1、建设集团工程项目档案工作各项规章制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案修改、复制制度一、修改已归档的科技文件材料，必须是该项目本身的改变才能修改，另外的工程采用时不得修改。二、修改科技文件材料，一律采用“杠改”即修改后必须保持原来图样及技术文件材料的完整，不得将图形或尺寸擦掉和更改图号而用到其它新的工程上，具体要求是：1、修改程度较大而不能在原有底图上修改时，业务部门可到档案室借底图晒兰图。在兰图上修改，重新描绘底图、晒制兰图，然后将新的底图兰图及修改理由单交档案室归档，原底图作废，新兰图与原有兰图一同保存。2、2、修改程度不大时，可由业务部门填写“修改理由单”到档案室调出兰图和底图进行修改，并在修改处加装置修改人名章和修改日期。3、修改文字材料，同修改图纸一样处理。三、档案室有责任监督技术档案的修改工作，所有科技人员应严格按制度办事，不得随意更改档案。四、本单位新建或改建工程需利用底图复晒兰图时，应登记在“底图复制登记薄”上。五、外单位利用底图复制兰图，要持注明复晒理由、份数的正式介绍信，经总工程师批准。档案管理制度 1、经常检查档案库房内温度和湿度，并作好记录。做好冬季保暖、夏季降温、防潮工作。2、定期施放防潮、防虫、防鼠药物，并经常检查药品使用效果，防止档案受潮、受损。3、经常检查防火、防盗设施的完3、好情况，发现问题，立即报告。4、档案在任何情况下，均应避免阳光直射。5、经常对借出的库存档案的使用保管情况进行重点或全面检查，并作好记录，以备查考。如发现档案变质或破损，要及时采取措施抢救。档案利用制度1、积极开展以技术档案为主的提供利用工作，坚持面向基建、生产和科研工作，面向基层，面向工程技术人员为主，经常了解其需求情况，积极、主动、及时、准确地提供档案，为各项工作服务。2、根据需要编制必要的检查工具和参考资料，以利档案借（查）阅利用工作。3、建立档案利用登记薄，将利用时间、目的、作用及效果等作好登记。必要时，对利用效果进行现场了解、调查。4、收集、汇编历年重要统计资料，以利参考。档案保密制4、度1、严格遵守保密守则的十条规定。2、严格执行松藻煤电公司档案归档范围及保管期限，不得私自销毁档案。3、不得允许非工作关系的闲杂人员进入档案室。4、离开档案室必须关门，并确认锁牢后方可离去。档案柜随开随锁，其钥匙不得带出档案室。5、经常检查警铃和门窗完好情况，发现问题，立即报告。6、借（查）阅标有密级的材料，必须经厂保密委员会批准，并办理有关手续。立卷归档制度1、严格按“归档范围”和“国标”要求进行归档立卷，做到文件、资料归档完整、分类准确，立卷质量构合标准。2、各单位、部门必须按时、按质、按量向档案室移交应归档的有关文件材料，以保证归档文件的准确完整。任何单位、部门或个人，不得将档案材料据为5、己有，私自留存。3、一般资料归档一份，重要的使用频繁的归档二至三份，一份存档单独保管，其余作为日常借（查）阅使用。4、归档材料必须作到线条、字迹清楚，不得将铅笔、圆珠笔和复写材料作为归档件。5、凡以集体名义外出参观学习、参加会议所得材料，属归档范围的必须交厂档案室统一归档。档案借阅制度1、凡我厂机关工作人员，因工作需要借（查）阅本部门业务范围有关档案，经档案员同意即可；凡2、严格履行档案借（查）阅登记手续。3、本厂档案一般不对外，如有特殊情况，必须持有有关单位正式介绍信，并经分管领导批准，方可借（查）阅。4、借出的档案材料必须妥善保管，不得私自涂改、污损、翻印、转借，不得遗失，并严格遵守保密纪6、律。5、借阅期以一周为限，到期必须归还，如需继续借用，须到档案室办理续借手续。6、归还档案时，双方应详细检查资料是否齐全、完整、污损，并当面予以注销。档案室防火制度1、严格遵守消防规定，不准在档案室内吸烟、烤火、堆放易燃、易爆物品，防止火种带入室内。2、对配备的消防器材，按要求安放在规定位置，不准任意损坏，并经常检查，一旦发现失效、损坏，必须及时向保卫科反映。3、认真学习和掌握消防知识，做到“三懂”，即懂得要库房存放物资的火灾危险性；懂得预防措施；懂得补救初起火灾的方法。做到“三会”，即会报警，会使用灭火器材，会补救初起火灾。4、注意清除室内杂物，保持室内清洁卫生。档案鉴定销毁制度1、成立厂档7、案鉴定领导小组（成员另发文明确），负责档案鉴定工作。