1、公司行政管理体系V2013编制审核审批版本号杨乐文、蔡杰珊邵健华杨国聚V2013广东保力得物流有限公司2013年05月1 本资料来自 -目录一、总则3二、员工行为规范制度5三、公司印章管理办法7四、公司固定资产管理办法2019五、办公用品管理办法2827六、车辆安全管理制度3332七、公司会议管理制度3837八、信息化管理制度4443九、办公室环境管理办法4847十、员工宿舍管理制度5049- 本资料来自 -一、 总则1、 编制体系目的 为加强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理工作标准化、制度化，简化工作审批流程，提高办事效率，特汇总制定本体系。 2、 适用范围 公司行政管理体系制2、度内容原则上适用于全公司，所有行政管理事务均按体系规定内容执行。各驻外分公司、办事处、业务机构可根据现场工作环境、业务操作的实际需要和情况补充修订执行。各驻外分公司、办事处、业务机构在完成修订和经审批后，需将相关制度报公司综合部备案执行。3、 各分公司、部门职责l 综合部职责1) 负责公司行政管理体系的编制、修订、发布，以及行政管理工作的检查和监督。该体系经总经办核准后由综合部发布正式实施； 2) 负责每季度定期核查各分公司、部门行政工作执行情况，汇总和公布检查结果。l 分公司、部门职责1) 负责按公司行政管理体系规定落实相关内容，自觉遵守执行。若违反规定，按公司员工福利基金管理流程执行； 23、) 各分公司、办事处、部门负责人负责每季度定期反馈执行效果，提出完善意见，监督本部门人员执行情况；3) 各部门员工对本部门或其它部门人员进行互相监督，若发现违反规定的情况可通知综合部或分公司、部门综合部按公司员工福利基金管理流程处理。注：公司行政管理体系未尽事宜，按公司各部门、分公司实际情况修订执行。二、 员工行为规范制度1、 目的 为规范公司员工日常工作行为，明确员工着装、言语等形象要求，达到提升公司品牌影响力和外部形象，提高内部员工凝聚力的作用，特制订本规定。2、 适用范围 本办法适用于公司所有员工。3、 员工形象规范（1）工作证：员工上班时间进入办公区需正确佩戴挂带式工作证，保持工作证整4、洁。l 违反规定者先以口头警告，若再次发现未佩戴者，记录当月工作证佩戴情况异常一次，当月累计超过三次者，综合部填写贡献通知单，以邮件方式通知财务部在当月工资中贡献50元作为员工福利基金；l 工作证丢失后到综合部补办，需交工本费50元/张；l 员工离职，须将工作证交回综合部，否则向综合部交纳50元工本费。 （2）胸章： 员工（监管员）工作期间须佩戴胸章于左胸前，胸章内的名字纸条应保持完整无损。l 胸章属公司资产，如有丢失，应及时联系片区主管或负责人向综合部提出补办申请，费用20元；l 员工离职，必须将胸章交回综合部，监管员可由片区主管或负责人代交综合部，否则当月工资扣除20元。（3）仪态：员工应5、当保持仪表整洁、着装整齐、坐姿端正。4、 服务规范（1）用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。（2）接听：接听电话应及时，一般铃响不超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好记录，严禁电话私用超过三分钟。接听电话时应礼貌称呼“你好！”。（3）服务态度：在接待公司内外人员的垂询时，需微笑应答，以客户为上，不能冒犯对方。5、 员工行为规范（1）按时上下班，不迟到、早退。亲自刷卡，不得委托或代人刷卡；（2）爱惜办公用品，桌面物品摆放整齐；（3）上班时间不玩游戏，不观看视频，不听音乐，不闲聊电话；（4）为了公司安全，不得将无关人员带入办公场所。三、 公司6、印章及证照管理办法1、 目的 为使公司印章和证照日常使用流程规范化，确保各类印章和证照的安全使用，特制订本规定。2、 适用范围 本办法适用于全公司。3、 印章的分类印章按使用范围及公司实际情况，可分为公章、法人代表章、业务专用章、财务专用章、仓单专用章、各部门用章。4、 证照的分类按颁发机构的类别分为营业执照正副本、组织机构代码证正副本、道路运输许可证正副本、国税税务登记证正副本、地税税务登记证正副本。目前公司印章及证照情况见附表一公司印章及证照情况汇总表。5、 印章及证照具体管理办法第一条 公司总经理授权由综合部全面负责公司的印章及证照发放、回收、监督、保管、使用等管理工作。第二条 公司各类7、印章及证照由专人依职权领取并保管。第三条 综合部负责建立印章及证照管理册，把印章和证照使用情况登记在册。第四条 综合部将持有印章及证照的情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有印章及证照，须在办理归还印章及证照手续后，方可办理离职手续。第五条 公司印章（只限公章、法人手签章及业务专用章）须按要求填写附表二公章呈批表，将其与所需盖印的文件一起呈批上报，经公司有关人员审批后，方可用印。