1、总经办管理制度 OFFICE DEPT. MANAGEMENT SYSTEM Effective Date :Oct 08, 2007管 理 制 度 目 录序号 目录 编号 1 车辆管理制度 OF-SYS0012 车辆维修保养制度 OF-SYS0023 驾驶员礼仪制度 OF-SYS0034 卫生工作管理制度 OF-SYS0045 行文管理制度 OF-SYS0056 档案管理管理制度 OF-SYS0067 印章、介绍信使用的暂行制度 OF-SYS0078 关于办公室环境的管理制度 OF-SYS0089 东方威尼斯会议制度 OF-SYS009 2007-08 东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经2、办名称: 车辆管理制度生效日期:2007/09/01编号: OFSYS-001车辆管理制度（）车辆管理1. 会馆公务车辆归行政部管理，由车队主管组织实施，统一调度。2. 实行定人定车责任制，驾驶人员应服从调度安排，做好车辆维护保养，随时保持车况良好，车容整洁。3. 凡违反用车规定擅自用车，将作违纪处理并罚款。（二）车辆使用1. 会馆各部门用车需按规定提前填写车辆使用申请单，经行政办公室主任同意，由车队主管调度安排。2. 会馆因营业需要安排的定班车、专车应保持车辆整洁，窗明椅净，给客人提供良好乘车环境，驾驶员按规定着装，礼貌待客。3. 凡出省市用车须经会馆总经理批准，并按规定办理出省手续。4. 3、驾驶员一律凭出车单出车，工作结束必须将车停放在会馆车库，并按实填写路单。车队每天作好出车情况原始记录，每月汇总后报行政办公室主任。（三）安全行车1. 驾驶员及随车人员必须加强法制观念，严格遵守交通规则，坚决服从交通民警的指挥和检查，牢固树立安全第一思想。2. 出车前驾驶员必须检查方向盘、油、水、电、灯光、轮胎、气压、引擎运转、刹车等是否正常，严格遵守五不出车规定（雨刷不动、喇叭不响、灯光不亮、刹车不灵、设备不齐不出车）。3. 车辆启动前，车门必须关好，车上人员应注意安全。各类车辆不得超员超载。4. 行车中，驾驶员应集中思想谨慎驾驶，不准吸烟、不得和旁人闲谈，严禁酒后开车。5. 坚持中速行驶，不4、开“英雄车”，做到礼貌行车，礼让三先，行经交叉路口，做到一慢、二看、三通过，宁停三分，不抢一秒。6. 会馆内和进出店区大门应低速行车，密切注意两旁行人和车辆动态。（四）车辆保养1. 建立一车一卡保养维修档案，贯彻“例保”制度，使车辆始终处于良好状态。2. 保持车容车况整洁良好，车辆返回会馆必须及时清理污泥。3. 驾驶员不能排除的故障，应及时向车队主管汇报，安排修理。4. 按时认真做好一年一度的验车工作。5. 修理车辆须保证质量，经车队主管或专人验试车合格后，才能交付使用。页数： 1/1 编号：OF-SYS-001东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 车辆维修保养制度生效日期: 2005、7/09/01编号: OFSYS-002车辆维修保养制度 车队负责会馆的办公用车、客运、货运任务。能否使车辆保持良好状态（技术性能、外观清洁），将直接影响各项任的完成和会馆的声誉。因而车辆的平时保养维修和年检工作至关重要。1. 按时更换机油，一般行驶3500一4000公里需要更换机油，特殊情况可根据车况而定。2. 清洁工作天天做。每位驾驶员要做到下班前车辆清洗干净，一周一次车况全面检查，彻底搞好卫生工作，每周六下班前由主管、领班检查并做好记录。3. 基本做到定人定车。确因工作需要动用他人车辆时，需经车队主管或部门经理同意。驾车回会馆后做好清洁卫生工作，如车辆发生过故障及时向督导汇报。4. 凡属6、汽车修理（包括二保三保）都必须事先由车队负责车辆保养的同志列出项目内容（包括零件等）、大致金额，交车队主管审核并报行政办公室主任审批，金额大的需呈总经理室审批。页数： 1/2 编号：OF-SYS-002东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 驾驶员礼仪规定生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-003驾驶员礼仪制度会馆车队担负着会馆的客人用车、办公用车和货物运输的重任。驾驶员的礼仪规定和服务水准直接影响到会馆的声誉。因此驾驶员应具备良好素质和规范的礼仪服务。1. 上岗前必须穿戴好会馆规定的驾驶员制服，保持服装整洁。2. 客车驾驶员应严格按照规定时间出车，客人用车时应礼貌待客7、，主动热情，不得索取小费。3. 保持车辆整洁、窗明椅净，为客人提供一个良好的用车环境。4. 货运驾驶员应保证安全，准点将货物运至规定地点。5. 协助采购人员外出采购物品、食品，并协助装卸工和提货人员装卸好货物。页数： 1/3 编号：OF-SYS-003东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 会馆卫生工作管理规定制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-004会馆卫生工作管理规定制度1. 健全并落实会馆各项卫生制度，使会馆达到国家和本市规定的有关卫生标准。2. 组织动员会馆全体员工参加消灭“四害”及其孳生地的工作。3. 定期开展会馆卫生工作检查评比，对取得显著成绩的部门和个8、人予以表彰和奖励。4 监督会馆各项卫生制度的落实并提出奖惩建议。5. 推行建立卫生劳动日制度，规定每个星期天上午8：00-9：00为会馆卫生劳动日页数： 1/4 编号：OF-SYS-004东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 会馆行文管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-005会馆行文管理制度1. 以会馆名义对外行文，应先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送行政办公室核稿，并请总经理签发。2. 文件签发后，均应由行政办公室统一编写文号，编号形式如下：道峰假日会馆 字（）第号注：“（）、指年号，例如：（2004）、（2005）； “第号”指文件序号，例如：第009、1号、第002号等（下同）。