1、财务管理指引戴德梁行物业管理有限公司目录1.引言及物业管理概念2.管理处的架构及财务部人员的职责3.财务管理办法一. 财务管理总言二. 费用管理三. 发票和收据管理四. 物资管理4.入帐的依据5.财务人员须知6.计算机软件的简介附件一 收楼流程图附件二各项收费标准一览表附件三单元列表附件四按金明细表附件五应收/已收/欠收管理费一览表附件六会计科目表附件七自动转帐授权书附件八日常收费工作流程附件九日常收费工作流程详解附件十处理欠缴管理费程序1.引言作为一个优秀财务人员不单要具备丰富的会计知识，对本身行业的认识亦同样重要。财务工作在不同行业均有其独特之处，除了要合符国家的规定和会计专业基本的守则外2、，还要配合不同行业特别之要求。物业管理在国内是一门新兴的行业，其入帐的依据、方法及侧重的地方，亦与其它行业有所不同。为使管理公司财务人员能顺利开展工作，本指引将会介绍财务部的运作、会计管理办法、员工应注意的事项，以及计算机软件在财务方面的应用。然而，国内从事物业管理，除了需要遵照国家颁发的规定外，还必须符合当地地区的法规及税规；因此，本指引只提供作参考，管理公司应按照国家及地方有关规定，结合管理公司的管理及运作情况，制定切实的财务制度 。管理处的架构及财务部人员的职责2管理处的架构及财务人员的职责 物业管理部人员架构表总经理物业部工程部财务部人事行政部保安部工作范围- 执行“员工守则”各条例-3、 招聘及培训员工- 员工联谊活动工作范围- 机电维修保养- 处理客户二次装修事务- 负责大厦公众地方的装修更改工程工作范围- 发出付款通知书- 费用追收- 管理日常财务工作- 编制财务报表- 大厦固定资产的登记，入库，资料存档工作工作范围- 大厦巡楼- 大厦消防设施- 停车管理及保安工作范围- 负责客户事务- 清洁及园艺盆栽摆设- 租务管理- 联谊活动- 大厦各类指示牌的制作及安装岗位职责职务:财务经理部门:财务室汇报:总物业经理工作概要:负责管理处的经济核算、资产计算、融通资金、财务公关，严格掌握费用开支，监督本部人员工作，定时召开财务会议，进行财务分析，编制财务预算，提交财务报告。主要职责4、:1. 建立健全各项财务管理制度，不断完善和监督财务管理制度的贯彻执行。2. 具体负责管理处的经济核算工作，按照管理需要建立财务管理体系，指导、检查、监督属下的工作，保证帐目记录完整、准确，审核会计报表。3. 根据管理处的实际运转情况，按月份、季度、年度编制财务预算，批准后，认真贯彻执行。撰写财务报告，及时向总物业经理反映管理处的财产及资金运转情况，提供财务信息。4. 协调好与银行及上级财务部门的合作关系。5. 向业主提供财务报告，解答业主对管理处财务状况的咨询。6. 组织本部人员定期开展财务分析活动。7. 严格掌握费用开支，认真执行费用报销制度，本着勤俭节约的精神监督审批各部门的采购及费用开5、支情况。8. 统筹安排固定资产管理以及其它财产的使用保管，注意发现和解决财产物资管理中存在问题，确保财产物资的合理使用和安全管理。9. 负责做好资金管理，督促出纳员按规定程序及时进帐、存款、保证正常合理开支的需要。10. 审核各项费用开支，审核记帐凭证，及时清理债权、债务，防止拖欠款项，搞好资金融通。11. 参与决策、监督管理处的资金来源与运用情况、各项指针完成情况、检查各项制度的使用情况。12. 完成总物业经理交办的其它工作。岗位职责职务:会计主任部门:财务室汇报:财务经理工作概要:负责公司的经营核算以及协助财务经理制作反映公司财产及资金运转情况的帐目及报表。主要职责:1. 按月份、季度、年6、度编制财务会计报表，正确计算各种收入、支出、费用和财务成果，反映管理处财务状况，做到数字真实、准确，内容完整、清楚并及时报送财务经理审批。2. 