其它部门印章或部门业务专用章由部门负责人审核后即可用印。第六条 印章保管人应对文件内容和公章呈批表的名目予以核对，涉及公司经营方面的业务合同必须与已备案标准版本的合同进行核对，经核对无误的方可盖章。第七条 在审8、核过程中被否决的，该文件予以退回。第八条 用印后把公章呈批表作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交综合部归档。第九条 公司印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章外借使用的，需填写印章或证照借用申请表，经公司总经理批准后由当事人及综合部（管理印章特权员工）共同携带使用。综合部人员外出使用印章也需总经理审批。第十条 公章、业务专用章、法人手签章和法人私章的使用决定权归公司总经理，或其授权人；财务专用章的使用决定权归财务部负责人；仓单专用章的使用决定权归风控部主管副总或其授权人；各部门专用章的使用决定权归各部门负责人。其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。分公司的各类印9、章参照总公司的规定执行。第十一条 公司证照的原件使用权在综合部负责人（税务登记证除外），税务登记证的原件使用权在财务部负责人，但如果跨保管部门需使用证照原件的，需由使用部门填写印章或证照借用申请表经总经理或授权人同意后，方可由保管部门人员共同携带使用。分公司的各类证照参照总部的规定执行。印章及证照保管人必须妥善保管印章或证照，如有遗失，必须于自发现遗失时起12小时内向综合部报告。第十二条 公司所有行政事务申请和审批，需统一填写公司行政事务审批表，完成相关审批流程。 注：违反本规定办法，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政和经济处分；造成严重损失或情节严重的，公司保留移送司法机关处理的权利。10、附：表一公司印章及证照情况汇总表 表二合同审批表 表三公章呈批表 表四印章或证照借用申请表 表五使用公司公章和法人手签章流程 表六：对外授权委托书模版 表七：内部授权委托书模版表八：公司行政事务审批表模版附表一：公司印章及证照情况汇总表序号印章名称存放部门保管人上级责任人1公章综合部综合部文员综合部经理主要用途：以公司名义进行的书面文件往来，加盖公司公章；2业务专用章综合部综合部文员综合部经理主要用途：用于公司确认业务的发生；3法人手签章综合部综合部文员综合部经理主要用途：公司的法定代表人认可，一般与公章使用表示法人认可，同法人签名具有同等效力；4法人印鉴财务部主管副总总经理主要用途：公司法人11、私章，与公司财务专用章开具公司基本帐户，并用于公司开具支票；5财务专用章、发票专用章，财务印鉴财务部财务部经理总经理主要用途：用于财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、贷记凭证等。6人力资源专用章综合部综合部文员人力资源经理主要用途：公司内部员工入职、调动、离职、奖惩、开据说明、内部介绍信或对外开具员工收入、工作证明时用。7仓储专用章物流部1号仓1号仓数据统计主管1号仓经理主要用途：用于客户库存核对表盖章,客户送货回单,各类行政文件通知及仓储部出具的操作确认函；8运输业务专用章物流部运输部运输部数据统计员物流部经理主要用途：用于公司确认业务的发生；9仓单专用章佛山分公司监管部监管部文员12、风控部经理主要用途：用于三方合同的印章预留、开具给银行的质物清单等文件；10分公司公章分公司综合部分公司综合部文员分公司总经理主要用途：分公司业务操作文件、员工劳动合同、办理税务；11分公司财务专用章、发票专用章、财务印鉴分公司综合部分公司综合部文员分公司总经理主要用途：用于分公司财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、贷记凭证等。12分公司法人印鉴分公司综合部分公司总经理主管副总主要用途：分公司法人私章，与公司财务专用章开具公司基本帐户，并用于分公司开具支票。13营业执照正副本财务部财务部经理总经理主要用途：常用于合同签订、银行开户，一般外出办理业务用副本。14组织机构代码证正副本综合13、部综合部文员主管副总主要用途：合同签订、银行开户、单位在进行社会交往、开展商务活动所必需的证明。15道路运输许可证正副本综合部综合部文员综合部经理主要用途：从事道路运输经营的证明，物流和货运站场企业经营之用；16国税税务登记证正副本综合部综合部文员综合部经理主要用途：申请减税、免税、退税；领购发票；办理外出经营活动税收管理证明；办理其他有关税务事项。17地税税务登记证正副本综合部综合部文员综合部经理主要用途：申请减税、免税、退税；领购发票；办理外出经营活动税收管理证明；办理其他有关税务事项。