1、公司档案管理制度及工作基本要求编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度1、目的：为认真贯彻中华人民共和国档案法，执行上级档案行政管理部门关于公司档案管理工作的有关规定，加强公司的档案管理，使档案更好地为企业的生产、技术、经营管理，以及提高企业效益服务。 2、适用范围：仅适用于本公司档案管理工作，子公司参照实行。3、档案管理工作基本要求3.1公司档案工作坚持统一领导，分级管理的原则；建立以公司综合档案室为中心，以各车间部门为基础的档案管理网络，建立健全档案工作制度；保证档案完整、准确、系统、安全和有效利用。3.22、档案工作列入公司的发展规划和年度工作计划、列入领导的议事日程，贯穿于公司的生产、技术、经营管理等各项工作，对档案管理工作程序，文件材料的形成、积累、整理归档要求列入各部门/车间和有关人员的岗位职责和经济责任制。3.3档案室必须做好“八防”工作和保管工作，每年全面检查一次，对破损变质要及时修补。3.4定期召开档案鉴定会议，由各有关部门/车间负责人参加，对失去保存价值的档案进行鉴定，对经鉴定要销毁的档案须造清册；经主管领导审核，总经理批准，报上级主管部门备案后销毁，销毁时要指定二人以上为鉴销人。4 档案管理机构与职责4.1总经办是整个公司档案管理工作的归口管理部门，设专职档案员一名，兼职档案员若干3、名；专职档案员负责全公司档案的日常管理工作，各部门/车间应积极配合，提供档案原始资料。4.2档案员职责认真贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策；建立与健全各项规章制度。做到有布置、有落实、有检查、有针对性的开展工作。档案室作为储备档案资料的基地和信息中心，负责全公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。对各部门/车间文件材料的形成，积累和归档工作按照档案法进行有效的监督、控制和检查。参加生产、技术等主要的专业会议、参加工程竣工验收、重要设备仪器开箱等企业管理的各项活动，并切实履行其职能。负责档案网络的日常业务联系、活动组织和安排，做到制度化、经常化。必要时按上级规定向上级档案4、馆移交档案。做好各种资料、图书（科技和管理方面的图书）的收集、订购、整理、保管和借阅工作。并负责做好档案登记和档案利用效果记录工作。4.3建立、健全公司档案管理网络体系。各部门应配备兼职档案员。5.归档管理5.1文件材料归档的范围和责任人党群类档案的归档范围和责任人.1党务工作主要包括党支部的年度方针目标、工作总结、本公司召开的党员会议、会议记录、报告、决议、总结、领导人讲话、简报等。上级机关来文，本单位需要贯彻执行的政策性文件等，由党支部负责提供。.2组织工作主要包括：组织机构、党组织统计年报、名册、组织关系介绍及存根、个人或集体获任命或表彰、荣誉称号的决定、通报、光荣榜及事迹材料、党费管理5、党组织和党员民主评议材料等由党支部提供。.3工会工作主要包括：年度工作计划、总结、会员名册、机构设置、劳动竞赛、劳动福利、女工工作、文化艺术、体育活动、后勤福利工作（职工生活福利、职工食堂、职工住房等资料）等由工会主席提供。.4共青团工作主要包括组织建设、团员大会、团员管理，团费管理等，由团支部书记提供。.5协会工作主要包括：各协会工作活动的资料，由协会负责人及参加人员提供。行政管理类档案的归档范围和责任人.1行政工作包括企业综合性事务工作、董事会文件、总经理办公会议文件、文秘工作、年鉴、大事记、外事接待、出国考察、培训、企业管理工作（如企业普查、企业整顿、经济责任制管理、管理现代化等工作）6、档案和信息工作（如企业档案工作、各类数据管理、电子计算机管理、图书资料）机要保密工作，由总经办负责提供。.2人事管理工作包括工人招聘、录用、提职、考核、辞退、调动等资料，教育培训工作如培训计划、教育经营管理文件等资料由人力资源部门负责提供。.3后勤福利工作包括劳保用品计划、管理办法、发放标准和范围，宿舍安排方案及管理办法，医务室工作管理制度由综合部负责；职业病申报，防治调查分析资料和病例档案由人力资源部负责提供。.4审计工作包括审计工作计划、总结，审计各项制度、审计报告、汇报材料由审计部负责提供。经营管理类档案的归档范围和责任人.1经营决策包括公司企业改革、重大经营战略性决策、企业发展规划、7、方针目标管 理等文件资料；计划工作如企业中长期计划、年（季度）计划、计划管理工作等资料由总经办负责提供。.2公司产权包括营业执照、房产证、土地证、国税、地税税务登记证、法人代码、统计登记证、开户许可证、社保登记证书以及年度检验证的报告书、批复等材料，注册资本验收报告、企业资产变动及土地房屋普查中形成的文件，合资、参股、股权转让的合同、协议书、出资证明、调查报告、评估报告等材料由总经办负责提供；申请上市的申报材料、批复、规划、计划、进度安排，证券操作文件，分红、配股材料由证券办负责提供。.3企业管理包括公司章程、合同，企业升级、创文明单位等活动形成的材料，企业管理模式设置方案、建议等材料，公司颁8、发的厂规厂纪、管理制度、工作职责、岗位责任制、经济责任制、经济责任考核条例、细则等文件材料由总经办负责提供。.4统计工作包括公司生产、经营、科研技术、管理工作中形成的各种年报、台帐、统计资源汇编，统计工作、生产情况的简报及经济指标统计分析，一次性调查及工业普查形成的文件材料由人力资源部负责提供。.5财务管理包括各类保险、合同、协议，财务预决算，各种财务分析报告，固定资产购置、报废、处理及台帐材料由财务部负责提供。.6产品销售工作包括市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、售后服务资料，关于进出口权的有关文件、批复，办理进出口企业资格证书、进出口合同中的纠纷处理材料由销售部门提供。