按规定建立会计帐簿和进行总分类、明细分类核算，做到帐证相符、帐表相符，如有发现帐簿记录与实物款项不符，应按有关规定处理，无权自行处理的应立即向财务经理报告，请求查明原因作出处理。3. 经过审核的原始凭证、记帐凭证按记帐规则的规定进行定期汇总与记帐(包括各种损益、往来帐)，月末与总分类帐核对一次。4. 负责核对与其它公司、部门往来帐。5. 每月复核员工工资、资金数，按行政及人事部提供的工资表及时发放工资。6. 根据每月各部门的费用开销情况对各部门的成本进7、行核算。7. 妥善保管会计凭证、帐簿、报表等档案资料以及重要经济合同，要定期进行收集、审查、装订成册以及编号登记。8. 负责各项费用报销的业务手续，配合协调出纳员的工作。岗位职责职务:出纳部门:财务室汇报:财务经理工作概要:办理现金及支票等款项的收付事宜，管理有关支票、收据、印章、办理银行业务，严格按照出纳制度进行工作。主要职责:1. 出纳员要严格按照国家有关现金管理和结算制度，认真办理款项收付业务，根据审核无误、手续完备的会计凭证支付款项，如不符合有关规定，出纳有责任不予办理。2. 现金收、付时，必须当面点清。3. 每日逐笔登记现金日记帐，做到帐证相符。每日结出当日余额，并与库存现金核对，保8、证现金的准确无误，做到帐实相符。4. 逐日逐笔登记银行存款日记帐，帐证相符基础上，每月与银行对帐单核对，如有未达帐项，编制银行存款余额调节表调节。每五天必须向财务经理汇报管理处现有资金情况。5. 做好空白收据及空白支票的管理，建立票据使用登记簿，逐项详细登记、注销，监督签字。票据使用要规范，正确填制好各种银行结算单据，严格按照财务制度执行，并做好保管。6. 及时办理银行业务，以保证管理处日常工作正常、有序地进行。实有现金超过库存现金限额时，要及时送存银行，否则责任自负。7. 每日与财务部会计对帐一次，保证帐目清楚、无误。8. 加强业务学习，不断提高业务水平和服务质量。9. 提高警惕，加强责任心9、，保证各种款项和安全。10. 完成财务经理及总物业经理交办的其它工作。财务管理办法3.财务管理办法一.财务管理总言1.总则1.1财务管理是物业管理的重要组成部份, 正确处理好管理与理财的关系, 是物业管理的首要问题。1.2财务管理的三方面任务:-1.2.1有计划、合理的安排资金, 为管理处经营管理服务;1.2.2认真贯彻各项财经制度, 维护财经纪律, 实行财务监督; 1.2.3加强经济核算, 增收节支, 提高经济效益。1.3配备专职财务人员, 开户建帐, 建立一套完整的、切实可行的会计核算制度, 做好管理处的经济活动记录工作。1.4做好年度的财务预算, 落实各项经济指针。1.5做好会计决算和利10、润分配报告, 加强财务监督, 改善经营管理, 提高经济效益。1.6遵守国家及各项有关法律, 法令和条例, 接受当地税务, 银行、工商等部门的监督。1.7接受“会计师事务所”对企业会计帐目审查。2.财务权限与职责2.1编制管理处年度财务预算, 制定各项经济指针, 并报总物业经理审定。2.2监督管理处的资金来源与运用情况, 各项指针完成情况, 检查各项制度执行情况。2.3加强流动资金的管理, 制定各部门的流动资金额度, 超出额度财务有权拒付。2.4管理处的一切开支, 由经手人阐明原因报各部门主管经理签字外, 经财务部经理审核签字报总物业经理审批后方可报销。2.5有权拒付违反财经纪律和违反管理处财务11、规定的开支。2.6建立完善的管理收费系统, 及时足额收取管理费及其它费用, 按发展商的要求必要时协助发展商向客户收取其它费用。2.7建立固定资产登记制度, 防止固定资产的流失。2.8建立完善的会计数据文件管理系统, 保证会计资料的完整。2.9按上级规定, 编制好各种财务报表, 做好财务工作。2.10对超越财务权限, 强行核销不合理开支, 打击报复财务人员的行为, 财务主管有权, 有责向总物业经理及上级部门报告申诉。