1、大学学校档案综合及部门内部管理制度附法律法规编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 编 制 说 明档案是历史的真实记录，是国家的宝贵财富，科学管理和有效利用档案，对于正确地总结过去，指导现在，规划未来，具有十分重要的作用。为提高学院档案工作质量和管理水平，使学院档案工作逐步实现标准化、制度化、规范化，依据中华人民共和国档案法、高等学院档案管理办法和黑龙江省档案管理条例的有关规定，依照中国档案出版社新出版的新时期高校档案规范化管理工作实用手册，参考哈尔滨师范大学和哈尔滨商业大学的有关档案管理规章制度，结合我院实际工作，我们着2、力完善学院档案管理的各项规章制度，编制xx学院档案管理规章制度汇编，目的是使各部门分管档案工作的领导及兼职档案员了解档案工作，明确档案收集、整理、立卷、归档等各个环节的具体要求，提高部门立卷归档的质量，确保部门档案的齐全、完整、准确和系统。档案工作是一项不断发展的工作，由于我们水平有限，本汇编一定还存在诸多不足之处，希望各位领导和同仁们给予批评指正。我们将不胜感激。xx学院办公室档案科 二xx年四月目 录档案综合管理制度xx学院档案管理办法 （2）xx学院关于加强档案管理工作的若干规定 （6）xx学院关于各单位建立“大事记”制度的规定 （7）xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程 （8）xx3、学院档案实体分类办法（11）xx学院部门立卷归档办法（14）xx学院党群、行政类档案管理办法（18）xx学院教学类档案管理办法（21）xx学院科学技术研究类档案管理办法（23）xx学院仪器设备类档案管理办法（25）xx学院出版类档案管理办法（27）xx学院外事类档案管理办法（29）xx学院财会类档案管理办法（31）xx学院会计档案整理与归档方法（33）xx学院基本建设类档案管理办法（39）xx学院声像类档案管理办法（43）xx学院声像类档案管理细则（46）xx学院照片档案整理规则（48）xx学院电子文件归档范围规定（55）xx学院电子档案管理制度（55）xx学院关于档案归档范围的规定（56）x4、x学院档案归档范围和保管期限表（58）xx学院部门立卷归档工作考核标准（92）档案部门内部管理制度xx学院档案借阅制度 （95）xx学院档案鉴定销毁制度 （95）xx学院档案安全保密制度 （96）xx学院档案安全保管制度 （96）xx学院档案库房管理制度 （97）xx学院档案统计制度 （97）xx学院分管档案工作的领导职责 （98）xx学院档案科工作职责 （98）xx学院档案科科长岗位职责 （99）xx学院档案工作人员岗位职责 （99）xx学院各部门负责档案工作领导的岗位职责（100）xx学院兼职档案员工作职责（100）国家、省档案法律法规中华人民共和国档案法（102）高等学院档案管理办法（15、05）黑龙江省档案管理条例（110）附 图xx学院档案工作网络图（116）档案综合管理制度xx学院档案管理办法总 则第一条 为加强学院档案工作，完整安全地保存、科学规范的管理和有效地保护和利用学院档案，根据中华人民共和国档案法、高校档案规范化管理工作实用手册等有关档案工作的法规、法律、规章制度，结合学院档案工作实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案是指院校及所属各部门各个历史时期在教学、科研、管理以及其他各项工作中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、电子文件等各种形式的历史记录。第三条 学院档案反映学院建立与发展的历史过程，是全院师生员工的劳动成果和智慧的结6、晶，是重要的信息资源和历史凭证，是评估学院各部门工作质量、评价各项工作成果，考核各类人员、衡量学院管理水平以及编史修志的重要依据。第四条 学院档案工作是用科学的原则和方法收集、积累和管理学院档案并提供档案信息为学院和社会服务的工作，是提高学院管理水平的重要条件，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作之一。第五条 学院档案工作是学院各项工作的重要组成部分。学院对档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即将档案工作纳入学院及各部门的工作计划和发展规划，纳入各项管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。学院各7、有关部门必须严格遵守国家、学院的保密制度，加强对各个工作环节的管理，确保档案的安全。第二章 学院档案管理体制、机构设置和基本任务第六条 学院的档案工作接受黑龙江省高校档案协会、黑龙江省教育厅档案部门和xx市档案局的指导、监督和检查。第七条 xx学院档案工作实行集中统一管理，由一名院长主管档案工作，学院设立档案科，由xx学院院长办公室负责。第八条 学院档案管理部门既是学院档案工作的行政管理部门，同时又是永久性保存和提供利用学院档案机构。其基本任务如下：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划学院档案工作，广泛进行档案工作的宣传和教育，提高全院师生员工的档案意识。（二）制定学院档案工8、作的各项规章制度，负责监督、指导和检查档案工作的执行情况。（三）监督、指导各部门做好各类档案收集、征集和整理组卷工作，接收各单位整理组卷完毕的档案材料。（四）负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计。（五）开展档案的开放与利用工作，为全院师生员工服务。（六）保守党和国家的秘密，维护档案的完整、准确，最大限度延长档案的寿命。（七）负责编制档案检索工具，编写档案全宗介绍，做好编研和利用工作；积极开发档案信息资源 。（八）开展校际间、同行间的工作协作、参加档案学术研究和经验交流活动。（九）负责对全院专兼职档案员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案工作水平。（十）完成学院领导交办9、的其他工作。第九条 学院所属各部门必须由一名领导分工主管本部门的档案工作，并根据需要配备专（兼）职档案工作人员若干名，具体负责本部门的档案工作。各部门档案工作的基本任务：（一）认真贯彻执行上级颁发的有关档案工作的法令、法规，执行学院有关档案的规章制度。（二）将档案工作纳入本部门的工作计划、规章制度和有关人员的岗位责任。（三）根据要求做好本部门应归档文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作。（四）加强对本部门人员有关档案工作的宣传教育，不断提高所属人员的档案意识。（五）参加档案部门组织的活动。第三章 档案工作人员第十条 学院档案部门工作人员属学院事业编制，各部门兼职档案员由各部门确定。第十一条10、 档案工作人员（包括兼职人员）认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法。第十二条 档案工作人员（包括兼职人员）应接受档案和相关专业知识的培训，提高档案员专业知识水平。第十三条 档案工作人员应保持相对稳定。第十四条 各级主管档案工作的领导应当积极组织和支持档案工作人员参加档案业务培训和进修。第四章 档案工作建设第十五条 学院应为档案工作提供专用、充足、符合有关标准要求的档案库房，做到办公室、阅览室、库房三分开。第十六条 学院档案部门所需设备由学院在年度经费中列项，逐年配置主要设备。第十七条 学院档案部门应配置数量充足、档次较高的计算机，并纳入学院办公自动化网和学院信息网。第十11、八条 各兼职档案员所需的物品由主管部门负责配备。第五章 档案工作经费第十九条 学院档案建设列入学院的发展规划中，以确保档案的基本建设和重大设备购置的经费。第二十条 学院每年拨出一定的经费，用于表彰档案工作做得好的单位和个人。第二十一条 各档案形成部门每年要为开展档案工作提供经费保证。第六章 档案工作制度建设第二十二条 建立健全档案工作制度，是档案工作向制度化、规范化、科学化方向发展的需要。制订档案工作规章的依据主要有：（一）中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法。（二）普通高等学院档案管理办法。（三）新时期高校档案规范化管理工作实用手册（四）机关档案工作业务建设规范。（五）黑龙江省12、档案管理条例。（六）高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范。第二十三条 学院档案管理制度由档案部门制定，必要时由有关单位负责人会签面向全校性的档案工作制度，由主管档案工作领导签发后，以学院正式文件颁布。第七章 文件材料的归档工作第二十四条 档案的形成、收集、积累工作是档案工作的基础和前提。学院档案收集的范围，详见学院所属各单位档案归档范围和保管期限。（一）国家教委颁发的高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范规定应归档的党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物等类档案。（二）管理现代化、办公自动化等形成的电子文件等。（三）反映学院工作和活动的有保存价值的13、声像载体材料。（四）学院知名人士在非职务活动中形成的有保存价值的文件材料。（五）合并学院单位的档案。（六）学院撤消单位档案。第二十五条 档案的形成、积累、立卷归档工作。（一）学院所属各单位以及全体教职工在从事各项公务工作或活动中，要求及时形成各种文件材料，并主动向本单位专（兼）职档案员移交。（二）学院所属各单位的兼职档案人员要求及时收集本单位形成的档案材料，按照学院档案实体分类办法进行分类，并妥善保管。（三）学院所属各单位的专兼职档案员要根据各类档案形成的特点和规律，按照学院有关档案的立卷、归档要求将所保管的档案进行整理、立卷、归档。（四）归档时必须履行签字手续，填写档案移交单，一式二份，写明14、案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间，交接双方签名盖章，各存一份备查。第二十六条 档案部门对收进的档案按照xx学院档案实体分类法进行分类，编制档案号，并将档案实体按档案号进行排架。第八章 档案的保管、鉴定和统计第二十七条 保管档案要有专用库房，并符合下列要求：（一）库房建设符合国家档案局、建设部发布的档案库房建筑规范，不符合规范的要逐步进行改造；库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。（二）库房标准温度为1424，标准相对湿度为3560%。（三）案卷入库时应检查案卷移交目录与档案是否相符。依不同门类、不同载体、依档案号进行排架。库房柜应编顺序号。（四）档案部门应对档案15、的安全定期组织检查，发现问题及时解决。第二十八条 档案部门要定期做好档案鉴定工作。组织有关专业人员和档案管理人员参加鉴定，对已失去保存价值的档案，应征得有关部门的同意，并造册，报主管院长批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人监视，并在销毁清册上签字。销毁秘密级以上的档案时，学院保卫部门、保密部门要派人参加。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十九条 档案部门应建立档案统计和检查制度，并及时上报档案工作基本情况。第九章 档案的开放与利用第三十条 档案部门应积极主动地开展档案的利用工作，制定档案借阅和复制制度，设立专门的阅览室，为利用者提供必要的检索工具。第三十一条 档案部门要按照上级的有关规定16、，向全校师生及教职员工开放规定范围内的档案。第三十二条 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围并经领导同意后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可摘录和复制。档案复制由档案科负责办理。利用未开放的档案按有关规定办理。未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学院档案。第三十三条 为搞好档案的开发利用，为学院各项工作服务，为利用者提供方便，档案部门应当做到以下几点：（一）设专门的检索、阅览室，配备复印机。（二）编制查阅制度，规定查阅档案的审批权限、数量、手续等。（三）档案查、借、归还时由利用者和有关的档案人员共同进行清点检查，并在档案查阅登记簿上登记，借出档案要从严掌17、握，要定期催还，需续借者应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止借阅，并处以必要的处罚，如果发现档案损坏或丢失，要根据中华人民共和国档案法的有关条款，区别不同情况进行处罚。（四）离校和退休人员在办理调离手续前，必须清还档案。（五）档案部门要根据社会和学院的需要开办展览或通过新闻媒体公布一定数量的档案，对形成满三十年的档案，除未解密和需要控制的部分以外，均应按照国家规定，报主管校长批准后，分期分批向社会公布。（六）档案部门对开放档案要严格审查内容，严格区分开放与控制的界限。（七）利用开放档案，将按有关规定执行。（八）对古老、珍贵及易损档案要进行复制，用复制档案代替档案原件提供利用。第十章 法18、律责任第三十四条 有下列行为之一者，档案部门有权责令限期改正，逾期不改正的，经主管领导批准报请学院有关部门对直接的主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。（一）未按规定立卷归档的。（二）擅自扩大和缩小归档范围的。（三）明知有保存价值的档案面临危险而不采取措施的。第三十五条 有下列行为之一者，档案部门有权经主管领导批准报请黑龙江省档案局或报请国家档案局对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款，有违法所得的没收违法所得；情节严重构成犯罪的，移交司法机关，依法追究刑事责任。（一）将国家所有的档案据为己有的，损毁、丢失国家所有或者列入国家监管范围档案的。（二）擅自提供、抄录、复制、公布、销毁国19、家或者学院所有以及列入国家监管范围档案的。（三）涂改、伪造档案的。（四）档案工作人员（含兼职档案员）玩忽职守造成档案损失的。第十一章 附 则第三十六条 本规定由学院档案部门负责解释。第三十七条 本规定自公布之日起施行。xx学院关于加强档案管理工作的若干规定为进一步加强档案管理工作，做到门类齐全，结构合理，管理科学，使档案工作各个环节标准化、规范化，提高学院整体档案工作管理水平，充分发挥档案的重要作用，更好的为学院和社会服务。根据中华人民共和国档案法、高等学院档案管理办法中华人民共和国教育部令第27号和高等学院档案工作规范的有关要求，制定本规定。一、高等学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，20、是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志。各级领导必须充分重视档案工作，切实加强对档案工作的领导，要将档案工作纳入本单位的整体发展规划，纳入各项管理制度、纳入有关人员的岗位职责；在部署、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；二、学院各类档案的归档，严格实行部门立卷归档制度。各部、处、院、系、室、科、办、馆（中心）、直属单位等均为立卷部门。各单位必须明确一名主要领导分管档案工作，并确定一名专（兼）职档案人员具体承办档案工作。各单位要根据工作实际，建立档案管理制度、岗位职责、归档范围和档案工作网络系统，按照xx学院档案管理规章制度21、汇编和xx学院部门立卷归档工作手册的要求，做好本单位的档案管理工作。各单位要加强对现行文件的规范化管理，做好归档文件材料的日常管理工作；各单位兼职档案员要认真负责，做好各类档案材料的收集、整理、管理、立卷、归档工作。三、学院各单位要按照xx学院关于各单位建立“大事记”制度的规定要求，建立记载“大事记”工作制度。各单位要由专人负责，做好本单位每年度“大事记”的编写工作。四、学院在教学、科研及其他工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录均属学院档案。各部门必须按照学院档案管理规定的要求，及时向学院档案部门移交，任何部门和个人均不得以任何理由将其材料归为己有。五、凡是学院召22、开的重要会议或举行的大型活动以及建设工程竣工验收、引进大型设备开箱验收等，必须由相关单位兼职档案员接收归档材料，并及时通知学院档案部门检查验收归档材料。具体按如下规定：(一) 学院召开的重要会议或举办的大型活动，由主办单位负责归档。(二) 基建工程竣工验收，由基建处负责归档。（三）学院引进的所有设备及一万元以上软件，开箱验收时必须由资产管理科和部门兼职档案员参加接收设备文字材料和技术材料；学院档案部门负责检查验收应归档的文字材料，检查合格方可归档；设备技术材料不全的，资产管理科和档案部门有权拒绝接收，待设备订购部门将有关材料补齐后，方可办理接收手续。凡设备从申购到投入使用前，形成的档案材料由财23、务处负责归档；设备开箱投入使用后，设备说明书和全套随机文件材料，以及在设备使用过程中，或在技术改造和开发过程中所形成的文件材料，由使用单位兼职档案人员负责归档，并移交学院档案部门。六、教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学院档案的主体、核心和重点。因此，各教学单位必须按照学院xx学院部门立卷归档工作手册的要求，认真做好教学工作中形成的各类文件材料及声像档案的归档工作。七、科研成果必须按时归档，由科研处负责材料严格审查，不符合有关要求的，科研处不予组织科研成果鉴定，不予申报科技成果奖。八、以学院集体、部门名义获得的各种奖励，收到的有保存价值的证书、奖章、奖状、奖杯等，必须由24、各部门兼职档案人员及时归档，并送交学院档案部门存档。九、教职工出国考察、参加学术会议等活动，回国后必须把有关材料（包括会议资料、照片、录音带、录像带等），由本部门兼职档案员立卷归档后，移交学院档案部门。xx学院关于各单位建立“大事记”制度的规定 为加强学院档案信息资源建设，学院决定在全院范围内建立记载“大事记”制度。大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个单位（或部门）发生的重要工作和重大事件的书面材料，以便于今后工作查考之用，并为学院编史修志提供依据。 记载“大事记”是一项重要的工作，为了统一编写格式，明确编写要求，规范编写内容，特制订本规定。