1、 上海市新华路街道商办综合体项目 第 1 页/共 13 页 制度编号：制度编号：4242-XHLXHL-ZDZD-001001 K2K2 地产地产 工程部文档、图纸、合同工程部文档、图纸、合同管理管理 制度 （上海市新华路街道商办综合体项目）20152015 年年 1212 月修订月修订 (V V 1.01.0 版版 )起草人：起草人：审核人：审核人：审批人：审批人：日日 期：期：日日 期：期：日日 期：期：上海市新华路街道商办综合体项目 第 2 页/共 13 页 一、总则一、总则 目的：为统一各项目部的文件归档,便于文件检索及工作交接，明确项目完工后移交资料内容，完善文件责任制度。定义：本制2、度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。1 1.职责职责 工程部负责编制、修订和解释，项目部实施。2.2.内容：文件的归档分类内容：文件的归档分类:A A 册：公司管理规范：册：公司管理规范：A0 上海褐石工程管理制度汇编 A1 变更及签证管理制度 A2 招采及合同管理制度 A3 付款审批管理制度 B B 册：招投标及合同文件：册：招投标及合同文件：B0 合同登记汇总表 B1 工程类招投标及合同文件 B2 其它招投标及合同文件 C C 册：公司内部来往文件册：公司内部来往文件:C03、 收发文登记台账（公司）C1 公司、总部往来文件 C2 前期部往来文件 C3 设计部文往来文件 C4 成本部文往来文件 D D 册：公司外部来往文件册：公司外部来往文件:D0 收发文登记台账（外部）D1 工作联系单 D2 公函及情况说明 D3 其他 E E 册：监理公司往来文件册：监理公司往来文件 E1 监理人员登记表及证明资料 E2 监理规划 E3 监理实施细则 E4 监理会议纪要 E5 监理通知单 E6 监理工作联系单 上海市新华路街道商办综合体项目 第 3 页/共 13 页 E7 专题报告 E8 监理工作总结 E9 监理月报 E10 审批表 F F 册：施工单位来往文件册：施工单位来往文4、件 F1 进度计划 F2 施工组织设计 F3 施工方案 F4 工程联系单 F5 申报表及函件 F6 移交记录表 F7 施工方会议纪要 F8 施工日报 F9 施工周报 F10 施工月报 F11 其他文件（按单位归类）F12 建设工程质量人员从业资格审查表 F13 报告书及成果文件 G G 册：设计变更及工程签证册：设计变更及工程签证 G1 设计变更 G2 技术核定单 G3 工程签证 G4 奖/罚款通知单 H H 册：计划管理册：计划管理 H1 总进度控制计划及评审记录 H2 设计计划 H3 甲供材料进场计划 H4 资金计划 H5 招采计划 H6 目标成本 I I 册：材料设备管理册：材料设备管理5、 I1 封样登记一览表 I2 收（调）料单 I3 设备调试验收记录 J J 册：进度款支付册：进度款支付 J1 进度款付款台账 J2 工程进度款付款报审与支付 J3 物资进度款付款报审与支付 K K 册：会议册：会议 K0 会议目录 上海市新华路街道商办综合体项目 第 4 页/共 13 页 K1 会议通知 K2 部门联席会议纪要 K3 交底会议纪要 K4 专题会议纪要 K5 公司内部会议纪要 K6 公司外部会议纪要 K7 项目部内部会议纪要 K8 会议纪要内部流程会签单 L L 册：内业管理册：内业管理 L1 OA 相关文件 L2 部门日常文件 L3 内部办公流程 L4 其他文件 M M 册：6、物业管理册：物业管理 M1 物业前期介入资料 M2 物业接收前检查资料 M3 项目分项移交资料 N N 册：册：工程工程前期前期及及配套配套 N1 公司证照 N2 前期配套资料 3.3.文件索引目录文件索引目录 项目部文件按上述方法进行分类，并在电脑中建立 excel 清单目录便于随时检索。清单中需注明存档日期及存放地点等要素便于快速寻找。4.4.文件夹标签文件夹标签 文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。移交公司文件：工程完工后项目部需将上述内容按要求分别向公司及相关营运部门、物业等进行移交。