3.财务管理3.1财务部应根据国家要求, 结合有关规定, 认真进行帐务处理与会计核算, 及时编报各类财务报表, 做到认真、及时、准确、完整地反映管理处的财务状况和经营成果。3.2财务12、部应严格控制各种费用开支, 交际、应酬费应根据需要, 本着少花钱办大事的原则, 采取实报实销的办法(由经办人阐明原因报部门经理批准, 经总经理审批后再在交际费中列支)。3.3财务部应严格内部管理制度, 建立、健全现金及各种存款的管理, 做到日清月结、帐帐相符、帐证相符、帐实相符, 及时清理未达帐项, 每日报总出纳收款日报表, 银行存款日报表, 以便合理使用资金。3.4严格各种费用管理, 杜绝假发票、空白条, 杜绝不合理、不合法的费用支出。3.5管理处发生的各种费用, 应根据当月费用使用情况合理进入当期费用, 按权责发出制的原则对管理处发生的各种费用作预提费用和待摊费。低值易耗品的摊销原则上一次13、进入费用, 但数额较大的可按使用期限分次摊销。二.费用管理由于管理处的主要收入来源于管理费收入及有偿服务收入, 收入相对固定, 因此费用开支也要有较严格的预算计划和控制, 以保证管理处的收支达到收支平衡。1.费用管理的审批程序管理处的费用预算一般包含在收支预算内, 各项的收支预算是每年制定, 年度预算审批程序如下:-总公司审批管理处制订年度预算(因应公司管理架构而定)修改(不通过)(不通过)(通过)(业主委员会已成立)管理处执行发展商审批业主委员会审批(通过)2.费用预算的项目分类2.1长期合同项目该项目主要有 : 保险、清洁、绿化、宿舍租赁、维修、工程等需签订合同的项目, 合同有效期通常为一14、年或预算有效期内。2.2长期经常项目该项目是指 : 每月都要支出数额相对固定的费用, 主要有 : 职工工资、福利、社会保险、公共水电开支、管理人酬金、税金及代收代支等项目。2.3不固定项目该项目是指 : 每月的支出数额及次数不能确定的费用, 除以上两类之外的项目都属此类。3.费用审批程序报价评估选择三家单位报价属预算外的费用项目属预算内的费用项目先报发展商或业主委员会审批通过长期经常项目长期合同项目不固定项目物资采购项目非采购项目执行物资采购规定部门主管审批财务主管复核总物业经理批准财务报销4.费用开支标准4.1工资 :按管理处 “工资管理规定” 执行。4.2劳动保险费 :按市劳动统筹部门有关15、规定和管理处 “社会保险管理规定” 执行。4.3差旅费 :a.总经理因公出差, 房费(四星级酒店标准), 餐费、因公电话费、洗衣费、交通费实行实报实销(乘飞机)。b.部门经理因公出差房费(三星级酒店标准), 餐费30元/日加20元/日出差补助, 洗衣费、交通费实行实报实销(乘飞机)。c.部门主管级因公出差房费(三星级酒店), 餐费30元/日加20元/日出差补助, 交通费20元/日(乘火车 硬卧)。4.4本规定未列条款按财政部现行规定办理。5.借款及费用报销管理不论借款或费用报销, 金额于一千元以下的(包括一千元)方能以现金交收, 金额于一千元以上的, 一律需使用支票。费用报销时, 要特别注意:16、 涉及物业采购的费用, 要先按物资采购管理程序审批, 采购完成后要办理验收入库手续。有借款的, 在填费用报销单时要填上借款金额。费用报销流程如下:-费用报销经手人物资采购审批程序非采购项目不需借款需借款填写借款单无实物有实物物资验收签字或开入库单部门主管审批财务主管审批填写费用报销单单据整理粘贴好无批件有批件(合同、申购单等)会计复核总经理批准按费用审批程序审批出纳付款出纳付款有借款无借款出纳付款或收款会计制凭证会计冲借款制凭证费用支付完毕报销支票使用程序申请人填写支票申请单, 包括姓名、部门、申请内容、金额及付款单位、帐户部门经理审批财务主管审核其内容总物业经理签批财务部开具支票, 并在支票17、上填写日期、付款单位、帐户之金额财务部交总物业经理最后审批, 加盖公章, 支票生效申请人领取支票并在财务登记签字三.