1、咨询服务公司保密、文印及办公设备行政管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度一、日常办公制度二、办公秩序管理制度三、保密规定四、文件收发、传阅，档案管理制度五、印鉴、介绍信管理制度六、文印、办公设备管理制度七、办公用品领用制度八、通信设备使用制度九、财产管理制度十、车辆使用与维护管理办法十一、文件销毁制度第二章 日常办公制度第三条 公司上下都要严格遵守劳动管理制度和费用管理制度，高效率地为公司服务。第四条 实行例会制度。重大问题、人事安排由总经理办公会决定；各项担保项目由公司市保委员会集体讨论决定。2、总经理办公会每月不定期召开。第五条 业务部门要认真履行职责，广泛听取员工的意见和建议。业务部门之间应按公司操作程序交流工作情况和信息。第六条 员工之间互相尊重，团结友爱。重大问题坚持原则，一般分歧互相体谅、互相理解。第七条 严格档案管理，严守保密纪律。公司利益第一，个人利益服从公司利益。第三章 办公秩序管理制度第八条 员工的仪容仪表：员工个人形象代表着公司的形象，所以员工个人仪表的优劣对公司至关重要，为此，公司对员工上班时间的仪容仪表作如下要求：要求项目男士女士服装要求西服套装或整洁服装职业套装禁止背心、短裤、无领上装低胸、无领、超短裙、短裤鞋要求穿皮鞋且保持光亮、干净禁止穿拖鞋，鞋面肮脏，有3、污垢、灰尘发饰要求整齐、自然整齐禁止乱蓬蓬、过长零乱面容修饰要求保持精神、每日剃须清淡的化妆禁止蓄须，无精打采浓妆艳抹或不化妆其它手指甲不能太长，禁止涂鲜艳的指甲油第九条 员工在办公时问和办公地点不得大声喧哗、打闹，不得在办公室吃东西，不准干私活，不得长时问看非专业性性报纸。第十条 员工在办公场所和办公时间，原则上不准打私人电话和会私客，不准带小孩到公司玩耍。必须接的私人电话要尽量低声，不得影响他人工作，最长不得超过一分钟。必须接待的私客应到接待室或走廊接待。第十一条 向领导请示、汇报工作，应简明扼要，节省时间。原则上不允许越级请示汇报，情况紧急、事关重大者除外。第十二条 除谈工作外，不准串岗4、闲聊、擅自离岗，进入各办公室应先请示，允许后方可进入。第十三条 员工负责本办公室清洁卫生，公共办公区域内禁止吸烟、乱丢弃物，爱护办公环境。第十四条 员工要保持自己办公桌桌面的整洁，禁止放置与办公无关的杂物，下班时应整洁办公桌面，私人物品均放入员工贮物柜，将办公桌锁好，防止文件资料的丢失。第十五条 员工要礼貌待客，礼貌用语，礼貌接转电话，耐心解答相关的业务事项及电话询问，自觉树立维护公司的良好形象。第十六条 爱护公司财产，最后离开办公室的员工必须检查门窗是否关闭，空调、电脑、电灯、饮水机是否关闭，防止火灾和失窃事件的发生。第四章 保密规定第十七条 密级确定：公司文件分“秘密”、“机密”、“绝密”5、三个等级，凡涉及三个等级内文件均属保密范围。1、“秘密”：内部规章制度属秘密级，只限全体员工周知，不可外传。 2、“机密”：公司“总经理办公会议纪要、“项目进度计划”、“项目建议书”、“项目可行性研究报告”、“有关财务制度”、“财务报表”“各类经济合同、协议”等属机密级，此类文件发至中心经理及相关人员。3、“绝密”：公司“董事会会议纪要”、“总经理工作报告”、“年度财务决算报告书”、“年度财务收支和利润分配方案”等属公司绝密级，此类文件发至公司领导。第十八条 保密规定：1、由业务部门建立的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）由业务部门向办公室提交文件软盘及文件原稿备案，各业务部门留存一份，6、其中软盘及文件原稿由各业务部门主管负责保管，保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理，密码由各业务部门主管掌握。2、各类“绝密”级文件统一由办公室负责保管，保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理，密码由办公室主管掌握。