1、软件公司行政事务及财务资金管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 总则本制度遵循领导和员工相结合的原则，强调切合实际、利于执行，充分发挥其作为处理问题的依据的作用，并力求体系完整，相互配套，不与国家法令抵触。在事实求是、为员工服务、提高工作效率和提高经济效益的基础上，经过调查、分析、起草、讨论、修改、会签、审定、试行、修订、全面推行十个步骤制定、颁布、执行。整个系列包括员工守则、行政事务管理制度、财务管理制度、人力资源管理制度、销售管理制度、客户服务管理制度、产品开发管理制度和员工岗位职责描述等八部分。第一章 员工2、守则第一条 爱祖国、爱人民、爱公司、爱岗位，努力工作，报效祖国。第二条 树立良好的社会道德意识，遵守国家的法律、法规，不做危害国家和社会的事情。第三条 坚持正义，敢于制止危害社会的不良行为，为社会的安宁和人民的幸福做出自己的贡献。第四条 遵循自信、诚信、协作、创新的企业精神，用自身的努力塑造公司“中国事务所和咨询服务行业信息化驱动者”的企业形象。第五条 牢固树立客户利益至上的思想，及时处理用户的问题，耐心解答客户的疑问，工作态度应友善、细致，处处注意维护公司形象。第六条 恪尽职守，工作认真、主动，善于协作，按时保质地完成公司交付的各项任务。第七条 团结同事，不散播未经证实的言论。第八条 遵守组3、织纪律，接受上级的工作安排和调度，不越级行事。第九条 尊重公司信誉，不擅用公司名义对外发表个人意见。第一十条 遵守公司规章制度，按时上下班，杜绝迟到、早退。第一十一条 每天上班应清理个人和办公区域内的卫生，培养良好的个人卫生习惯，保持办公环境整洁卫生。第一十二条 下班时应关好计算机并妥善保管好资料，避免任何形式的机密外泄。第一十三条 会议室及其它公用场所使用完毕后，应立即进行清理，保证台面整洁、座椅摆放整齐。第一十四条 提倡文明办公，保证工作区域内的安静，工作时间禁止玩游戏、聊天或其它与工作无关的行为，机房、办公室内禁止吸烟。第一十五条 树立保密意识，保守公司机密，未经公司批准，严禁将公司的计4、算机、手提电脑、磁盘或其它资料带离公司。第一十六条 培养良好的职业道德，通过正常的渠道解决工作中出现的问题。第一十七条 爱护公司的公共财务，未经公司批准，员工不得擅自在公司的计算机内安装程序，违者后果自负。第一十八条 公司鼓励员工在工作时间衣着整齐，避免任何不适于办公的着装。第一十九条 员工应自觉控制非正常业务关系人员进入公司。第二十条 员工外出前除做好登记外，还应通知自己的直接上级，便于工作安排、衔接。第二十一条 员工有义务将自己的最有效的联系方式交给行政部，统一制作内部通讯录，以应付突发事件。第二十二条 公司禁止员工出资或经营与本公司业务类似及职务上有关的事业，兼职者经董事长批准不在此列。5、第二十三条 公司禁止一切中饱私囊的行为，对任何利用工作之便获取个人利益的人员，一经核实，立即予以辞退。第二章 行政事务管理制度一、 总则第一条 为加强公司行政事务的管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条 本规定所指行政事务包括：公文档案管理、印鉴管理、办公用品管理和报刊及邮发管理等。二、档案管理第三条 归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件资料。第四条 公文档案管理由行政部秘书负责，保证原始资料及单据齐全完整，各级档案必须保证安全。第五条 公6、文档案的借阅：1、 董事长、总经理、总监和行政部主管借阅非密级档案，可通过档案管理员办理借阅手续，直接提档；2、 公司其他人员需借阅档案时，须经主管总监和行政主管的批准，并办理借阅手续；3、 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自复印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须经总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案，应由行政主管批准方可摘录和复制。4、 借阅档案须在规定的时间内归还，不得有任何损坏和涂改。第六条 档案的销毁：1、 任何组织或个人非经允许，无权随意销毁公司的档案资料；2、 若按规定需要销毁时，凡属密级档案，须经总经理批准后方可销毁，一7、般内部档案，须经行政主管批准后方可销毁；3、 经批准销毁的公司档案，档案管理员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁；4、 销毁档案须同时有两名以上人员在场，销毁后所有参与人员必须在销毁单上签名。三、印鉴管理第七条 公司印鉴由行政部负责保管。第八条 公司印鉴的使用须经总经理认可后管理人员才可以盖章，并作好登记，如违反此规定造成的后果由直接责任人员负责。第九条 公司所有盖有引荐的介绍信、说明及对外开出的任何公文，须统一编号登记，以备查询。第一十条 公司一般不允许开具空白介绍信和证明，如因工作需要或其它原因确需开具时，必须经总经理签字、批准后方可开出，持空白介绍信外出工作回来后，必须向公司汇报其8、介绍信的用途，未使用的必须交还。第一十一条 盖章后出现意外，由批准人负责。四、办公用品的购发第一十二条 公司的办公用品采购和发放由行政部负责，每月末，负责办公用品购发人员需检查存量，提交需购计划和预算，经行政主管审核报总经理批准。第一十三条 办公用品的采购必须符合质优价廉的原则，保证品种对路、库存合理、开支适当、保管妥当，并作好登记和签领手续。