发票和收据管理1.总则1.1 根据中华人民共和国发票管理办法及其它有关规定制定本制度。1.2 本公司所有发票、收据（指有价值的收据）及票据（以下简称票据）均属本制度管理的范围。1.3财务部统一负责本公司各种票据的管理工作。1.4各种票据的种类、使用范围由财务部规定。2.各种票据的购买及印刷2.1属国家统一规定的发票由财务部指定专人向有关税务部门购买。2.2经有关税务部门批准公司自行印制发票时，由财务部提出式样经总经理核准，并报有关税务部门批准后，在税务部门指定的印刷单位印制。2.18、3 公司使用的各种发票、收据属代收的部分，使用代收单位的发票、收据；属公司的收据需印制时，由财务部提出式样经总经理批准后进行印制；属各部门专用的票据需印制时，由需用部门提出式样，经财务部审核，报总经理批准后印制。2.4 财务部专管人员必须对购买、印刷或代收单位提供的各种票据进行验收，详细清点数量、检查有无印刷错误。数量有误或印刷有错误的应拒收。各种票据验收后，应按不同的票据登记验收日期、数量、起止号码等，设专柜保管。3.各种票据的领用3.1 财务部专管人员应设置各种票据领用登记簿，凡发放票据，必须登记领用的日期、数量、起止号码等，并由领用人签收。3.2 使用发票或收据的部门必须指定专人负责各种19、票据的管理工作（以下简称票据专管人员）。3.3票据专管人员在向财务部领取各种票据时，必须办理领用手续并清点数量、验看号码。发现有号码错乱的，应拒绝领用。3.4票据专管人员对所领用的各种票据必须妥善保管，在交付使用人员时，应进行登记、签收。4.各种票据的使用4.1各种票据需按发票收据使用细则的规定进行使用。4.2各种票据应当按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性开具。4.3各种票据只能按规定的范围进行使用，不得转借、转让、跳号、拆本使用，或开具空白票据。4.4各种票据需交接使用时，应办理交接手续，写明交接时票据的号码。接收人在接收各种票据时，如发现所交接的票据存在问题，可拒绝接收，并立即报告20、主管人员。情节严重时，应立即报告财务部。5.各种票据的检查和核销5.1财务部有权对各种票据的使用随时进行检查。5.2已用完的各种票据必须立即向财务部进行核销。财务部专管人员在核销各种票据时，必须对票据进行检查。发现有使用不当的，应提出意见进行纠正；发现有问题的，应立即报告财务经理。5.3财务部专管人员应随时核查使用各种票据的人员有否及时将所收款项按规定上交。在各种票据核销后，应对整本票据报收款项有否上交进行核查。四.物资管理制度1.分类1.1固定资产的定义 - 单位价值2000元以上或者使用年限超过一年以上的物品。1.2低值易耗品的定义 - 不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长的物品。121、.3办公用品的定义 - 办公使用的消耗性物品。1.4物料用品的定义 - 进行物业管理所需使用的消耗性物品。1.5小商品的定义 - 为销售给大厦顾客的目的而购进的商品。2.物资采购制度2.1各部门凡需新增固定资产, 低值易耗品或使用各种其它物资, 应先行到公司仓库领用, 仓库无库存的, 可申请购买。2.2部门申购应先将所需增加的物品列入每月编制的预算内, 预算经批准后, 可正式申请购买。2.3预算外急需使用的物资, 经总经理批准可以先行购买, 再补作预算。2.4各种物品的采购主要由行政及人事部负责, 但对一些急切需用或专业用品, 可由部门经理申请, 总物业经理批准后由使用部门进行采购。