3. 会馆内部行文一律应备忘录形式（编号附后），先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，副总经理签发；若涉及到其他部（室）工作职责范围内的工作内容，需要共同承办的事宜则需经相关部门经理会签后，送总经理签发。4. 打印后的文件均应由拟槁人负责校对；重要文件（以会馆名义的行文）均应由行政办公室校对。打字、校对人均应在原稿上签注姓名及日期。5. 对外行文的原稿一律应使用统一的会馆拟稿纸。6. 由领导签发的备忘录原稿，应由各部（室）负责收集、归档备查。备忘录编号由各部（室）按年度自行编排序号。对内行文（备忘录）编号：行政办公室 道办字（2005）001前厅部 道前字（）沐浴部10、 浴（）休闲部 休（）客房部 客（）餐饮部 餐（）销售部 销（）财务部 计（）工程部 工（）保安部 保（）管家部管（）页数： 1/5 编号：OF-SYS-005东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 会馆档案管理办法制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-006会馆档案管理办法制度1. 档案工作是会馆基础管理工作的重要组成部分，是维护会馆经济、政治方面的合法权益，反映会馆真实历史面貌的一项重要工作，因此，各职能部门必须强化档案管理工作的意识，不断健全和完善各自的基础管理工作。2. 会馆的建档工作和档案管理工作主要包括：科技档案（基建工程项目档案，亦包括设备设施维修、改造11、方面的档案）、文书档案、会计档案、人事档案、安保档案、营销（业务）档案等方面。会馆档案是会馆在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以文书、营销（业务）、科技（基建）档案为主，包括行政管理；经营管理；客房、餐饮、市场销售管理；前厅、客房管理；工程技术管理（基建）；采购供应和商场管理；贸易开发管理；声像实物管理等九大类。3. 会馆档案工作应坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政办公室负责。并设专职档案管理员负责对会馆的档案实施管理，对其他各职能部门业务档案的建立、健全以及管理工作进行督促和指导。4. 根据干部档案工作条例和会计档案管理办法等法规的有关规定，会馆确定：（1）会馆的人事档案由12、办公室人事培训部负责立卷保管；（2）会计档案由财务部负责立卷保管；（3）其他营销部门、安保部门等纯属专业和业务性质的档案，分别由各职能部门负责整理、立卷保管（不包括应向会馆档案室移交的涉及全局性的文书和重要的营销档案以及属于科技档案归档范围内的资料）。5. 各部（室）档案的收集、整理、立卷、保管等工作应由秘书负责，按归档范围将有保存价值的文件、资料、图纸、声像实物等资料按照有关规范要求编目、立卷、归档，并做好档案的保密和安全保卫工作。6. 各级管理人员应支持秘书对档案资料的收集、整理和保管工作，在会馆建设和经营活动中形成的有保存价值的资料，不能当作私有资料由个人占有或保存。因工作需要，各部（室13、）及各级管理人员可在办理有关手续后，借阅或复印有关档案资料。7. 在机构设置相对稳定后，会馆档案分类可采用年度和组织结构相结合或在实践中形成的更为科学的方法进行分类；档案的保管期分为永久、长期、短期三种，在具体工作中保管期限应由会馆档案室会同相关职能部门的领导做出鉴别并予以确定；对会馆有长远利用或纪念价值的档案应永久保存，对会馆在一定时期内有利用价值的档案，应按照具体情况分别作长期或短期保存。凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期一律从长。8. 档案的销毁必须严格控制，慎重处理，销毁前须造具清册，提出销毁报告，及时上报会馆领导审批，并报送上级档案部门备案。销毁档案材料时应严格执行有关保密制度规14、定。 页数： 1/6 编号：OF-SYS-006东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 会馆档案管理办法制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-0069. 档案管理部门要积极同电脑房等有关职能部门配合，利用现代化的管理手段，运用计算机做好档案的分类、编目、检索、储存等工作，提高档案管理工作的水准。10. 根据归档范围，积极做好遗留材料的补缺及有关材料的修补与复制工作，保证会馆档案的完整性。11. 归档范围和目录在具体工作中应根据实际情况不断补充和完善，页数： 2/6 编号：OF-SYS-006东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 会馆印章、介绍信使用的暂行制度15、生效日期:22007/09/01编号: OFSYS-007会馆印章、介绍信使用的暂行制度1. 日常业务性工作的报表（财务、行政、人事等）、参观开具介绍信、联系一般业务工作盖章等不必登记。2. 会馆与外单位签署的协议、合同等有会馆总经理室领导签名（或授权签名）的文件，必须盖章，但不必登记。3. 凡涉及有关政审材料、证明材料、专题单项请示、报告材料（非正式行文）、因公事急于盖章须补办有关手续；凡涉及占用工作时间和支付费用的学习进修报名的材料、或以会馆名义代办其他单位事宜超出会馆正常工作流程范围的材料，以及领导口头紧急指示盖章的材料；各部（室）经理因紧急工作需盖章的材料等都需登记以备查。4. 盖具会16、馆公章需经总经理室领导或行政办公室主任同意。5. 秘书若遇要求加盖公章而又难以掌握的情况，须及时请求行政办公室主任同意后方可盖章。6. 以上规定适用于开具会馆介绍信。页数： 1/7 编号：OF-SYS-007东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008关于办公室环境的管理规定 为规范各部门办公室的管理标准，创造一个干净、舒适的工作环境，现制定办公室环境管理规定，行政部（质检部）将不定时的对各部门进行检查，对不符合规定的将进行处罚。