注：各分公司相关印章和证照的管理，参照表中要求执行。附表二:合同审批表注：1、公司经营性业务合同均需统一14、填写该表；2、各分公司、业务部门的业务合同均按公司合同审核流程规定进行审批，统一填写合同审批表后，方可加盖公司公章；3、公司固定资产采购、设备维护、服务协议等合同不需填写该表，但需填写公章呈批表，由主管副总和总经理审批。见附文一合同审批表。附表三:非合同文件公章使用公 章 呈 批 表拟稿部门拟稿人拟稿日期份数内容稿件之用途部门领导签名公司领导审批附表三：使用公司公章和法人手签章申请流程图 注：l 合同呈批表或审批表保存二年以上，每二年清理一次；l 如员工持有印章，须向综合部或相关主管负责人办理归还印章手续后，方可办理离职手续；附表四：印章或证照借用申请表印章或证照借用申请表借用部门借用人借用时15、间 年 月 日时 分印章或证照归还时间 年 月 日 时 分类别正本副本借用份数共 份借用原因部门经理或负责人主管副总总经理或授权人附表五： 合同签收确认表序号合同名称数量附件名称数量签收时间签收人备注123456789101112131415附表六：对外授权委托书模版授 权 委 托 书委托单位：广东保力得物流有限公司法定代表人：关忠伟法人授权责任人：胡敬锋 (公司总经办 副总)法人授权责任人签字样式： ；身份证号码：410105197610152913工作单位：广东保力得物流有限公司一、现委托上述授权责任人作为我司的代表，处理我司质/抵押实物及相关文件资料（包括但不限于购销合同、发票、汇款凭证16、发货单、收货单、质押物进出结存表）移交的经办人，上述授权责任人签字即构成本司的认可，签字确认的法律后果由我司承担。 特此授权！二、委托期限：自授权委托签字日起生效，至2013年12月31日止。附：法人授权责任人身份证复印件委托单位：广东保力得物流有限公司 法定代表人： 法人授权责任人： 年 月 日- 本资料来自 -28附表七：内部授权委托书模版授 权 委 托 书委托人：关忠伟受权人：胡敬锋和杨国聚兹委托胡敬锋和杨国聚为受权人，当胡敬锋和杨国聚同时签名后，可全权代表本人办理下列事项：一、使用公司公章和手签章；二、需总经理审核的分公司或财务部业务。 注：1、受权人在其权限范围内签署的相关文件，承17、担相应权责；2、受权人无转委托权；3、授权时间：2013年05月03日至06月16日。受权人1： (签名)受权人2： (签名) 委 托 人： (签名) 年月日附表八：公司行政事务审批表模版公司行政事务审批表项目名称公司行政管理体系V2013版 实施申请部门综合部实施时间自2013年 6月01日起执行。申请部门意见负责人： 年 月 日综合部意见负责人： 年 月 日主管副总意见负责人： 年 月 日总经理意见负责人： 年 月 日备注：四、 公司固定资产管理办法一、 目的 为使公司固定资产管理流程化、规范化，达到公司固定资产安全、高效使用，特制订本规定。二、 适用范围本管理办法适用全公司。 注：固定资18、产是指使用期限超过12个月的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，或电子设备单位价值在500元以上且使用年限超过1年，均可作为固定资产。三、 固定资产管理流程1、固定资产申购流程 说明：1）5002000元/次只需主管副总审批；高于2000元/次需主管副总审核，总经理审批。2）所有的固定资产必须由综合部专人登记，使用人保管，部门共用资产由部门经理负责；3）所有固定资产必须由申请部门和综合部共同验收通过，并统一填写固定资产设备验收单，否则综合部拒绝办理付款手续；4）由综合部制定19、固定资产登记表，统一管理。2、固定资产维修申请流程 说明：1）2002000元/次只需主管副总审批；高于2000元/次需主管副总审核，总经理审批。2）本流程专指房屋、汽车及其他固定资产批量维修。3、固定资产报废流程 说明： 1）原值5002000元的资产，需主管副总同意审批； 2）原值高于（含）2000元的资产，需主管副总审核，总经理审批。4、固定资产调拨流程 说明：1) 综合部根据各分公司、部门需要及实际情况合理调拨公司固定资产；2) 原值低于（含）20000元的资产，只需主管副总审批；原值高20000元的资产需主管副总审核，总经理审批。3) 所有调拨后的固定资产必须由综合部更改相关信息。520、固定资产盘点流程 综合部和财务部每季度盘点公司固定资产一次，将变动内容填写到固定资产盘点明细表中。l 盘盈：综合部联同财务部统一重新评估价值后，通知公司财务部入账处理；l 盘亏：对于固定资产台帐上存在的资产，而实物不存在，确认为盘亏处理时，处理流程等同报废流程。需填写固定资产报废申请表，交综合部、财务部、分公司总经理（主管副总）、总经理审批后进行盘亏处理。附文表3：固定资产盘点明细表。