一、学院各单位应建立记载“大事记”制度，指派专25、人负责，定期做好撰写工作。二、撰写格式以时间为顺序逐条记载，文字简练、清楚、达意。三、所记内容应准确有据，大事突出，要事不漏，叙述客观，简明扼要。四、 条目记述中一般均要包括：时间、地点、人物、事项名称等基本内容。五、记载内容范围主要包括：(一)本单位组织机构设立、撤消及其沿革变化情况，领导成员人事调动、任免情况，体制、机制建立、调整情况；（二） 本单位召开的各种重要会议，作出的各种重要决定情况；本单位举行的重大的政治、经济、科学、文化、基本建设等活动情况；（三）上级组织对本单位作出重要指示等，以及本单位贯彻执行的情况；(四)上级领导前来参加各种活动的情况；(五）中、外来宾、专家、学者前来参观26、讲学、合作研究等活动情况；（六）本单位教学、科研、管理、服务各个领域获得的各级各类奖惩情况（包括先进教职工、“三好学生”和优秀毕业生名单）；（七） 本单位派遣代表团、参观团出访活动情况，教师出国进修、讲学、考察活动情况；（八） 本单位与外单位签订各种重要协议的活动情况；（九） 媒体报道的重要情况；（十） 其他重大事件。六、各单位应于新年度开始的一个月内完成前一年“大事记”的编写工作，并上报院长办公室和学院档案部门各一份。 xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程预立卷（材料的形成与积累）整理组卷归档验收一、预立卷（一）学院各部、处、系、办、室、馆、院、科、（中心）工会、团委均为立卷部门。（二27、）各立卷部门参照归档范围，预先编制案卷类目（类目名称见xx学院档案归档范围及保管期限表）。（三）各立卷部门要在平时的工作中，随时将办理完毕的现行文件，按照档案类目名称，密切结合当年本单位及其分管范围内各项工作实际情况，将收集的档案进行分类归档。二、立卷分工（一）上级下达的文、电、材料，综合性文件由学院党办、校办立卷归档。 直接发到承办部门或由有关人员直接获得的专业性或具体业务性的文件，由各承办部门立卷归档。（二）以党委和学院名义的发文，需根据文件内容由相关部门分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。（三）党委和学院召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会议等所形成的材料，由学院28、办公室立卷归档。职能部门以学院名义召开的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料由主办单位立卷归档。（四）校内各单位向党委、学院的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由学院校办或党办分别立卷归档，请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。（五）院级领导外出参加各种会议、活动的材料，由学院办公室立卷归档。各部门人员代表学院外出参加各种会议、活动的材料，由各单位负责收集、整理、归档。（六）两个以上单位共同办理的文件或形成的材料，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。（七）各临时机构、撤销机构工作中形成的对学院有保存价值的材料，应在机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门统29、一管理，任何人不得将材料带入其他单位。三、整理组卷（立卷）（一） 坚持由文件材料形成部门或文件内容相关部门立卷归档的原则，各部门的专（兼）职档案人员要负责将平时收集、积累的各类文件材料进行整理组卷后，移交档案部门归档。（二） 在平时积累归卷基础上，按照xx学院档案归档范围及保管期限表调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除不需要归档的文件材料，将文件进行分类组卷。（三）将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。1、分年度：将文件材料按照其形成或针对的年度分开。如：一般文件归入文件形成年度。跨年度的请示、批复，归入批复年度。跨年度的规划、计划等，归入文件针对的第一个年度。跨年度的总结、报告等，归入文30、件内容针对的最后一个年度。跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。法规性文件，归入公布和批准年度。按学年处理的文件，归入专门年度。科研、基建、设备项目、与科技开发等分别归入鉴定、竣工、开箱或引进年度。成绩、归入毕业年度。非纸张文件一般一件为一卷。2、分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。（四）以问题为主进行立卷组合。如：会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。案件处理材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。统计、报表、名册等，按照名称组合。学院管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。简报、汇编、31、文集按照名称或期号组合。科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或数卷，可将立项材料和结论性材料综合组卷后放在各项目之首，其余材料可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。（五）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。如：批复在前，请示、报告在后。上级通知在前，上报材料在后。正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后。原件在前，复制件在后。转发文在前，被转发文在后。复文在前，来文在后。结论性材料在前，依据性材料在后。其他文件材料按时间顺序排列。（六）拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及本卷文件材料不分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式折叠。（七）编页号成卷装订的卷32、内文件编页号，按件组卷的文件编件号。1、卷内目录、备考表均不编页号。2、卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。3、页号应用蓝色或黑色号码机打制，起始号为“1”。4、页号的位置在每面材料非装订线一侧的右下角。5、同一问题的文件组卷后不得超过200页。6、以件为单位的要依据卷内文件的排列先后逐件编件号，在文件材料首页上端的空白中间位置加盖归档章，并填写相关内容。年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2007。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。件号：文件排列的顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。（八）填写卷内文件目录归档文件应按照文件编号的顺序编制文件33、目录，必须用计算机打印，卷内目录应放置在卷内文件之前。1、序号：以卷内文件排列的先后顺序填写顺序号。2、文号：文件制发机关的发文字号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如：“国发20071号”。2007不得简写成“07”3、责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。4、题名：即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加“ ”号，如会议记录应概括出主要内容。5、文件日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如：200903146、页次：指按页组卷的。标注卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。7、页数：指按件组卷的。标注每一件文件的页34、数。8、备注：注释文件需要说明的情况。（九）填写卷内备考表卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。2、立卷人：由组成本卷的兼职档案员签名。3、检查人：由立卷部门对案卷质量进行审核的责任者签名，一般由立卷部门的负责档案工作的负责人4、立卷时间：填写立卷的时间。（十） 书写卷皮 1、立档单位：立档单位的全称，即xx学院。2、档案（盒号）：由档案科根据编号规则编制并填写。3、案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致。单份文件即为文件题名；各种项目即为项目名称，一项多卷可采用之一、之二等字样；多份或多项合卷时可重新拟写题名，一般包括卷35、内文件主要责任者（不得简称学院、上级）内容、名称（文种）。案卷题名不得超过50个汉字。4、卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早及最晚日期。5、保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）6、密级：有保密要求的要填写密级。四 、归档验收（一） 归档验收：立卷单位移交档案时，交接双方当面检查，档案科根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案科将拒绝接收，并限期改正。（二） 移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。（三） 归档时间：1、学院各部门应当在次学年6月底前归档；2、各系等应当在次学年寒假前归档；3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当36、在项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收3个月后立卷归档；设备档案在设备验收完毕投入使用3个月后立卷归档；声像档案经整理、编辑，于次年5月末归档；其他档案在次年的6月底之前归档。 xx学院档案实体分类办法 一、编制目的（一）为了适应我院档案工作日益发展的需要，实现档案管理的标准化和规范化，达到档案科学化管理的要求，充分发挥档案的作用，更好地为教学、科研、党政管理工作服务。根据高等学院档案实体分类法，结合我院实际情况，制定本办法。（二）以我院全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域、37、记录和反映相同的性质的管理性文件材料和业务性文件材料作为有机联系的整体，分别设类。学院档案划分为：党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、实物、名人等十二类。（三）学院档案号按卷立档一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分，按件分类也包括年度号、分类号、案卷号三个部分组成。1、年度号由四位阿拉伯数字组成。2、分类号是档案的主体，一般由实体分类的一、二级类目标识符号组成。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：党群类标识符号：“DQ”，行政类标识符号：“XZ”，教学类标识符号：“JX”。二级类目的标识，采用“双位制阿拉伯数字”。如：“综合”为“11”，其余二级类目38、依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。3、案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1-n号标识。4、件号均用阿拉伯数字按1-n号标识。5、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“”连接。例如： 2008年内容是教学工作总结，一级类目为JX，二级类目为11，案卷号为1，档号可标为：2008JX111 。 如纵向三层次排列。即 2008 JX11 1 2008JX111 案卷号或文件件号教学类档案二级类目代号教学类档案一级类目代号年度号 注：教学类档案一级类目代号 分类号39、 教学类档案二级类目代号 二、年度问题保管期限分类法，具体方法如下：2008年：党群类永久、30年、10年2008年：行政类永久、30年、10年2008年：教学类永久、长期、 短期三、主 表（一）DQ 党群类档案永久： 党办、纪检监察审计处、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、学工部、老干部科30年：党办、纪检监察审计处、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、学工部、老干部科10年：党办、纪检监察审计处、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、学工部、老干部科（二）XZ 行政类档案 永久：院办、人事处、保卫处、总务处、xx学院医院、档案科、图书馆、广播电视大学、网络中心长期：院办、人事处、保卫处、总40、务处、xx学院医院、档案科、图书馆、广播电视大学、网络中心短期：院办、人事处、保卫处、总务处、xx学院医院、档案科、图书馆、广播电视大学、网络中心（三）JX 教学类档案JX11 教学综合 JX12 学科与实验室建设JX13 招生毕业生JX14 学籍管理JX15 课堂教学与教学实践JX16 学位工作JX17 评估工作JX18教材工作 （四）KY 科学研究类档案 KY11 科研综合 KY12 完成并通过鉴定的科研课题材料（五）JJ 基本建设类档案JJ11 基建综合JJ12 基建项目各阶段的文件材料、包括竣工图在内的全套图纸（六）SB 仪器设备类档案 SB11 仪器设备综合 SB12 仪器设备项目（41、七）CB 出版类档案CB11综合CB12 校报CB13 远东高教学刊CB14书稿CB15 音像（八）WS 外事类档案 WS11 综合 WS12 出国、出境 WS13 来校来访 WS14 中外合作与交流 WS15 外国留学生工作 WS16 联合办学学生出国 孔子学院材料（九）CK 财会类档案 CK11 综合 CK12 会计报表 CK13 会计帐簿 CK14 会计凭证 CK15 工资清册国有资产管理工作（十）SX 声像类档案 党政类、教学类、外事类、科研类、基建类、人物类、（十一）RW人物类档案 永久：全院有关各部门（十二）SW实物类档案 SW11 奖状、荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗 SW12 印章42、（钢印、铜印、胶印、木印） SW13 字画 SW14 礼品、纪念品 SW15 校牌、匾额、校徽、纪念证章等 SW16 能够反映学院历史且具有保存价值的其他实物 xx学院部门立卷归档办法第一章 档案的形成第一条 学院所属各单位应要求教职工在从事公务工作或活动的每个环节中，都要根据工作本身的特点和要求形成各种文件材料，记录工作过程。第二条 所形成的归档文件要符合档案的质量要求：（一）文件的编写应简单明了，结构严谨，措辞严密，内容与实际一致。（二）文件材料中使用的符号、代号、名词、术语、计量单位等应符合有关标准的规定，尚无规定时应给出定义或加以说明。（三）文件材料中第一次引用其他文件材料时，应注明文43、件材料名称代号，再次引用时可只写代号。（四）文件材料的书写应做到字体端正，排列整齐，文字采用国家公布实施的简化字。（五）文字材料中的标点符号按国家公布的标点符号使用方法正确使用并书写清楚。（六）文字材料的书写（包括签字）必须使用碳素或蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水。计算机打印文件材料必须使用喷墨或激光打印机打印。（七）各种文件、报告必须统一使用A4纸，其他文件材料用纸要符合有关规定，特殊载体文件材料必须质量优良。（八）所有文件材料必须经过校对，拟制人和校对人对文件材料负有相同的责任，必要时要履行签字手续。（九）所有记录性文件材料要由记录人签字。（十）凡经过各级领导或有关人员审核、批准44、的文件材料，审核和批准人员对文件负有相应的责任，必要时要履行签字手续。第三条 各位教职工要主动将工作中形成的各类档案向本单位专（兼）职档案人员移交。第二章 档案的收集、积累及预立卷第四条 学院所属各院、系、部、处、办、馆、总支、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位。第五条 各立卷部门要参照xx学院归档范围和保管期限表，根据历年各种文件材料的形成规律，预先编制案卷类目，及时收集本单位形成的各类档案，并进行分类保管。第六条 立卷工作的分工和特别说明：（一）上级下达的文、电、材料，直接发到学院的综合性文件由学院党办、校办根据文件内容分发到各有关部门立卷归档。 直接发到承办部门或由有关人员直接获得的45、专业性或具体业务性的文件，由各承办部门立卷归档。（二）以党委和学院名义的发文，由党办、校办分发到各承办部门立卷归档。以部门名义的发文由各部门立卷归档。（三）学院召开的各种会议材料，由主办单位立卷归档。职能部门以学院名义召开的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料由各主办单位立卷归档。（四）校内各单位向党委、学院的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办或党办分别立卷归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。（五）校级领导外出参加各种会议、活动的材料，由学院办公室立卷归档。各部门人员代表学院外出参加各种会议、活动的材料，由各单位负责收集、整理、归档。（六）两个以上单46、位共同办理的文件或形成的材料，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。（七）各临时机构、撤销机构工作中形成的对学院有保存价值的材料，应在机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门统一保存，任何人不得将材料带入其他单位。