1、 工程监理项目文件立卷归档规定 20180625 发布 20180701 实施Q/YDS-2354-2018 1 工程监理项目文件立卷归档规定 0 引 言 根据国家和我公司关于监理文件材料归档的基本要求，为使其在工程实践中更具可操作性，做到监理文件材料归档、移交更为完整和规范化，特制定本规定。1 范 围 本规定制定了工程监理文件材料立卷归档管理的主要技术要求。本规定适用于工程监理文件材料立卷归档及工程监理档案的管理。2 规范性引用标准 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。G2、B/T50328-2014 建设工程文件归档规范 GB/T50319-2013 建设工程监理规范 DL/T5434-2009 电力建设工程监理规范 Q/YDS-2271.2 工程建设监理文件管理规定 3 职 责 3.1 监理公司 总经理负责将监理文件的形成和积累纳入工程监理管理的各个环节和有关人员的职责范围。总经理或技术负责人负责完成监理文件包的编审及签署。3.2 项目总监理工程师 负责本项目监理全过程文件材料立卷归档工作的策划、监督、检查。负责组织本项目在工程监理全过程中形成的文件材料的收集、整编，并对其完整性、准确性、系统性负责。负责本项目监理文件的审核、签署、立卷归档，并提出所需的出版份3、数。Q/YDS-2354-2018 2 负责按建设单位的要求将有关监理文件向其移交。3.3 专业监理工程师 负责本专业监理资料的收集、整理、汇总，交信息员集中整理归档。并对其完整性、准确性负责。3.4 监理员 协助本专业监理工程师收集、整理、汇总监理资料，交信息员集中整理归档。3.5 监理信息员 协助总监理工程师进行整个工程监理文件资料的收集、整理，立卷、归档。3.6 档案管理人员 负责对工程监理项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。负责对工程监理项目文件材料的接收、整理、编目、归档、保管和提供利用。4 管理内容和程序 4.1 归档范围 4.1.1 监理文件包 监理公司根据监4、理文件材料料原件的特点，为了便于整理、保管和提供利用，将其形成监理文件包的形式见附录 A。其中各种报验审核、检查审核等资料只在文件包中开列了审核清单，原件另组卷。4.1.2 开列了“审核清单”的资料原件。4.1.3 特殊工程（我公司未设计过的）设计图纸资料等。4.2 立卷归档要求 4.2.1 监理文件中合同、招投标文件、管理文件、应为原件，工程质量记录可为复印件。4.2.2 监理文件材料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4.2.3 监理文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.2.4 监理文件材料应字迹清楚，图样清晰，5、图表整洁，签署完整。4.2.5 归档的监理文件材料不完整、不齐全或不符合案卷质量要求的，立卷人必须补齐，整理合格后方可归档。4.2.6 监理文件包应符合下列规定 4.2.6.1 封面 Q/YDS-2354-2018 3 a)型式：见附录 A 的 A1。b)编号：按监理工程文件资料分类编号办法编写。若装订成一册，则为“共 1 册第 1 册”，其文件序号为 A01；若装订成二册，则为第一册为“共 2 册第 1 册”，文件序号为 A01；第二册为“共 2册第 2 册”，其文件序号为 A02；其余依次类推即可。c)工程名称：为本工程的全称。d)案卷题名：监理文件包 e)本册内容：对见附录 A 的 A36、监理文件资料总目录内容而言。若装订成一册，其内容为：“一 总结资料至十二 工程竣工、验收、移交资料”。若装订成二册，第一册内容为“一 总结资料至五 会议纪要”；第二册内容为“六施工资料至十二 工程竣工、验收、移交资料”。或在每册分别把每章（卷）名称标识出来。其余依次类推即可。