1、2.5.4碧桂园集团财务档案管理制度第一章总则第一条：目的为了加强财务档案管理，确保财务档案的安全、完整、及时归档，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定，结合碧桂园集团实际情况，制定本办法。第二条：财务档案定义财务档案是指归档保管的会计凭证、会计账簿、会计报表、关联交易及股票、证券等财务专业资料，以及会计电算化使用的全套文档资料和软件程序，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,也是公司清算、纳税、内控需要的重要资料。第三条：财务档案分类（一）会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，银行存款（借款）对账单及余额2、调节表等。（二）会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务报告：各类财务报表、附表、附注及文字说明，各类纳税申报、税务文书，其它各类财务报告（包含但不限于资产评估报告、年度（专项）审计报告、年度汇算清缴报告、验资报告等）。（四）合同：工程合同、广告合同、投资协议、租赁合同、借款合同等企业各种经济业务合同。（五）各类工程预结算书及相关结算文件。（六）各类不动产销售发票、增值税专用发票、普通发票及收据存根等。（七）记载会计资料的光盘、移动硬盘、U盘等。（八）关联交易资料、报告、文件及合同等。（九）股票、证券资料、报告、文件及合同等。（十）其它档案：其他应当保存的会计核算资料3、，包括但不限于薪酬明细表、作废支票、财务档案移交清册、财务档案保管清册、财务档案销毁清册等。第二章管理部门及职责第四条：管理部门及责任人（一）管理部门：集团财务资金中心及各子公司财务资金部。（二）管理责任人：集团财务资金中心各职能分部负责人、各子公司财务部负责人为财务档案第一责任人。公司注销的，由集团财务资金中心指定档案管理责任人。财务档案管理员由第一责任人指定、委派，出纳员及图章管理人员不得担任财务档案管理人员。第五条：管理员职责（一）负责定期对财务档案立卷归档，填写财务档案目录，编制立卷说明。（二）负责档案柜卡片、标签制定（含公司、年月、档案顺序号等基础信息），做好档案编序工作。（三）负责4、审核档案调阅人员是否为有权调阅人，是否经相关负责人签章同意，按规定办理档案查询、调阅，做好查询、调阅登记，做好调阅档案催还。（四）负责档案防火、防水、防潮、防虫、防盗工作，做到“人走断电、人离关窗、随手上锁”，确保档案安全、完整。（五）做好财务档案移交工作，做到“交接手续齐全、内容详细、责任分明”，交接清单由双方签字，并经第一责任人审核签字确认。（六）负责定期清理可销毁档案，做好可销毁档案清单，由档案管理员提出销毁申请，经公司财务负责人、财务资金中心负责人和集团总裁审核同意后予以销毁。第三章财务档案的整理立卷第六条：会计凭证（一）装订时间要求：按月装订，装订好的凭证按年分月妥善保管，累计未装订5、凭证不得超过3个月。（二）装订前准备工作1、分类整理，按顺序排列，凭证及附件摆放顺序：记账凭证银行收付款单据发票、收据有效审批文件其他证明材料。附件不重复，清理不需要的附件（如合同复印件、营销广告效果图、材料申购单、供应商送货单、业务招待费清单及各类不恰当附件）。2、摘除凭证内的附属物（如订书钉、大头针、回形针等），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证附件大小，且要避开装订线，以便翻阅，保持数据完整。3、收集整理银行存款余额调节表、银行对账单，装订在每月凭证第一册前面。资料较多、较厚时，也可单独装订成册。（三）装订要求1、用“三针引线法”装订，在左上角部位打上三个针眼，使用棉线结扣（或使用热熔铆6、管装订，厚度适中，确保牢靠），并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便事后查阅。2、凭证外面要加封面，封面纸用上好的牛皮纸印制，封面规格稍大于所附记账凭证，用胶水粘好。并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。装订做到整齐、牢固、美观。3、填写凭证封面、背脊。包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等，不得遗漏。在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，以便调阅。（四）其他要求1、集团建议会计凭证统一使用A5纸打印。在确保节约的前提下，可以使用A4纸打印。2、多张记账凭证共用一份原始凭证附件的，应复印原始凭证附件，并在复印件上注明原始凭证附件原7、件存放记账凭证号，以便备查。3、合同（原件和复印件）不作为记账凭证附件，避免档案重复，需要时查阅合同档案。4、所欠银行回单、后补内部资金调拨审批单原件等原始凭证，应做到及时获取，最迟不应超过1个月，即上月所欠原始凭证，必须次月取得。5、记账凭证所附的原始凭证数量过多时，按顺序装订在凭证后面，如果一册装订不下，分册装订，凭证封面：xx号xx号（1/2），第二本xx号（2/2）xx号，以便查阅。6、每本凭证厚度不得超过2.5-3.5CM,厚度要均匀，确保美观。7、装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上的各栏内容，进行归档。为便于查阅，可于年度结束1年后再套上凭证盒。第七条：会计账簿（一）装订时8、间要求：年度结账后50天内完成会计账簿的打印，装订。（二）账簿装订、归档1、账簿打印：打印科目余额表、总账、三栏、多栏明细账及辅助明细账。2、审核账簿完整：审核已打印账簿总账、明细账金额是否与科目余额表一致，是否存在缺页、错页、重页、空白页，纸张是否存在折叠、缺角，文字是否完整清晰，账簿科目顺序是否与科目余额表相同，页码是否连号等。3、装订顺序：会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底贴印花。账簿装订的封口处，应加盖装订人印章或签名。