第三章 整理组卷第七条 坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，各部门的专（兼）职档案人员要负责将平时收集、积累的各类文件材料进行整理组卷后，移交档案部门归档。第八条 在平时积累归卷基础上，按照xx学院档案归档范围及保管期限表将文件进行分类组卷，检查每组文件是否齐全、完整，剔除不需要归档的文件材料，将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。第九条 分年度：将文件材料按照其形成或针47、对的年度分开。（一）一般文件归入文件形成年度。（二）跨年度的请示、批复，归入批复年度。（三）跨年度的规划、计划等，归入文件针对的第一个年度。（四）跨年度的总结、报告等，归入文件内容针对的最后一个年度。（五）跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度。（六）法规性文件，归入公布和批准年度。（七）按学年处理的文件，归入专门年度。（八）科研、基建、设备项目、与科技开发等分别归入鉴定、竣工、开箱或引进年度。（九）成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。（十）一卷张数不得多于200页。（十一）非纸张文件一般一件为一卷。第十条 分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。（一）会议文件，按会议的届次组合48、，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。（二）案件处理材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。（三）统计、报表、名册等，按照名称组合。（四）工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。（五）简报、汇编、文集按照名称或期号组合。（六）科研、基建、设备，按项目组卷，一项一卷或数卷，可将立项材料和结论性材料综合组卷后放在各项目之首，其余材料可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。（七）工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。（八）拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及本卷文件材料不分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式折叠。第十一条 分保49、管期限在整理归档文件材料时，按相关类别的归档范围和保管期限表将文件材料按永久、长期、短期分开，只对本单位的工作有临时参考价值的文件材料，留本单位保存，可不向综合档案室移交。第十二条 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。（一）批复在前，请示、报告在后。（二）上级通知在前，上报材料在后。（三）正件在前，附件在后。（四）印件在前，定稿在后。（五）原件在前，复制件在后。（六）转发文在前，被转发文在后。（七）复文在前，来文在后。（八）结论性材料在前，依据性材料在后。第十三条 编号（一）成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷的文件编件号。（二）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。（三50、）页号应用蓝色或黑色号码机打制，起始号为“1”。（四）页号的位置在每面材料非装订线一侧的右下角。（五）卷内目录、备考表均不编页号。（六）以件为单位的要依据卷内文件的排列先后逐件编件号，在文件首页上端的空白中间位置加盖归档章，并填写相关内容。1、年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2007。2、保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。3、件号：文件排列的顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。第十四条 编制卷内文件目录（一）归档文件应按照文件编号的顺序编制文件目录，必须用计算机打印，卷内目录应放置在卷内文件之前。（二）序号：以卷内文件排列的先后顺序填写顺序号。（三）文号：文件制51、发机关的发文字号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如：“国发20071号”。2007不得简写成“07”（四）责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。（五）题名：即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加“ ”号，如会议记录应概括出主要内容。（六）文件日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20060906。（七）页次：指按页组卷的。标注卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。（八）页数：指按件组卷的。标注每一件文件的页数。（九）备注：注释文件需要说明的情况。第十五条 填写备考表卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写52、。（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。（二）立卷人：由组成本卷的兼职档案员签名。（三）检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名，必须由部门主管档案工作的领导签名。立卷时间：立卷时的时间。第十六条 书写卷皮（一）归档单位：归档部门的全称。（二）档案（盒号）：由档案科根据编号规则编制并填写。（三）案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致。单份文件即为文件题名；各种项目即为项目名称，一项多卷可采用之一、之二等字样；多份或多项合卷时可重新拟写题名，一般包括卷内文件主要责任者（不得简称学院、上级）内容、名称（文种）。案卷题名不得超过50个汉字。（四）卷内文件起止日期：卷内文件形53、成的最早及最晚日期。（五）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）（六）密级：有保密要求的要填写密级。第四章 归档验收第十七条 归档验收：立卷单位移交档案时，交接双方当面检查，档案科根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案科将拒绝接收，并限期改正。第十八条 移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。第十九条 归档时间：1、学院各部门应当在次学年6月底前归档；2、各系等应当在次学年寒假前归档；3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收3个月后立卷归档；设备档案在设备验收完毕投入使用3个月后立54、卷归档；声像档案经整理、编辑，于次年5月末归档；其他档案在次年的6月底之前归档。 xx学院党群、行政类档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强学院党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我院党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为教学、科研等各项工作服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、国家教委办公厅高等学院档案实体分类法与高等校档案工作规范、新时期高校档案规范化管理工作等有关法律、法规、规章。第二章 党、政档案工作的基本原则第三条 凡是学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像55、载体材料，均属党、政档案。第四条 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开放利用。第五条 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。第六条 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”即纳入学院各部、处、室、科、办、院的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。第七条 学院各部、处、室、科、办、院要有一位负责人分管部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同学院档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。第八条 要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管56、理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用第三章 归档范围的确定 各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。第九条 归档原则（一）归档的党、政类文件材料必须对学院、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用。（二）归档的党、政类文件材料能够反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（三）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 第十条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容。具体范围见xx学院党群、行政类档案归档范57、围和保管期限表各机构的对应表。（二）归档的重点是学院在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其他单位发来的文件材料。上级来文中以针对学院的指令性、指导性文件和需要学院承办的文件材料为主。第十一条 不归档文件材料的范围（一）干部任免、奖惩非学院人员的文件。（二）上级机关普发的供参阅、不办的文件材料。（三）上级机关征求意见未定稿的文件。（四）上级机关发来的供工作参考的抄件。（五）启用印章通知。（六）重份文件。（七）无查考利用价值的事物性、临时性文件。（八）未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次核对稿58、。（九）从正式文件，电报上摘录的工作参考非证明材料。（十）无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信。（十一）学院负责人兼任外单位职务形成的与学院无关的文件材料。（十二）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。（十三）未定稿的文件、未生效的合同协议书。（十四）为参考目的从各方面收集的文件材料。（十五）音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料。（十六）学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。以上不归档材料如认为必要，也可以选择作资料暂存。第四章 党、政文件材料的部门立卷和归档流程第十二条 见xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程第五59、章 党、政档案工作岗位责任制第十三条 分管档案工作的校领导职责（一）组织全院性的宣传、贯彻执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。（二）加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，并列入学院议事日程，督促分管部门按上级和学院档案部门要求做好应做的工作。（三）关心档案工作的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。第十四条 分管档案工作的各部、处、室、科、办、院（含副处级）部门领导职责（一）组织本部门人员学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日60、程，每学年研究一次档案工作。（二）加强与学院档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。（三）做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。第十五条 各立卷部门兼职档案人员职责（一）坚持平时立卷，根据本部门（单位）不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。（二）负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。（三）主动接受档案部门的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档。（四）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。（五）注意文件材料的安61、全和保密工作。xx学院教学类档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强学院教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，实现我院教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核教学档案工作提供依据，特制定本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、国家教委办公厅高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范、新时期高校档案规范化管理工作等法律、法规、规章，结合我院实际工作情况制定。第二章 教学档案工作的基本原则第三条 凡是学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材62、料，均属教学档案。第四条 教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学院档案的主体、核心和重点。第五条 教学档案实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开放利用。第六条 教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划和规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。63、第七条 学院各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院档案科办理移交。第八条 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。第九条 逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统，统一管理和开发利用。第十条 要把教学档案工作列入学院教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。第三章 教学档案归档范围的确定各归64、档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。第十一条 教学档案归档原则（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（二）归档的教学文件材料，必须反映学院教学管理和教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。第十二条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等。（二）归档的重点是学院在教学工作，特别是教学实践各个环节活65、动中形成的不同载体的文件材料。第十三条 不归档文件材料的范围（一）上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件材料。（二）上级有关教学未定稿的文件。（三）重份文件。（四）无查考利用价值的事物性、临时性文件。（五）非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件材料。（六）校内其他单位发来的文件。（七）与校外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为必要，也可以选择作资料暂存。第四章 教学文件材料的部门立卷和归档流程第十四条 见xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程第五章 教学档案工作岗位责任制第十五条 教学管理部门分管档案工作的领导职责（一）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学66、管理之中，并监督各部门执行。（二）加强与学院档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案的案卷质量。（三）对本部门管理干部和兼职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。第十六条 各部门兼职教学档案人员职责（一）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。（二）将收集、积累的文件材料整理组卷，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学院档案室移交。