2.5各部22、门对本部使用的常用物品, 应根据使用情况提出每月的耗用量, 仓库根据该物品消耗时间的长短定出最低库存量, 在接近最低库存量时, 通知有关部门申购物品。2.6申请购买物品申购部门填写物品申购单, 申购单需详细列明所需购买物资的名称, 规格, 数量, 用途(或使用个地方)。2.7采购部门审核申购物品的库存情况和报价, 财务部审核申购的物资和金额有否符合预算, 最后由总经理审批。2.8负责采购的人员应随时了解和掌握公司常用物品的市场价格和供应情况, 接到申购单后, 向有关供货商询价, 并在申购单上填报三家以上供货商的报价。2.9对于常用物品及耗用量大的物品, 根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉23、的原则选定固定的供货商。2.10负责采购的部门应要求固定供货商定期提供近期物品的供货价和供货品种, 根据可供货品种和价格核对申购物品的报价。2.11采购部门应要求供货商加强配合, 根据供货商提供的供货物品和价格清单做好采购计划, 争取节省采购所需的时间, 为物资使用部门创造效益。2.12对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品, 采购部门应将情况知会给使用部门, 以使使用部门能及时采取相应措施。2.13采购部门在收到已批准的申购单后, 属于由固定供货商供应的, 应通知固定供货商送货上门, 并采用定期结算的方式结算货款。3.仓库管理制度3.1对仓管人员的要求3.1.1仓管人员应熟悉24、其所保管物资的基本特性、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等。3.1.2及时、准确地做好记账工作，如实反映物资的库存及发放情况。3.1.3经常保持仓库环境的整洁文明、各种物资存放整齐。3.2验收进仓制度3.2.1所有物资进仓前由采购人员填写一式四联收料单(进库单)，收料单的内容包括物资的名称、规格、数量、单价和金额。3.2.2仓管人员及申购人对进仓的物资必须验收其质量是否符合使用的要求。3.2.3凡尚未取得发票而先行进仓的物资，仓管人员及申购人必须核对收料单上所列的品名、规格、数量与实收物资及送货单是否相符。3.2.4已取得发票的物资，还必须对发票上所列的内容进行核对。3.2.5收料单一式25、四联，完成验收手续由仓管人员签收后，其中:a.第一联仓库留存，作收货的记账依据；b.二联随同发票报销；c.第三联送财务部存查（仓管人员在完成验收手续后，每十天汇集后交财务部）；d.第四联由采购人员（经办人）留存。3.3保管制度固定资产的管理3.3.1固定资产由使用部门保管; 固定资产如个人使用, 个人保管, 个人在财务部(或行政及人事部)办理领用手续, 各部门公共使用的, 由部门经理指定专人负责, 如发生人为损坏或丢失, 需照价赔偿。3.3.2固定资产要定期清查盘点, 最少每年要进行一次全面的清查, 盘点时要对实物逐项点数, 填列固定资产盘存表, 按类别, 品名详列帐存数量金额和实存数量金额,26、 由参加盘点人签章证明, 保管备查, 固定资产明细帐和固定资产总帐要按时核对, 作到帐帐相符, 帐实相符, 出现盘盈、盘亏要及时上报。3.3.3固定资产的调出、变卖和因失去使用价值需要报废时, 必须按管理处权限办理, 合法批准手续, 其变卖价格由财务部与使用部商定, 需报废及清理之固定资产要进行审查与技术鉴定后报总物业经理批准, 进行帐务处理, 凡属人为造成固定资产报废或损坏, 必须上报总物业经理处理并追究其个人责任及相应的处罚。其它物资的管理3.3.4其它物资均先由仓库验收, 属各分仓的物品再由各分仓领出分别仓库进行保管。