望各部门认真执行。一、办公室的卫生要保持清洁。（1）地面必须擦拭干净、（2）窗户17、玻璃要擦拭明亮，不得有污点，窗台不得有灰尘，窗帘不得有污渍。（3）电话、电脑、打印机上不得有灰尘；电脑要定期用电脑专用的清洁剂擦拭，电脑显视屏不得有污点。（4）垃圾篓内的垃圾要及时倾倒。（5）卫生清理责任到人，早晚各一次，如有事不能执行，应提前安排代理人代为清理。二、办公室的物品摆放要整齐、合理，不得乱堆杂物。（1）扫帚、拖把、抹布放在规定的角落里，摆放整齐。（2）文件柜要摆放在靠墙恰当的位置，文件柜内的资料要排列有序，文件柜上禁止摆放物品（3）办公室内的电话线及电线要走墙角或地面，必须整齐划一，严禁乱拉乱扯。（4）墙面上除挂钟、警示或同意的部门职责规定外，不得乱贴乱挂物品。（5）报刊、杂志不18、得随意摆放，要集中放在指定位置。三、办公桌面上只能摆放和工作有关的物品。（1）电话机要放在办公桌的左上方，便于接听电话；页数： 1/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008（2）记事本（台历）放在办公桌的右上方，便于记录电话内容。（3）名片盒放在办公桌的左上方；签字笔放在办公桌的右上方（5）办公桌上的文件夹要放在文件篮里面，文件不得外露，文件篮放在办公桌的右角或左角，要摆放整齐。四、办公室人员要求。（1）、凡进入办公室人员必须说标准普通话，不允许大声喧哗。（2）、办公室人员必19、须着工装上岗（白衬衣、黑裤子、黑皮鞋）。（3）、使用文明礼貌用语，化淡妆上岗。（4）、上班时间将手机放于振动状态。五、离开办公室时办公桌要保持干净，把椅子恢复原位，要随手关灯。六、下班时要关闭所有电器，关好窗户，窗帘拉回原位。类文印制度第一部分公文种公文种类如下:（1） 请示： 请上级指示和批准，用“请示”。（2） 报告:向上级汇报工作，用“报告”。（3） 指示： 上级向下级布置工作，阐明工作活动指导原则，用“指示”。（4） 布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或全体知道的事项，用“布告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。页数： 2/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部20、门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008在一定范围内公布应遵守或全体知道的事件，用“通告”“。（5） 批复：答复请示事项，用“批复”。（6） 通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级、不相隶属单位的公文，用“通知”。（7） 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况及需要所属各部门知道的事项，用“通报”。（8） 决定、决议：对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。（9） 函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等21、，用“函”。(10) 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第二部分公文格式2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。（1） 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。（2） 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。（3） 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。页数： 3/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管22、理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008（4） 公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。（5） 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。（6） 文字一律从左至右横写横排。2.2公文纸一般用16开（A4纸），在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。2.3对上级单位组织请示或报告，用单位组织名义发文。2.4内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。2.5各部门一般不23、越级行文。在特殊情况，越级行文的，应当抄报越过的单位。2.6向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导个人（除领导直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。2.7按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发至各分公司和各部门的下属单位。2.8发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。第三部分公文编号3.1 公司发文一律由行政办公室统一编号。（1） 以公司名义对外发文，一律用道字（年）号；（2） 公司监事会发文，用道监字（年）号；（3） 董事会发文，用道董字（年）号；（4） 其他管理部门的发文，如行政办公室用道貌岸24、然办字（年）号。3.2董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。