（三）做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。第十七条 教研室主任的职责（一）负责收集教研室的典型教案，集体备课记录等向所在部门兼职档案员移交。（二）督促教师向学院档案部门归档移交各种业务档67、案。xx学院科学技术研究类档案管理办法第一章 总 则第一条 为了提高学院科学技术研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学院各项工作中的作用，并为考核学院科研档案工作提供依据，特制定本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、国务院批准的科学技术档案工作条例等法律、法规、规章制定。第二章 科研档案工作的基本原则第三条 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。第四条 科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。第五条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部门，是科研活动的重要环节，必须纳入68、科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。第六条 要努力实现高校的科研档案工作的科学管理，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学院工作和社会发展服务。第七条 把科研档案工作列入本单位的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。第三章 科研档案归档范围的确定第八条 确定的原则（一）69、归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（二）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。（三）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同科学专业的科研文件材料的不同特点和成套性。（四）几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。（五）70、与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。第九条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励，推广应用等方面。（二）归档的重点是学院承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。（三）取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。第十条 不归档的文件材料（一）上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件材料。（二）上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。（三）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。（71、四）重份文件。（五）无查考利用价值的事物性、临时性文件。（六）非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件材料。（七）校内其他单位发来的文件。（八）与校外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为必要，也可以选择作资料暂存。第四章 科研文件材料的部门立卷与归档流程第十一条 见xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程第五章 科研档案工作岗位责任制第十二条 科研管理部门领导职责（一）将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。（二）制定和健全有关管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。（三）要及时催促课题负责人、兼职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档。（四）支持档案72、部门的工作，关心工作条件的改善和档案干部素质的提高。（五）组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。（六）指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。第十三条 科研兼职档案人员职责（一）把建立科研档案列为每一个课题的工作内容之一。提出要求，定期检查。做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。（二）研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，确定保管期限和密级，并签署意见。第十四条 课题组长职责（一）主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作，提出建档计划，明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务，在课题结束后，组织收齐并系统组卷，作到归档质量符合完整、准确、系统的要求。（二）提73、出科研档案案卷保管期限和密级，填写科研档案归档说明书，并组织填写卷内目录，备考表及档案移交清单。（三）向科研管理部门办理移交手续。第十五条 科技人员职责（一）按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。（二）课题完成后，整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求。xx学院仪器设备类档案管理办法第一章 总 则第一条 为了提高学院仪器设备类档案（以下简称设备档案）的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在学院教学科研中的作用，并为考核学院仪器设备档案工作提供依据，特制定本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、国务院批准的科学技术档案工作条例等法律、法规、规章，结合我院情况制定。74、第二章 设备档案工作的基本原则第三条 凡作为学院固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，以及随机材料均属设备档案。第四条 设备档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。第五条 设备档案是国家的重要技术储备，是学院仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学院设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学院设备管理部门的职责之一。 第六条 要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方75、向转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学院的科技进步和经济建设服务。第七条 把设备档案工作列入本单位的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。第三章 设备档案归档范围的确定第八条 确定的原则（一）归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（二）归档的文件材料，必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。（三）归档的仪器设备文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。（四）作为学院固定资产的各种国产、进76、口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均应归档。第九条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。（二）归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。（三）学院自制、作为学院固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。第十条 不归档的文件材料（一）上级普发的（非专指高校）、不办的文件材料。（二）未定稿的管理性文件材料。（三）未生效的合同、协议书。（四）重份文件、校内单位发来的文件。（五）无查考77、利用价值的一般性函件。（六）仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。以上不归档材料如认为必要，也可以选择作资料暂存。第四章 仪器设备文件材料的部门立卷与归档流程第十一条 见xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程第五章 设备档案工作岗位责任制第十二条 设备管理部门领导职责（一）制定和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中，并监督各部门执行。（二）指导兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和干部素质的提高。（三）指导设备档案的鉴定等工作。第十三条 设备使用部门领导职责（一）建立健全本单位设备文件材料的保管制度，确保设备文件材料的完整、准确、系统，检查督促78、使用设备人员坚持设备使用、维修、检修做工作记录，并使之制度化。（二）指导本单位设备文件材料的形成积累工作，检查兼职档案人员的组卷归档工作。（三）参加设备档案的鉴定工作。（四）帮助和支持档案部门做好设备档案归档工作。第十四条 设备档案兼职档案人员职责（一）督促科技人员形成和积累设备文件材料，并定期收集。（二）按设备计划，采购供应工作的程序，形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交给设备管理部门。（三）认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向档案部门归档。（四）对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理后移交档案部门。xx学院出版类档案管理办法第一章 总79、则第一条 为了提高学院出版类档案（以下简称出版档案）的质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学院和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，特制定本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国著作权法，国家出版局出版社书稿档案工作规定，参照哈尔滨商业大学规章制度汇编等法律、法规、规章，结合我院情况制定。第二章 出版档案工作的基本原则第三条 高等学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。第四条 出版档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。第五条 出版档案是国家科学文化和学院教学80、科研发展的历史记录，是高等学院档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各部负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。宣传部、校报编辑部等部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。第六条 宣传部、校报编辑部等部门，要有一位负责人分管出版档案工作的领导，并确定一名兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。第三章 出版档案归档范围的确定第七条 确定的原则（一）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（二）归档的出版文件材料必须反映编辑出81、版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。（三）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。第八条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。（二）归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。第九条 不归档的文件材料（一）上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件。（二）未生效的合同、协议书。（三）不退、不用的稿件，非定稿的稿件。（四）重份文件及院内各部门发来的文件。（五）无查考价值的事务性、临时性函件。（六）外单位交换来的材料。 以上不归档材料如认为必要，也82、可以选择作资料暂存。第四章 出版文件材料的部门立卷和归档流程第十条 见xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程第五章 出版档案工作岗位责任制第十一条 编辑部门主管档案工作负责人职责（一）把建立和做好出版档案工作列为本部门的重要工作内容，对本部门工作人员提出要求，定期检查，做到档案材料的形成积累与出版工作同步。（二）审查责任编辑（执行编辑、编务）对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求，保管期限是否定得恰当，并签注意见。第十二条 编辑部门责任编辑（执行编辑、编务）职责（一）负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作，交给兼职档案员。（二）负责向所在出版、编辑部门的兼职档案83、员办理归档手续。第十三条 出版、编辑部门的兼职档案人员职责（一）在部门负责人的领导下，指导、监督、责任编辑（执行编辑、编务）做好出版档案材料的平时积累工作。（二）将已收集的出版样本，每年按要求向档案部门办理移交并履行手续。（三）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。 xx学院外事类档案管理办法第一章 总 则第一条 为了提高学院外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，特制定本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、国家教委办公厅高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范、新时期高校档案规范化管84、理工作，并参照哈尔滨商业大学规章制度汇编等法律、法规、规章，结合我院情况制定。第二章 外事档案工作的基本原则第三条 学院在与外国团体或个人在学术研究，科技合作，人才交流，友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字，图表及声像载体资料，均属外事档案。第四条 外事档案必须实行集中统一管理，确保完整，系统，准确和安全，便于开发利用。第五条 外事档案工作必须纳入学院外事工作计划，管理制度之中，落实到学院有关部门外事人员的职责范围，做到与布置，检查，总结外事工作同步进行。第六条 外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门兼职档案员负责收集，积累，归档。第七条 努力实现外事档案的科学化管理，大力开发85、信息资源，为学院教学，科研，人才交流服务。第三章 外事档案归档范围的确定第八条 确定的原则（一）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（二）归档的外事文件材料，必须反映外事管理，外事活动的全过程，保证其完整，准确，系统。（三）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。第九条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。（二）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件资料。（86、三）学院人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档。不宜长期保存的可存影印件和清单。第十条 不归档的材料（一）上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件。（二）未定稿的各种文件。（三）未生效的合同、协议书。（四）无查考利用价值的一般性、临时性函件。（五）重份文件，校内各部门发来的文件。（六）与校外单位交换来的材料。以上不归档的某些材料，也可有选择地作资料暂存。第四章 外事文件材料的部门立卷与归档流程第十一条 见xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程 第五章 外事处国际交流中心档案工作岗位责任制第十二条 外87、事处国际交流合作中心领导职责（一）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行。（二）指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。（三）指导、监督外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷，按期向学院档案管理部门移交。（四）指导外事档案的鉴定工作。第十三条 国际合作中心兼职档案人员职责（一）在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工作。