1、魔芋生物科技有限公司物资采购管理制度附表单编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 湖北xx魔芋生物科技有限公司 采购管理制度第一章 目的和适用范围第一条 为进一步规范采购作业方法和流程，明确采购相关职责，确保采购物资的质量和时效，降低采购成本，更好地为生产服务。参照公司相关规定，并结合我公司目前的实际情况，特制定本采购管理制度。 第二条 本采购管理制度适用于与采购部相关的所有采购业务。第二章 采购任务划分第三条 采购部：负责采购大宗物料、辅料、生产消耗物资、机电设备、仪器仪表、备品备件、五金工具、安装材料、劳保及防护用品、2、消防器材等；负责采购办公用品、清洁用品、接待用品、福利用品、宿舍用品、印刷品、非标制作等；负责采购数码通讯产品、信息设备及耗材、网络设备等，负责运输车辆及吊装车辆的外协联络及费用结算；负责选择物流企业合作对象,负责外协加工、特种设备的外检、信息设备维修等业务的对外联络和结算。第四条 设备类外协维修由机修车间归口管理，设备实行三级维修,一般由经过培训后的操作工自己解决,较复杂的故障由机修车间解决,在厂方远程指导下自身无法解决的,由机修车间进行维修评估，交事业部总经理审批后将请购单一起交采购部外协执行，采购部将设备（配件）外协维修确认单(见附表二)发给外协单位填好后，回传交机修车间进行确认后,通知3、外协单位开始维修。第五条 办公用品、食堂用品、零星低值食堂用具、清洁用品、接待用品、福利用品、宿舍用品、印刷品、楼宇零星维修物资、非标制作、信息设备、耗材、信息设备维修等由总经办归口管理，总经办同时负责食堂用品、零星低值食堂用具、楼宇零星维修物资的采购。 第三章 物资请购 第七条 各使用部门须提交请购计划，各使用部门于每月25日前向采购部提交下月物料需求计划，生产部、采购部、财务部召开月度预算会进行复核、制单、会签后经总经理审批，再转采购部执行。各部门在月中因紧急事项确需增补采购计划的列入紧急采购，事业部单独向总经理请示获批后现交采购部执行。第八条 各部门的请购权限统一划归工车间主任或部门经理4、，其他人员无权请购，车间主任或部门经理即是物资请购直接责任人，对其请购的物资负有永久责任。对因重复请购、错误请购等原因导致公司受损的，报采购部对请购人予以考核。第九条 请购单上应注明业务类型、存货名称、规格型号或技术参数、数量、用途、需求日期等内容。管道、管件等材料的请购必须注明制造标准（含标准文件号），不锈钢材料需注明材质，属于新建、技改或研发项目的请购需在备注中注明项目名称，请购单中不能详细说明采购物资的技术要求时，必须附上有相关技术人员签字确认的技术规格书。第十条 为降低采购成本，请购部门在提交请购计划时，不能只注明原厂备件号码，应查询对应的通用型号，如无通用型号，则需提供技术参数、图纸5、材质等信息。采购部在签订设备购买合同时应约定供应商提供备件图纸，方便后期采购备件时进行替代采购。第十一条 如请购部门对所请购物资有特殊要求的，可以在请购时提供建议的供应商及品牌，但须提供相应的情况说明证实指定理由，由事业部负责人签字，采购部予以优先考虑。第十二条 如因生产计划调整、工艺变更、工程设计变更等原因，导致请购物资有变化的，由请购部门车间主任或部门经理在请购单上签字确认后送采购部，采购部及时做出调整或终止采购。第四章 采购方式定义第十三条 低值采购：单次采购金额低于500元，采购部可直接下订单采购或零采，公司审计部每季度对零采价格进行抽查。第十四条 比价采购：对于普通物资及工程物资（6、零星工程的施工材料、立项工程中的零散补充材料等）、重复采购项目（辅料、生产消耗物资、通用备品备件等），采购员接到获批的请购单后，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象，向对方发出询价函，必须要求供应商必须回复盖有公章的报价传真件，采用比价的方式确定供应商。公司审计部门需抽查报价单位信息的真实性。第十五条 议价采购：确属货源紧张或独家生产（代理）或专利（专卖）产品等特殊物资的采购，可以采用直接议价方式进行采购，最好是邀请对方来我公司进行面对面多级谈判，通过谈判记录或传真书面确认最终价格。第十六条 招标采购：金额超过10万元的通用设备实行招标采购，须有6家以上投标单位，采用暗标方式选择供应7、商；截标后首先进行技术评标，技术评标答疑澄清结束后，请购部门须提交签字版的书面技术评标报告；之后再进行商务开标。