4、会计账簿的装订应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。脊背应平整，在背脊上注明所属年度及账簿名称和编号，以便查询。5、会计账簿的9、编号为一年一编，编号顺序为总账、三栏、多栏明细账、辅助明细账。6、将装订成册的会计账簿放入档案盒（详见附表四），并将档案盒信息填写完整，进行归档。第八条：财务报表（一）装订时间：纳税申报表、资产负债表、损益表每月打印纸质版，由经办人、财务负责人及法人签字或盖章，并按资产负债表、损益表、纳税申报表、纳税审批流程，按自然月顺序装订成册。其他财务报告单独按月装订成册。（二）将装订成册的会计账簿放入档案盒（详见附表四），并填写档案盒完整信息，进行归档。第九条：合同按合同类别进行整理分类，按月做好合同明细台账，按明细台账顺序摆放，装入合同盒里面，放入合同专柜保管，贴好标签，便于查找。第十条：预结算书各类10、工程结算书按月收集，按成本对象归纳整理,按月装订成册。集团内关联单位承包工程的，需结算价出具之日起1个月内向关联单位索取纸质结算书，并于当月装订成册。集团外单位承包工程的，需在支付结算款时要求施工方提供纸质结算书。第十一条：发票、收据各类发票、收据存根，按月将发票、收据顺序号整理，装订成册，无法装订的发票存根封箱，在箱表面列明发票号码段。第十二条：关联交易报告各类关联交易的资料，包括但不限于董事会/股东决议案、协议、合同、年度关联交易额上限及月度报告等相关资料，按月顺序整理。如有新的资料或文件,须持续更新纪录。正本合同/协议之妥存：最少一式两份，分别存放于关联方及香港上市合规办。第十三条：股票11、证券各类股票、证券的资料数据，包括但不限于董事会/股东决议案、协议、合同、股东名单、持股数目、股权变动、股权利益申报等相关资料，按月顺序整理。如有新的资料或文件,必须持续更新纪录。正本合同/协议之妥存：最少一式两份，存放于香港上市合规办。第十四条：其他档案作废支票、薪酬明细表、会计移交清册，财务档案保管清册，财务档案销毁清册应单独装订成册，单独编制卷号，及时整理,按月/年装订成册。第四章财务档案的归档保管第十五条：财务档案，以法人为单位，应统一归档，统一分类，统一编号及统一管理。第十六条：归档时间：会计凭证按月归档，会计账簿按年归档，各类财务报告按月装订、按年归档，合同按月整理装盒、按年归档12、，各类结算书按月归档，各类发票存根按月归档，其他财务档案按年归档。第十七条：检查归档：档案管理人员在规定前检查归档档案是否完整、是否整齐美观，对不符合归档要求的档案拒绝归档。档案管理人员应建立归档登记簿、档案目录登记簿，及时了解档案归档情况。第十八条：存放要求：档案应存放于密闭、安全的房间，并在文件柜上加锁，做到防火、防水、防潮、防虫、防盗。第十九条：保管期限：各种财务档案保管期限，根据其特点，分为永久、定期保管，期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。各种财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。详见附表六。第五章财务档案的借阅第二十条：各财务资金部应建立财务档案清册和借阅登13、记簿，详见附表五。借阅期限最长1个月，如需延期，需重新办理借阅手续。第二十一条：集团公司部门员工需借财务档案人员，须经公司财务负责人和借阅部门负责人批准后，方可办理调阅手续，详见附表二。外单位人员因公需要查阅财务档案时，应持单位介绍信，经公司财务负责人批准后方能由档案管理人员接待查阅，公司财务负责人无法判断能否借阅时，经请示集团财务资金部批准后方可借阅。第二十二条：财务档案借阅人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。第二十三条：如需复印财务档案的，由财务档案管理人员复印，加盖使用用途专用章，写明复印件使用范围，并在附表五中登记复印数量及用途。第六章财务档案的移交第二十四条：档案管理14、人员工作调动或离职时，应按要求对其所负责的财务档案进行整理，清点，并办理移交手续。第二十五条：财务档案移交时，移交人员应填写财务档案移交清册一式三份，移交方、接收方、监交方各执一份，以明确责任。移交清册详见附表一。第二十六条：财务档案监交由档案管理人员上级领导担任。第七章财务档案的销毁第二十七条：财务档案保管期满，需要销毁时，由档案管理人员提出销毁申请，经公司财务资金部负责人、集团财务资金部负责人和集团总裁审批同意后方可销毁。档案管理员编制财务档案销毁清册，列明销毁财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，作为销毁申请附件。详见附表三。第二十八条：15、财务档案销毁前，应当按照财务档案销毁清册所列项目逐一清查核对。销毁后，经办人在销毁清册上签字，注明：“已销毁”字样和销毁日期，以示负责。第二十九条：处于项目建设期间的建设单位，其保管期满的财务档案，不得销毁。第三十条：保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止，单独抽出立卷的档案，应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册中列明。第八章罚则第三十一条：不按时进行档案装订归档的，或归档不符合集团要求，如出现档案散落、不牢靠、档案中出现金属物、不整齐、不美观、违规借阅档案等，处予5,000元罚款。第三十二条：档案毁损、不全、保16、管不当造成档案遗失的，处予10,000元罚款，并责令限期修补。对无法修补，造成损失的，按损失金额1%的予以罚款。造成损失金额巨大，情节严重的，对相关责任人予以辞退，并移送司法机关追究法律责任。第三十三条：罚金区域、板块负责人占比40%，公司财务负责人占比30%，其他人员占比30%。第九章附则第三十四条：适用范围本管理办法适用中国境内碧桂园集团所有公司（上市及非上市），包括房产、酒店、管理、建安及其他子公司。中国境外公司根据当地法律法规要求进行补充修订。第三十五条：本办法自发布之日起实施。第三十六条：附表附表一：财务档案移交清册附表二：财务档案调阅单附表三：财务档案销毁清册附表四：档案装订效果图、档案盒图片附表五：借阅档案登记簿附表六：财务档案保管期限