页数： 4/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008第四部分文书用纸4.1关系企业外机构之行文使用公文用纸。对客户或厂商行文须用印有公司名称的书函。4.2关系企业内部各部门间行文使用业务接洽便函。公司间行文须使用公文用纸。4.3签呈使用签呈专用纸。4.4行文可以使用电子格式进行传版、审核，再打印、清样、正式稿件、装订。第五部分公文处理程序5.1收文处理，一般包括登记、分办、拟办、催办等程序。（1） 上25、级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件上，均由行政办公室人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导，如领导出差，立即送相关领导处理。（2） 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。(3) 凡需办理的公文，应先送行政办公室，再分送给有关部门办理或送领导指示后办理。行政办公室主任在签批公文时，认为无需送领导的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各部门受到文件后，必须在24小时内传达。各部门收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内26、应办理并回文件，最迟不能超过10天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。(4) 加强公文检查催办工作。行政办公室的文印人员对有领导指示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办、以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。页数： 5/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008(5) 领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交行政办公室文印人员阅卷归档。5.2发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校27、对、用印、封发等程序。1、拟公文的要求：（1） 要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定，如提出新政策规定，应尽可能与原来的有关政策相衔接，并加以说明。（2） 情况要确实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。（3） 引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。（4） 草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面不清的，要重新清稿。（5） 数字的写法，在正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用述评和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。（6） 章节序数的写法。一般应按下旬顺序排列：第一28、层为：“一”，每二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（7） 不要滥用简称。年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。（8） 文件的标题用宋体小二号字，加重。正文用小四号字，1.5倍行距。2、公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送行政办公室核稿。审核的重点如下：（1） 是否需要行文。（2） 是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本公司过去的公文是否衔接。（3） 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。页数： 6/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 20029、7/09/01编号: OFSYS-008（4） 处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。（5） 文字叙述是否符合方法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原单位修改，改动过大的，要重新抄正。3、公文签发。公司行政文件，由分管总监签署意见后，由总经理签发。一般性文件，由分管领导签发。重要文件，由总经理签发。4、 公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔或签字笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。5、 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。6、 公文签发后，由行政办公室室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式30、。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。7、 公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。8、公文办理完毕后，要及时送交文印人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第六部分公文的保密制度6.1原则：各部室及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。