附表一：固定资产申购表 年 月 日申 请 人所 属 部 门固定资产名称及型号估计购入金额申请原因部门经理意见综合部意见主管副总意见总经理意见备注附表二：固定资产设备验收单 日期申请部门购物部门编号设备名称型号（21、规格）生产厂家数 量单价123备注： 验收意见：验收人： 制单人： 日期：附表三固定资产维修申请表年 月 日申 请 人所属部门使用年限固定资产名称及型号固定资产原值估计维修费用申请原因部门经理意见综合部意见主管副总意见总经理意见备 注附表四：固定资产报废申请表 年 月 日申 请 人所属部门已使用年限年固定资产名称及型号固定资产原值申请原因部门经理意见综合部意见主管副总意见总经理意见备 注附件五：固定资产调拨单 年 月 日固定资产名称资产使用年限是否正常使用型号规格品牌数量调出部门调入部门调拨日期 年 月 日调拨原因1、调出部门意见2、调出部门主管副总意见3、调入部门意见4、调入部门主管副总意见22、综合部意见总经理意见备注五、 办公用品管理办法一、 目的为使公司办公用品管理合理化、规范化及程序化，更方便工作的开展，合理节约开支及利用资源，特制订本规定。二、适用范围本办法适用于全公司。三、办公用品采购管理1、日常用品申请及领用流程（不含低值易耗品） 1) 低于200元（含200元）的文具由部门经理审批； 2002000元由主管副总审批；2) 各部门在每月的25号前将下月办公用品申请计划做好，并经部门负责人核准后交综合部复核；3) 各部门在预算本部门的办公用品时，应根据下月（季度）实际需要制定，不得虚报计划，部门经理要对本部门的预算负责；公司公用的办公用品由综合部进行计划统一采购，如办公用A23、4纸、传真纸等。4) 综合部在复核各部门的计划时，对不合理的计划应退回该部门，并责令其重新提交计划；5) 综合部复核各部门计划合理后，将其汇总并计算出总金额，制定每月费用汇总表交部门经理及总（副）经理审批后采购。6) 综合部每月5日前，将办公用品采购后一次性发放到各部门并做好登记。7) 公司办公用品的采购，原则上由综合部统一购买，属特殊办公用品经综合部同意，可由申购部门或指定部门自行购买，批量办公用品采购入库时,必须由部门负责人或非经办人的其他人员验收。8) 办公用品采购由综合部指定专人负责，并采取以下方式：A、定点：大型超市或指定办公文具店进行物品采购；B、定时：每月月底汇总申请计划后，进行24、采购；C、定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性；D、 择优：选择价赚物美且售后服务好的供应商进行定点采购；E、 特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。2、 低值易耗品的采购 低值易耗品指单位价值在502000元，非经常性采购的办公用品；如椅、柜、白板、电话等。1) 申购流程 说明：l 统一填写低值易耗品申购表。502000元（含2000元）的资产，可通过低值易耗品申请流程，由主管副总审批；高于2000元的物品需经固定资产申购流程，由主管副总审核，总经理审批；l 所有低值易耗品必须由综合部专人登记，使用人保管，部门共用资产由部门经理负责；l 所有低值易耗品必须由申请部门和综合部共同25、验收通过，否则综合部拒绝办理付款手续。四、办公用品领用管理1) 各部门必须在每月上旬到综合部领用计划内的办公用品；2) 各部门的暂时未领用的办公用品必须由部门专人保管，部门经理进行监督； 3) 综合部建立统一办公用品(低值易耗品和固定资产)清单和负责人名单。五、 其 它1) 员工离职时，必须向综合部或部门负责人办理办公物品归还手续，未经综合部或部门负责人认可的，各部门不得为其办理离职手续；2) 综合部可按实际使用情况，分配员工的办公物品领用数量、规格和型号。- 本资料来自 -60附件：附表一 广东保力得物流有限公司购买文具申请表部门申请人申请日期文具清单申请原因审核日期批准日期附表二：广东保力26、得物流有限公司低值易耗品申购表部门申请人日期购物清单预算金额申请原因审核日期批准日期六、 车辆安全管理制度1、目的为进一步规范车辆管理，降低成本、节约费用，保障公司业务正常运行，以使车辆得到安全、合理、有序及高效的使用，特制定以下制度。2、适用范围本制度适用于全公司非营运车辆，公司营运车辆由物流部负责制定。3、职责3.1综合部综合部作为公司车辆总协调部门，负责制定用车管理规定，检查车辆安全，监督用车情况；以及办理车辆证照稽查、购买年票、车船税、保险。3.2车辆管理部门作为车辆管理部门，负责指定用车的日常清洁、例行保养、故障维修；以及车辆的使用登记和管理。4、车辆日常管理4.1证件办理综合部登记27、备案所有公车的证件资料，及时办理车辆年审，购买车船税、年票、保险，公司所有车辆的车辆登记证、备用车匙和保险单原件必须由综合部保管，如需借出必须进行登记。4.2保养与维修A.使用部门和人员对车辆及其它附属设施（工具等）应认真爱护、妥善保管，如有损失，应及时维修。每半月至少对车辆进行一次整车清洗。B.