生产技术类档案9、归档范围和责任人.1生产技术类管理包括生产调度、质量、管理、产品质量检测、质量控制、计量检测、设备管理、能源环保管理资料由生产部门提供。.2安全、消防、保卫工作、安全生产管理、应急预案管理、工伤事故处理由安保部负责提供。.3劳动管理包括劳动定额、定点、调配、工资、劳动保护、职工安全教育等资料由人力资源部门提供。基建类档案的归档范围和责任人.1可行性研究和任务书、如项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境调查报告、设计任务书和计划任务书等资料；设计基础材料，工程管理文件如土地征用批准文件及红线图、拆迁、补偿协议等，由总经办提供。.2设计文件如初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、10、专利文件、设计计算书、关键技术试验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批资料由设计单位提供。.3土建施工文件包括地质勘察、土岩层试验报告、水文、地震等资料；开工报告、工程技术要求，技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺；原材料出厂证明、质量鉴定、建筑材料、试验报告；设计变更、工程更改洽商单、材料代表核定审批；施工定位测量、基础处理、基础工程施工图；施工记录、日记、大事记；隐蔽工程验收部分，分项、分部、单位工程质量检查评审；交工验收记录证明；施工总结、技术总结、竣工报告、竣工验收报告由综合部提供。.4设备及管线安装施工文件、电器、仪表安装施工11、文件由施工部门提供。.5竣工文件由施工单位负责提供，具体包括：项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料；工程现场声像材料，竣工验收会议决议文件。设备档案的归档范围和责任人设备档案包括设备在其购置、安装、调试、运行、维护修理和全员设备管理等全过程的设备档案资料，由车间部门设备主任提供。产品档案的归档范围和责任人产品档案包括会计档案包括各种会计凭证、各种财务帐簿、各种报表等由财务部提供。干部、职工类档案包括干部档案、职工档案、退休职工档案、死亡职工档案由人力资源部门提供。特种载体类档案包括照片、锦旗、奖状、光盘、磁盘等实物，由总经办提供。5.2归档时间规定党群工作类在下一年第一季度归档；行政12、管理类在下一年第一季度归档；经营管理类在下一年第一季度归档；生产技术类在下一年第一季度归档；基建档案应在基本建设项目竣工验收以后的一个月内归档。设备档案在设备开箱后应及时归档。待档案员登记后再办理借用手续，进行安装调试。会计档案为上一年度的会计核算资料要在次年6月底之前归档。人事档案随时归档。特种载体档案应以实物与文字说明完整后归档。5.3归档要求 凡是应归档的文件材料必须按时移交档案员，任何人和部门不得据为已有。坚持部门立卷制。即以哪个部门产生的归档文件材料、则由哪个部门负责收集、整理和归档的原则。具体由各部门负责人或兼职档案员完成。 归档内容必须准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程。13、凡属归档范围的文件材料，必须收集完整齐全、并按要求归档。归档材料必须按照档案分类的基本要求系统整理，按件整理、排列有序，编制件号、目录，填好备考表。 归档文件应对其形成的程序和内在的质量符合要求，字迹清楚、纸质良好，规格统一，采用碳素墨水、墨汁或兰黑墨水，禁用铅笔、圆珠笔、红墨水书写。档案移交应编制好移交目录一式二份，按目录清点，然后双方在移交目录上签字，各存一份。6 档案整理6.1严格遵循文件材料整理步骤，采用年度机构（或问题）进行分类保持文件之间的密切联系，排列系统条理，成为一个有机整体。6.2文书档案按件整理：一文一事为一件；请示批复为一件；转发文与被转发文为一件；复印件与原件为一件；报14、表图册为一件。6.3基建、设备、产品档案按卷整理，分别按其结构、型号、阶段分别组卷。6.4拆除金属物，纸张残破文件要修补齐整，受压字迹文件要加边，对字迹扩散的应复制与原件一起装订，大开文件应以风琴式折叠，并右上角编件号。6.5原件材料可采用三孔一线法装订，但应视为一件整理编目。6.6按件盒要求，填写盒脊相关内容做到清楚、规范。6.7按规定填好备考表。7 档案管理7.1档案保管工作程序：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。7.2对收集归档的文件材料要严格检查，把好质量关，及时入库。7.3进行系统整理，将其内容与成份揭示出来便于安全保管，保密和利用。