商务开标时，评标人员不少于4人，须有财务、使用部门经理级以上人员和采购部负责人、审计部负责人共同参与确定最终供应商.第十七条 议标采购：专用采购项目，主要包括需技术上反复确认、转化设计的非标设备，可选用议标的形式确定供应商，通过书面密封的方式进行报价。议标现场须有财务、使用部门经理级以上人员、采购部负责人、事业部负责人参加，形成议标意见后，与议标单位进行商务洽谈时，必须有总经理参加。第十八条 长期合约采购：对于经常使用的消耗性物资（包括五金工具、劳保用品、标准件、安防器材、办公用品、8、印刷品等）且采购价格基本稳定的项目，可通过招标或比价的方式选定供应商，议定供应价格及交易条件，通过长期合约（半年或一年）的方式进行采购，以确保物料供应来源，简化采购作业程序，降低采购成本。具体办法为选择有实力讲信誉供应商，罗列其公司能够提供的相关产品及价格，并加盖公章，合约供应商原则上每月对账进行结算。同时采购人员和公司审计部门需要每季度对市场价格进行调研，对价格下跌产品的采购价要及时下调。第十九条 补充协议采购：通过招标或比价方式已经签订合同的采购项目，若在一个采购周期内需要再次采购，对于其中设备、备件等价格比较稳定的物资，可以通过直接议价的方式签订补充供货合同，但价格不能高于原采购价格，如9、高于原采购价格，需重新进行招标或比价。第二十条 大宗原料采购 原料采购需按照销售计划和生产计划进行，由于原料采购的特殊性，所有原料采购每单必须按照公司制定的大宗原料采购流程执行。第五章 询价、比价、议价第二十条 采购员接到请购单后应依请购物资的缓急，参考市场行情、过去采购记录，精选三家以上的供应商发出询价函进行询价。第二十一条选择询价对象，应依照直接生产厂家、代理商、经销商之顺序选择。第二十二条合格的供应商报价单应有产品名称、规格型号、单价、数量、合价、交货期、税率及发票、支付方式、报价时间、价格有效期限等要素，并加盖公司公章，缺项或未盖章的报价单视为不合格报价单应作废。第二十三条采购比价应使10、用统一的价格内涵，是否包括运费、发票税率，综合考虑交货期、支付方式等因素，并尽量选择同一档次的供应商进行性价比综合比较。在谈判前，还应该制定本次谈判的内部目标，价格是采购谈判内部目标的最重要组织部分，但内部目标还有很多，具体如下表：类型描述价格方面价格、开票方式、开票种类附送产品方面增加随机备件数量、增加随货赠品、约定今后备件价格等服务方面延长保修期限、增加免费培训时间、增加培训我方人员数量、约定今后维修服务收费方式、供应商承担运输费用、产品机械化装卸运输要求、产品防护包装要求、提高产品质量等级要求、减小最小订单批量等开票付款方面延期付款、减少预付比例、增加保证金比例、采用低成本的付款方式（银11、行承兑、商业承兑汇票、延期支票等）、要求全部开具17%税率发票、运费及其它服务费开具17%增值税率发票返利折扣方面增加免费产品数量、金额阶梯返利或折扣的要求确定谈判目标的方法有很多，主要包括如下：最低价格法、产品成本费用明细法、历史价格法、同类产品比较法等。第二十四条因紧急采购或属货源紧张、独家生产（代理）、专利（专卖）产品等特殊物资的采购，可以采用直接议价的方式进行采购，议价可采用当面洽谈或电话议价的形式，但必须有3人以上人员参加（采购部负责人、财务部、事业部使用人），并做好每一次谈判记录，参与人签字确认。第二十五条采用直接议价采购方式的，须至少有两人以上同时参与议价过程，采购金额小于1万元12、的，采购人员与使用部门经理参与；采购金额大于等于1万元，小于3万元的，采购部负责人、财务部、事业部负责人参与；采购金额大于3万元的，总经理要参与，议价记录表详细记录议价过程，参与人签字确认。第六章 供应商选择和管理第二十六条公司批量采购原则上应在合格供应商名录中选择。采购员应不断开发新的供应商，提高供货质量，降低采购成本。第二十七条新增供应商首先对公司基本资料进行调查，按要求填写供应商调查表。第二十八条采购部供应商管理员对新增供应商进行初步资质审查，并视情况决定是否进行现场考察、样品试用，然后进行供应商准入评审，成为我司准入供应商即可开始向我司进行供货，经过3-6个月的供货考察，采购部组织供应13、商评审小组对准入供应商进行“合格供应商评审”，评审合格的纳入合格供应商名录，不合格的予以淘汰，停止供货。第二十九条供应商首选专业的生产厂商，重要物资供应商首选行业内具有影响力和占市场主导地位的生产商，代理商首选一级授权代理商。第三十条如果使用单位请购时对专用物资提供了推荐的供应商，经过适当的考察、评审，报总经理审批后，可以向推荐供应商进行采购。