车辆需维修时，管理部门向主管副总、分公司总经理报告，同意后方可修车，换下的旧零件须带回验收，维修后提交清单到管理部门备案。 C.车辆必须到指定修理厂（经分公司负责人或主管副总认可的合格维修店或4S店）进行维修，如途中需要维修时，要以电话方式向主管副总或分公司总经理申请批准，未经批准擅自进行修车或购置零28、配件的，其费用不得报销。D. 管理部门应建立车辆维修保养台账，按里程或说明书向主管副总或分公司总经理提出保养和维修建议，维修后提交清单到管理部门备案。 4.3费用报销A.车辆维修必须经主管副总或分公司总经理同意后，费用才能报销。B.车辆必须在公司定点加油站凭加油卡加油，特殊情况需在其他油站加油的，必须提前取得部门负责人同意后方能报销燃油费。C.车辆证件办理（年审、年票、车船税、保险）费用和燃油费由综合部负责结算。D.员工因公出现交通事故而导致的损失，在保险能够支付的范围内由保险公司支付，超出保险公司支付的部分，80%的由公司承担，20%由个人承担。5、车辆使用规定5.1用车细则A.用车人员必须29、持有效驾驶证，并经车辆管理部门负责人考核通过后，方可驾驶公司车辆，否则产生的一切后果，全部由个人承担。B.驾驶人出车前应对车辆的基本状况进行检查，如车辆的证照是否齐全、灯光、转向、刹车系统等是否齐全有效，轮胎气压是否正常，车身外表是否有划花、损伤，燃油是否充足，核对登记本记载的公里数是否相符，如有不符或车辆存在安全隐患应及时向车辆管理部门报告。C.车辆在外停放应选择停车场或适当、安全、合法的位置；长时间或在外过夜停放，应加装防盗锁，取出车辆相关证件。返程后应将车辆停放在公司指定的位置。D.如因驾驶人操作不当或疏于检查（如发动机缺水、缺油）,导致车辆机件损坏，驾驶人应承担部分经济损失。E.严禁驾30、驶员酒后开车、疲劳驾驶。未经公司副总或以上批准，不得擅自将车辆借给非本公司员工驾驶，更不得将车辆交给无证人员驾驶。否则，一经发现将严重处罚，造成后果的由直接责任人负全部责任。F. 节假日巡仓用车，须对车辆进行例行保养，登记用车人员。5.2用车流程A.各部门因业务需要用车，需提前一天填写用车申请表，经部门负责人确认，提交车辆管理部门副总审批，方可使用。B.用车安排发生冲突时，应本着“先重后轻、先急后缓、先预约先使用”的原则。C.在车辆管理人员处领取钥匙，并同时登记用车记录。驾车出发前，应检查车辆外观情况，确保车辆安全，方可出发。D.用车后15分钟内，把车辆停放公司停车场，填写随车的里程登记表，归31、还钥匙车辆管理部门，未经车辆主管副总或分公司总经理批准，不得把车辆开回家。E.未经车辆主管副总或分公司总经理批准，不得因私使用车辆。违反规定，按实际行驶里程上交油费和车辆损耗费，标准为每公里1.5元，不足100元按100元收取，因私使用车辆造成的损失，全部由使用人承担,审批人承担连带责任。图：用车申请流程图6、用车安全6.1事故处理 车辆一旦发生交通事故，处理的基本程序为：抢救伤员、保护现场、报当地交警及保险公司听候处理，并迅速与车辆管理部门取得联系，由车辆管理部门视情况派员处理。6.2违章处理车辆交通违章罚款由该驾驶人员自行支付，公司不予报销；综合部每季度核查车辆违章情况一次，若发现有未处理32、情况，将通知相关部门一个月内或年检前处理；若未能确认违章驾驶人，则由车辆主管部门经理负责违章罚款。附表一：用 车 申 请 单年 月 日姓名部门车号目的地用车事由预计用车时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分出车时间 年 月 日时 分部门经理审核主管副总或分公司总经理审批返回时间 年 月 日时 分七、 公司会议管理制度1、 目的规范会议内容和程序，提高会议质量，保证会议各项工作落实，特制定本制度。2、 适用范围本制度适用于公司总部和部门召开的会议，其他分公司参考本制度和根据实际情况制定、执行。3、 会议分类会议根据重要性和层面划分等级， A为最高级别，以此类推，高级别会议具有工作安排的优33、先权。等级层面召集人会议负责部门A股东级股东代表股东会议董事会B董事会董事长董事会议总经办C公司级总经理/副总月度会议、年中/终总结会议、经理级会议综合部D部门级部门经理部门会议该部门4、 会议职责 A、负责部门职责（1）负责会议通知、会议室安排及室内整洁卫生、设施完好。（2）负责会议组织、会场纪律、问题协调、议程记录、决议监督。B、综合部职责（1）综合部负责公司级会议通知，收集发表人的演讲资料，落实会场布置、设备调试。（2）综合部负责会场纪律，对违纪现象有权予以警告或处罚。负责会议记录备案、存档，协调会议进程，监督会后决议和任务落实。5、 会议纪律 （1）与会人员提前5分钟入场，同时将手机调34、到振动或关闭状态；不得无故迟到、早退、缺席，如特殊原因需向会议组织单位申请。（2）会场内严禁吸烟，未经批准不得私自讨论，会议中需离开的，需向会议主持人申请。（3）未经主管领导同意，不得安排他人代会；与会人员不得泄露会议机密，妥善保管会议材料。