（二）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续。（三）将收集积累的外事文件材料，按照档案整理要求88、整理完毕，并及时向档案室移交。（四）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。xx学院财会类档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强我院财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设，不断提高会计档案的质量和科学管理水平，更好地为学院各项管理工作服务。并为考核会计档案工作提供依据，特制定本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、财政部、国家档案局会计档案管理办法国家教育部普通高等学院档案管理办法，以及中华人民共和国会计法，新时期高校档案规范化管理工作并参照哈尔滨商业大学规章制度汇编等法律、法规、规章，结合我院情况制定。第二章 财会档案工作的基本原则第三条 高等学院在财务管理和会计活动中直接形89、成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料，均属财会档案。第四条 高校财会档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据，是高校全部档案的重要组成部分。第五条 财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。第六条 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。第七条 财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资料，为高等学院进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。第八条 90、要把财会档案工作列入学院发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。第三章 财会档案归档范围的确定第九条 确定的原则（一）归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（二）归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保持完整、准确、系统。 （三）归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。第十条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。（二）归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料91、。第十一条 不归档的文件材料（一）上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件。（二）未定稿的文件。（三）重份文件及院内其他单位发来的文件。（四）未生效的合同、协议、单据。（五）无查考利用价值的一般性、临时性文件。（六）与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。第四章 财会文件材料的部门立卷及归档流程第十二条 见xx学院各类文件材料的部门立卷和归档流程第五章 财会档案工作岗位责任制 第十三条 财会部门领导职责（一）组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。（二）制定管理制度，切实做到财会档案工作纳入议事日程，纳入财会管理工作之中，监督承办人员执行。（三）为本部门的兼职档案干部开展工作提供必要条件92、。（四）对经办人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。第十四条 财会部门的兼职档案人员职责（一）在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。（二）将已收集、积累的材料，检查是否完整、系统、准确，然后按要求进行整理、组卷。（三）做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。（四）接受学院档案部门的业务指导、监督、检查，并做好交办的有关档案工作任务。第十五条 财会部门会计人员职责（一）按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。（二）整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。（三）主动配合相关材料的合并组93、卷事宜。xx学院会计档案整理与归档方法一、什么是会计档案？会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。二、为何要建立会计档案？ 为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务,根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定,制定本办法。三、 哪些单位需要建立会计档案？ 国家机关、社会团体、企业、事业单位按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位 ),应当依照本办法管理会计档案。四、 对会计档案的要求有哪些？ 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等94、管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 五、会计文件材料整理程序（一）、会计档案的收集范围：(1)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。 (2)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。 (3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 (4)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。（二）、分类1、保管期限分类法：把会计文件材料凭证、帐簿、财务报告、其他类按照会计档案的不同保管期限95、分类，分为永久、25年、15年、10年、5年、3年。2、类型分类法：将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、帐簿、财务报告、其他四大类。3、年度分类法：按年度分类，如：2006年，2007年，2008年等。4、年度组织机构类型分类法 即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算专业材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分为凭证、帐簿、财务报告、其他四类。其优点是能分别集中各机构会计核算专业材料，便于财政机关各部门的利用工作。这种分类法适用于总预算会计（财政机关）。5、年度会计类型会计核算专业材料类型分类法 即首先按年度分开；其次把一个年度内的会计核算专业材料先按会计类型（如：税务机关的税收96、计划、税收会计、经费会计、税收统计等）分开；然后将同类型的会计核算专业材料分成凭证、帐簿、财务报告、其他四类。其优点是便于反映不同的会计活动，能将同类性质的会计材料集中在一起，保持相互的内在联系。这种方法多用于税务、建设银行等单位的会计。各单位应根据本单位的实际情况，固定使用一种分类方法，不应轻易变动，以保持其一贯性，便于保管和利用。（三）组卷1、会计凭证的组卷 会计凭证按记帐凭证（后附原始凭证）顺序（即时间顺序），根据凭证数量的多少分为若干本，每本为一卷（2厘米左右为宜），按照多则分、少则合的基本整理方法，按日、旬、月整理装订成卷。装订时要去掉金属物，编上页号，加上封面和封底。装订后，填写封97、面和脊背。2、会计帐簿的组卷 同一会计年度内按帐簿种类组卷，一本为一卷。其中整本为“死页帐”的不必拆去空页；活页帐应去掉空页，将已记帐的帐页依次编号，填写卷内目录和备考表，贴上封面签，装订成册。3、财务报告的组卷 财务报告按针对的时间组卷。首先，将本机关的财务报告与下属单位的财务报告分开；其次，将年报、季报、月报分开，如果季报和月报数量少，可将其合并组卷。组卷时应注意财务报告的文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表在一起组卷，以保持内容的密切联系。财务报告用盒装。并按规定填写盒脊。（四）案卷排列与编号1、按照保管期限进行分类的排列编号方法。即不分年度的按永久、25年、15年98、5年、3年分别排列编大流水案卷号。例如：2006年永久卷一共7卷，案卷号是1、2、3、4、5、6、7，2007年永久卷又形成7卷要从8开始编号。2、按照类型进行分类的排列编号方法。即先按凭证、帐簿、财务报告、其他分成四类，再在每一个类里，以年度为先后顺序分别排列编号。例如：2006年形成12本凭证，案卷号从112，那2007年在形成的凭证就从13开始编号。3、按照年度进行分类的排列编号方法。年度内会计专业材料可以按照保管期限从长到短进行排列编号。案卷号为一年一个流水号，每年案卷号都是从1开始。4、按照年度组织机构类型进行分类的排列编号方法。例如：分别对2006年、（组织机构的名称 ）、凭证，99、2006、（组织机构名称）、帐簿进行排列编号。5、年度会计类型会计核算专业材料类型进行分类的排列编号方法。例如：分别对2006年的税收计划的凭证，2006年的税收计划的帐簿，2006年的税收计划的财务报告，2006年的税收计划的其他；2006年的税收会计的凭证等进行排列编号。会计档案排列方法很多，而且各有利弊，各单位应选择适合本单位的排列方法，要注意方便适用，选定后不要随意变动。（五）编制目录 会计档案应编制案卷目录1、目录表的填写 （1）顺序号。如果按保管期限和类型分类，顺序号与案卷号是相同的，按年度分类顺序号是大流水号，案卷号是一年一个流水号。（2）案卷号。同排列编号。（3）原凭证号。凭证100、上会计人员登记的原凭证号从几至几的号，如：本月共形成两本凭证，第一本从110那第二本就从11至终止号。（4）案卷标题。按会计档案案卷上的题名填写，如：xx市档案局2006年总帐；xx市档案局2006年度财务报告；xx市档案局2006年会计凭证。（5）卷内材料起止时间。填写卷内会计核算专业材料的起止时间，如：2006010120061231；2006010120060331。也可在年、月、日的阿拉伯数字间加“.”2006.12.31。（6）张数。卷内共有的张数。（7）保管期限。填写所划分的保管期限。如：永久，15年。（8）备注。一般不填，留待会计档案归档后有变化时填写。2、目录的装订会计案卷目录101、一般用塑料或硬纸封面装订，装订的工具一般可用线绳、鞋带、帐钉等。名 称会计档案封面及脊背格式： 年 代月 份会计档案保管期限全 宗 号目 录 号案 卷 号凭 证 号册 号全宗号：档案馆给定每个全宗的代码。案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。目录号的编制：按档案科所给的目录号填写。六、会计档案的移交 各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管三年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会102、计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按 规定办理交接手续。 单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应103、当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 七、会计档案的保管与利用各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一年算起。 采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政 部、国家档案局备案。 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计104、档案 ,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定 。 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关 的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单105、独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。 八、会计档案的销毁 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁： (一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 (二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 (三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。 (四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；106、销毁后,应当在会计档案销毁清 册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立 卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。 九、其他注意事项 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位 )的会计档案,应当按照本办法和国家有关规定进行管理。 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。 各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、107、档案管理部门,国务院各业务主管部门,中国人民解放军总后勤部,可以根据本办法的规定,结合本地区、本部门的具体情况,制定实施办法,报财政部和国家档案局备案。 附表一：企业和其他组织会计档案保管期限表 附表二：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 附表一：企业和其他组织会计档案保管期限表 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类 4 总账 15年 包括日记账 5 明细账 15年 6 日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年 8 辅助账簿 15年 三 财务报告类 包括各级主管部108、门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5年 15 银行对账单 5年 附表二：财政总预算、行政单位,事业单位和税收会计档案保管期限表 财政总预算 行政单位事业单位 税收会计 一 会计凭证类 1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 10年 2 各收入机关编送的报表 10年 3 行政单位和事业单位的各种会计凭证 15年 包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表 4 各种完税凭证和缴、退库凭证 15年 缴款书存根联在销109、号后保管2年 5 财政总预算拨款凭证及其他会计凭证 15年 包括：拨款凭证和其他会计凭证 6 农牧业税结算凭证 15年 二 会计账簿类 7 日记账 15年 8 总账 15年 9 税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账 25年 10 明细分类、分户账或登记簿 15年 11 现金出纳账、银行存款账 25年 12 行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片） 行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年 三 财务报告类 13 财政总预算 永久 14 行政单位和事业单位决算 10年 永久 15 税收年报（决算） 10年 永久 16 国家金库年报（决算） 10年 17 基本建设拨、贷款年报（决算） 10年 110、18 财政总预算会计旬报 3年 所属单位报送保管的2年 19 财政总预算会计月、季度报表 5年 所属单位报送的保管2年 20 行政单位和事业单位会计月、季度报表 5年 所属单位报送的保管2年 21 税收会计报表（包括票证报表） 10年 电报保管1年，所属税务机关送的保管3年 四 其他类 22 会计移交清册 15年 23 会计档案保管清册 永久 24 会计档案销毁清册 永久 xx学院基本建设类档案管理办法第一章 总则第一条 为了做好基本建设类档案工作，充分发挥档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我院基本建设工作的具体情况，制定本办法。第二条 111、本办法适用于作为学院固定资产的所有基建工程的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案的整理及竣工的档案验收。第三条 本管理办法的编制依据：国家档案局、国家计委基本建设项目档案资料管理暂行规定，并参照哈尔滨商业大学规章制度汇编。第四条 本办法所称的建设项目档案是指各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）及维修改造的全过程中形成的应当归档保存的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理、调试、生产设备、竣工、试使用、竣工决算审计、固定资产移交、使用、维修、改造等各项活动形成的各种文字、图表、声像、数字等各种形式和载体的文件材料。