第一十四条 办公用品可根据需要发放，对新员工要做到配置齐全，保证其正常工作的进行。第一十五条 对超出正常配备的办公用品范围的，申请人需提交书面申请，注明用途和预算，由部门主管和总经理核准后，交行政部办理。第一十六条 办公用品管理文明、清洁、安全，严格按制9、度办事。五、报刊及邮发管理第一十七条 公司的报刊订阅和保存由行政部负责。每年年末，每个部门提交本部门要订阅的报刊的名称，由部门主管和总经理核准后，交行政部办理。第十八条 行政部每天负责报刊、信件的拿取，并发送至每个部门。第十九条 各部门的挂号信、特快专递，应到行政部履行签收手续后，方可取走。第二十条 各部门需邮寄的信件、快递交行政部统一办理。六、车辆管理制度第一十八条 公司车辆均由行财部管理调度，各部门需用车前，应先填写用车单，并到行财部审批手续后方可用车辆。第一十九条 用车必须具备以下条件：A.外出须在三人以上；B.赶时间；C.送货；D.地处偏僻，公交车无法到达地。第二十条 在办理用车手续时10、，要说明用车理由，严禁公车私用的现象。第二十一条 汽车司机应经常检查维护好车辆，保持车辆各功能的完好性，保持车辆的整洁。第二十二条 汽车司机根据用车单指定目的地运行，不得挪为他用。第二十三条 车辆外借或私用必须经总经理批准后有偿使用。第二十四条 汽车司机车行驶时，务必严格遵守交通法规，安全行车，保证乘员安全无误的到达目的地。第二十五条 如车辆发生故障，汽车司机必须及时向车管人反映，按车管人的意见及时送修修理厂修理，修理费经审批及时办理报销。第二十六条 车辆如需较大的改造和更换大的部件，必须事先向公司请示，经同意后方可购置和更换。第二十七条 根据公司的需要，节假日和夜间用车，参照公司员工加班加点11、补休制度执行。第三章 财务管理制度一、 总则第一条 为加强公司财务管理，发挥财务在现代企业管理中的作用，规范公司正常运作，特制本制度。第二条 财务部门的职能：1、 认真贯彻执行国家的财务会计管理制度、法规、法令；2、 建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律；3、 积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益；4、 厉行节约，合理使用资金；5、 合理分配公司收入，及时完成应上缴的税收及管理费用。二、 公司预算经费制度第三条 各部门每年年初做整体经费预算，每季度做一份具体预算表，再由财务部门汇总将总经费上报总经理，总经理批12、准后，各部门经费支出以预算为主，不得超支，（预算经费当月结清）。第四条 预算经费由各部门负责人支配，超支部分移至下次预算中支出。第五条 开发部每月可在预算内预留项目奖金（项目奖金可由公司另行规定）项目奖由部门负责人支配，奖金支配情况向总经理汇报，并留公司备案。第六条 跨部门费用报销由部门间协商解决。三、流动资金管理制度第七条 公司现金的实用范围须按国家现金管理办法进行，范围之外的现金使用应通过银行结算，不得由出差，采购人员携带大量现金外出。不得为任何单位和个人套取现金，特殊情况需经总经理批准。第八条 出纳员在办理现金的同时，不得受理未按规定审批的收付业务，不得受理不完整、不真实、不合法的内部及13、外部凭证，并应坚持“当面点清”原则，每笔现金收付后，需加盖“现金收（付）讫”戳记，并当即入账。第九条 出纳员须做到“日清月结”，日记账与库存现金于每日终了后核对，如出现卡短款，及时报告，查明原因，及时处理。1） 银行存款管理第一十条 因业务需要须批准，公司外派办事处可在当地开设结算账户，实现需报公司财务部审批、备案。第一十一条 银行存款的支付需要按规定的审批权限履行审批程序，做到单据齐全，审批手续完备，填制支票领用审批单，由傅章强总经理签署生效，岩泉公司由傅章强总经理签署。第一十二条 月末，出纳员应根据对账单仔细核对，清理银行日记账，查明未纳章项及原因。第一十三条 员工因公出差或购买礼品等，可14、申请借支备用金由经受人填写暂支单，注明借 款用途、金额、预计还款时间等，由总经理批准生效（审批程序同支票领用审批单）。第一十四条 借支的备用金应在业务完成后及时报账，跨月末清账的及时入账，并从借款人工资中予以扣还。第一十五条 员工离开公司时，其所在部门应督促其还清各种借款，欠款为清者，人事部门不得予以办理调离手续。三、 发票报销基本原则第一十六条 报销单据由经手人签字，先交部门经理审签，再由会计核实，最后送总经理签字后，由出纳付款。一张完整的凭证应由以上四人签字，缺一不可。第一十七条 报销的原始票据必须是正式的发票，或标有“可作为报销凭证”字样的单据，普通单据或白条不得入帐，发票的大小写应一致15、，并不得有涂改的痕迹。四、 财务成本管理规定第一十八条 成本预算：按项目做成本预算单具体应有以下内容：1、 预期收入；2、 预期业务收入；3、 毛利=（1）（2）；4、 其他费用（差旅费、业务招待费等）；5、 税金；6、 工资、项目奖金；7、 利润=（3）-（4）-（5）-（6）预测出该项目的收益并衡量其大约利润第一十九条 成本控制：该项目根据项目规模做出经费支出预算，报经总经理批准，不得超支。第二十条 成本核算：设成本核算项目明细台帐，将每月的业务成本按项目分开，登记在成本核算台帐上。第二十一条 成本分析：一个项目完成后，将成本核算项目台帐上该项目的实际成本与预算成本相比较，分析节约或超支的原因。第二十二条 福利补贴规定（参照公司福利制度有关规定执行）第二十三条 差旅费的规定（参照 公司差旅费管理制度有关规定执行）