（4）无故缺勤、无故迟到、早退场或违反会场纪律的，需贡献50元作员工福利基金。6、 会议室使用规定（1）会议室是专门用于召开会议、内部交流和接待客人的场所，未经允许，不得挪作他用。（2）公司总部大会议室由综合部统筹管理，其他小会议室划分到各部门负责。会议室管理主要包括使用调配、内部卫生、设备维护等。（3）使用大会议室需遵守审批流程，提前一天通知综合部登记备35、案，并详细填写附表1会议室使用申请表。若需综合部协助完成相关会务工作，请在会议举行前一天填写附表2会议具体事宜安排表，提交综合部备案。临时召开的紧急会议应及时向综合部申请登记，本着“重要会议优先、先登记先使用”原则，没有登记备案的一律不得使用大会议室。其他小会议室由负责部门安排，如下所示。会议室负责部门责任人备注大会议室综合部经理小会议室1（南办公区）佛山分公司经理小会议室2（南办公区）风控部经理小会议室3（北办公区）综合部助理会议流程图：（4）综合部接到会议室使用申请后，及时落实相关准备工作，并在会议前一小时布置会场。（5）会议室禁止吸烟，要爱惜设备及物品，如投影仪、笔记本、桌椅、台布等。与36、会人员应自觉维护环境卫生，做到不乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。（6）会议结束后，会议使用部门要将会议室电灯、空调等电器设备关闭，收拾好会议台上的用品，关好门窗，将移动的桌椅及时放回原位，清理垃圾，擦除写字板字迹。（7）未经综合部允许，任何部门和个人不得将会议室的投影仪、笔记本、桌椅等设备拿出他用。（8）如一经发现举行会议后，存在设备未能妥善处理或违反规定,未找到责任人的，使用部门负责人需贡献50元以作员工福利基金；若有设备损坏的，照价赔偿。附表1： 会议室使用申请表使用部门申请人会议名称使用时间 年 月 日 时 至 时其它(月度或周例会)时间： 年 月， 逢周 ， 时至 时使用部门负责人签37、字综合部审批使用后设施检查情况检查人：附表2： 会议具体事宜安排表会议级别股东会议 董事会议 管理层会议部门会议 员工会议 接待会议其他 备注人员着装正装 休闲装 工服其他 会议形式研讨会 座谈会 讲座辩论会 全体大会 专题讨论会其他 设备安排投影仪 笔记本 相机激光笔 白板 其他 其他物品茶水 水果（标准：50 100 150） 其他 就餐安排时间 地点 费用 附表3： 会议签到表1、 会议内容会议地点主持人会议时间年 月 日时 分至 时 分记录人参加会议人员共 人2、 会议主题与内容简述会议主题会议内容简述主要内容：1、2、3、3、 与会人员序号姓 名部 门序号姓 名部 门1234567838、91011121314八、 信息化管理制度1、 目的为了加强信息化管理，规范公司信息化的使用，保障信息化系统安全高效运行，特制定本制度。 2、 适用范围本办法适用于全公司。3、 部门职责 综合部负责公司信息化管理，具体职责以下：3.1负责制订信息化管理的各项规章制度及操作规程；3.2负责公司信息化建设及网络建设的规划；3.3负责采购计算机软硬件设备、网络设备及其他办公电器设备； 3.4负责公司网络系统和业务平台的维护、管理、数据处理；其他分公司和部门具体职责以下：3.5遵守公司信息管理制度，配合综合部执行和管理。4、 信息化软硬设备管理4.1公司所有计算机设备明确责任人，由使用人负责其安全和清39、洁。4.2计算机出现软硬件故障，应及时通知综合部，由综合部专人维修。如需更换配件，使用人按流程填写低值易耗品购物申请单。4.3未经许可，任何人不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明的软件和光盘，一经发现，每次贡献20元作为员工福利基金。4.4严禁上班时间玩电脑游戏、观看视频、听音乐，一经发现，每次贡献50元作为员工福利基金。4.5禁止非工作原因的大流量下载，在工作范围内的下载应控制流量，不得超过50K/秒、时间不得超过30分钟，一经发现违反规定者，予以警告，重犯者贡献20元/次。4.6违反以上规定者，经三次以上劝告无效，或影响公司正常业务运作，需贡献50元/次。5、 信息安全管理5.1员工严40、格遵守保密原则，重要文件和软件要存档或备份。保密和保护性文件严禁随意调阅、打印、拷贝和外借。综合部对于离职人员通讯账号及时回收，以免信息外泄。 5.2入网个人应严格使用由综合部分配的IP地址，严禁私自乱设、修改IP地址，如有违反者，取消联网权限，并进行相应处理。5.3建立业务系统、办公电脑、邮箱等信息管理系统统一使用机制。新增、修改和注销系统账号、密码、权限由综合部统一进行，使用人不得将账号给以他人使用。如因个人原因丢失相关资料，需到综合部办理重置取回，每次工本费用20元。相关流程见备注1。5.4员工在离职前应办理计算机数据的交接工作，必须由其主管领导确认。相关流程见备注1。6、 网络故障应急41、预案6.1综合部应对各服务器、应用系统进行定期检测和维护，以及数据备份。