物业管理公司文件资料管理工作规程（5页）.pdf-地产文库

物业管理公司文件资料管理工作规程（5页）.pdf

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作业规程

上传人：大宝编号：52450 2021-02-04 5页 220.41KB

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1、GL-007 文件资料管理工作规程 1 工作目标 1.1 确保文件、资料得到妥善保管，及时传递各类信息，满足信息沟通的需要；确保管理处日常事务性工作的正常开展。 1.2 适用于中海康城管理处文件资料的管理，包括对外收发文、档案管理、创优资料、合同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印控制工作。 2 工作职责 2.1 管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人，负责实施文件资料管理工作规程。 2.2 管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的具体实施人。 2.3 管理处各员工应积极支持、配合开展文件资料管理工作。 3 工作指引 3.1 管理处发文 3.1.1 按公司统一格2、式打印文件，填写发文拟稿纸，经管理处经理签发后盖章。 3.1.2 填写文件发放登记表，按文件发放范围发放，并要求收文人在文件发放登记表上签名。文件发放登记表保存期限 10 年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一保存。 3.1.3 将文件复印件连同发文拟稿纸存档，发文拟稿纸与所附文件保存同样期限。 3.2 管理处收文 3.2.1 外来文件收到后，首先填写收文登记表及收文处理专用纸，交经理批阅。收文登记表保存期限 10 年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一保存。 3.2.2 根据经理阅办意见，将文件送相关人员传阅、处理并签名。 3.2.3 将传阅、处理后的文件及时收回并连同收文3、处理专用纸存档，收文处理专用纸与所附文件保存同样期限。 3.3 档案管理 3.3.1 档案分系统进行管理，用档案局统一印制的档案盒保存，每个档案盒应清楚标明所存档案的名称。 3.3.2 每个档案盒内应有一份卷内目录，并随时根据存档情况变化予以调整。 3.3.3 查阅档案应详细填写档案借阅登记表，文件资料管业助理应认真检查所归还的档案，在确认无任何损坏后方可接收，对有损坏现象的，需进行修补。如无法补救的文件，上报管理处经理。档案借阅登记表保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。 3.3.4 质量手册、程序文件的复印由申请人填写文件复印申请表，写明复印原因、复印份数、发放范围，经管理处经理批准后，由文件资料管业助理负责复印，必须加盖受控文件章后下发。同时填写质量文件发放范围清单和质量记录表格发放范围清

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