第三十一条建立合格供应商台帐，所有供应商按采购金额大小和对保障正常生产的重要程度分类管理，每年会同使用部门、检验部门、设备部门和财务部门对供应商的供货情况进行至少一次评定，及时淘汰不合格者，补充新晋合格供应商。第七章 采购价格审核第三十二条完成询价、比价14、后，采购员应首先确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否xx，以确保其报价的可比性。第三十三条采购员在同等采购条件下对各家的价格进行比较，确定意向单位的最终价格后，向采购主管和部门经理书面提交相应请示报告，报告中应包括参与比价的供应商名称、主要供货范围、报价、付款方式、发票及税率、交货周期、建议选择供应商的理由等主要内容，报告正文后应附有相关的过程文件。第三十四条采购主管和其部门经理对报告内容进行审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由部门经理再次与供应商议价。第三十五条采购部经理审核的报告，根据采购金额大小，即5000元、10000元、10000元以上分级呈报事业部负责人、15、财务部负责人、公司总经理批准。第八章 合同的审批、签订和执行第三十六条主合同由采购部拟定，合同技术附件（若有）由使用部门编写，且应在确定签约单位后3日内将签字版合同技术附件一式四份提交给采购部。每位供应商都必须同时与我司签订反商业贿赂协议。第三十七条确定采购价格和签约单位后，采购员拟定合同并书面提交采购比价/合同审批表，在上月资金预算范围内，按5000元、10000元、10000元以上分级权限呈报事业部负责人、财务部负责人、公司总经理批准后执行。第三十八条各级领导对合同条款提出修改意见的，采购部负责按修改意见与供应商进行再次协商，并及时反馈协商结果。第三十九条审批完成后，授权人签字并加盖公司的16、合同专用章，并将一式四份的合同原件寄往供应商，供应商签章后回寄两份。第九章 物资到货验收第四十条采购物资到货验收 一、物资到货后，采购员到现场依照合同约定内容对到货物资进行初步验收，确认物料品牌、规格型号、数量等信息无误后，数量由仓库分类别进行把关，质量由品控人员或归口检验部门进行检验。二、 对有检验标准的可测量性来料，经各方检验合格后，仓库办理入库手续，打印入库单；对需要在使用过程中验收的验证性物料，可先进行外观、规格型号等初步验收，办理入库手续，然后在日常使用过程中对其生产运行状况及品质的具体数据做好记录，通过对收集的数据分析来判定此批次物资是否合格。三、 由于每种物料的检验周期不同，对当17、天内可出检验结果的物料，检验合格后，检验部门及时将检验报告提交给仓库、采购和使用部门，仓库在接收到检验合格报告后安排卸车，并在当天办理入库手续。对当天不能出检验结果的物料，可先将其卸到待检区，待检验合格后入库，但检验时间不能超过三天。 四、检验不合格或初检合格但在生产过程中判定不合格的物料，相关部门用进货品质异常联络单（来料检、使用过程中；见附表三），对到货物品的不良状况进行描述及不良原因初步分析，提出退、换货等意见，转采购部与供应商联系处理。 五、对检验中主要指标合格，次要指标不合格的，原则上应拒收，但因生产急需，检验部门对检验数据进行分析，会同生产部门进行论证同意让步接收的，采购部与供应商18、交涉折价或索赔事宜，并向账务部报批，仓库凭特采报告单办理入库手续，另交特采报告单一份到财务部便于结算登记。第四十一条固定资产到货验收 一、固定资产到货后，采购员必须到现场，并电话通知请购部门、设备、仓库等部门按照合同及技术附件共同对货物进行开箱验收，采购部凭经到货验收单办理到货验收款。不具备开箱条件而必须储存在仓库的，须由请购部门、采购和仓库对到货箱数、到货箱体外观进行书面确认，由仓库负责开箱前的物资储存；由请购部门确定开箱时间后，组织相关验收部门人员集中验收。二、到货验收时，确认不能达到合同要求的，使用部门发送进货品质异常联络单，提出退货、换货、折让或索赔等意见，转采购部与供应商联系处理。三19、设备安装调试完成后，生产部组织调试验收，采购部凭调试验收报告办理安装调试款。质保期满后，生产部门组织办理质保验收，采购部凭质保验收报告办理质保款。 第四十二条 采购员接到进货品质异常联络单后，应及时联系供应商，发送进货品质异常联络函（见附表四），将反馈和处理结果知会检验部门并以书面形式交供应商管理员存档备查。第十章 采购合同跟踪及结算第四十三条采购员负责采购合同的跟踪执行，保证和维护合同的严肃性，严格按合同条款催货、收货、验收、付款。