1、科技公司商务部部门管理手册科技公司商务部部门管理手册 概概 述述 商务部以商务谈判、签订各类商务合同、控制成本支出、加速现金流等为重要工作；为规范和协调部门及部门间工作，明确责权义务，特制订本手册。第一章第一章 部门职能部门职能 职职 能能 说说 明明 书书 部门名称部门名称 商务部商务部 部门编号部门编号 1-10 制定时间制定时间 2003.8 主主 要要 工工 作作 职职 责责 一、商务谈判、签订各类商务合同：一、商务谈判、签订各类商务合同：1、市场销售部门参与的招投标项目投标书的商务审核和报价。市场销售部门参与的招投标项目投标书的商务审核和报价。商务部将对市场部参与的招标项目的投标书进2、行商务审核和报价。2、市场销售部中标项目的商务谈判、签定销售合同和并跟踪执行合同市场销售部中标项目的商务谈判、签定销售合同和并跟踪执行合同 商务部将依据市场部中标项目与最终客户商谈销售合同条款，签订销售合同，并跟踪协调此合同，及时催促市场部门与最终客户的沟通，以保证公司的应收帐款能及时收回。3、市场部销售中标项目销售合同的采购执行，产品选型、厂家选择、商务洽谈、市场部销售中标项目销售合同的采购执行，产品选型、厂家选择、商务洽谈、合同评审并签订合同。合同评审并签订合同。商务部应尽量在采购合同执行时做到准确及时到货，降低采购成本，同时争取最有利于公司的付款方式。4、与工程队商务洽谈，签订工程分包、3、转包合同。与工程队商务洽谈，签订工程分包、转包合同。5、与进出口公司商务洽谈，鉴定进口代理合同。与进出口公司商务洽谈，鉴定进口代理合同。6、公司固定资产、办公用品和礼品的采购工作。公司固定资产、办公用品和礼品的采购工作。商务部应根据公司各部门的申请和要求及时地做好采购工作 7、与公司业务合作伙伴的合作洽谈。与公司业务合作伙伴的合作洽谈。商务部负责新的业务合作伙伴的寻找和洽谈，建立如代理、OEM 等良好的合作方式。二、内部管理工作：二、内部管理工作：1、供货商的管理工作。2、公司报价体系的建立和完善。3、分析、了解竞争厂商价格体系等商务情况。4、销售、采购利润率的分析和控制。5、培训销售合同谈判4、技巧 6、协调与公司各部门之间的关系。7、存货、库房的管理。8、建立完善采购、销售等各种档案体系。权权 限限 范范 围围 产品选型 合作厂家选择 商务洽谈 合同评审 签订合同 工工 作作 流流 程程 详见：商务采购流程 第二章第二章 部门组织结构部门组织结构 根据商务部的部门职责，商务部内部按如下架构进行组织：商务部经理 商务助理 商务助理 商务助理 商务助理 第三章第三章 部门岗位描述部门岗位描述 岗岗 位位 说说 明明 书书 一、部门经理一、部门经理 表单编号：HR-003 岗位名称 商务部经理 所属部门 商务部 直接上级 主管商务副总经理 直接管辖范围：总部和各办事机构商务人员 工作目的5、：具具 体体 工工 作作 职职 责责 1全面负责商务部日常工作；2负责 IT、电信类代理、OEM 产品技术选型、商务谈判、采购签约；3负责大宗采购商务谈判、合同跟踪执行；4负责监督销售合同执行情况，跟踪到货、验收及付款情况；5负责公司产品进出口事宜；6负责协调与公司内部销售部门、财务部门、工程部门、研发部门接口事宜；7.所辖部门员工的指挥、调度权、奖惩、聘任、辞退、晋级建议权。关键决策与责任 商务合作厂家的确定 商务合同的确定 学历要求 大本以上 资格要求 专业知识要求 电信专业知识、商务知识、财务知识、进出口知识、法律知识 项目管理知识 技术资格要求 无 专业背景要求 管理类、理工科，邮电类6、院校优先考虑 年龄/性别要求 35 以下 个性要求 工作细心、认真、踏实、有责任心 二、商务助理二、商务助理 表单编号：HR-003 岗位名称 商务助理 所属部门 商务部 直接上级 商务部经理 直接管辖范围：工作目的：具具 体体 工工 作作 职职 责责 1.IT、电信类代理、OEM 产品技术选型、商务谈判、采购签约；2.大宗采购商务谈判、合同跟踪执行；3.监督销售合同执行情况，跟踪到货、验收及付款情况；4.负责公司产品进出口事宜；5.协调与公司内部销售部门、财务部门、工程部门、开发部门接口事宜。