3.3.5财务部要对购进的各项固定资产建帐建卡, 根据税务局要求和会计27、核算方法, 按月计提折旧费, 固定资产折旧提取方法采用直线法。3.3.6所有物品由行政及人事部统一按分类编号。3.3.7仓库按物品编号划分存放区域，物品根据其存放条件及编号，有条理地存放于仓库内。3.3.8仓管人员必须经常检查物资存放的情况，发现物资有变质情况时，应及时进行处理。3.3.9各种物资应做到账实相符，并每月进行一次盘点。a.盘点中发现有盘盈、盘亏及变质等情况应查明原因及时报告主管部门及财务部；b.情况严重时，应及时报告总物业经理。c.盘点报告在每月月底前上报财务部汇总。3.3.10各仓库应分品种、规格设账登记各种物资的收、发、存情况，每月终了，公司仓库应与各分类仓库核对当月的收、发28、存情况，并定期进行账实核对。各仓库收发料截止至每月20日, 每月25日前各分仓仓管人员必须报送当月报表至公司仓管理人员核对，公司仓管理人员和行政部在每月31日前向总物业经理、主管部门及财务部报送本月的报表。3.3.11每月终了，仓库向行政及人事部按部门提交当月增加物资清单，行政及人事部在此基础上汇总直接购买、报废、调用等完成当月各部门增减物资清单。清单一式三份，使用部门、行政及人事部、财务部各一份。3.3.12凡属代保管的物资（含暂不需用或不合用的），需办理进仓手续，仓管人员应另设账登记、保管。3.4物品领用及出库3.4.1领用各种物资都必须办理领用手续，各种物资的领用手续均须由主管领导签名29、。3.4.2领用的固定资产或其它非消耗性物资按使用部门登记“物资保管清单”，使用部门应每一季度清点一次，并将清点结果列表报行政及人事部；使用部门领用非消耗性物品属个人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物资按使用人登记“员工物品领用表”。3.4.3员工调离部门或离开公司时，应交回所领用的物品，并将“员工物品领用表”复印一份交行政及人事部，各级主管离任或调离公司时，应由上一级主管或管理部门清点其辖部份的物品。3.4.4工程部及其它部门日常使用的工具和消耗性物品向仓库申领一定数量，自行设仓保管。3.4.5所有物资出库一律凭使用部门开出的领料单发货，领料单应列明出库物资的编号品名、规格、数量、用30、途、使用区域（如楼宇）等，除有领用人员签名外，还必须有使用部门的主管签名。若领用的系非消耗物资，应同时填写“财产保管清单”。3.4.6仓管人员发货时，要坚持按发货程序发货：一查库存量，二先入先出，三当面点清。发货时发货人应在领料单上签名并及时登记入账。3.4.7已领用的物资，凡质量、规格不符合使用，应允许使用部门退货。使用部门办理退料销账手续：填写一式三联的红字领料单，仓库凭红字领料单作重新入账的依据。若退回的是已使用的物资，仓管人员应另设账登记、保管。3.4.8非消耗性的物资（含个人保管的工具、物品、低值易耗品）在仓库或发放部门领出后，使用部门应按品名、领用人填写“员工物品领用表”。因严重损31、坏或因使用期限已满等而无法继续使用、需进行更换的非消耗性物资，领用时必须交旧领新。3.4.9领料单一式三联，其中第一联由仓库作物资发出后的记账依据；第二联财务部存（仓库发货后每十天汇集交财务部）。第三联由领料部门自存。4.维修及报废4.1固定资产、部分低值易耗品需要维修时，由使用部门提出请修单，属保修的物品联系原保修单位进行维修；非保修物品属办公用的物品由行政及人事部安排维修，其它物品由工程部安排维修。 4.2固定资产、低值易耗品或非消耗性物品需要报废时，由使用部门填写“物品报废表”，属工程、机电、设备等物品报工程部；其它物资报行政及人事部。经鉴定确系无法使用的，经报请总物业经理批准，各部门在32、收到“物资报废表”批复三天内，将报废物资集中送往公司总仓库，分别由行政及人事部或工程部进行处理。 