3、各业务部门的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）的打印草稿各业务部门主管负责收集，以备下次打印之用，凡不能继续使用的草稿纸，各业务部门必须及时销毁，不得随意放置。4、办公室定期对保存的各类文件软盘进行拷贝更新，避免因软盘损坏导致文件丢失。5、所有担保客户提供的资料为“绝密”级文件，业务部门要及时整理归档，未经总经理批准任何部门或个人不得对外提供客户的任何资料。第十九7、条 借阅规定：1、凡借阅本部门“机密”级以下文件（含“机密”级），需经部门主管允许，办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需带出公司，需经经理签字批准：2、凡借阅“机密”级以下文件（含“机密”级），需经经理允许，到办公室登记办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需带出公司，需经总经理签字批准；3、凡借阅“绝密”级文件，经总经理签字批准，到办公室登记、办理借阅手续，并于借阅当日归还，不得带出公司。第二十条 对泄密行为的处理凡私自传播、散发、复印公司保密范围内的文件，均属泄密行为。泄露公司“秘密”者，给予警告处分一次。泄露公司“机密”者，给予记过处分一次。泄露公司“绝密”者，给予除名。第二十一条 任何人不8、得随意涂改或自行处理公司文件，必须妥善保管，公司不定期收回保密范围内文件统一销毁。第五章 文件收发、传阅，档案管理制度第二十二条 管理分类及原则l、公司档案按三类实行“部门立卷、分类管理”办法：人事档案：综合办公室立卷、管理；业务档案：业务部门立卷、管理；财务档案：财务中心立卷、办公室管理；2、立卷、归档中凡涉及部门之间的档案整理、保管工作因规定不明的，由行政管理中心协调后决定职责归属及处理办法。第二十三条 立卷归档要求凡记载公司的具有查阅、保管价值的各类文件材料、磁盘、实物等，均属归档范围。具体如下：1、综合办公室立卷归档范围(1)行政管理立卷归档范围 公司成立的有关资料。包括可行性研究报告9、合同协议、章程、申请报告、主管部门批复、营业执照、董事会成员的简历、公司领导班子个人情况等。 公司历届董事会的主要资料。如通知、董事会参加人员名单、会议日程安排、总经理工作报告、董事会会议纪要、总经理办公会会议纪要等文字材料及声像材料等。政府有关部门、单位发送我公司的来文、来函及其它资料。相关公司发送的各种邀请书、信息资料等。公司的规章制度、发文、纪要、通知。公司与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书（正本）。其它在公司各项行政、业务活动中形成的具有考查、利用价值的资料。(2)人力资源管理立卷归档范围公司人事档案，包括部门主管以上人员的任免通知、员工试用、聘用以及升职、奖惩、辞退的各种记录10、；公司各类人员技术职称、技术培训的各种记录；建立人才档案库，对所有技术专业人才设置特殊档案；2、财务部门立卷归档范围各类财务报表、凭证、资料以及与上级财税部门、金融机构相互来往的函件、协议、合同及其它文件。3、业务部门立卷归档范围：业务部门专业资料、文件及其它。第二十四条 文件的传阅1、需传阅文件（上级政策性文件、公司的决策方案、公司的发文、公司收集的经济信息等），根据文件内容由办公室决定传阅范围。2、建立卡片式文件的传阅单，传阅单上应有领导批示、阅文人及传阅、退回时间。3、办公室应及时催阅已传出的文件；第二十五条 文件的借阅l、公司员工借阅各类文件按第三章、第三条的有关规定办理；2、外单位人11、员借阅文件时，须持有介绍信，介绍信写明文件号、借阅人姓名、政治面貌、职务、借阅时问、借阅目的等，经总经理审批后在办公室办理借阅手续。第二十六条 文件的立卷归档存放l、在年终，通过对照收发文登记本和借阅文件登记本，把所有应归档的文件收集齐全；2. 立卷时应保持文件之间的历史联系，按文件的共同特征和相互联系进行组卷；3、公司内文件按文号以年为单位立卷。