第五条 112、为加强对基建过程文件材料的控制与管理，提高基建档案的完整率，档案工作与基建工作实施“三纳入”“四同步”的工作原则。（一）档案工作纳入到学院基建工程建设的规划、计划之中；纳入到基建工程管理的各项规章制度之中；纳入到从事基建工程管理与业务工作人员的岗位责任之中，作为考核其工作业绩的重要指标之一。(二)下达基建工程建设任务时，要布置档案工作任务；检查基建工程进度或质量时，要检查基建工程文件、记录等的形成、积累情况；验收基建项目前先进行基建档案的预验收，档案不合格不进行工程验收；总结基建工作的同时应由学院档案科出据基建档案齐全完整证明。第二章 职责分工基建档案工作是一项系统工程，需要各有关单位密切配合113、，共同完成。项目建设过程中标，基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。第六条 学院办公室学院办公室是上级文件收集、归档的主要部门，在基建档案工作中主要负责基建工程项目部分报批材料的收集、积累，并分发到学院基建处进行立卷、归档等工作。第七条 基建处基建处是学院基建工程项目的实施单位，是基建档案工作的主体，要明确一名领导分工负责基建档案工作，并设立兼职档案员一名。（一）把档案工作纳入基建工作的各项规章制度之中，纳入到有关人员的岗位责任之中作为考核其工作业绩的重要指标之一。（二）在与有关单位签定承包合同114、时明确提出档案工作的要求。（三）负责自项目准备阶段开始收集积累各级文件、记录等材料，并在项目通过竣工验收后将全部材料进行整理立卷后，向档案科移交归档。（四）在项目实施过程中，对各分包工程单位档案材料的形成、积累情况进行监督、检查，验收各分包工程档案材料并妥善保管。（五）复制基建工程使用、维修所必需的竣工图，移交有关维修单位。（六）接受档案科的监督指导。（七）按照归档范围向档案部门报送必要的档案材料。（八）于项目立项后4个月内填写建设项目立档登记表，报送档案科。第八条 总务处维修单位总务处维修单位是学院房屋维修、改造工程项目的实施单位，工作所形成的档案是基建档案的重要组成部分，是保证档案与实物一115、致性的关键材料，是今后学院房屋使用、维修的重要依据。总务处要明确一名领导分工负责维修项目的档案工作并设立兼职档案员一名。第九条 财务处负责项目财务档案的积累和立卷归档工作。第十条 资产处负责基本建设工程形成固定资产过程及固定资产移交、管理工作产生的文件记录等材料的收集、积累和立卷归档工作。 第十一条 审计处 负责基建工程项目过程审计、工程竣工结算审核和工程项目财务决算审计等各项审计工作过程形成的文件、记录等材料的收集、积累和立卷归档工作。第三章 基建档案的质量要求基建档案是由项目实施过程中直接形成各种文字和记录转化而来的，档案的质量直接取决于文件的质量，因此各有关单位在形成文件和记录时应按质量116、要求收集、整理。 第十二条 文件的总体质量要求 （一）字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完整。 （二）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 （三）凡为易褪色材料（如：复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。（四）复印、打印文件及照片的字迹线条和影像的清晰及牢固程度应符合标准质量的要求。（五）长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。第十三条 竣工图的编制要求（一）竣工图应完整、准确、清晰、规范。修改到位。真实反映项目竣工验收时的实际情况。（二）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加117、盖并签署竣工图章。（三）一般性图纸变更及符合杠改和划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。（四）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及变更面积超过35的，应重新绘制竣工图。重绘图按原编号，末尾加注“竣”字。或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。（五）同一建筑物重复的标准图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。（六） 建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。 （七）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况（八）所有竣工图应由编制单位逐张加盖，并签署竣工图章。（九）118、行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，竣工图标的内容格式由行业统一规定。（十）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况。发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。（十一）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录要相符合。（十二）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和记录。（十三）竣工图应使用新的干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。第四章 建设项目的整理组卷 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。按照责任分工、设计、施工、监理等文件由基建处兼职档案员将所有项目文件材料收119、齐后统一组卷。第十四条 组卷原则（一）项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、采暖、电梯、消防、环境等顺序组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料实验按单项工程、单位工程组卷。（二）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。第十五条 案卷与卷内文件的排列（一）管理性文件按时间排列。（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。（三）竣工图按专业排列。（四）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，草稿120、在后。第十六条 案卷编目（一）卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；单页面在右下角；双页面在左下角；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。（二）卷内目录的编制1、序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。2、文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。3、责任者：应填写文件形成部门或主要责任者。4、文件题名：应填写文件标准全称。5、日期：应填写文件形成日期。6、页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号。7、备注：（需要时填写）。（三）案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用卷内封面形式，主要内容如下：1、案卷题名：应简明、121、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项，设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。2、立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门。3、起止日期：应填写卷内文件形成的起止日期。4、保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。5、密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。（四）填写卷内备考表1、卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如：立卷人、检查人、立卷时间等。 2、卷内备考表排列在卷内文件之后。第十七条 案卷装订要求（一）基建档案文件材料采用单份文件装订形式，图纸不装122、订。（二）案卷文件采用不锈钢钉或其他非金属材料装订。（三）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方或上方中间加盖归档章，并逐项填写。第十八条 项目档案移交（一）项目档案验收合格后，在项目正式通过竣工验收后三个月内，将全套基建档案向档案科归档，档案科接收的工程档案必须是原件。（二）维修单位负责将维修工程的档案收集齐全，与工程完成后两个月内向档案科归档，由档案科补充到相应的建设项目档案中，确保建设项目档案与实物统一。（三）移交档案时需填写档案移交目录，一式两份，交接双方负责人签字，各自留存一份备查。第五章 基建档案工作岗位责任制第十九条 基建管理部门领导职责（一）会同档案部门编制基建档案工作的长123、远规划和年度计划，制订和健全有关的管理制度。（二）把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行。（三）定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。（四）项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求.（五）提出基建档案资料的案卷保管期限和密级。（六）参加基建档案资料的鉴定工作。第二十条 基建部门兼职档案人员职责 （一）负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。 （二）根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。 （三）归档案卷要组卷合理，编写页号准确，卷内目录、备考表、案卷目124、录填写清楚，案卷标题简明扼要。 （四）接受档案部门的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档。 （五）参加业务学习，提高工作水平。xx学院声像类档案管理办法第一章 总 则第一条 为了建立健全学院声像档案，进一步加强对声像类档案的管理，更好地发挥声像档案的作用，特制定本办法。 第二条 声像档案是指学院各部门或个人在学院各项活动中拍摄、录制的反映学院真实面貌的具有保存价值的照片、影片、录像带、录音带、磁盘、光盘等不同形式的历史记录。 第三条 声像档案具有真实、形象、生动、直观的特点，有像可看，有声可闻，有很强的表现力和感染力，可以再现历史过程，对研究学院的历史及发展具有重要意义。因此，健全声像125、档案工作，完整、准确、系统地做好声像材料的形成、积累、归档是全院各部门、各级领导和各类人员的职责。 第四条 声像档案是国家全部档案的重要组成部分，是学院的宝贵财富，任何单位和个人不得据为已有。第五条 学院声像档案由学院档案科实行集中统一管理。第二章 声像档案工作的基本原则第六条 全院性的重大活动和重大事件都应形成照片或录像片。照片主要由各职能分工，分别负责拍摄、积累、归档；录像片主要由学院网络与技术教育中心负责录制、积累、归档；各院、系、部、处、所、中心和教学、科研、党政管理等重大活动形成的照片、录像片等声像档案由各单位负责积累、归档；个人拍摄、录制的有关能反映学院历史面貌，具有参考价值的声像126、材料由个人整理、归档。学院鼓励单位或个人保存的反映学院原貌及发展的珍贵声像历史材料归档保存。第七条 组卷方法（一）各部门对已形成的声像档案材料（包括自行拍摄和请人拍摄的），应认真进行整理，凡有查证和使用价值的照片、录像片、录音带等要分别组卷，向学院档案科办理归档手续。（二）照片档案分别按第十条归档范围中的八类组卷，每卷中按时间先后顺序排列。科研照片按项目组卷、由课题组负责。录像带、录音带一盒一卷。第八条 归档、移交要求（一）移交归档的照片须有底片和说明词，影片须有剧本和说明词。（二）移交归档的声像材料必须图像清晰。（三）移交归档时应填写好移交清单（包括内容、名称、地点、时间、制作者单位、姓名）127、。第九条 归档时间（一）记录各种活动拍摄的照片，在拍摄后一个月内由本单位兼职档案员归档。（二）录制的影片、录像带、录音带等在拍摄后应进行整理、编辑，年底归档。第十条 归档范围（一）党政活动类1、记录中央、部委、省市党政领导来我院活动的场面（包括视察、座谈等）。2、建校以来的主要领导（包括正副院长、党委书记、院长助理、各院系部处单位领导等）在任职期间的工作照片。3、记录历届党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等重大会议的场面（包括开幕、闭幕、大会发言、代表座谈讨论等）。4、校庆、教师节、重大纪念日、庆祝日、先进事迹介绍和学院奖励大会场面，先进人物照片。5、记录省级代表团、兄弟院校代表团、慰问团128、来我院参观、慰问等活动场面，我院代表团到外单位参观、慰问等活动场面。6、记录民主党派组织的重大活动的场面。（二）教学类1、新生入学、开学典礼、领导讲话、师生代表发言等场面。2、教授专家或在学术上造诣较深的中、老年教师授课、教师进行教学研讨、教学经验交流等场面。3、学生听课、师生共同探索教学改革、参加各种学习竞赛活动等场面。4、本科生、研究生论文答辩场面。5、学生毕业典礼场面、历届毕业生合影。6、学院自制的用于教学的声像教材。（三）科研类1、由学院发起的省级学术交流活动，学院学术年会活动场面（包括大会开幕、闭幕、大会发言、院领导接见等）。 2、在科研项目、科研课题研究中所形成的能反映该项目主要研129、究过程、试验情况、鉴定会场面的声像材料及成果实物照片。（四）外事类1、院及院系领导出国访问、接待外宾记录。2、外国领导人及外籍著名人士、港澳台学者来我院参观、访问、交流、讲学等活动记录。3、各国代表团访问学院活动记录（包括座谈、联欢等）。4、学院派出的各种学术团、组织活动记录。5、外籍友人捐送礼品的场面。（五）保卫类火灾或其他自然灾害、重大事故所造成的破坏性现场照片。（六）文体卫生类1、历届运动会盛况、开幕、闭幕场面，领导讲话、运动员比赛场面，各运动项目之中运动员角逐等精彩场面的声像材料，破学院记录运动员照片，院运动队参加全国性或省级以上体育运动会全体队员代表合影及授奖场面等声像材料。2、校运130、动队训练、学生课余体育运动场面，军训、球类比赛等活动的典型情况场面。3、学生文艺汇演、职工文艺比赛、有代表性的文艺演出等活动记录。4、爱国卫生运动、防病治病、计划生育等工作的宣传、实施过程形成的声像材料。5、教工普查病理照片，学生因病退学病理照片等（由学院卫生院负责保管）。（七）产品类产品实物照片及生产过程、鉴定、使用情况中形成的声像材料。第三章 声像档案的管理与利用第十一条 对接收进档案部门的声像档案应进行整理、编目、建帐、编制检索工具。第十二条 归档的声像档案应用专用的防磁柜保管，排列有序，便于查找和利用。第十三条 学院人员凭工作证，在说明利用目的和范围后均可查阅和利用本单位的声像档案。第131、十四条 查阅、利用声像档案一般不得拿出档案科。凡需要扩印照片者，由档案科负责办理，并收取成本费；凡需要借录像片、影片者须经有关领导批准，用后及时归还。第十五条 作者有特殊声明的声像档案，档案科负责控制其使用范围，确保作者权益不受侵犯。第四章 声像档案工作人员岗位责任制第十六条 学院声像档案形成部门负责人职责（一）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，草拟本单位声像档案工作的规划和制度，并组织实施。（二）对学院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整，准确。（三）负责声像档案的鉴定工作，按规定销毁已无保存价值的档案材料。（四）严格执行保密制度132、，维护声像档案的完整和安全。（五）积极做好六防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。第十七条 声像档案形成部门兼职档案人员职责 （一）在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统、组卷是否符合要求。（二）将已收集的案卷，随每年档案立卷一起归档，并向档案部门办理移交。 xx学院声像档案管理细则第一章 总 则第一条 为更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在学院各项活动中的重要作用，现根据中华人民共和国档案法和国家教育部颁布的照片档案管理规范，结合我院的具体情况，特制定此细则。第二条 声像档案是133、指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、影片、录像带、录音带、磁盘、幻灯片、光盘等。它们以感光材料或磁性材料等为载体，以影像和声音为主要反映方式。声像档案具有声生动形象的特点，可为教育、科研和管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其他载体档案一样，也是人们社会实践活动的真实历史记录，是党和国家以及学院的宝贵财富。第二章 声像档案的形成与归档第三条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我院档案室馆藏，全院凡有形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立134、卷后，应及时或分阶段向档案部门移交。第四条 形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。照片和底片同时归档，并附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等主要素。影片、录像、录音等档案材料，应将原件归档，并附以文字说明。第五条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、性能低下的录音、录像带。