6.2公文的保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一31、定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的传阅，阅完后由起草人收回归档。机密文件按审阅人数打印，由起草人送有阅文资格的传阅，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。页数： 7/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-0086.3文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。6.4所有含秘密级以上的文件在当天工作结束后，都应该妥善保管，行政办公室不定期派人进行稽查并加以辅导。6.5经办人、保管人员或调卷人员应严格管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，32、依据公司的规定议处：（1） 拆散原案显有弊端者。（2） 原案被污损、抽换、涂改或有遗失者。（3） 擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。（4） 发办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于交办当日下班（或完工）时收回（缴回）妥善收藏。6.6外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同收（发）文登记单及文件传递记录卡送交保管人员签收，编定档号，依期类别登入机密文件保管备查簿。6.7内部自行建立的文件，经办人办妥并经主管或上级经理核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入机密文件送件单退回经办人存查，文件由保管人员依类归档，并将其名称及归档编号登入机密文件保33、管备查簿。6.8机密文件每月的档案整理。每月初5日出具机密文件增列表，呈总经理核阅。每年年底清理档卷，将无需继续保存或已消失机密性质的文件，造机密文件销毁表呈报总经理核准后销毁或按一般文书办理归档。6.9各部门需调阅机密文件时，经办人须填具“调卷单”注明调阅期限及用途，应经调阅部门总监证明送保管部门主管同意后，方可调卷。6.10保管人员接到经核准的“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收，文件传递记录卡由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填写于文件传递记录卡上，并经调卷确认后一并存档。页数： 8/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际34、酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008第七部分文件管理7.1各部门要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁秘密文件带往公共场所或家中。7.2文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿归档，以防遗漏。7.3各部门工作中形成的文书，包括文件，重要的会议材料都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员校对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各部门，各经办人不得越期自行留存该归档的文件。7.4有存档价值和存查必要的公文，由行政办公室35、鉴别、登记后销毁。7.5归档的资料包括：（1） 重要的会议材料，如：会议通知、报告、决议、总结、会议记录、领导人讲话、典型发言、会议简报、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料。（2） 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。（3） 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。（4） 本公司的上级机关的批复。（5） 本公司反映主要职能活动的报告。（6） 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简要。（7） 信访工作材料。（8） 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（9） 本公司人事任免的文件材料以及关于员工奖励、处36、分的文件材料。（10） 本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。（11） 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司的重要活动剪报、照片、录音、录像等。7.6平时归卷：页数： 9/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008（1） 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。（2） 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时的文件材料归卷使用的“案卷类目”。案卷类目条款必简明确切，并标上条款号。（3） 公文承办人员应及时将办理完37、毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专兼职文书归卷。7.7立卷、案卷质量要求：（1） 采用统一的组卷、编目系统，与档案室保持一致。（2） 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（3） 归档的文件材料份数、人数以及每份文件的页数均应齐全完整。