6.2服务器、应用系统发生故障，综合部必须第一时间处理，排除时间一般不能超过2小时，特别情况不能超过4 小时。6.3综合部提前购置常用硬件以备及时更换。对于需要将服务器主机外送维修的，必须一周内完成。 6.4综合部应时常与软硬件服务商保持联系，一旦出现硬设备或耗材损坏，能及时通知他们以最快速度提供支持。注：信息处理流程1、若公司员工需进行信息维护，其中包括新增、修改和注销流程操作时，申请人需将系统信息设置、设备故障维修等需求，统一填写到信息服务工作单或发送电子邮件到综合部，进行信息维护申请和备案； 2、购买电脑、打印机等设42、备，需申请部门负责人或申请人和综合部进行验收确认。若设备为固定资产按固定资产申购流程处理；否则按低值易耗品申购流程处理。附表一：公司信息服务工作单申请部门申请时间 年 月 日申请人联系电话协助内容：计划完成 年 月 日实际时间 年 月 日建议：签名：接单人接单时间 年 月 日九、 办公室环境管理办法1、 目的为加强公司办公室的环境卫生管理，维护公司员工健康，保持办公场所环境整洁，节约用电和用水，减少消耗，降低能源费用开支，使公司员工在一个整齐、安静、有序的办公环境下工作，特制定本规范。2、 适用范围 本管理办法适用于公司非驻外机构。3、 管理办法细则综合部职责：第一条 办公区内的公共设施定期清43、洁保养工作。第二条 空调、饮水机、用电设备、企业形象标志等设施，定期保养、维护和清洁。各分公司、部门人员职责：第三条 若办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，应于24小时内向综合部报修，综合部于48小时内解决。第四条 按规定位置存放办公文具和设备，保持工作区内办公环境整洁，物品整齐存放。第五条 不得在公司范围内随地抛垃圾、吐痰、果皮、烟头等杂物，不得在公用办公室内吸烟。第六条 保持各工作场所的窗面、照明器具透光部分清洁明亮，禁止使用物品掩蔽。第七条 办公室垃圾、污物和废物，必须放置在规定的垃圾箱内，不得任意乱倒堆积。保持走道干净卫生，不得在走道内堆积杂物。第八条 保持44、地面干净，避免有铁钉、尖锐物或易滑等物品。第九条 夏季使用空调时，需关闭门窗，空调制冷温度设定为26摄氏度，严禁擅自调低温度；当室温不高于28摄氏度，严禁使用空调。在休息时间内，非工作原因停留于办公室中，不能开启空调。第十条 为保障公司财物和人员的安全，防止外来推销人员和陌生人员进入公司办公室。在正常办公时间内，需保持总部办公室大门关闭。第十一条 室内在保证适当照明的基础下，需节约用电，个人电脑使用后必须关闭主机和显示器。工作期间关闭无人办公区域的灯管，充分利用自然光。未经同意，严禁使用功率在1千瓦以上的用电设备，如违规者需贡献50元作员工福利基金。第十二条 规范公司总部员工午餐管理，明确总部45、员工用餐要求。若员工在办公室内准备午饭，需在上午11点45分后进行，12点后方可用餐；用餐后清理洗手盆残渣菜渣，保持茶水间整洁；洗手台面不允许放置就餐工具及其它私人物品用品；如有违规者，需贡献 50 元作为员工福利基金。第十三条 下班最后离开办公室的员工，应及时关闭空调、电脑、日光灯、复印机、打印机、饮水机等用电设备。十、 员工宿舍管理制度1、 目的为使员工宿舍保持良好的环境及公共秩序，创造安全舒适的休息场所，规范宿舍的管理，特制定本规定。2、 范围本办法适用于在公司总部宿舍。3、 职责综合部负责宿舍监督管理，其他部门经理负责该部门人员住宿申请的审核。4、 住宿资格和收费4.1入住条件（1）常46、住人员：由分公司或部门经理确认，经综合部协商同意，方拥有住宿资格；（2）临住人员：因工作原因需住宿的，填写住宿申请单经综合部同意方能住宿；（3）以下人员不得住宿：A、患有传染病者、B酗酒赌博者、 C、盗窃行为者、D暴力犯罪者；4.2费用收取（1）住宿资格人员常住：150元/月（每月工资扣除），水电费平均摊分；（2）非住宿资格人员常住：300元/月（每月工资扣除），水电费平均摊分；（3）临时住宿：水电费按10元/人/日在所属部门费用分摊； 5、 管理细则5.1入住流程提交综合部经理确认提交所属部门经理确认填写住宿申请单到综合部登记个人资料、领取钥匙、预约到宿时间带齐行李入住宿舍综合部经理确认放行47、住宿期满清理个人物品、交还钥匙5.2管理规定（1）宿舍每间房标准配置两人，由综合部统一安排,住宿人员必须服从安排，如有异议与综合部协商。（2）如有来访人员要先通知综合部,经同意后方可进入宿舍。被访员工上班后,来访人员不得在宿舍逗留,违者贡献50元。（3）宿舍严禁留宿外来人员,严禁男女混居,晚0:00后外来人员必须离开宿舍。（4）不得私自配备钥匙给他人,否则取消住宿资格。如发生事故，追究其责任。（5）未经同意不得私用他人物品,偷盗他人财物行为的,取消住宿资格并追究责任。（6）不得在宿舍内酗酒、赌博、打麻将、斗殴或其他不良行为，违者每次贡献100元并取消其住宿资格。