其他单位来文以单位名立卷。专题事项单独立卷，即按问题特征立卷；4、定卷时，对卷内文件进行系统排列、编号，填写卷内目录和卷本备考表，填好案卷的封皮及案卷的目录。第二十七条 文件的收发制度1、发文（1）在领导对文件草拟后，由办公室对文件进行拟稿，也可由具12、体业务部门拟稿；（2）文稿通过检稿并证明无误后，送往公司主管领导人审批签发；（3）经签发的文稿应在发文登记簿上登记，填写编号、成文日期、送发范围、文件名称、文号、份数、附件、签发人等事项；（4）经登记后的文稿方可正式印制、盖章：（5）文件收领部门必须在发文登记单上签字，发文登记单随留底文件一同保存，以备核查。2、收文(1)建立收文登记簿。填写顺序号、收文日期，来文单位、文号、文件名称、份数、内容摘要、处理情况等事项。(2)上级或其它单位文件、内部资料以及挂号信件等都应登记。一些带广告性质的信函以及不具文件性质的电报、报刊等不必记录。(3)急件随到随登，并及时分送，不得延误。(4)在收文登记的同13、时，在文件右上角加盖本公司的收文专用章。第六章印鉴、介绍信管理制度第二十八条 公司印鉴、法定代表人个人印鉴、总经理个人印鉴由总经理指派专人保管，公司业务部门的印鉴由部门负责人指派专人保管。第二十九条 印鉴必须放在安全的地方，不可乱放，发现印鉴丢失或有异常现象，应及时报告领导，迅速查明情况，及时处理，确认丢失，应向有关部门声叫作废。第二十条 各业务部门因对外业务需要使用公司印鉴时，需经办公室审核、签字登记后，方可办理。公司投资、担保等重大经济活动涉及各种对外合同使用公司印鉴，需经总经理签字，交由办公室登记后方可办理。第三十一条 所有公司文件应先编上文号，经总经理签发后方可加盖公司印鉴。第三十二条14、 各业务部门印鉴或专用印鉴因机构变动或其他原因停用时，应统一交回办公室加以销毁。第三十三条 凡以公司名义出具的介绍信，须由行政管理中心经理签发。填写介绍信应按规定内容填写，持出部分和存根部分内容一致，经办人需在存根联上签字。第三十四条 所有介绍信均应按顺序编号，非经总经理书而特许，不能出具空白介绍信。经特批出具的空白介绍信必须说明有效期限，并由使用人在介绍信存根签名。第三十五条 非本公司工作人员，不得使用公司介绍信。因工作需要必须使用时，须经总经理书而批准。第三十六条 妥善保管介绍信存根，及时归档。第七章 文印、办公设备管理制度第三十七条 办公室文印人员必须遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接15、触的公司保密事项；第三十八条 打印文件，应按文件收发规定由各级领导签字批准。各中心及业务部门草拟的文件、报表和业务资料，需注明拟稿人及打印份数，经经理签字批准方可打印。第三十九条 公司各业务部门需复印的各种文件、资料，要求注明复印份数，复印量过大时需注明用途，由部门负责人签字并经办公室主管审核登记后方可复印。第四十条 公司各业务部门需传真的各种文件、资料，需注明传真号、对方的单位名称及接件人，经部门负责人签字并经办公室主管审核登记后发送。第四十一条 文印工作人员必须按时、按质完成打字、传真、复印任务，不得积压迟误，任务紧急时应加班完成。第四十二条 复印机、传真机由专人管理。一般情况下非专管人员16、未经允许不准开机；第四十三条 原则上不接受外单位、个人资料打印、复印，如确实需要，经办公室主管批准后办理登记收费手续。复印收费标准：（A3，B4）0.2元张，（A4，B5） 0.1元张；打字收费标准：以A4计算每页收费5元。收据由财务部出具；第四十四条 文印人员应爱护设备，按操作程序进行操作，节约用纸，降低消耗，注意安全。第四十五条 文印的消耗材料采购，须报办公室批准方可购买。第四十六条 严禁私事用传真电话，严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违者按公司的有关规定处罚。第四十七条 各业务部门发生的文印材料消耗及传真、长途电话费用由办公室负责统计，并报财务部门备案，作为年终各中心及业务部门费用考核的17、依据。