（4） 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件；分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；密件单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。（5） 不同年度的文件一般不得放在一起立38、卷，但跨年度的请示与批复，放在复立年立卷；没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷按照有关规定执行。（6） 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。（7） 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，封面的左上角打印页号。页数： 10/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理39、制度部门: 总经办名称: 关于办公室环境的管理制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-008（8） 永久、长期和短期的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。（9） 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应署卷尾。（10） 案卷封面，应逐项按规定用毛笔、钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。（11） 案卷的装订：装订前，文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线打活结的方法装订。（12）案卷各40、部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）文件封纸，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第八部分音像档案管理办法8.1为加强本公司的音像档案，特制定本办法。8.2本公司的音像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。8.3声像档案一般由录音带、录像带、摄影带、影片（母片）、照片（含底片）、数码成像文件、CD、VCD、DVD等和文字说明两部分组成。8.4底片胶片保管条件应保持在1315摄氏度之间，相对温度保持在35%45%。8.5底片册、录音、录像带、摄像带应立放，避开磁场，最好不用铁皮柜。数码成像41、文件必须留有备份。8.6编制声像档案目录、卡片等检索工具，为使用提供方便条件。8.7建立声像档案借阅，使用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定使用范围。页数： 11/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-0088.8具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。8.9声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借，利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由行政办公室负责办理，并按有关规定收费，42、实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。8.10在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。第九部分文印管理规定9.1文印：管理无小事，从小事做起，才能使公司更加有序。公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件上，一般不予以打印。在网络允许的情况下，内部文件，包括报表等，可以通过网络传递。9.2具有打印机的部门，原则上，除本部门专用报表输出以外，不得对外打印材料，不得借工作之便向其他部门提供打印服务。所打印材料必须做好登记备查。9.3私人资料，不得在公司打印、复印或43、用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。9.4公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门总监不在时，可经授权领导或更高一级领导同意后办理。9.5行政办公室人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员取回，不得延误。9.6行政办公室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。9.7行政办公室人员对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终做统计核算。属44、业务部门的，由各部门承担费用，属行政管理部门的，统一列入行政开支。9.8行政办公室人员违反规定的，参照公司的奖惩制度执行。页数： 12/8 编号：OF-SYS-008东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-0091总则为使会馆的会议议程规范化和程序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本试行 方案。2会议种类 2.1会馆共设立六级例会： 2.1.1总经理办公会议（月例会） 2.1.2部门周会议（每周一） 2.1.3专题工作会议（财务、工程、行政人事等例会） 2.1.4全体员工会议（季度、年度） 2.1.5基层员工会议45、（每月一次） 2.1.6班前班后会议（每日）3会议管理体制 3.1会馆行政会务工作主要由会馆行政办公室承办； 3.2除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政办公室整理、立卷、存档。