7.4对入库的档案进行统一的分类、编号、并保持相15、对的稳定性。便于整理和迅速的查找。7.5根据需要编制归档文件目录、专题目录、科技档案分类目录、特种载体档案目录、底图目录等不同形式的检索工具，并且进行电脑录入工作。8 档案库房管理8.1公司设置专门的档案库房。库房要保持清洁卫生、具有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防有害生物和有害气体的措施。8.2存放档案必须有专门的档案柜，做到分类存放，排列科学。8.3存放照片、胶片、磁盘需专用的柜盒.8.4对库房管理情况进行全面检查。库存档案清理核对，做到帐物相符，对破损或变质的档案及时修补和复制，发现问题及时解决。8.5库房温度控制在14-24,相对湿度控制在45-60%。8.6防止档案破损、被盗16、涂改和泄密事件发生。8.7未经档案人员允许，任何人不得擅自进入库房，进出库房随手关门。8.8禁止火种入库房，并备有防火设施，库房内不得存入与工作无关的杂物，库房周围不准堆积易燃易爆物品。8.9档案工作用房做到库房、办公室、阅览室三分开。9 档案鉴定9.1确定保管期限的原则为企业有长远利用价值的档案应永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。9.2编制档案保管期限表，保管期限分为永久、长期、短期三种。9.3制定保密制度，档案密级分为绝密、机密、秘密三种。9.4档案的鉴定工作由公司负责人，专业人员、档案人员组成档案鉴定小17、组、定期审查保管期限和密级，剔除失去保存价值的档案，鉴定中发现档案不准确、不完整应及时责成有关部门和人员负责修改补充。9.5经鉴定，对失去利用和保存价值的档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经主管领导审批，董事长批准，报上级档案部门备案后方可销毁。9.6销毁档案必须慎重其事，凡超过保管期限、失去利用价值的案卷应剔除，待保管一段时间确无保存价值时，填写销毁清单，经主管领导审核，董事长批准后，由两名档案人员监督销毁并签字。10 档案统计10.1档案的接收、移交、借阅、销毁、利用效果都要按规定分别进行登记。10.2对永久、长期、短期保存的档案分别进行数量统计，并对重要科技档案实施重点18、保护，严防泄密。10.3建立档案的利用效率、借阅人次和调卷数量统计。10.4按时完成档案统计报表的填报任务。10.5档案统计必须书写明了，字迹清晰，记载齐全、数字正确。11电子文件归档与管理11.1电子文件是指在数字设备和环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送文件。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。11.2归档电子文件应明确规定归档的时间、范围、技术条件、相关软件、版本、数据类型、格式等要求，保证归档电子文件的质量。12 档案的开发利用档案信息开发利用是档案工作的目的，要重点服务于改善企业经营管理，提高19、质量，降低原材料消耗和增加经济效益等方面。12.1档案实行信息化管理后，逐步实行局域网，对密级不高的档案资料可进行信 息共享。12.2熟悉库藏，了解需求，开展档案复印服务。12.3各类档案检索工具要齐全、完整、便于利用。12.4提供档案咨询服务。12.5开展档案资料编研，加强档案的研究整理。12.6档案的开发利用，必须严格执行保密制度。13 档案的保密与借阅制度13.1档案是历史的真迹，是宝贵财富，每个职工都有利用和保护的权利和义务。13.2本公司工作人员查阅业务范围的档案，只要办理登记手续，便可查阅。如查阅非业务范围的档案，须经主管领导批准。13.3非本公司人员查阅本公司档案时，须持有单位介20、绍信，证明利用者的身份和利用档案的目的与范围，并经主管领导同意后方可查阅。13.4档案原则不外借，确因工作需要，严格履行借阅手续，交接清楚，并负责管理、定期归还。绝密档案不外借，机密档案不得向外单位提供复制件，特殊需要经总裁批准。13.5借阅期限为一周，特殊情况两周为限，如需续借必须重新办理借阅手续。过期不还，档案人员应及时追回。13.6利用者需复印档案，需经档案员同意，复制的档案只限与利用目的有关部分，属于机密档案，一般不予复制，若因特殊需要，必须复制的应经分管领导同意，复制件应于用后作保密纸销毁。13.7借阅人对案卷应妥善保管，保持其完整、清洁、不得在档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴、倒卖牟利。违者根据情节轻重给予行政处罚，甚至追究法律责任。13.8收回档案时应详细检查，当面点清；如损毁、丢失、破坏档案的行为，应认真查处。13.9档案利用必须严格执行借阅制度和保密制度。14 考核与奖惩14.1对档案工作中成绩显著或作为突出贡献的部门和个人、应按国家有关规定予以表彰和奖励。14.2对档案造成损失，影响档案工作的开展，对个别阻挠档案工作正常进行，故意推诿、转移、分散、藏匿及毁坏档案的人或部门应按其造成损失的轻重予以处理。附加说明本标准由总经办提出本标准由总经办起草并负责解释本标准会签人总经办主任、总经理助理本标准审批人总经理本标准首次发布 年5月18日