归档的声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。第六条 学院档案部门有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的监督、检查和指导。第三章 声像档案归档范围第七条 名人类135、：包括学院历届校长、院长书记、著名教授以及国外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录象。收集和制作办法：（一） 标准照片一张（规格355厘米以内）。（二） 工作照片一至二张（根据各自工作的性质和特点，选择最具有代表性的35厘米的照片）。（三） 收集能反映其一生不同年代的具有代表性的照片，张数不限。如：从学生时代到从事教学、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其他重要会议。（四） 家庭生活照片。（五） 录音、录像均参考以上照片的收集范围。第八条 上级领导来我院视察、检查和指导工作期间召开的会议，只需收集会标并含主席台的照片（或场面），领导同志讲话的照片（如果到会的有若干位中央、省、136、市领导，应每人拍摄一张），台下场面拍摄一张（应能反映会场气氛）。第九条 学院召开的各类代表大会及重要会议。如：党代会、教代会、职代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动，以及传达全国性重要会议的照片、录象、录音。（照片只需拍摄会标与主席台一张，院领导讲话一张，代表们讲话一张，先进集体和个人照片一张等。）第十条 由学院主办、承办的各种重要的教学、科研会议以及各项活动，学院主持召开的全国性、省级的各种学术会议的照片、录像、录音。）第十一条 各种外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教137、授、名誉顾问称号，以及参观、座谈、讲学、演出、联欢等各种活动。（对国际知名的有影响的学术权威，荣或大奖的外国学者以及领导人等拍摄的照片、录像、录音，原则上数量不限。而对其事件，收集和制作的数量，应控制在十张以内。）第十二条 具有一定影响的大学生论文答辩会，学生的社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼，毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音。（论文答辩会应拍摄论文答辩者以及答辩委员会成员照片、录像和录音。照片控制在三至四张。其他活动应根据不同情况收集和制作一些主要场面，照片在五张以内。）第十三条 民主党派和校友会重要活动的照片、录像和录音。（收集和制作会标与主席台，领138、导人讲话，代表们发言，校友会成员的合影。照片应控制在五张以内。）第十四条 学院各种展览、陈列的照片、录像。（每一快板面拍摄一张照片。）第十五条 反映学院不同历史时间变化发展的基建的照片和录像。（每一个主楼、校园内主要景色、应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。）第十六条 反映学院过去不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片、录像、录音。主要指收集过去的照片、录像、录音，数量不限，但必须能反映主要内容。第四章 声像档案的收集办法及归档时间 第十七条 根据学院声像档案形成的具体情况和工作性质，采取归139、口收集整理的办法，具体分工如下： （一） 宣传部、网络中心是学院产生照片档案数量最大的单位，涉及面广，收集和制作照片的种类很多，成为照片档案的主要来源。在收集和制作中应与档案部门协调起来，统一装具和组卷办法，收集和制作照片、底片、录音、录像的同时，要附上文字说明。文字说明包括：时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。（二） 国际教育交流合作中心是学院产生外事活动声像档案的主要部门，应按照声像档案归档范围的第五条来收集和制作，统一装具和组卷办法；在收集整理照片、底片、录音、录像时，必须附上文字说明。文字说明的内容包括：时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。（三）网络中心是学院产生录像档案的主要部门140、，由于这部分档案的特殊性，该部门应在每年十二月份向档案部门送交一份录像档案目录，以供档案科了解馆藏，便于提供利用。（四）学生工作部、团委、学生科、就业指导中心、学生会是学院学生活动、共青团活动照片档案的来源。上述部门应与档案部门协调一致，统一装具和组卷办法。收集的照片及底片附上文字说明。文字说明的内容包括：时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。（五）其他各系、各部门都应根据声像档案的归档范围、收集和制作与本系、本部门有关的照片、录像、录音等，也要统一装具，并附上文字说明。各系、各部门召开会议的照片、录像、录音由各单位的兼职档案员保存，整理后向档案科移交。第十八条 归档时间为次年三月向档案科移交141、。xx学院照片档案整理规则一、术语和定义1、照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。二、照片档案的种类 按照摄影的目的与表现方式，照片档案基本上可以分为记录照片档案和艺术照片档案两大类。三、照片档案的特点 1、形式规格、多式多样。 2、时间感、空间感强烈。 3、形意结合、形象逼真。四、照片档案的作用 1、为新闻报道服务。 2、为园林、建筑、考古、戏剧、电影研究提供可贵的参考资料。五、照片档案的收集 142、1、收集范围（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 （2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 （3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 （4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 （5） 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 （6） 其他具有保存价值的照片。 2、收集要求（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。 （2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 （3）对反映同143、一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 （4）底片、照片、说明应齐全。 （5）底片与照片影像应一致。 （6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。 （7）照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。 3、收集时间 （1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。 （2）依照中华人民共和国档案法实施办法的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 （3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和144、社会具有保存价值的照片。六、照片档案的整理1、整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。2、照片、底片的鉴定（1）保管期限保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照国家档案局关于机关档案保管期限的视定执行。（2） 密级密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国保守国家秘密法实施办法、GBT 7156及有关规定执行。3、底片的整理（1） 底片的分类： 在一个全宗内按保管期限分类。 （2） 底片的编号底片号是固定145、和反映底片在全内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：全宗号保管期限代代码张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2，3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。（3） 底片号的登录宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。（4）底片袋的标注底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的146、左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。 （5）底片的入册 底片册一般由297mm210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。 应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。 芯页的插袋上应标明相同的底片号。（6）大幅底片的放置对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。（7）册内备考表册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。本册情况说明：填写册内底片缺损，补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名147、标注时间。（8）底片册的封面底片册的封面应印制“底片册字样。（9）底片册的册脊底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限；起止张号、册号。（10）底片册的排列底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。4、照片的整理（1）照片的分类全宗内按保管期限年度问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限问题年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。（2）照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。（3）照片的编号照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗148、号、保管期限代码，册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：格式一：全宗号保管期限代码册号张号格式二：全宗号保管期限代码张号若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片编号相同)。选用合编号法宜以照片、底片齐全为基础。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。（4）照片的入149、册1、 照片册一般由297mm210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。 大幅照片的放置对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。2、单张照片说明的填写 说明应用横写格式，分段书写。其格式如下：格式（一）的填写方法如下题 名：中央政治局委员某某视察本单位现代化研究室 照片号：30Y19 底片号：30Y234 参见号：文书档案3015150、631 时 间：20090908 摄影者：张三 文字说明：2009年4月8日，中央政治局委员某某（左3）在省委副书记某某（左2）的陪同下，对本单位现代化研究室进行了视察。 格式（二）填写方法： 题名：中共中央政治局委员某某视察本单位现代化研究室 照片号： 30Y154 底片号： 30Y154 参见号： 文书档案3015631 时间： 20090908 摄影者：张三 文字说明： 2009年4月8日，中央政治局委员某某（左3）在省委副书记某某（左2）的陪同下，对本单位现代化研究室进行了视察。 说明的内容 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 . 若采用照151、片、底片合一编号法，可不填写底片号。参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下： (相关档案种类)档号注：括号内为选择著录内容示例1：文书档案0113218 示例2：科技档案GJ21照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。照片的拍摄时间用 8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。示例：1953年3月2日写作19530302。 摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦152、可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。 密级应按GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。3、说明的位置单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。 大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。 组合照片说明的填写 一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。 组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在153、组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“”、“”、“”同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“ ”。组联符号不宜越册。 整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。示例：相关照片 长期4上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。 组合照片总说明的示例： 题名：中共湖北省委副书记某某视察本单位现代化研究室 照154、片号：30Y11015,共5张 底片号：30Y235240，共5张 参见号：文书档案302005办公室Y1 时间：20050909 摄影者：张三 文字说明：2005年9月9日，中共湖北省委副书记某某在中共襄樊市委书记某某的陪同下，对本单位现代化研究室进行了视察。 （5）册内备考表按底片册（6）照片册的封面照片册的封面应印制“照片册”字样。（7） 照片册的册脊照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。照片册册脊的格式：照片号为格式一的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（一）；照片号为格式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（二）。（8）照片册的排列照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺155、序排列，上架保存。5、照片档案目录的编制 （1） 目录的编制1 、目录种类照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。2、 基本目录照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照照片号排序。照片档案基本目录参考示例参见附录D。3、 册内目录册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内照片目录参考示例参见附录E。七、 照片档案的保管1、包装物与装具（1）底片袋底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材156、料制作，其PH值应在7.29.5之间，纤维素含量应高于87。底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。（2）底片册、照片册底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。（3） 贮存柜架底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。2、温157、度、湿度要求（1）推荐的存贮最高温度和相对湿度见表1。（2）底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于2，相对湿度变化不应大于5。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于5，相对湿度变化不应大于10。（3）所推荐的湿度、湿度条件，应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。（4）底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房门的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。表1 推荐的存贮最高温度和相对湿度类型 中期贮存 长期贮存最高温度 相对湿度 最高温度 相对湿度21 2030黑白底片 25 2050 15 204010 20502 158、2030彩色底片 25 2050 3 204010 2050黑白照片 25 2050 18 3050彩色照片 25 2050 2 3040注1：中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、温度条件下至少能保存100年。