4会务准备4.1总经理办公会议、全体员工会议由行政办公室落实会场，安排好座位，备好茶具茶水，安排人员做好会议纪要工作。 4.2必要时要进行会场布置、设备调试，对重点发言对象须确保其发言。 4.3在会议进行中要做好记录，会后整理会议纪要，发放至相关部门。5会议纪要页数： 1/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: 46、OFSYS-009 5.1会议纪要属会馆内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。 5.2会议纪要作为会馆的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实，会议纪要须在会后4小时之内整理并经相关领导审核批准后发放。5.3会议纪要的形成与签发：5.3.1会馆行政办公例会会议纪要、决议，由总经办整理成文；5.3.2总经办根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作；5.3.3会议纪要和决议形成后，由主持会议的会馆领导签字确认；5.3.4会议纪要发放前应填写会议纪要发放审批单，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见；5.47、3.5会议纪要应有发文号，发放时应填写文件签收记录表，并由接收人签收；特殊情况需要发传真发放时，必须由接收人电话确认是否收到；5.3.6会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。6、其他专项会议：6.1 员工生日会，每月一次，由人力监察部组织。生日会名称：道乐蒙恩（北京）国际商务会馆月份员工生日会时 间：每月20号中午13：3014：30地 点：员工餐厅（暂定）主办部门：人力监察部主 办 人：人事助理参加人员：当月过生日员工、部门经理、副总经理、总经理活动内容：领导致词、贺卡、许愿、切蛋糕、合影留念、娱乐。程 序： 1、由人力监察部统计每月过生日人员名单，做费用预算，报行政副 页数： 2/48、9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-009总经理、总经理审批同意后到财务部领取生日所需费用； 2、人力监察部负责协调采购所需之物品； 3、人力监察部提前一周与过生日员工所在部门协调好当天员工班次； 4、人力监察部负责会场布置，提前半小时将相应物品放置到位（小吃、饮料、一次性纸杯、糖果、蛋糕、贺卡）；5、人力监察部提前将生日聚会时间、地点、过生日人员名单报总经理行政秘书处； 6、人事助理宣布生日晚会开始，对当月过生日的员工予以祝贺并告知活动事宜； 7、过生日员工所在部门经理、人力监察部49、经理、副总经理到场祝贺，（总经理根据当天工作情况而定是否参加）； 8、由在场最高会馆领导带领过生日员工切蛋糕，其余在场人员唱生日歌； 9、如场内条件允许，过生日员工可唱歌或在场内表演节目； 10、美工负责整个活动的拍照，人力监察部负责将活动文字资料及图像资料在下月的会馆内部刊物予以报道； 11、人力监察部助理负责将整个会场所借物品归还，并清理场所。6.2员工表彰会，每季度一次，由人力监察部组织。时 间：会前通知地 点：员工活动室主办部门：人力监察部主 办 人：人事助理主 持 人：人事经理参加人员：除在岗员工之外全体员工必须参加活动内容：对表现突出的部门及个人予以表彰会议流程：1、人力监察部负责50、会场布置；l 清理室内卫生；页数： 3/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-009l 总经理、总请工程部技术人员调试麦克风及音响设备，保证线路畅通，音量大小适中，语音清晰；l 提前与行政办公室沟通，确定当天到场会馆领导，并制作台卡；l 主席台正上方悬挂红底白字会标(道乐蒙恩国际商务会馆表彰大会) 2、人力监察部提前一天与各部门确定受表彰人员第二天上班情况，除极特殊情况，不予以请假、缺岗、迟到； 3、人力监察部准备奖杯、证书、奖品；4、会议召开：l 人力监察部经理宣布大会召开l 宣布受51、表彰人员名单及事迹l 总经理、副总经理讲话l 受表彰员工代表讲话l 集团领导、总经理、副总经理颁奖（放背景音乐）l 美工负责整个活动的拍照，人力监察部负责将活动文字资料及图像资料在下月的会馆内部刊物予以报道； 5、管家部负责会场收尾清理工作。6.3安全专项会议，每月一次，由行政办公室组织。6.4卫生专项会议，每月一次，由行政办公室组织。7、会议纪律7.1会议室由行政办公室进行日常管理，制定专人负责其卫生工作，并提前做好会议准备、点名或签到考勤、会议纪要的印制、下发等工作。会议纪要原则上当天下发，经总经理允许的特殊情况例外，并请收文人签名为准。7.2各部门参加会馆或自行组织会议都不能影响正常工作52、，开会时安排好员工值班。页数： 4/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-0097.3所有参会人员，必须提前5分钟入场，并做好会议记录。7.4会议期间，手机应设置到静音、振动或关闭。如确实需要接听电话，必须向会议主持 人请示，待批准后方可至会议室外接听(董事会成员及副总经理除外)。7.5对于因故不能参加会议的，要事先(至少提前2小时，特殊情况除外)向会议主持人请 假，并按请事假的相关规定，记录在考勤之中。7.6对于不准时参加会议人员，按迟到处理，罚款20元，连续二次迟到罚款50元，并在53、员工通道予以通报批评。7.7无故不参加会议的，按旷工处理。8、会议纪要 8.1所有会议必须指定人员进行会议记录，并整理出会议纪要，以文件形式下发相关部门。 8.2会议纪要作为会馆的重要文件，会议当日必须由总经理签发后下达，各部门负责人要 认真存档保管，并经常学习。8.3会议纪要中所签发的有关条文，作为会馆的管理规定，予以执行。 8.4各部门负责人要在所辖及范围内认真传达和落实会议纪要的指示精神，做到人无不知、事无不晓、人事执行。9、会议安排（一）、总经理办公会 主 持 人：行政副总 地 点：一般均在会馆所在地会议室，特殊情况临时通知。