第八章 办公用品领用制度第四十八条 公司各部门所需的办公用品（财务部除外），按计划由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。第四十九条 办公室指派专人负责对办公用品进行造册，领用时实行登记制度。第五十条 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。第五十一条 所有员工要本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，爱惜办公用品。第五十二条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由行政管理中心经理审批，购置大宗办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后购置。第九章 通讯设备使用制度第五十三条 接听外来电话必须用规范用语，通话时讲普通话，如对方为本地人时可讲地方语言。规范用语为：“您好，担保公司”，“请问找哪位”18、，“请稍等”，“谢谢”，“再见”。第五十四条 电话为办公配备、使用，私事打市内电话不得妨碍联系公务。通话须简单明了，禁止用电话聊天。第五十五条 因公拨打长途电话按下列程序办理：（1）详细填写“长途电话使用申请单”：（2）交部门负责人签字；（3）通话完结后，将登记表项目完成以备核查。第五十六条 禁止员工为私事挂拨长途电话。确有急事需要，比照因公程序办理，并按电信局收费标准收费，由财务部出具收据。禁止拨打各种信息台及股市信息电话。如有违反，将给予以l00500元人民币罚款。第五十七条 公司报销限额费用的手机必须随时处于待机状态，并在公司呼叫时立即回答。第十章 财产管理制度第五十八条 公司全部固定资19、产、低值易耗品、办公设备用品由办公室统一负责购置、保管、调配、报废处理。第五十九条 购置财产、办公用具按下列程序办理：1、公司购买办公用品及低值易耗品，均需使用部门填写物品购置计划单报办公室汇总，并报主管副总（总经理助理）或总经理审查同意，财务部凭审批后的物品购置计划单预付货款。2、日常耗用的办公用品由办公室根据业务需要量，编制全年预算和分批采购计划。3、各部门业务必需的书报、杂志、学习资料等，由各部门列出清单，行政管理中心经理批准后方可购买。4、购置的各项财产、办公用品、书刊等，均凭正式发票和实物，由办公室验收、登记并在发票上签收后，连同审批后的物品购置计划单在财务部按费用报销规定报销，并据20、此入帐。第六十条 财产的保管与使用1、公司全部固定资产、低值易耗品、办公用品，统一由办公室登记、建卡、保管，其中固定资产和大宗低值易耗品，财务部还应建立分类明细帐，进行固定资产折旧和低值易耗品摊销的会计核算。2、各部门所需使用的各项物品，在办公室办理领用手续，并按部门建立在用物品登记簿。员工所用的办公用品，由使用者负责保管。第六十一条 财产物资的报废1、固定资产报废由使用部门向办公室申报，经总经理审批后，分别在财务部、办公室办理核销手续。2、各类需清理变卖的财产物资由办公室登记造册，财务部审查并合理定价报总经理批准后处理，所获变卖收入财务部据以入帐。第十一章 车辆使用与维护管理办法第六十二条 21、车辆使用：1、公司车辆由办公室负责管理和调配，并首先保证领导使用。2、各业务部门用车时，应由部门负责人填写派车申请单说明去向、用途，提前通知办公室，办公室主管视业务的轻重缓急和出车地点合理调配。3、根据业务需要有驾驶执照的员工，经经理派遣，可以驾驶公司车辆。4、保证财务部取款、送款用车；5、因业务急需，公司又无车需乘出租车时，由各业务经理说明理由，办公室同意并签字后才能报销。6、每日下班时各车辆钥匙统一交回办公室保管，节假日、晚上车辆一律停放在公司，若因外出加班超过21时，或其他原因不能停放公司时，经请示后，可以停放它处。第六十三条 车辆维护：1、专职驾驶员负责公司车辆保养、维护、年审等。车辆22、需要检修时，专职驾驶员说明情况，经行政管理中心经理审核同意后，实施检修。