4.3需维修或报废的上述物资如属人为损坏、报废或丢失的，应由责任人进行赔偿。收费工作流程入帐的依据4.入帐的依据作为本公司的财务部，除了要遵守国家有关的法律规定外，还要依照下列各文件所载的规定及资料入帐:-(a)大厦管理公约大厦管理公约是各业主与发展商在买卖楼宇后所签署的合约。公约对发展商、全体业主、用户及管理者均有约束力，并明确列明各自的权利、义务及责任。大厦公约内包括了很多有关财务处理、费用计算等资料。财务部人员须详细了解该等资料及规定，并以之作为编制帐目的依据。现列举其中较重要的条款如下:-33、(i) 入帐的规定 公约通常列明是否须要为大厦每个部份如:停车场、办公楼、住宅楼等，各做一份独立的帐目。(ii)首月管理费起计日期的计算法 通常是以实际收楼日期或交付使用通知书发出的日期加若干天起计算，以较早的为准。(iii) 未出售单元管理费计算法 通常未出售的单元是享有管理费减免的优惠。(iv) 滞纳金的计算法 公约已规定业主必须在每月某日前缴付管理费，逾期未付者，按规定利率缴交滞纳金。(b) 大厦管理合约大厦管理合约是发展商或业主委员会与物业管理公司签署的合约。其中主要规定了：(i) 物业管理公司管理大厦的年限，及收取的管理酬金；(ii) 物业管理公司受大厦管理公契的约束，并享有大厦公契34、规定的大厦管理人所享有的权利、义务及责任，根据大厦管理公约对大厦进行管理，主要管理内容及方式；(c)用户手册、装修守则及大厦各项收费标准一览表(附件二)该等文件在业主收楼时一并派发，并列明大厦各项收费、按金、罚款及按金退还的程序等事宜。(d)收楼的流程图(附件一)在整个收楼的程序中，有很多会计部必不可少的资料，如:-(i)确实的收楼日期，用以计算管理费起计日期。(ii) 各单元业户资料，包括姓名、联络地址及电话等。(iii) 已缴付管理费按金及其它款项的收据，可作入帐及对帐的凭据。根据上述资料，可以建立一套必要的图表档案(附件三、四、五)。财务人员须知5.财务人员须知1.开始做帐1.1会计科目35、的制定在制定一级会计科目时，必须遵照国家规定，但子细目却可按实际的需要增减。于一九九八年四月十一日，国家公布物业管理行业须按照施工房地产开发企业财务制度。现就物业管理行业之要求编制一份会计科目样本以供参考(详情见附件六)。1.2分析类目若大厦公约规定须分开大厦为不同“部份”各设独立会计帐。每一“部份”须个别分析类目。大部份的财务软件已备有分目功能，财务部应尽量加以利用。除制定类目外，更重要的是在入帐时清楚知道各项费用及收入是归属于那一个“部份”。正确的“部份”分类能精确反映各“部份”的收支情况，对了解各“部份”的情况极之重要。在未能划清时财务部可采用管理份额或应收管理费用为基准，把该等间接费用36、摊分给各部份。如财务部发觉上述基准未能公允地反映实况，应请物业总经理给予意见，选定或另立新的分摊基准。1.3应收帐的管理对于物业管理这个行业来说，应收帐是最重要亦是最繁重的工作。财务部须计算每一个业户应缴款项，如水、电费等，亦要清楚知道未付及已付款，每月须发出缴付通知书、催款通知书、自动转帐的划款等等。上述的工作均可使用“物业管理软件”，以减轻财务人员的工作负担。另外，在设定软件的系统时，必须搜集以下资料:-各项收费标准:-a)整座大厦所有单元的编号及面积b)每一个单元的管理费起计日期c) 各单元每月应付各项费用(如管理费)的金额d) 业户的资料，如姓名、联络地址、电话、所拥有的单元e)空置单37、元管理费的计算f)滞纳金的起计日期、所收取的利率g)水电费最低消费及每度的收费等2.收楼时应注意事项2.1业主付款的方法业主可采用多种方法缴付款项，如亲身到管理处付款，邮寄支票或采用银行转帐。财务人员应在业主收楼时，准备一份详细的付款方法说明书，并连同委托银行自动转帐授权书(附件七)交予业主。