页数： 5/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店54、管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-009时 间：每周一上午10：00 参会人员：总经理、副总经理、各部门主要负责人。 记 录 人：总经理秘书会议内容：各部门汇报上周出现的问题及相应解决方案、本周工作安排、员工动态；通报会馆重大信息及最新管理规定； 会议流程： 1、签到（参会人员必须提前5分钟进入会场，在会议签到本上签到，按座位安排顺序入座）； 2、参会人员开会前5分钟整理开会内容并保持室内安静； 3、会议由行政副总准时宣布召开并检查上周各部门工作情况； 4、各部门经理汇报上周工作情况及下周工作安排；l 工作汇报： 上周工作完成情55、况上周部门营业情况，完成经济效益情况出现的问题及相应的解决方案员工动态l 工作安排： 本周重点工作 需要完成的工作（完成时间、完成程度、主要负责人）l 问 题： 需会馆领导协调问题（建议及方案一、方案二） 5、营业副总经理、行政副总经理分别对所负责区域工作情况进行点评及下周工作安排； 6、集团分管副总做工作指导； 7、总经理做会议总结发言； 8、行政副总宣布散会； 9、部门经理将座椅归位后按次序进入各自区域。 页数： 6/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-009（二）、部门周例会（56、以部门为单位召开）主 持 人：部门经理 地 点：一般均在部门区域场所内，特殊情况临时通知时 间：每周日下午15：00参会人员：除在岗员工之外部门全体员工必须参加 记录人员：主管指定专人负责会议内容：传达最新发展动态、管理规定及工作安排等会议流程：1、部门全体员工按高矮顺序列队； 2、主管对部门员工进行点名；3、经理向全体员工问好后（部门全体员工齐声向经理问好）宣布会议开始；l 经理对本周工作进行总结（人员、物品、设施设备、销售）l 对在本周发生的好人好事进行表杨，对工作中存在的不足予以批评l 分析在接待工作中需要提高、改进的地方及注意事项l 对下周工作进行安排 4、会议结束：全体员工鼓掌三下（57、频率为：一二二） 员工队形由横排转为竖排快步进入工作岗位。 （三）、专题会议主 持 人：分管副总地 点：一般均在会馆所在地会议室，特殊情况临时通知时 间：每周四上午9：30参会人员：各部门相关人员。记录人员：人事文员会议内容：有关会馆经营、人事、销售、促销、策划、广告等方面的内容。会议流程：1、人事文员提前将会议议题以纲要形式发给会议相关人员；页数： 7/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-0092、签到（参会人员必须提前5分钟进入会场，在会议签到本上签到）；3、参会人员开会前5分钟58、整理开会内容并保持室内安静；4、会议由行政副总准时宣布召开； 5、由参会人员轮流就会议议题进行阐述并发表意见； 6、由副总就会议议题做总结发言；7、由人事文员在当天内将会议纪要整理完毕后报送会议主持副总签字报送总经理查阅。（四）、全体员工大会主 持 人：人力监察部经理地 点：根据情况会前通知。时 间：不定期召开，会前通知。参会人员：除在岗人员之外，会馆全体人员必须参加。会议内容：宣讲会馆最新精神、发展动态、企业文化等有关会馆发展状况的相关内容。会议流程：1、人力监察部负责落实并布置会场（准备：主席台、麦克风、音响、摄影、摄像、主席台茶水、台卡、员工座椅）； 2、各部门员工着工装按安排顺序入场落59、座并保持安静（部门经理提前检查员工仪容仪表）； 3、管家部负责在集团及会馆领导到场前5分钟给主席台上茶水； 4、集团及会馆领导入场要站立鼓掌欢迎（鼓掌时间为30秒）；页数：8/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-0095、由人力监察部经理宣布会议开始并致词 ； 6、如集团总裁出席，请总裁讲话；7、请会馆总经理讲话；8、副总讲话：（次序：集团分管副总、行政副总、营运副总）； 9、美工负责照相及摄像工作，人力监察部负责将活动文字资料及图像资料在会馆内部刊物予以报道； 10、人力监察部经理60、宣布会议结束； 11、全体参会员工站立鼓掌欢送领导离场； 12、各部门按入场顺序退场； 13、管家部负责会场清理；（五）、基层员工会主 持 人： 人力监察部经理地 点： 一般均在会馆所在地会议室，特殊情况临时通知时 间： 每月一次，会前通知参会人员： 临时指定的基层员工记录人员： 人事文员会议内容： 了解基层员工的意见、建议和要求会议流程： 1、人力监察部提前一天与各部门经理协调开会员工，部门安排好临时人员替班； 2、会议时间控制40分钟内； 3、人力监察部在周例会上向总经理做情况汇报。页数： 9/9 编号：OF-SYS-009东方威尼斯国际酒店管理制度部门: 总经办名称: 东方凯德华会议制度61、生效日期: 2007/09/01编号: OFSYS-009（六）、班前班后会主 持 人： 部门主管地 点： 部门场所内时 间： 每班次前/后10分钟参会人员： 部门内全体员工记录人员： 临时指定专员负责会议内容： 配合部门经理对会馆文件、会议纪要精神进行传达，落实宣讲会馆最新发展动态与管理规定，部门中存在的问题与解决办法，客户投诉与处理及其它相关事项，总结上一个班次的工作，布置下一个班次的工作。会议流程：1、部门班前班后会由部门主管召开； 2、员工按高矮顺序列队站好；3、部长对本部门人员进行点名并检查仪容仪表（要求仪容仪表整洁，工服无污渍、油渍、无破损）； 4、主管向员工问好，员工向主管问好；5、朗诵司训（或部训），唱司歌（或部歌）（要求声音宏亮，音调一致）； 6、主管代替经理对会馆文件、会议纪要精神进行传达，宣讲会馆最新发展动态与管理规定，部门中存在的问题与解决办法，客户投诉与处理及其它相关事项，总结上一个班次的工作，布置下一个班次的工作； 7、岗前培训（培训内容根据各部门素质要求进行）8、会议结束：全体员工鼓掌三下（频率为：一二二） 员工队形由横排转为竖排快步进入工作岗位。页数： 10/9 编号：OF-SYS-009