二、文档管理办法、7、文档管理办法 工程助理应在每日及每周工作结束后汇总收发文记录明细，每日收发文明细以邮件形式发送至部门各成员（并附附件）。每周收发文明细需发送至工程周报编制人 上海市新华路街道商办综合体项目 第 5 页/共 13 页 每月提供文件发放记录扫描件至工程中心。1.1.收文收文管理管理 1)项目部任何内外文件往来均要求通过工程助理进行中转，项目部成员带回文件时，应首先交至工程助理处。2)工程助理收到文档后需按要求进行电子档案目录登记、并填写项目公司工程部文件资料受理登记表，扫描存档或流转处理等后续工作。3)外部单位来函、会议纪要流转程序。工程助理收文后，a)按照公司文档编号原则进行编号、扫描电子版存档8、原件存档。b）有需要的应介入内部办公流程，需填写内部办公流程单，由项目经理牵头填写，并在跟踪责任人栏内指定项目部成员作为经办人，负责跟踪或拟定回函。c）经办人处理完成后签字确认，经由项目总监及项目经理审核并签字确认，最后由工程助理确认流程结束，并归档。4)档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，不得擅自带走或销毁任何档案。接收部门应将档案与清单仔细核对后签署接收。5)与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。项目部工程助理应主动向协同部门取得完整的档案资料进行存档，涉及到公司存档的，应做好记录便于调阅。2.2.发9、文发文管理管理 1)拟发出的文档需根据公司审批权限要求进行流转会签。2)会签完成后，工程助理进行统一编号并通知对方收件人。3)签收应签署于原件上，并在专门的文件签收簿上签署。签收簿登记内容须与文件主题相符。4)工程助理需要求对方合同内指定的文件签收人签署文件，避免代签。如指定的签收人无法到场，应做好记录后，与对方约定进行补签。5)上述工作完成后，工程助理将扫描件、原件及目录进行更新/存档，并将扫 上海市新华路街道商办综合体项目 第 6 页/共 13 页 描件发送至部门相关人员。6)图纸发文需配工作联系单一同发送，签收完成的工作联系单需交复印件至成本部签收。另：OA 审批流程未完成的用于施工的图10、纸将不予外发。3 3.归档文件的要求：归档文件的要求：1)办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。2)文件书写和载体材料应耐久保存；3)必须是具有保存利用价值；4)必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；4.4.档案编号档案编号要求：要求：1)编号原则：文档编号应遵循简洁、易懂、收发文均编号的原则。2)项目部资料员对项目部发起的各类表单文件按如下原则进行编号，具体为：项目编号-项目简称（分期）-年份-发文分类-编号 以“图纸类工程联系单 第 008 号文件”为例：新华路项目编号-新华路项11、目-年份-文件分类-编号）42XHL-2015TZ-008 3)项目部资料员对项目部归档的所有纸质文件，应遵循资料分类目录中指定编号按如下原则进行内部归档文件名管理，具体为：项目编号-项目简称（分期）-资料分类编号-文件主题（加带文件日期）-文件编号 以“监理通知单 A2-004”为例：42XHL-E5监理通知单 20151207-A2-004 上海市新华路街道商办综合体项目 第 7 页/共 13 页 三三、合同存档管理合同存档管理 1.档案管理按照公司和相关部门（项目部）两级管理的原则进行。2.现场项目部必须完整保存所有与本部门工作职责相关的合同。工程助理处保存复印稿一份，相关工程师如需在日12、常工作中随时调阅，可申请加印副本或取得电子版扫描件。3.为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，所有工程合同必须在签署完成后，向监理移交一份复印件（根据需要，可请成本部专门制作无金额版本）。4.合同执行前，需充分落实条款讲解制度。项目部相关人员可申请由成本部、造价顾问、法律部等相关部门对重要合同条款进行交底，并形成纪要。