1、物管公司商业街区财务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xxxx街区物业处财务管理制度 一,报销管理制度 1、目的 根据总公司财务制度的有关规定,进一步规范物业处内部报销、付款程序,严格有关手续。 2、适用范围 适用于物业处各部门和全体员工。 3、职责 3.1财务部统一办理物业处所有财务结算,并进行集中管理。 3.2财务部对物业处各项目管理部的开支情况进行总体控制,并执行董事的授权范围内办理公司内部往来结算及公司与其他单位的财务收支事项。 4、程序 4.1审批权限 4.1.1各级管理人员按照总公司规定的权限签批2、; 4.1.2各部门负责人应对该项部门所发生的业务进行审查签字。 4.1.3对不符合规定的货币资金支付业务,审批人应当拒绝批准。 4.2报销程序 4.2.1取得原始凭证 原始凭证必须是公司经营业务流动中经正正规渠道取得的合法、有效的凭据,经税务部门监章的正式发票,经物价、财政部门监章的正式收据,公司与业务往来单位签定的合同(协议)。 因特殊原因不能取得合法凭据的,须由经办人填写情况说明单,阐明原因,经证明人证实,部门负责人签字,财务负责人审核,董事长批准签字,方可作为报销冲账的凭据。 4.2.2原始凭证的种类: a全国联运、货运统一发票; b各省市餐饮、娱乐业定额发票; c非经营性结算统一收据3、; d其他服务业发票; e商业零售发票 f其他国家监制的合法发票。 4.2.3原始凭证必须具备以下主要内容: 购物发票、收据应有: 品名(收费项目),数量、单价(收费标准),金额,收款人签章(签字)。 合同应有:有效数量、价款(酬金)、付款期限。 4.2.4填制报销凭证 费用报销单; 借款单; 4.2.5报销凭证粘贴 a较小的票据,如停车费等,应粘贴在“报销单据粘贴单”的方框内; b较大的票据,粘贴在报销单的左边(左齐报销单边框,上齐报销单边沿)。将有关空白结算凭证粘贴在上面(如“较大票据”粘贴法),并准确、完整、清晰地填制。 c若有附件(如:批文、说明、申请等),须将附件折叠,整齐地粘贴在背4、面。 4.2.6报销原则及过失责任 a坚持谁发生谁报销的原则,严禁代报。 b坚持报销人、审批人分权原则,财务人员必须拒绝报销审批人和报销人同为一人的费用。 c原始凭证要求整洁、清楚,不得涂改、伪造,对涂改过金额的发票,应有开票单位加盖的更改章,否则无效。不得索取空白发票、收据自己填制。 d各种原始凭证必须是原件,复印件无效。 e购物票据必须经实物责任人验收,库房管理员办理入库手续后方能报销。 f按合同支付款项的,在首次付款时,应将合同交财会部备查。今后需支付的款项,由部门负责人审核并报总裁/执行董事审批后,方可开支。 g报销单的填写和签字,不能使用铅笔和圆珠笔,否则可视为无效单据,出纳员不予办5、理付款。 h凡在费用报销中有弄作假、虚报费用、虚构业务报销费用等行为者,一经查实,将严肃处理。 4.2.7报账流程 经办人部门负责人(二级主管、一级经理)审查签字会计(财务负责人)总裁/执行董事审批签字出纳员支付款项。 4.3各项退款 4.3.1交纳服装押金的员工辞职时,凭原收据随离职工资一并退回,收据遗失的,需提出其它证据,并说明原因。 4.3.2装修公司退出入证押金,先由各项目部服务中心填写“装饰装修退款申请单”,再按:客户主管(内勤)部门负责人(二级主管、一级经理)会计(财务负责人)出纳退款。 4.3.3施工完成需退装修保证金、外单位的进场保证金时,由各项目服务中心填写“装饰装修退款申请6、单”,再按:客户主管(内勤)业主签字工程主管部门负责人(二级主管、一级经理)会计(财务负责人)出纳退款。 