关键决策与责任：商务合作厂家的选择和初步确定 商务合同的初步确定 资格要求：学历要求：大本 专业知识7、要求：电信专业知识、商务知识、财务知识、进出口知识、法律知识 技术资格要求：无 专业背景要求：国际金融、外贸、理工科，邮电类院校，有硬件开发经验优先考虑 年龄/性别要求：35 以下 个性要求：工作细心、认真、踏实、有责任心 第四章第四章 部门工作流程部门工作流程 一、采购流程图一、采购流程图 返回修改 采购申请单 部门经理审批 有异议 通过 有异议 通过 通过 商务部询价 各部门合同评审 签定合同 退货 合格 到货验收 不合格 合格 商务部核准 主管副总经理审批 通过 有异议 有异议 供应商确定 申请付款 副总经理审批 入库单及发票报帐 重新发货 入库 财务报销 二、出、入库流程二、出、入库流8、程 2.1 入库：2.2 出库：不相符 入库清单 入库物品 入库凭证（相关人员）检 验（相关项目组）验收 核对（库房主管）验收 入库（库房主管）领用清单（相关人员）按清单提货（库房主管）清点、验收、签字（相关人员）三、三、与公司其他部门间工作流程与公司其他部门间工作流程 3.1 公司管理高层公司管理高层 接口人：公司行政副总 内容：1、合同审批 流程：准备合同，填写采购合同审批表、工程合同审批表、销售合同审批表，由其他相关部门及商务部经理会审后，交行政副总进行最后审批。2、采购申请单的审批 流程：各部门提交采购申请单后，相关人员审批后，交行政副总最后审批。3、请款 流程：根据合同要求填写支票申9、请单或请款单给相关人员审批后，交给行政副总最后审批。4、工作报告 流程：每天的工作报告抄送给行政副总，重要事情及时反馈给公司管理高层。3.2 财务部财务部 接口人：财务部经理 内容：1、合同审批 流程：非自用产品采购，填写采购合同审批表，公司销售合同的签订，填写销售合同审批表，交给财务部经理进行审批。接口人：会计 内容：1、交发票 流程：收到供应商的发票，复印留底后，将原件交给财务部会计，并让其在商务部文件归（存）档移交单上签字。2、合同 流程：收到签字、盖章后的采购合同，进行复印留底，将原件交给财务部会计，并让其在商务部文件归（存）档移交单上签字 接口人：出纳 内容：1、付款 流程：a)工程10、款：收到工程负责人的工程量确认书后，安排付款；写请款单申请、交质量管理部、商务部、主管副总经理审批后，交财务部审批，将签好字的请款单交给出纳，准备付款；待付款后，向其要付款底单（汇款底单或支票）进行复印传真给相关工程队并进行留底。b)其他款项：根据合同，到付款期限后，写请款申请交质量管理部、商务部、主管副总经理审批后，交财务部审批，将签好字的请款单交给出纳，准备付款；待付款后，向其要付款底单（汇款底单或支票）进行复印留底。2、合同盖章 流程：合同审批后，在合同盖章本上登记，本部门经理签字后，到财务部出纳处盖章。3.3 企业发展部企业发展部 接口人：企业发展部经理 内容：1、提供合同汇总表和应收11、应付款汇总表 流程：每月按期提供合同汇总表和应收应付款汇总表，以及在对方需要时提供相关资料。2、提供资质审批、融资等工作申请时与公司财务和商务相关的信息。3.4 人力资源部人力资源部 接口人：新酬专员 内容：1、绩效考核 流程：每个月填写绩效目标书，并上交人力资源部。接口人：招聘主管 内容：1、人员招聘 流程：提交招聘申请，人力资源部给予候选人员，经商务部经理初步筛选后交人力资源部初试，商务部复试，通过后通过人力资源部办理相关手续正式入职。3.5 质量管理部质量管理部 接口人：质量主管 内容：1、工程款、CDMA 项目辅材款的支付审核 流程：得到相关文件填写请款单、支票申请单后，提供相关资料给12、质量主管进行审核。2、ISO9000 质量体系的执行 流程：每月协助质量主管 ISO9000 质量体系执行的本部门检查工作，有问题及时更正。3、合同评审 流程：非自用产品采购，填写采购合同审批表交给质量主管进行审批。接口人：技术主管 内容：1、交/查阅相关文件 流程：收到相关合同、资料，交给质量管理部技术主管，并让其在商务部文件归（存）档移交单上签字；工作需要时，到资料室借阅相关资料。