付款方法说明书上应列明:-a)管理处的地址及办公时间b)支票的抬头的名称及邮寄地址c)办理银行转帐的手续及各项须知2.2已缴交的管理费上期、各项按金及基金的处理通常小业主在收楼前已缴付以上的款项予律师行或发展商。但其中某部份的款项，如管理费上期、管理费按金等是由管理处保管。当收到已出售单元的资料时，财务部38、应实时入帐如下:-借发展商往来帐xxx贷管理费按金xxx管理费基金xxx: : : :管理费上期xxx并按帐上的结余跟有关方面对帐及取回欠款。在某些情况下，小业主在收楼时会直接到管理处缴付。入帐方法大体相同，但某些款项如电话线初装费等，已由发展商支付，必须退还。2.3管理费上期的处理业主需要缴付一笔相等于几个月的管理费作为上期，在管理费起计日起按月扣除。例如:管理费起计日是1月20日已付二个月管理费上期共2,000元，每月管理费为1,000元，入帐方法如下:-收款时借银行/现金2,000贷管理费上期2,000一月份借管理费上期387(￥1,000x(31-20)/31日)贷管理费收入387二月39、份借管理费上期1,000贷管理费收入1,000三月份(a)由管理费上期转冲管理费收入借管理费上期613贷管理费收入613(b)三月份发出通知书借债务人387贷管理费收入3873.每月应注意的事项3.1缴款通知书3.1.1发出日期及截数日期大厦的经费，主要是来自管理费收入。为确保有充裕的流动资金，财务部必须在每月一号(或按大厦公约规定的日期)前发出缴款通知，使业主能按时付款。由于打印通知书需时，为确保能如期发出，必须提前数天截数。因此，如果业主在截数期后才付款，公司发出的通知书上将不会反映该项付款。为避免误会，所有通知书须注明截数日期。3.1.2水、电费各单元的水、电费是由管理处负责收取。每月须40、派员抄录各仪表的读数。财务部然后按照每度的收费及最低消费计算应收款项，并将各单元应付的水电费用加入每月的付款通知书，要求各单元在缴付管理费时一并缴付。因抄读各仪表需时，财务部应与有关部门订定一个固定抄读日期，并把结果在付款通知书截数日前交予财务部。3.1.3存盘入帐的方法缴款通知书最少要有两联，一份给客户，另一份管理处存盘。假若除管理处外，还有其它机构负责收款，便需要多一联，供对方存盘用。每月必须打印缴款通知书的清单作为入帐的凭证，并作如下入帐:-借债务人xxx贷管理费收入xxx3.2催款通知书大厦公约规定，业主应在每月某一指定日期缴交管理费，并加上一段宽限期，通常为七至十天，若逾期未付，便须41、发出第一次催款通知书，如业主仍未清付，便应发出第二次及最后的催款通知书。若业主依然拒绝缴付，管理处是有权截停水、电供应及发出律师信。如有上述拖欠情况，财务部应实时通知物业部，待其决定采取适当措施。3.3打印清单在每月月结时，财务部应把所有收到的款项入帐。然后，使用“物业管理系统”打印一份管理费、水费、电费收入的月结清单，该清单应包括该月收入、已收款、未收款、预收款及应收款的资料，该清单须存盘及与财务软件上有关帐目的结余对帐。3.4会计报表编制会计报表的基本目的，是向会计报表的使用者提供有关财务及经济信息。因不同使用者有不同需要，所以报表的式样及种类，亦应按实际的需要编制。国家对会计报表的格式是有一套特定的规格，但对于管理决策者或各业户不一定合用及足够。因此，财务部是有必要编制更多及更详尽的报表。以下是一些例子:-(a) 收支表(i) 按业主公约的规定，分开大厦为多个部份，须各自编制一份独立财务报表。(ii)费用应分为合约性及非合约性两大类。此举可以提供决策者更多有用资料，来处理资金调动及编制预算案。(iii)关于一些非经常性而金额大的费用，应加上注释，令使用者了解该等费用的实际用途。(iv)本月收支应与预算收支及上月收支作比较，并对有重大差异的项目作分