第四十四条对于公司消耗量大、价值高的大宗物资，采购部应建立有效的价格跟踪机制，一旦价格下跌，采购员应及时、主动协商供应商要求降价，并履行内部审批程序后执行，并将20、调价审批表交一份到财务部进行结算登记。第四十五条对于较重要的机械设备，公司派专人进行制造过程监造的，监造人严格按合同规定的规格、质量、工期进行过程监督，监造过程中如发现任何问题，及时将相关信息传回公司相关领导及采购部，及时解决，避免公司损失。第四十六条采购部负责职责范围内合同的结算工作。根据合同约定的条件，采购员或合同管理员填写付款通知单，并整理请购单、入库单、发票、采购合同等有关单证，经仓库人员或使用部门、事业部负责人签字认可后转财务部支付款项。第十一章 采购资料归档第四十七条采购资料包括请购单、报价单、比价请示报告、合同审批表、采购合同等，采购部合同管理员负责采购资料的存档管理，并登记合同21、台账。第四十八条采购部及时对已执行完的采购合同进行整理，定期移交公司资料室统一保管。第十二章 采购内部管理第四十九条采购员应严格按生产要求的期限、质量完成采购任务，不断提高工作效率，缩短采购周期。采购部对公司采购的主要物资制定相应的采购周期，对采购员采购任务的执行情况进行考核。第五十条采购部所属采购员执行岗位轮换制度，一般采购任职期限为二年。轮岗交接时，交接双方根据交接实际情况于交接单上注明交接项目、未完事项、交接资料清单等信息，交接双方签字确认后交采购部门经理审核确认。一般情况下，为了保证工作连续性，未完的采购事项由原采购员继续完成。第五十一条采购部定期组织物料使用部门等相关部门评估采购业务22、执行状况，如交货及时性、产品质量、服务意识、质量问题处理等内容，评估结果记录于采购业务评估报告，报总经理审阅。各采购业务经办人员根据评估结果进行原因分析，并提出改进措施，不断提高业务水平。第五十二条采购是一项重要、系统、严肃的工作，采购经办人员和各级管理人员必须具备高度的责任心和职业道德观念，并签订采购人员廉洁承诺书，恪守忠实诚信，勤勉尽责，时刻维护公司利益。第五十三条 公司每半年对于采购进行审计，主要针对采购流程与制度执行情况 ，采购价格进行内部审计，对于违反反商业贿赂协议的采购人员要追究经济与法律责任。第五十四条采购人员代表公司的形象，工作中应有礼、有节，不允许有傲慢、蛮横的言谈举止。附表23、一：设备（配件）委外维修申请单附表二：设备（配件）外协维修确认单附表三：进货品质异常联络单附表四：进货品质异常联络函附表五：物资退换货控制流程 设备（配件）委外维修申请单申请日期：单据编号：设备（配件）名称规格型号购买原值（或预估）已使用年限预计维修金额故障描述及造成原因分析（使用部门填写）建议（主要从成本效益原则、维修质量能否达到使用要求等方面进行描述）使用部门部门负责人评估结果（设备部或评估部门填写）无维修价值 建议报废 建议维修建议维修方式内部维修外协维修评估人 评估部门主管评估部门经理分管领导总经理事业部运营中心事业部总裁设备（配件）外协维修确认单送修时间：单据编号：设备（配件）名称规24、格型号故障描述需要维修或更换的零配件名称规格型号数量备注维修 更换维修 更换维修 更换维修 更换维修 更换预计耗 用工时供应商盖章：更换的旧配件处理方式设备部 确认人：部门负责人：注：旧配件处理方式包括：无价值不回收、回收、折价抵修理费等。进货品质异常联络单供应商名称： 编号：TS-物料名称入库批次号规格型号不良品数量发现日期使用部门物料异常发生在： 来料检验时 其他情况(材料异常发生在来料检验时，阴影部分不填)生产过程中 现场用量统计不良品外部批号退库数量不良品仓库余量退库单号仓库经办人不良状况描述及不良原因初析：检验部门处理意见：使用部门领导意见：采购部意见:分管领导意见:不良原因分析说明25、(供货方填写):解决措施(供货方填写):请贵司于48小时内将处理意见传真我司采购部 收 (FAX:0717-6517073) 进货品质异常联络函 ：贵司于 日向我司发 一批，该批物资出现品质异常，产品质量异常信息详情见下表，请贵司于 48 小时内将处理意见传真我司采购部 收。(FAX:0717-5308168 ) 湖北xx魔芋生物科技有限公司 采购部 年 月 日物料名称规格型号不良品数量已使用数量批次号发现日期物料异常发生在： 来料检验时 生产过程中 其他情况 不良状况描述及不良原因初析：我司投诉要求:不良原因简析(供方填写):处理意见(供方填写):品控现场确认数量/批次，分析原因和提出解决方案或建议异常联络单提出（OA模板）注：此处品控不仅仅指品控部，它泛指检验部门。