2、盖公章 流程：需盖公章的文件，在盖章申请本上登记，交商务部经理签字后，到质量管理部技术主管处盖章。3.6 产品开发部产品开发部 接口人：产品开发部经理 内容：1、采购合同的评审 流程：非自用产品的采购合同的评13、审，填写采购合同审批表交给产品开发部经理进行审批。接口人：各项目协调负责人 内容：1、开发项目与商务部门的协调配合 流程：开发部相关人员提出要求后由商务部门给予配合。3.7 市场销售部市场销售部 接口人：相关销售人员 内容：1、签订销售合同 流程：销售部门确定项目中标后，由商务部负责与最终客户商谈销售合同条款，填写销售合同审批表，交相关部门审批后签订销售合同。2、询价和采购 流程：对市场部提供的采购申请单进行审核，经相关部门审批后，进行产品的询价工作和采购工作。3、招标项目商务部分审核和商务报价 流程：协助市场部进行招标项目的商务部分适合和商务报价。3.8 技术支持部技术支持部 接口人：各项目14、负责人 内容：1、商务报价 流程：技术支持部确认投标项目的技术规范、设备配置清单、列表价、折扣率后由商务部确认最终投标价格。3.9 综合办公室综合办公室 接口人：前台 内容：1、固定资产的采购 流程：收到填写的采购申请单，在其部门经理及主管领导审批后，根据要求进行询价、采购；货到后，交前台秘书办理入库手续。接口人：秘书 内容：1、将要行政副总审批的文件交给经理秘书，请其协助办理。2、每天工作报告 CC 给经理秘书。3.10 工程服务部工程服务部 接口人：直放站工程组 内容：1、工程辅材采购 流程：协助工程部进行 CDMA 相关辅材的采购工作，由工程人员提出采购申请、填写采购申请单，并由工程部大15、区经理签字后，进行询价、采购、安排到货，同时 mail 发货通知单，对方收到货物后在发货通知单上签字并传真回总部。如发生退货，则由工程人员提出并填写退货申请单，写明理由，由工程部大区经理签字，安排退货。2、工程合同的准备 流程：向工程部提供工程标范合同，协助工程部与工程队洽谈相关条款最后提交工程合同审批表交给工程部大区经理审批。3、工程款的结算 流程：根据工程部大区经理签字的工程量确认书给工程队请款并安排付款。接口人：各工程负责人 内容：1、工程协调 流程：各相关工程负责人提出采购、工程协调等申请（流程如直放站工程组），商务部门负责采购、协调、配合事宜。第五章第五章 附件附件 一、采购申请单一16、采购申请单 采采 购购 申申 请请 单单 申请部门申请部门 申请日期：申请日期：品名品名 规格型号规格型号 数量数量 用途用途 建议供建议供应商应商 要求到货要求到货时间时间 备注备注 经经 办办 人：人：部门经理确认：部门经理确认：商务部审核：商务部审核：主管领导批准：主管领导批准：二、退货申请单二、退货申请单 退退 货货 申申 请请 单单 申请部门：申请部门：申请日期：申请日期：品名品名 规格型号规格型号 数量数量 供应商供应商 退货原因退货原因 经经 办办 人：人：部门经理确认：部门经理确认：商务部审核：商务部审核：主管领导批准：主管领导批准：三、采购合同评审表三、采购合同评审表 采采17、 购购 合合 同同 评评 审审 表表 No.日期：供应商 地址 电话 传真 联系人 品名规格 单位 数量 交货日期 包装要求 特殊要求 合同要求 产品技术指标、技术参数的确认 开发部或工程部：日 期：物料供应能力评估 商务部：日 期：供应商产品品质保证能力评估（仪器仪表计量合格证的确认）技术质量部：日 期：付款确认 财务部：日 期：评 审 意 见 合同的条款的审查 法律顾问：日 期：结论 接受 拒绝 商务部主管：日期：主管副总经理：日期：四、工程合同评审表四、工程合同评审表 工工 程程 合合 同同 评评 审审 表表 No.