（7）不得使用或存放危险、违禁及48、易燃物品，禁止饲养宠物，违者将予严惩。（8）为保证员工正常休息,夜10:30以后，严禁喧哗、制造噪音，影响其他人休息。（9）住宿人员离开必须经过综合部确认，交还钥匙和公司资产,并清理个人物品方能离宿，否则造成经济损失的,从该员工工资中扣减。5.3清洁卫生（1）各房间清洁由住宿人负责，公用地方由公司宿舍舍长安排值班表，轮流清洁。（2）严禁将垃圾等杂物投入下水道、厕所内和抛出窗外。垃圾禁止过夜，轮值清洁人员必须当天清除。（3）综合部每月对宿舍进行检查，如发现重大违反规定行为，视情节轻重，作出处罚，严重者取消住宿资格。5.4物品管理（1）房间内应做到物品合理摆放，被褥叠放整齐，保持室内通风，防止疾病49、漫延，如需晾晒衣服应统一挂在指定地点。（2）爱护宿舍的一切设施及房屋结构布局,不得在墙壁上乱写乱画乱张贴，不准擅自改动或拆卸,若有损坏照价赔偿,并追究责任。（3）如发现用品设施损坏应及时通知舍长，由综合部组织人员维修。5.5消防安全（1）严禁在宿舍各出口堆放杂物，保障通道畅通。（2）严禁私拉电线、使用电热棒、高压锅等高负荷电器。（3）节约用电用水，晚上严禁开灯通宵，做到人走灯关。5.6违规处理（1）私自带非公司员工入宿舍或留宿者，每次贡献50元，超过三次劝告无效，取消住宿资格；（2）不履行清洁工作安排，贡献50元/次，超过三次违反者取消住宿资格；（3）私自配备钥匙给予他人，一经发现取消住宿资格50、，造成损失的并追究法律责任；（4）违反宿舍其他规定的，予以口头警告，如再犯者视情节轻重作出处罚；附表:住宿申请表住宿人员登记表附表1： 广东保力得物流有限公司住宿申请表申请时间： 年 月 日姓名部门职位性别电话入住时间申请理由：住宿须知： 1、常住宿人员每月交纳150元，水电、煤气费摊分,在每月工资中扣除； 2、临时住宿人员水电、煤气费按10元/人/日在所属部门费用摊分； 4、遵守公司规定，不得随便带外人进入宿舍； 5、节约资源，爱护公物，保持卫生整洁； 6、搬离宿舍需提前通知舍长，综合部备案；申请人部门经理综合部附表2： 广东保力得物流有限公司住宿人员登记表日期姓名性别部门天数离开时间备注附51、汇总表1：行政管理体系违反规定汇总表序号管理规定条款规定员工贡献福利基金1员工行为规范胸卡佩戴异常记录累计超过三次者50元2工作证丢失需到综合部补办，需交工本费。50元，入公司财务部3胸章丢失，及时联系片区主任向综合部提出补办申请。20元，入公司财务部4员工离职，必须将工作证交回综合部，监管员可由片区主任代交综合部，否则当月工资扣除工本费元。20元5印章管理办法不按规定使用印章，导致公司利益受损或影响公司正常运作。50元。若造成公司经济损失，视情节轻重处罚。6会议管理办法无故缺勤、无故迟到、早退场或违反会场纪律的。50元7会议后设备未收拾好的，对使用负责人处罚。50元8会议室设备人为损坏的照价52、赔偿9办公室管理制度洗手台面不允许放置就餐工具及其它私人物品用品50元10严禁使用大功率和办公无关的电器50元11员工宿舍管理规定严禁被访员工上班后,来访人员在宿舍逗留的50元12不得在宿舍吸烟、喝酒、赌博、打麻将、斗殴等极不良行为， 100元13不得私自带非公司员工入宿舍或留宿者50元14在宿员工不履行清洁工作安排50元15信息管理规定严禁私自更换电脑硬件和软件 20元16电脑下载超过30分钟， 50K以上的50元17遗忘公司应用系统账号或密码，需重置的20元备注违反本行政体系管理规定的，经三次以上劝告无效，影响公司正常运作，导致公司利益受损的。视情节轻重进行必要的贡献注：1、工作证、胸章等53、违反规定项产生的费用，由综合部作工本费用处理； 2、员工福利基金流程：不涉及工本费用的贡献费，由综合部统一填写贡献通知单，然后由违反规定员工确认，并交纳相关款项到综合部；公司收取员工福利基金由综合部统一管理,于每季度初公布员工福利基金的收支及节余情况。附表：广东保力得物流有限公司贡献通知单部门姓名原因 被贡献者签名：贡献值 （ 元）日期检查人员：批 准：附汇总表2：行政管理体系审批汇总表序号管理规定审批流程相关表格1印章管理办法合同审批合同审批表2公章呈批公章呈批表3使用公司公章和法人手签章授权委托授权书4公司固定资产管理办法固定资产申购流程固定资产申购表/设备验收单5固定资产维修申请流程固定资产维修申请表6固定资产报废流程固定资产报废申请表7固定资产调拨流程固定资产调拨单8办公用品管理办法日常文具申请及领用流程购买文具申请表9低值易耗品申购低值易有耗品购物申请单10会议管理办法会议流程会议室使用申请表会议具体事宜安排表会议签到表11信息管理规定信息服务流程信息服务工作单12设备验收流程设备验收单/低值易耗品申购单13车辆安全管理制度用车流程用车申请单14宿舍管理规定员工入住流程住宿申请表总结请各分公司、部门按相关规定，完成申请流程。广东保力得物流有限公司 2013年05月