新员工到岗后，需首先对已签订的合同条款进行熟悉，方可上岗开展工作。5.在合同审批通过、经签字盖章后，项目部应按照公司文档编号原则，对公司留存的合同及审批表进行统一编号存档，便于查询。6.工程助理编号完毕后，应将合同审批表、合同文本通过扫描或取得电子版存入电脑，通过办公自动化13、系统实现共享，以方便有关人员在付款办理和审核时查阅。7.项目部主导的考察入围、评标、定标的过程文件，必须全数保存。不论投标单位是否中标，相关过程文件均必须在合同签订后一并整理成册，向公司进行移交。8.工程助理需与成本部进行每月合同台账核对工作，并将成本部最新统计合同台账共享至部门成员。四四、图纸图纸及及设计设计变更存档管理办法变更存档管理办法 1.项目体全员都需明确：图纸管理是项目品质管理、成本管理的核心。2.施工图首先是合同执行的依据，也是后续材料采购、其他专业设计深化、营运部门工作的依据。任何对施工图的变更，都有可能导致不可控的违约、索赔风险，务必高度重视。3.经公司设计部确认的施工图下发14、后，工程助理应首先做好收件日期登记、图 上海市新华路街道商办综合体项目 第 8 页/共 13 页 纸内容及版本登记，并会同相关专业工程经理/工程师核对是否有缺漏等现象，核对完成后进行签收工作。4.工程助理处图纸最低存档要求：a）当图纸已被加盖审图章时，至少存档两套。另两套分发至总包、监理。当现场有需求时，需提请设计部加晒。b）当图纸未加盖审图章时，至少存档一套。5.设计变更单发至项目部后，工程助理需会同专业工程师/经理对底图进行更新，将变更单与被变更的图纸装订一处存档，变更单涉及到多份底图时，应要求设计部加晒，并分别装订。6.经审批完成的深化图纸，应随同原专业图纸一同存档，升版的设计深化图按施15、工蓝图存档要求进行登记保存。7.施工单位填报的技术核定单按如下要求进行管理：a)核定单如仅仅涉及到施工工艺调整，不涉及图纸变更的，按照连续编号原则，经公司审批后予以存档、执行。b)核定单如涉及到图纸变更，仅允许作为临时的施工检查依据进行审批，在审批完成后，应联系设计部及设计院，及时签发变更单予以覆盖。上海市新华路街道商办综合体项目 第 9 页/共 13 页 五五、工程档案的移交工程档案的移交 1.根据上海市建设项目（工程）竣工档案归档范围要求，工程竣工预验收完成后需组织工程档案预验收，档案预验收合格后，城建档案馆出具预验收意见，并规定移交时间，在规定的时限内，项目部必须组织各单位完成工程档案的16、移交工作。2.城建档案馆一套、综合部一套、物业公司一套。以上档案原则上均要求为原件，无法提供足够原件的，复印件须加盖公章，并注明原件存放地。提交完整的电子版，供竣工结算时使用。项目上移交后剩余的工程资料的处理方式，由资料员编制处理方案，以“oa”申请的方式进行审批，审批流程为资料员-工程经理-项目负责人-工程中心。上海市新华路街道商办综合体项目 第 10 页/共 13 页 附件一：档案盒侧面样式 上海褐石投资发展有限公司上海褐石投资发展有限公司 新华路项目部新华路项目部 E E9 9监理月报监理月报 E E 册：监理公司往册：监理公司往来文件来文件 上海褐石投资发展有限公司上海褐石投资发展有限17、公司 新华路项目部新华路项目部 E2E2监理规划监理规划 E E 册：监理公司往册：监理公司往来文件来文件 第 1 盒 第 1 盒 上海市新华路街道商办综合体项目 第 11 页/共 13 页 档案盒正面样式 logo 部门名称部门名称:新华路新华路项目部项目部 资料名称资料名称:E E 册册 监理公司往来文件监理公司往来文件 上海市新华路街道商办综合体项目 第 12 页/共 13 页 附件二：档案总目录 XX 项目 XX 期工程文档总目录 资料类别 主要工程资料名称 分布 数量 资料类别 主要工程资料名称 分布 数量 G G册册 设计变更及工程签证 G1 设计变更 共 x 盒 共 X 盒 G2 技术核定单 共 x 盒 G3 工程签证 G4 奖/罚款通知单 上海市新华路街道商办综合体项目 第 13 页/共 13 页 附件三：上海市建设项目（工程）竣工档案归档范围