1、大学商学院合同审核会签管理流程制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、合同审核会签的规定(一)合同准备期间 1、承办部门（包括职能部门、各二级学院）在准备签订合同前，需着重对拟签订合同对象的以下证照或材料进行核查（制度第七条、第九条）： （1）营业执照、组织机构代码证（需经过年检）； （2）税务登记证； （3）法人代表身份证明书及身份证复印件； （4）授权委托书（如拟签订合同的对象是地区以外的外地公司，需要求对方将授权委托书在当地公证处进行公证，避免出现虚假主体或假借其他公司的名义伪造授权书影响合同成立及生效）、被2、授权人员身份证复印件； 上述材料的核查结果需在合同会签单中加以陈述，如：经核查，对方具备签订合同的资格。如上述材料是复印件的，需加盖公章并标注“与原件核对无误”。 上述文件在执行合同审核时，必须将上述材料一并作为附件报送法务专员。 2、符合下列情况之一的，应当以书面形式签订合同（制度第十条） ：（1）不能即时履行且单笔业务金额达人民币5000元的；（2）有保证、抵押或定金等担保的；（3）学校需先履行合同的；（4）合同相对方为外地单位（地区以外）的。3、合同标的为人民币5000元以下并且能够即时结清交付完毕的合同可以不签订书面合同（制度第十二条） 。（二）合同审核会签 1、普通经济类协议：经过学3、校法务专员及集团法律事务部审核后的合同由承办部门持合同会签单（制度附件1）依次进行会签（制度第十八条） ： 会签链：承办部门负责人、法务专员、财务总监、单位分管负责人、单位负责人，如对外合同经过学校招标办公室招投标程序的，还需在承办部门负责人会签后呈报招标办公室负责人签批 。 2、各二级学院对外签订教学实践协议： （1）符合下列情况之一的教学实践协议（制度第二十一、二十四条），教务人员执行会签 （制度附件2） ：参加教学实践人数超过100人（含100人）以上的；教学实践协议中涉及的各项金额总和超过3万元（含3万元）以上的；教学实践需在本省以外（省以外）的地方进行的；教学实践的时间超过一年（含一4、年）以上的。会签链：二级学院党总支书记、二级学院负责人、法务专员、学生事务部负责人、教学事务部负责人、单位分管负责人（含教学工作分管负责人及学生工作分管负责人）、单位负责人。（2）符合下列情况之一的教学实践协议（制度第二十一、二十五条），教务人员执行会签 （制度附件3） ： 参加教学实践人数超过30人不满100人的；教学实践协议中涉及的各项金额总和超过1万元不满3万元的；教学实践需在本地以外（地区以外）的地方进行的；教学实践时间超过半年（含半年）不满一年的。会签链：二级学院党总支书记、二级学院负责人、法务专员、学生事务部负责人、教学事务部负责人、单位分管负责人（含教学工作分管负责人及学生工作分5、管负责人）（3）符合下列情况之一的教学实践协议（制度第二十一、二十六条），教务人员执行会签 （制度附件4） ： 参加教学实践人数不满30人的；教学实践协议中涉及的各项金额低于1万元的；教学实践在地区进行的。教学实践时间不满半年的。会签链：二级学院党总支书记、二级学院负责人、法务专员、学生事务部负责人、教学事务部负责人满足本条规定情况之一的教学协议，依程序签批完成后，可由各二级学院负责人作为学校授权代表签署协议。2、各二级学院学生自行联系勤工俭学单位进行非教学类勤工俭学，由该生执行会签程序（制度附件5）。（制度第二十一、二十八条） 会签链：参加勤工俭学学生的辅导员、二级学院党总支书记、二级学院负6、责人、法务专员、学生事务部负责人、单位学生工作分管负责人。 3、教学实践类和勤工俭学类以外的其他协议会签链同普通经济类协议会签链。与学生工作相关联的协议（包括但不限于学生参加比赛、学生参加社会活动等）由各二级学院负责学生工作的人员执行审核会签程序；其他协议由各二级学院依照协议的实际情况自行指派相关人员执行审核会签程序。（制度第二十三条、制度附件1） 4、各职能部门及各二级学院执行合同会签需携带的材料： （1）合同会签单；（2）合同（合同正本,概念详见下文）；（3）拟签订合同对象主体资格证明文件及签约资格文件（详见前文） 5、已经过集团法务和学校法务审核定稿的合同，合同关键条款发生实质性变更，与7、原审合同内容相悖及更改后不可达到合同目的的，承办部门应重新按照对应的审批链报送审批。 二、合同签订用印与审核责任1、两个重要概念（制度第六十七、六十八条）： （1）合同正本：各承办单位执行审核会签程序时合同会签单后所附的合同文本。合同正本仅供执行审核会签使用，不进行用印，需与合同会签单一同移交合同管理人员存档。 （2）合同文本原件：为待用印合同，系在合同正本审核会签完成后，依照合同中约定的份数用合同正本复制后形成的合同文本，需正式用印。合同文本原件加盖学校理事长签字章和学校印章后，除可以由承办部门及其他需使用合同的部门分别保存一份外，其余的由合同管理人员存档保管。 2、合同用印流程（制度第三十8、二条）3、单份合同文本达二页以上的需加盖骑缝章。（制度第三十三条）4、合同约定由学校执有的合同文本原件由合同管理员保管，承办部门及其他需使用合同的部门可分别留存一份。（制度第三十五条）5、审核责任（制度第三十六条）： （1）承办部门、各二级学院：承担按照制度要求进行相关材料形式审查的责任，并对提交给学校法务专员审核的合同及相关合同材料的清晰性、完整性承担责任。 （2）学校法务专员：对经承办部门及各二级学院形式审查过的合同及相关材料的合法性、完整性及是否具有法律漏洞承担实质审查责任。三、合同的起草审核流程和时效2、起草审核时效（制度第三十九条）3、学校法务专员设置专门邮箱（）接收需起草合同文本的9、需求及需审核的合同文本，制度下发后，所有起草及审核的内容都必须发送到该邮箱内（制度第三十八、三十九、四十条）。承办部门如有需沟通的问题，在通过上述邮箱发送起草需求和审核文本后，可通过QQ与法务沟通。承办部门应在发送每一个起草需求及需审核合同文本时附如下材料： （1）起草需求类邮件：起草需求描述、与需起草合同有关的资料，如合同相对方主体名称、资质证明文件（需附电子版为附件）、合同标的、合同金额、付款方式、欲达到的合同目的等合同关键信息。 （2）发送审核合同文本类邮件：需审核的合同文本作为附件、与审核合同有关的材料，如合同相对方主体名称、资质证明文件（需附电子版为附件），如需对合同内容有特殊要求的10、请一并在邮件中作文字说明。 4、请各承办部门依照前文起草审核时效合理规划安排报起草要求或报审合同的时间。为保证合同质量，原则上不接受紧急情况报起草或报审的合同（集团法务部规定如是），如特殊情况确属紧急，可单独申请优先处理。四、合同的档案管理1、合同档案由合同资料构成，合同资料主要包括（制度第四十三、四十四条）：（1）有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件；（2）合同谈判会议纪要；（3）有关合同招投标及中标通知书等文件资料；（4）合同相对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、组织机构代码证（复印件）、法人身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件11、； （5）按制度规定由合同管理人员保管的合同文本原件；合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书；（6）合同履约过程中的通知、违约通知书和其他函件；（7）与合同的变更、解除相关的法律文书。 2、为便于合同档案材料的收集、整理和归档，上述1-3项合同资料由学校招标办公室负责收集、整理和归档；上述4-7项及其他相关的合同资料由合同管理人员（即学校法务专员）负责收集、整理和归档。前述需合同管理人员负责收集、整理和归档的合同资料由相关部门人员移交合同管理人员，并由双方在合同资料移交单（制度附件6）上签名确认。 （制度第四十五条）3、合同的借用和调取复印（制度第四十八、四十九条）： （1）单位人员如需12、借用或复印合同资料，必须持所在部门或学院的负责人书面签章/签字的借用单，并按照资料的秘密程度报有关主管领导批准，否则档案管理人员不得借阅复印。 （2）合同借用人必须对需借用的合同资料提交书面说明文书：合同资料的借用用途；合同资料的借用与返还时间；其他需说明的借用情况。五、合同的履行、变更或解除 1、合同相对方不履行或不全、不适当履行合同，或收到对方对学校履行合同提出的异议：合同使用部门发现或收到异议后一个工作日内书面报告单位分管负责人和学校法务专员（制度第五十二条）。 2、需变更合同条款：合同使用部门在征得部门分管负责人同意并按程序报学校法务专员审核备案后，以书面形式向对方提出变更合同的要求。 （制度第五十三条） 3、合同相对方提出变更合同要求：必须以书面形式提交将变更要求提交学校。（制度第五十四条） 4、不可抗力（如政治因素、极端天气等）致使合同无法履行或履行已无实际意义（制度第五十五条） ： （1）学校无法履行：必须在不可抗力消除之日起5日内，承办部门和各二级学院向学校法务专员提出处理意见，需要解除合同的，需立即向对方提出书面解除要求并提供有关证明文件。 （2）合同相对方无法履行：合同相对方提出书面解除合同要求时，承办部门和各二级学院应立即中止合同的履行，并要求对方提供有关证明文件。附：合同管理流程