4.2.6.2 签署 a)型式：见附录 A 的 A2。b)批准：发电项目、500 千伏及以上输变电项目，由监理公司下设电源部/电网部主管、监理公司副总经理/总经理审核，公司主管监理工作副总经理批准；220 千伏和 110 千伏及以下输变电项目，由监理公司下设电源部/电网部主管审核，监理公司副总经理/总经理批准；c)编审：监7、理公司下设电源部/电网部主管或主任 d)编制：主要参编人员 4.2.6.3 总目录及编制要求 按国网公司监理项目部标准化管理手册要求编写。5 报告和记录 备考表（表 2330-4）；监理文件材料移交清单（表 2354-1）。监理文件包（见附录 A）；Q/YDS-2354-2018 4表 2354-1 监理文件材料移交清单 工程名称：序号 归档文件材料名称 检 索 号 责任者 册数保管 期限 阶 段 或分类 备 注 部门(项目)负责人：总监理工程师：移交人：接收人：归档时间：年 月 日 注：本表一式两份，移交人和接收人各存一份。Q/YDS-2354-2017 5 附 录 A（规范性附录）监理文件8、包 A1 封面 工程建设监理档案 工程建设监理档案 编 号：共 册 第 册 工程名称：案卷题名：监理文件包 本册内容：中国电建集团河南省电力勘测设计院有限公司 年 月 日 Q/YDS-2354-2018 6 A2 签署页 批 准：编 审：总监理工程师：编 制：Q/YDS-2354-2017 7 A3 监理文件资料总目录 序号 文 件 资 料 名 称 数量(页)页次一、总结资料 1 工程监理工作总结 2 阶段性总结 3 专题性总结 二、合同文件 1 监理合同 2 施工、设备材料招标文件审核清单 3 设计、施工、设备材料合同审核清单 三 监理文件 1 成立监理机构、聘任总监理师、监理师文件 2 工9、程监理规划（含补充修改）监理工作大纲 3 专业监理实施细则 4 监理日志清单（按人、月开列）5 监理部的重要来往文件 6 设计（可研、初设）审批文件（设计监理）四 监理大事记、月报 1 监理大事记 2 监理月报 五 会议纪要 1 工程主要会议纪要 2 设计技术交底、施工图会审纪要 六 施工资料 1 施工单位（含分包单位）资质、质保体系审核清单 2 特殊工种人员资格证书报审表 3 试验室资质证书、试验测量设备器具检定报审表 4 主要起吊机械准用证报审表 5 施工项目质量检验划分表审核清单 6 施工组织设计、施工方案、作业指导书等施工文件审核清单 七 质量控制资料 1 设备、材料、购配件报验审核清10、单 2 施工放线定位测量审核资料 3 施工试验资料报验审核清单 Q/YDS-2354-2018 8 序号 文 件 资 料 名 称 数量(页)页次4 隐蔽工程、分项、分部工程质量报验审核清单 5 旁站监理记录表 6 审阅/确认图纸记录单（设计监理）7 质量事故报告及处理等资料 八 进度控制资料 1 施工进度网络计划报审资料 2 月作业计划审核清单 3 开工报告审核清单 4 开工、停工、复工令 5 施工进度调整（延期）报审资料 九 投资（造价）控制资料 1 工程预付款报审及支付证书 2 工程量、月进度款报审及支付证书 3 设计修改通知单或对其审核清单 4 工程联系（变更）单或对其审核清单 5 合同11、违约、费用索赔报审资料 6 工程竣工结算报审表 十 安全控制资料 1 周安全例会纪要或其清单 2 安全文明施工考核月报或其清单 3 安全大检查纪要或其清单 4 安全事故报告及处理资料 十一 监理通知 1 监理工程师通知单 2 监理工作联系单 3 整改通知单 十二 工程竣工、验收、移交资料 1 土建、安装、调试中间验收交接资料 2 单位工程竣工验收资料 3 上级监检机构的质量监督检查报告 4 质量整改回复记录 5 工程竣工报告、竣工验收方案、竣工验收报告及移交证书等 Q/YDS-2354-2017 9 A4 审 核 清 单 序号 报送文件资料 报送单位 报送日期(年月日)审核记录 审核人 审核日期(年月日)编号 名称 数量(页)结果