请购程序中填写清楚所9、要请购物资的名称、型号、规格、单位、数量、请购周期等，申报表的内容（采购信息应充分表述拟采购产品（服务）的功能、技术和质量特性，主要应包括：a) 建材：商标、规格、产地、质量等级、价格、计量单位、包装、运输要求、产品执行标准、经营许可证、生产许可证；b) 设备设施：品牌、产地、型号（规格）、主要技术参数；c) 提供服务的组织性质、经营许可证、资质、提供服务范围；d) 供方的管理体系认证证书或产品认证证书。（2）申报表上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母（如C、O）、数字（如1、7）等， 要保证他人可以辨认清楚。 （3）申报表上必须注明请购部门，且必须有施工单位、监理单位、项目部10、及合同预算部的签字认可后报请公司总经理或其授权人批准后，采购供应部按表进行采购或招投标采购； （4）申报表经过单位签字认可后，则不得涂改或加入新的内容；（5）申报表填写的日期需与送单日期一致。采购供应部接单进行采购；（6）请购时间从下单日的次日开始算起； （7）对于请购物资必须符合的标准须在申报表上注明完整，必要时可附有说明、图纸等，以做为采购和验收时的标准； （8）若对请购物资的标准无法详细说明，则需在交付申报表的同时提供样品。对于特殊情况（如大型设备或正在使用等）无法提供样品的，可由采购部派相关人员去看样品。 （9）若对请购物资的要求既无法详细说明，又不能提供样品的，则须与采购部协商、配合11、采购。（10）申报表上的请购期限需符合采购周期。 （11）请购部门须适当注明请购物资的用途（具有保密性质的除外）。第十六条 工程物资采购周期工程物资可以分为以下几大类，具体采购周期为：（1） 项目工程开工前一个月，预算部门将材料的总需求量（计划数量与实际需求量的偏差不得大于5%），以书面形式交采购供应部进行客户联系及初步询价工作；（2） 零星采购的材料，供应部在接到申报表后7天内安排到货。（3） 特殊规格型号的材料按供需双方签订的合同执行。（4） 装饰类材料：a) 家具、灯具、石材、地毯类材料必需提前三个月提供具体（含品牌、规格、型号、数量等）的材料需求计划单；b) 瓷砖、防火保温、塑料管件、12、彩钢板等所有材料，必需提前一个月提供具体（含品牌、规格、型号、数量等）的材料需求计划单；c) 所有洁具、厨具、空调、电器设备等材料，必需提前一个月提供具体（含品牌、规格、型号、数量等）的材料需求计划单；（进口产品必须提前三个月）d) 精装修材料在项目工程开工时必须提供相应产品的设计编号、规格、数量、型号、品牌、图片、材料小样等相关资料，采购供应部在收到装饰项目部的计划后，确保在二十个工作日内签订好合同（定制产品必须在一个月内签定合同），交相关部门审核，按合同约定期限到货。（5）建筑设备：a) 所有建筑设备类材料，金额在2000元以上的，采购供应部在接到需求部门的需求计划后，方可按合同安排到货；13、b) 所有建筑设备合同评审时须经相关部门的技术人员签字后，方可执行。（6）办公劳保类：a) 办公劳保用品每月采购一次，采购周期为7天，且各部门每月1日至3日拟定各部门当月的需求计划，经保管审核后，采购供应部确保每月10日之前到货；b) 各部门当月未做请购计划的该月不得出库办公劳保用品。（7） 公司特殊布置的工程材料及零星材料采购，实行特殊采购方式。（8） 部门若需紧急采购材料或超计划采购，请购单须有请购部门负责人签字确认交采购部采购、并要有总经理的其授权单据或电话批准，且每月各部门不得超过两次。（9） 在同一采购周期内，同一部门对同一规格型号的材料采购超过2次以上（含2次），视为重复采购，则各14、部门承担相关的费用。第十七条：所有材料（设备）采购必须遵循以下流程：甲控材及询价流程图供应部询价工程部（项目部）审核施工单位报审单分管领导副总经理报存档、相关部门总经理甲供采购作业流程图施工独立计划请购计划人请购部门主管 工 物资请购单审核 办公用品单个价格在300元RMB程 工程类用品单个价格 （含）以上类 在800元（含）以上 总经理预算合同部主管工程部门主管 供应部 分管领导洽谈或招标 拟定合同合同评审 未通过 总经理合同评审 不合格 评审后盖章 供应部跟催、执行 到货 仓储部门验收部门供应商 不合格退货 对质量验收 供应部 合格，验收数量、缴库 财务部 发票及 付款审核 总经理 审批 15、供应商财务部、供应部 付款 验收货物流程图 施 工 单 位供 应 商项 目 部 送货及收货单 签收货单 交 货 单供 应 部 不 合 格 退 货 数量、质量验收确认函 核 对 财 务 部施 工 单 位供 应 商 发 确 认 函 审 质量 数量 核 验收 验收 总 经 理 工 程 部 专 业 工 程 师供 应 部 财 务 部 审供 应 商批付 款第四章 工作准则第十八条：建立材料（设备）供应商信息库：在材料（设备）供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报公司材料（设备）采购领导小组批准，方能入16、库。非常优秀的供应商可列为长期战略合作伙伴。第十九条：公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经公司采购领导小组审核，由公司领导批准，可纳入公司材料设备信息库。第二十条：采购方式主要以邀请招标、议标、询价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。