维修费用达500元以上，需经总经理审核后，再进行检修。2、购置车辆备件（品）金额在500元以上的，由专职驾驶员填写物品购置计划单 ，经总经理审批后报销。第六十四条 事故的处理1、发生行车事故后，不论行车事故大小必须报办公室备案。2、公务用车情况下损失金额在5000元以下的责任事故，保险公司赔付后的不足部份由责任人自行承担。3、公务用车情况下损失在5000元以上的责任事故，保险公司赔付后的不足部份40%由责任人承担；60%由公司承担。4、经批准后的私人用车如发生事故，维修费用一律自负。第六十五条 其它情况处理1、驾驶者因违章23、被处罚公司不予以报销。2、未经批准自行出车、执行公务擅办私事者，除扣发驾驶者当月全部奖金外，还将受到公司行政处罚。3、未经批准自行出车、执行公务擅办私事时发生行车事故的，不仅要自负全部经济责任，公司还要处以500-2000元的罚款。4、不具备驾驶资格的未经批准擅自驾驶，扣发驾驶者当月全部奖金。在此期间发生行车事故的自负全部责任，并将受到公司严厉的行政处罚。第十二章 文件销毁制度第六十六条 销毁文件指把没有保存价值或作废的文件、资料、合同、协议、刊物等书面资料，按有关规定加以销毁。第六十七条 应销毁文件范围：1、上级下发的文件，不需要归档立卷或备份的文件。2、本公司制发的文件，归档立卷后的余份。24、3、政级单位报送的无存档价值的文件、资料等。4、公司会议文件、资料立卷后的余份。5、公司决定作废的合同、协议及行政文件等。6、上级机关指定销毁的文件、资料等。第六十八条 销毁程序：1、清点：总经理办公室把确认就销毁的文件、资料通知各部门清理出来，按份数核对点清，交由总经理办公室统一销毁，各部门不得自行销毁。2、登记：将应销毁的文件、资料逐份登记在文件销毁申请单上。不允许未经登记，私自将文件销毁。3、审批：公司所有合同、协议，上级政发的文件、资料及一切属于公司“密级”文件范围的文件、资料，需经总经理或分管副总审批后方可销毁：其它内部行政文件、资料等需经总经理办公室主任审批后方可销毁。4、销毁：办25、公室定于每月30日进行文件销毁工作。5、备案：文件销毁后，监销人要在文件销毁中请单上签字，并注明时间。文件销毁申请单将长期存档。第六十九条 本规定自颁布之日起生效，请各部门严格遵守。第七十条 本规定解释权在公司总经理办公室。第十三章 附 则第七十一条 本制度经总经理办公会审核后公布实施，修改亦同。第七十二条 本制度如有来尽事宜，可由总经理办公会另行补充规定。第七十三条 本制度如与国家有关法律、法规相抵触，则以国家法律、法规为准。行政管理制度附表附表一：文件签收单附表二：文件借阅申请表附表三：传真申请单附表四：长途电话申请单附表五：派车申请译附表六：打印登记表附表七：复印登记表附表八：印章使用记26、录附表九：图书、资料借阅表附表十：物品购置计划单附表十一：购买办公用品申请表附表十二：文件销毁制度附表一： 文件签收单文件名称： 文号：部门份数签名附表二：文件借阅申请表年 月 日部门申请人文件名称借阅事由借阅及归还时间部门及中心负责人签字年 月 日办公室意见年 月 日备注附表三：传真申请单部门： 年月日申请人负责人签字接收单位传真电话号码主要传真内容传真份数和费用核定人签字附表四：长途电话申请单年月日申请人负责人签字联系单位联系电话号码主要通话内容通话时间和费用核定人签字附表五： 派车申请单 年 月 日部门申请人目的地用车时间用车事由部门负责人签字办公室意见备注附表六： 打印登记表部门文件名称发稿人打字人校对人字数份数费用时间附表七： 复印登记表部门内容份数纸型签字费用时间附表八：印鉴使用记录部门内容负责人经办人时间附表九： 图书、资料借阅表部门姓名图书、资料名称借阅时间归还时间签收附表十：物品购置计划单中心：年 月 日序号物品名称数量备注中心经理行政中心经理总经理附表十一： 购买办公用品申请表中心：年月日序号办公用品名称数量备注中心经理行政中心经理总经理附表十二：文件销毁申请单 年 月 日序号发文机关文件号文件标题份数备注审批人： 监销人： 申请人：