4.3.4业主退物管费、车位费,应由各项目服务中心写退款单,并注明退款原因。经:客户客户主管(内勤)部门负责人(二级主管、一级经理)财务审核服务中心收银退款。 4.4工资结算 4.4.1签批程序:二级主管(根据员工出勤状况及工资制度制表2日)一级部门经理(签署具体意见4日)人事行政部(汇册各公司工资表表进行初审6日)财务管理中心(最终审核并确认无误后9日)总裁(批准11日)执行董事(批准 13日)财务管理中心(发放15日)。 4.4.2离职员工的工资在办妥离职手续后,方可发放. 二,个人借7、款管理制度 1、目的 规范物业处借款管理制度,督促借款人及时归还,使物业处财务报表上反映的费用和利润精确,避免物业处的资金损失。 2、适用范围 适用于物业处部门和全体员工。 3、条件 借款人为物业处转正的员工。 4、原则 严格执行“前清后借,前不清后不借”原则,特殊情况须说明原因,以总裁/执行董事签批后,方可再借。 5、程序 5.1借款单需填列日期、借款部门、借款事由、借款金额、借款人等内容;若缺项,财务有权拒绝付款; 5.2借款单由借款人、部门负责人、财务负责人、总裁/执行董事签字后,出纳员方可办理款项支付;若缺少签字,财务有权付款。 5.3报销金额大于或小于原借款金额的,一律采取“一次结清8、,多退少补”的办法结算,财务部门不留底,不挂账,借款人不得拖欠。 6、结算期限 6.1借款人处理完业务回公司后,必须及时到财务部报销,冲抵借款。 6.2差旅费报销应于出差返回后五日内办理 6.3备用金借款结算时间为一月。 7、财务监督 7.1冲销原借款费用时,应在填制凭证时注明“冲销借款”。财务人员应认真核对开支内容与原借款单上注明的用途是否想符,如不符,有权拒绝报销。 7.2财务部每月底应根据员工欠款情况,列出明细,报总裁/执行董事、分公司、各部门(管理部)负责人,并发出催款通知书,通知借款人限期到财务部结算。如确因某种原因一时不能退还借款,需由借款人重新办理借款手续,并由总裁/执行董事批准9、,方可适当延期结算。 7.3不能按期归还借款的,财务部在借款人的当月工资中扣缴。 三,票据管理办法 1、目的 规范物业处收费行为,保证各项收入足额、完整交付公司。 2、适用范围 适用于公司财会部及下属各项目部、办事处等财务、收银人员。 3、职责 3.1财务部是票据管理的职能部门。 3.2会计主管负责保管空白票据和票据存根。 3.3出纳员或授权收款部门负责票据的领取和开具。 4、程序 4.1票据的种类: a其它服务业发票; b机动车停车场定额发票; c自印具名专用收据; d通用收据; e合作单位代收代付发票、收据。 4.2票据的取得: a发票由财务部依法向税务机关申请购买; b通用收据由财务部根10、据需要购买; c合作单位委托公司代收款项而提供的票据,由财务部接收管理。 4.3票据的使用管理: 所有款项的收取必须向交款方出具票据,并按票据要素填写齐全,书写清晰,出现大小金额不符或书写差错的,应作废后重新填写,不得在原票据上涂改。 财务部设计各种票据登记簿,对各种票据的购、领、存进行登记管理,各部门领票人对所领票据的使用、库存负责,用票部门凭已用票据换领新票。 授权收款的部门,由公司指定专人在财会部领取票据,并加盖公司“财务专用章”或“院内停车专用”章,方能使用。 财务部票据保管人应认真核销已使用各种票据,确保各项收款及时、足额上交财务部。 5、财务监督 5.1票据存根应妥善保存,不得随意丢失、销毁。 5.2财务部负责人不定期对各用票部门或个人进行检查,发现违规、违法使用票据的行为,将严肃处理。