第二十一条：选出符合资格预审条件的供应商后应建立详细的供应商档案及相关的电子文件：产品、资格预审的内容、联系人、联系方式等。第二十二条： 凡是进入招标采购程序的材料，供应商必须提供样品。由项目负责人做好封样工作，由专人保管，非采购人员不得进行封样，避免质量以及腐败的问题发生。第二十三条：公司在选择供应商时，应在公司信息17、库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。第二十四条：建立实物档案库（1） 工程外立面装饰类：包括石材、玻璃幕墙、玻璃栏杆、雨棚、外墙保温、外墙涂料、外墙砖、铝塑板、门窗等（2） 精装修类：管材、开关面板、墙纸、洁具、布料、窗帘、灯具、橱柜、墙地砖、饰面材料、吊顶材料、板材、隔断、不锈钢加工、电器、软包、家具、地毯、门锁、门、工艺品等第二十五条：材料（设备）采购招标内容：（1） 防火（卷帘）门、内外墙保温工程、门窗工程、电梯工程、阳台栏杆、新风系统、风口百叶、厨房设备、高低压配电柜、配电箱、多媒体信息箱、电线电缆、母线槽、风机、水泵、阀门、管材等。且金额在50万元以上的必须要求实施招标，招标后18、应多轮报价洽商。（2） 其他诸如同层排水、人防工程、外墙涂料工程、消防工程、通风工程、幕墙工程、中央空调工程、智能化工程、中央除尘系统、园林工程、装修工程、石材干挂工程、室外管道工程等涉及安装施工类的业务由合同预算部牵头负责。（3） 50万元内经采购供应部直接询价、采购、多轮报价洽商。第二十六条：材料询价：询价是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。 （1） 询价项目的“品名”与“料号” （2） 询价项目的“数量” 通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。（3） 询价项目的“规格书” 规格书是一个描述19、采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。（4） 询价项目的“品质”要求。（5） 询价遵循就近询价的原则，本地无法询价时才进行异地询价。第五章 招标和投标第二十七条：招标工作由公司材料（设备）采购领导小组委派专人主持，由公司材料（设备）采购领导小组实施监督。第二十八条：在采购招标过程中必须坚持以下原则：（1） 在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。（2） 在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。（3） 在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权20、，使其他投标人受到不公正的对待。（4） 招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。第二十九条 编制招标文件（1） 招标文件由供应部统一草拟，由预算合同部、工程部配合，在招标文件中应规定：供应商投标需分商务标和技术标两部分分别投标装订成册。（2） 招标文件中的商务部分要求由采购领导小组拟定；技术部分要求由相关部门拟定，供应部应积极与预算合同部、工程部沟通以准确确定技术部分要求。（3） 招标文件拟定后，供应部的上级领导应对其进行初步审核。第三十条 法务部审核招标文件按照公司在招标采购方面的规定，所有的招标文件在发售前一定要经法务部审核，审核通过后方可盖章生效。（1）发出招标21、邀请我司采用的是邀请招标的采购方式，邀请招标对于项目时间相对比较紧、供应商数量并不多的情况比公开招标更有优势，也不失公平性。根据具体的采购材料，我司一般采取电话邀请或邀请函两种方式来发出招标邀请。 （2）发售招标文件a) 根据我国招标法的有关规定，我司对招标文件采取的是发售的方式，由各投标人自行自愿购买。b) 标书费的多少一般根据招标项目总金额来确定，招标文件一经发售，不论投标人中标与否，标书费概不退还。（3）勘测现场供应商有要求勘测现场的，相应的项目采购负责人必须陪同前往。具体的时间行程安排，相应的项目负责人应先与项目部沟通后确定，不允许供应商私自与招、评标委员接触。（4）答疑对供应商就招标22、文件中的疑问进行答疑，必须使供应商对招标文件的内容全面了解，避免以后出现供应商的投标文件不符合招标文件要求的情况，使本来可能有实力中标的供应商被废标，影响采购的整个进度和质量。（5）收取投标文件a) 在收取投标文件时应仔细检查投标文件是否密封并盖骑缝章，如未作以上操作则作废标处理。b) 投标文件内容应包括投标文件的正本、副本及电子文档。c) 收取投标文件的同时收取投标保证金，保证金的用途要提前和供应商解释清楚。（6）开标评标a) 评标的评委必须有工程部、供应部、采购领导小组三方参加，评委的总人数需为奇数，技术人员应占总人数的2/3。b) 开标前必须拟好评分标准，并确定商务标和技术标的比重。c)23、 评标应从技术标、商务标两方面评审，由相应的评委分别评比，杜绝腐败隐患。d) 开标时做好相应的开标记录：参与开标的各方人员签到表、每个投标人的得分表。e) 按照得分，从所有的投标人中选出得分前五七名。第六章 商务谈判第三十一条 要求供应商第二次报价和技术标得分前五七名的供应商联系，要求他们在价格再次下降，并根据最新的报价在剩下的五七家供应商中选出前三名。第三十二条 要求供应商第三次报价和供应商再次联系，要求他们进行第三次报价，并以价格为标准在剩下的三家供应商中选出前二名。