日期：工程队 地址 公司名称 电话 传真 联系人 施工地点 单价 数量 18、预计完工日期 特殊要求 合同要求 施工能力、技术指标、确认 工程部：日 期：评 审 意 见 付款条款确认 财务部：日 期：结论 接受 拒绝 商务部主管：日期：主管副总经理：日期：五、进仓库单五、进仓库单 进进 仓仓 单单 送货单位：200 年 月 日 编号：产品 序号 名称 型号规格 单位 数量 备注 仓库主管：保管员：送货单位签名：六、出仓库单六、出仓库单 出出 仓仓 单单 提货单位：200 年 月 日 编号：产品 序号 名称 型号规格 单位 数量 备注 仓库主管：保管员：提货单位签名：七、调货单七、调货单 调调 货货 单单 制表人：调出地市：调入地市：退货日期：序号产品名称 规格型号 厂商19、 产品单位 数量 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 工程部主管确认：商务部确认：仓库主管：八、发货通知单 北京威奥特信通科技有限公司 地址:北京市西城区北三环中路 27 号商房大厦 邮编:100029 电话:010-82011356，82011362/63/64-102,传真:62006191 E-mail:To:Fax No.Attn:Page:From:商务部 Date:Ref：发发 货货 通通 知知 单单 请收到货物后签字回传北京商务部，谢谢！名称 规格 数量 生产厂家名称 发货时间 发货地点 发货方式 发货人及联系方式 到货地点 收货联系人 到货日期 收货人签字 九、请款单九、请款20、单 请请 款款 单单 编号：编号：领用部门：领用时间：收款单位：项目名称：设备名称 单价 合同总价 发票金额及 号码 已付金额 应付金额 备注 合计合计 共领用（大写）：收款单位全称：开 户 银 行：帐 号：税 号：领用人：审核：部门经理：审批：财务：北京威奥特信通科技有限公司北京威奥特信通科技有限公司 十、支票领用申请单十、支票领用申请单 支票领用申请单支票领用申请单 编号：领用时间 （大写）支票限额￥收款单位 用 途 领用人签字 主管/经理签字 审批人签字 总经理签字 十一、已安装工程付款确认书十一、已安装工程付款确认书 已安装工程付款确认书已安装工程付款确认书 建设单位名称：北京威奥特信21、通科技有限公司 施工单位名称：施工区域：序号 工程站点名称 安装情况 竣工时间 总费用(元)付款比例（）付款金额含税(元)付款日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 合 计 ：金 额 大 写：万 仟 佰 拾 元 角 分 工程部确认：商务部确认：日 期：日 期：十二、付款通知十二、付款通知 付付 款款 通通 知知 ：请贵公司于 年 月 日前，安排下列合同的付款事宜：合同号：合同总金额：付款内容：付款金额：应付款日期：谢谢贵公司的支持与合作！谢谢贵公司的支持与合作！北京威奥特信通科技有限公司北京威奥特信通科技有限公司 年 月 日 回回 执执 北京威奥特信22、通科技有限公司：北京威奥特信通科技有限公司：我公司已于我公司已于 年年 月月 日日 把合同款以把合同款以 形式形式办理办理 金额为金额为 请请 核核 对对！公公司司 十三、商务部文件归（存）档移交单十三、商务部文件归（存）档移交单 文件归（存）档移交单文件归（存）档移交单 文 件 形 式 保密级别 序号 文 件 名 称 移交 日期 书面 电子版 高级 一般 移交人 收文人 十四、供应商资料卡十四、供应商资料卡 供应商资料卡供应商资料卡 NO：建卡日期：建卡日期：产品类别：产品类别：建卡人：建卡人：公司名称 联系人/职务 公司地址 电 话 传 真 工厂地址 电 话 传 真 发票地址 开户行 帐 23、号 公司类别 代理商 代理级别：生产商 创立时间 注册资本 法人代表 公司性质 工厂规模 管理层 技术人员 工人 合计 人数 人 员 构 成 比例 经营范围 检验设备 主要设备 主要客户 序号 考 核 年 度 准时交货率 品质 服务 总分 评等 考核表 编号 备注 十五、供应商考核表十五、供应商考核表 供应商考核表供应商考核表 NO：供应商名称 考核日期 主要考核人 产品名称 考 核 评 语 评分 等级 准时 交货率 品质 服务 考 核 内 容 其它 综 合 评 价 意 见 是否取消 其 资 格 各 权 责 部 门 确 认 栏 十六、合格供应商名单十六、合格供应商名单 合格供应商名单合格供应商名单 序号 供方名称 供货名称 供方联系方式 评定结论 批准 备注 评定人：评定人：评定时间：评定时间：