2、每次鉴定都要写出鉴定报告，在卷内备考表中注明鉴定意见，由鉴定组长签名，并标明鉴定日期。3、根据本厂实际，不定期地进行档案鉴定工作，具体时间由鉴定小组确定。4、档案鉴定工作的要求：保证划定管理期、密级准确、档案质量符合标准，鉴定中若发现档案不准确、不完整等，应及时完成有关部门和人员负责修改、补充。5、销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司批准，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时必须严格执行保密规定。档案库房管理制度1、对所保管的档案按分类大纲分类排放，排列整齐有序。2、确保库房安全，库内严禁烟火、库房实行统一管理、8、钥匙要有专人负责，集中存放，不准随身携带，库房门窗要及时关闭上锁。3、库房内不准存放易燃易爆品及其它物品，库房内应具备有消防器具，必须保证档案的安全。4、对所保管的档案要定期检查清点，对已破坏和模糊的案卷文件、图纸、资料要做到及时修复和复制，发现问题及时请示处理。5、库房内要经常打扫，保持清洁卫生，要做好防潮、防虫、防火、防尘、防光，要常通风，保持库内干燥，并做好室内温、湿度记录。档案资料验收管理制度1、有关部门应通知档案室派人参加科技成果评审会议，基建工程竣工验收会议和各种设备开箱验收工作。2、档案工作人员参加有关会议的任务是检查相应的文件资料的完整、系统、正确性，否则有权建议有关单位延迟验9、收及使用。3、在召开会议之前，有关部门或专业人员，务须将有关文件资料按归档的要求准备就绪。4、企业文件材料归档的基本要求是：归档的文件材料必须完整。归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。会计档案管理制度1、根据会计档案集中统一管理的原则，厂财务科及多经公司财务部门应按照归档要求，负责当年会计档案的整理、装订成册和立卷，在会计年度终了后，由各财务部门入库保管，并编造清册一式两份，一份部门自留，一份交综合档案室备查。2、财务部门和经办人必须近期将应当归档的会计档案，全部移交会计档案库，不得乘虚而入地封包10、保存。财务档案人员必须近期点收；不得推诿拒绝。3、会计档案类别，按顺序号整理装订成册，加上封面，注明类别名称、年度、月份、起止页数。4、会计档案应合理组卷，案卷标题明确，卷内目录表、档号和案卷均用钢笔书写，填写内部完整，字迹工整、整洁。5、会计档案特别是原始凭证，原则上不外借，确因工作需要借阅应经财务科负责人或主管领导批准的指定内容给予查阅、抄录或复制，并进行查借登记，查借完毕及时归还，如有拆散损毁、丢失或涂改档案者，视轻重，追究当事人责任。6、会计档案的保管，做到装订结实，存有有序，取用方便，做好防潮、防尘、防盗、防火、防虫工作，安全保管。7、按照会计档案保管期限，到期应进行鉴定工作对应销毁11、的档案按照“档案销毁办法”规定办理。8、会计档案的保管期限分为定期、永久两类。定期保管期限为3年、5年、10年、25年五种。档案管理员岗位责任制1、在厂办公室主任的领导下，负责人事、文件、财务、技术资料档案全面管理。2、贯彻上级有关档案的方针政策和规定。3、拟订档案管理的有关工作制度与办法。4、接收人事、文件、财务、技术资料的入库、编号与存档工作。5、按制度规定负责提供有关资料。6、负责承办文件的销毁与登记工作。7、负责档案的防火、防盗、防虫、防潮工作。8、遵守保密规则，执行保密制度。9、积极参加政治业务学习，遵守劳动纪律，搞好团结协作。10、负责完成领导交办的其它工作。兼职档案员职责1、对发12、给本单位的文件资料进行收集登记，进行整理，按要求移交给综合档案室。2、严格执行保密制度，确保档案文件的安全，不得丢失。3、刻苦钻研档案业务，不断提高业务水平，并加强与档案部门经常联系，做好档案工作。4、负责监督本部门外出人员按档案规定将会议的文件及资料按时归档。5、认真学习档案法及有关档案工作的指示，认真执行档案管理制度。“三纳入”、“四参加”制度“三纳入”1、应将档案工作纳入企业工作计划；2、应将档案工作纳入领导工作议事日程；3、应将档案工作纳入企业职工经济责任制、岗位责任制。“四参加”1、档案部门人员应参加产品定型会。2、档案部门人员应参加科研课题鉴定会；3、档案部门人员应参加设备开箱验收会；4、档案部门人员应参加基建工程竣工验收会。