第三十三条 第一轮谈判经过三次报价后，正式进入谈判程序，首先由招标项目负责人与选出的供应商进行4次谈判，并做好相关的谈判增值24、记录。第三十四条 第二轮谈判在第一轮谈判结束后，由各招标负责人的直接上级与供应商进行第二轮的2次谈判，综合考虑各供应商在技术和价格上的整体实力，初步确定中标供应商，做好相关的谈判增值记录。第三十五条 第三轮谈判由部门负责人与初步确定的中标供应商进行最后谈判，做好谈判增值记录。第三十六条 商务谈判原则（1） “毛巾挤水”：要求供应商在投标后进行的第二次和第三次报价的过程为“毛巾挤水”过程，通过这两次报价使采购价格初步下降。（2） “毛巾烘干”：在要求供应商第三次报价后，开始正式进入谈判阶段，通过“三轮七次”不同层次的谈判，达到进一步降低价格的效果。（3） 谈判原则：没有计划的不谈判；没有目标的不25、谈判；没有前后台管理措施的不谈判；不封样不谈判；没有参加招投标的供应商不谈判；没有两家以上供应商不谈判；参与谈判的人对价格没有决定权。（4） 每轮谈判都应体现增值过程。第三十七条：公司或下属公司采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。 五不购：（1） 没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组批准不购；（2） 材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；（3） 无材质证明和产品合格证的不购；（4） 凡考评不合格的产品不购；（5） 现场、仓库能够代用的材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。第七章 合同签订第三十八条 合同签字由我方拟定双方签署的采购合同，并交法26、务部进行审核。审核通过后，由供应商首先在合同上签字盖章，进行系列的评审我方才在合同上签字盖章。第三十九条 成本降低的机会作为采购人员，我们应努力抓住成本降低的每一个机会。合同通过法务部评审后，我方在合同上签字前可以进一步与供应商就价格再一次商议。第四十条 合同签订合同签订一式4份，采购部、供应商各一份，财务部和档案室各留存一份。合同签字盖章后，招标负责人应及时通知未中标供应商做好回访工作，并根据招标文件的规定退还投标保证金，维护好公司的良好形象。第四十一条 资料存档 招标采购必须做到“一材一档”，存档资料应包括：供应商的投标文件、投标供应商清单及供应商编码、供应商资料、谈判增值表、采购合同等。27、第四十二条：供应商拒不交货或未按合约规定时间、品质、数量、包装交货而需向供应商索赔时，供应部应收集有关资料、数据向供应商索赔。第四十三条：施工方不按合同和物资进场计划约定的时间和数量收货，造成工程延误或采取费用增加等，供应部应收集有关资料、数据向施工方索赔。第八章 采购人员职业规范第四十四条：采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。第四十五条：采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。第四十六条：采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商28、的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。第四十七条：采购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。第四十八条： 供应部对签订的采购合同负有直接责任。第四十九条： 因参与评审人员审核不仔细出现的错误造成公司的损失及日后的纠纷，责任按实际分权归属的比例分摊。第五十条： 配合供应部谈判的其他部门人员对此合同负有相关责任。第五十一条 ：凡查处“个人行为”签约的，合同无效废止，公司视其为无效约定，不承担任何经济和法律责任，并追究当事人责任。第九章 罚 则第五十二条：采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损29、失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：（1） 采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。（2） 采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。（3） 采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：a) 泄露其它供应商对同类产品的报价；b) 招投标中泄露其它参与的供应商名称；c) 泄露标底的。d) 泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。（4）故意规避本制度或未按本制度规定执行的。（5）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。（6）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；（7）在供应商年度考评中徇私舞弊的；（8）其它有损于公司形象或不利于公司行为的。第十章 附 则第五十三条：本制度由公司材料（设备）采购领导小组负责解释、修订和补充。后续将有部分制度出台、合并使用。第五十四条：本制度由公司采购供应部实施。第五十五条：本制度自签发之日起开始实施。