注2：推荐值内较低温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。（3）空气调节和净化要求1、空气调节要求 为保证存库的温、湿度条件，应配备独立的空气调节系统。 贮存库的气压应保持正压状态，以防止外界空气渗入。 去湿应选用恒湿控制的自动制冷型除湿机，加湿应选用可控式加湿机，不应使用水盆或饱和化学溶液，以免导致湿度过高。2、空气159、净化要求进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤，以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。过滤器宜采用干介质型，应不可燃，其捕捉率不应低于85。 应使用洗涤或吸收等空气净化装置,去除空气中的二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸性雾气、氨和氧化氮等气体杂质。 油漆的挥发气体是一种氧化污染源，应控制使用。若贮存环境新刷油漆，应在三个月后投入使用。对其他存有污染源的新贮存环境，亦应搁置一段时期后再投入使用。 硝酸片基胶片会释放出有害气体，因此，不应与其他胶片同处存放，也不应与其他胶片使用同一通风系统。（4）库房有关要求库房条件和防火、防火、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防160、震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。（5）保管要求和措施 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。 照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。 接触底片的人员应戴洁净的棉薄手套，轻拿底片的边缘。 底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。 珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变161、脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题应查明原因，及时采取补救措施。xx学院电子文件归档范围规定1、学院下发的文件；2、学院各部门下发的重要文件；3、学院大事记；4、学院签发的重要协议、合同；5、学院各种统计报表的数据库及相关软件、说明书；6、学院各种活动中形成的声像档案的电子文件；7、学院招生、毕业生名单形成的数据库文件；8、上级下发的电子公文。xx学院电子档案管理制度1、做好归档电子档案的检查工作，包括载体有无划痕、是否清洁，有无病毒等；2、归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；载体应直立存放，做到防尘、防变形；3、电子档案拷贝至耐162、久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存；4、环境温度选定范围：1424；相对湿度选定范围：45%60%；5、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离；6、每2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施；7、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。8、磁性载体上的电子档案每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年；9、定期检验结果应填入电子档案管理登记表；10、电子档案的封存载体不得外借；11、利用时使用拷贝件；12、利用时要遵守保密规定；13、利用者对电子档163、案的使用应在权限规定范围之内；14、具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施；15、电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行；16、电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。17、非保密电子档案可进行逻辑删除；属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。xx学院关于档案归档范围的有关规定第一条 归档范围确定的原则（一）归档的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。对学院建设和历史研究具有利用价值的文件材料。（二）归档的文件材料必须反映学院各部门职能活动的全过程和基164、本历史面貌，保证完整、准确、系统。（三）归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。第二条 归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、实物十二个类文件材料，具体范围见xx学院档案归档范围及保管期限表。（二）归档的重点以学院形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导文件为主。（三）各部门工作活动中形成的在维护国家、学院和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 （四）各部门需要贯彻执行165、的上级机关、同级机关的文件材料；（五）其他对各部门工作具有查考价值的文件材料。第三条 xx学院各部门不归档文件材料的范围（一）干部任免、奖惩非学院人员的文件材料（二）上级机关的文件材料中，普发性的供参阅不办的文件材料，供工作参考的抄件等（三）上级机关征求意见未定稿的文件（四）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（五）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（六）征订通知（七）启用印章通知（八）重份文件（九）无查考利用价值的事物性、临时性文件（十）未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿、各次核对稿（十一166、）从正式文件，电报上摘录的工作参考非证明材料（十二）无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的不需办理的人民来信、电话记录（十三）学院负责人兼任外单位职务形成的与学院无关的文件材料（十四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，有关工作参考的文件材料（十五）未定稿的文件、未生效的合同协议书及未定型的草图、蓝图（十六）仪器设备广告、宣传材料（十七）音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料（十八）学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；（十九）未生效的合同、协议、单据。（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存）。 第四条 常多归档的文件材料167、：学院党政部门的非法规性的一般文件材料，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本部门一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些文件材料不应归档。第五条 常漏掉的文件材料：（一）学院内部各部门的专门文件材料，如统计部门的普查材料、科研部门的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，各部门的救灾文件材料，编辑部门的书稿材料，职称评聘的文件材料等专门（业务）文件材料等。（二）白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。（三）会议文件材料，如本部门召开的专门会议，到外单位参加168、的有关本部门主管业务的会议文件材料。xx学院档案归档范围及保管期限表（继续教育学院）归 档 范 围保管期限备注序号内 容1学院成人教育工作计划、总结 永久2学院成人教育工作的统计材料永久3学院召开的有关成人教育工作会议的纪要、决议永久4学院成人教育的录取名单永久5学院审核发放毕业证书、学位证书名单永久6学院成人教育的毕业生合影照片（存声像类）永久7学院有关专业设置、专业调整的请示、报告、批复、总结永久8学院成教教学规划、实施计划、会议记录、纪要、调研报告永久9学院成人教育工作中的奖励材料与上级批复省级以上（含省级）永久省级以下长期10学院有关成人教育工作的请示及上级批复、规定及其他有保存价值的169、文件材料重要的永久 一般的长期11上级有关成人教育工作的文件材料针对学院的、重要的永久需要长期参照执行的长期12学院成人教育的工作条例、规章制度 长期 13学院成人教育的教学计划、方案、大纲长期14学院成教联合办学、非学历教育的培训班、进修班等材料长期 15学院成人教育学士学位材料长期16学院成人教育学生学籍表、成绩单长期17学院成人教育学院与校外单位签订的合作办学协议书、合同等长期xx学院档案归档范围及保管期限表（声像类SX）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容党 政类DQ/XZ-1党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料永久DQ/XZ-2省部级领导以及系统厅、局领导170、来校视察、参观、访问、工作检查等声像材料永久DQ/XZ-3上级及同级业务主管部门来校检查、指导工作等声像材料永久DQ/XZ-4反映学院院级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要的声像材料永久DQ/XZ-5学院召开的重要会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰会及其他党政重要会议）形成的重要声像材料永久DQ/XZ-6校庆和其他重要纪念活动中形成的重要声像材料永久DQ/XZ-7学院新闻类重要声像材料永久DQ/XZ-8其他反映学院党政重要活动的声像材料等永久DQ/XZ-9上级机关召开的会议（在本地召开，由学院协办的）永久教学类JX-1学院的开学式、毕业典礼方面的声像材料永久JX171、-2学院学生军训、会操表演、运动会等方面的声像材料永久JX-3反映著名专家、教授、优秀教师、教学活动的声像材料（如：外聘教授讲座等）永久JX-4学院有关重点学科与重点实验室建设的声像材料永久JX-5学院编制的声像教学材料永久JX-6学院接受的各种评估、检查、验收工作方面的声像材料永久JX-7学院关于教案检查的声像材料永久JX-8学院优质课大赛声像材料永久JX-9学院大型考试声像材料永久JX-10其他反映学院教学重要活动的声像材料永久JX-11学院历届毕业生照片永久JX-12学院学生每年“三好”表彰的照片长期JX-13学院学生奖学金获得者照片长期JX-14学院优秀毕业生照片长期JX-15学院学生172、参加各种体育、艺术比赛的照片短期 xx学院档案归档范围及保管期限表（声像类SX）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容外事类WS-1外国知名人士来校参观访问的声像材料永久WS-2外国留学生、外籍专家、教授在学院学习、工作、生活等情况的声像材料永久WS-3学院参加国际比赛、竞赛的声像材料永久WS-4学院主持召开的国际性学术会议的声像材料永久WS-5学院领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料永久WS-6其他反映学院外事重要活动的声像材料永久WS-7外国留学生毕业照片永久WS-8学院与俄罗斯联合培养研究生的声像材料、毕业照片等永久科研类KY-1学院职工荣获国家、部、省、市级奖励173、科研项目的声像材料永久KY-2学院职工参加的重要学术活动、科研成果颁奖仪式的声像材料永久KY-3学院获奖科研成果样品的声像材料永久KY-4其他反映学院科研重要活动的声像材料永久基建类JJ-1反映学院校景的声像材料永久JJ-2学院拆迁前旧建筑物的声像材料永久JJ-3学院重大基建项目竣工典礼的声像材料永久JJ-4其他反映学院基建活动的声像材料永久人物类RW-1学院历任党委书记、校长的重要声像材料永久RW-2学院著名专家、教授的重要声像材料永久RW-3学院全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料永久RW-4学院著名校友的重要声像材料永久RW-5学院当选中国共产党全国（省、市）代表大会代表的声174、像材料永久RW-6学院当选全国人大、政协、妇代会、团代会、表代会代表的声像材料永久xx学院档案归档范围及保管期限表（教学类JX）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容教学综合JX11-1学院教务处教学工作计划、总结永久教务综合科JX11-2学院教学工作大事记永久教务综合科JX11-3学院各类教学工作统计报表永久教务综合科JX11-4学院教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久教务综合科JX11-5学院教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久教务综合科JX11-6学院各级优秀教学质量评奖材料永久质量管理科JX11-7学院各类教学工作统175、计表永久教务综合科JX11-8学院教师进修个人业务提高计划、实施情况总结、研究生统计表 永久质量管理科JX11-9学院本专科联合办学材料长期教务综合科JX11-10学院各系（中心）总结、计划、大事记长期教务综合科JX11-11学院教师业务考核材料长期JX11-12学院教研室、研究室正副主任名册长期教务综合科JX11-13上级下达的各级教学工作的有关材料重要的文件长期教务综合科普发的文件短期教务综合科学科与实验室建设JX12-1学院重点学科、专业、实验室建设材料永久设备管理科JX12-2学院学科、专业、实验室建设统计报表永久设备管理科JX12-3学院上级有关学科及实验室建设的文件材料长期设备管理176、科JX12-4学院学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期设备管理科招生毕业生JX13-1学院招生计划、总结、简章、规定、生源计划永久招生办JX13-2学院新生录取名单永久招生办JX13-3学院毕业生名册永久招生办JX13-4学院招生统计年报表永久学生科JX13-5学院毕业生个人档案长期学生科JX13-6学院毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久就业指导科JX13-7学院大学生就业工作规章制度长期就业指导科JX13-8学院毕业生工作计划、决定、报告、总结、统计、简报长期就业指导科JX13-9学院就业报到证存根领取签收册长期就业指导科JX13-10学院招生宣传、招生工作总结短期招生办JX13177、-11上级下发的招生工作文件材料短期招生办JX13-12学院毕业生离校汇签单长期学生管理科 xx学院档案归档范围及保管期限表（教学类JX）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容学籍管理工作JX14-1学院新生入学登记表永久学生科JX14-2学院学生成绩档案表永久学生科JX14-3学院学籍簿（卡片）、登记表永久学生科JX14-4学院在校学生名册永久学生科JX14-5学院学生工作计划、报告、决定、总结、重要统计永久学生科JX14-6学院优秀毕业生、先进班级评选材料省级以上是永久学生科JX14-7其它是长期学生科JX14-8学院学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）省级以上是永久学生科JX178、14-9其它是长期学生科JX14-10学院学生工作规章制度长期学生科JX14-11学院学生管理规定长期学生科JX14-12学院奖学金、助学金评定办法及名单备案表、申请表长期学生科JX14-13学院关于特困大学生勤工俭学困难补助请示与批复长期学生科JX14-14上级关于学生工作的文件长期学生科JX14-15学院学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期学生科JX14-16学院学生处分材料（违纪学生的处分决定、调查报告、证言材料、通告等）长期学生科课 堂 教 学与教学实践JX15-1学院各专业教学计划、教学大纲永久教务综合科JX15-2学院各系、科教学工作的计划总结长期教务综合科J179、X15-3学院校历表、课程表 教学日历及要点长期教务综合科JX15-4学院教师工作量统计表长期教务综合科JX15-5学院教学实习工作计划总结及有关材料长期教务综合科JX15-6学院典型教案、公开教学、重要备课记录长期教务综合科JX15-7学院社会调查、社会实践计划、总结及有关材料长期教务综合科JX15-8学院各系、科专业课程试题库长期考务学位科JX15-9学院课程建设要求及安排长期质量管理科xx学院档案归档范围及保管期限表（教学类JX）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容学位工作JX16-1上级有关学位工作文件材料长期考务学位科JX16-2学院学位评定条例、办法及计划、总结长期考务学位180、科JX16-3学院学位委员会会议记录、决定长期考务学位科JX16-4学院本科生优秀学士学位论文长期考务学位科评估工作JX17-1学院教学检查、评估材料永久教务综合科JX17-2学院实验室论证、评估、申报、审批材料永久设备管理科JX17-3学院学士学位授予权评估材料永久教务处教材工作JX18-1学院自编、主编教材永久教材科JX18-2学院各系、各专业使用教材目录长期教材科JX18-3学院自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期教材科JX18-4学院其他有保存价值的自编参考资料（包括声像材料）短期教材科xx学院档案归档范围及保管期限表（广播电视大学）归 档 范 围保管期限备注序号内 容1学院远181、程教育事业发展规划、工作计划、总结永久2学院有关远程教育专业设置、专业调整的请示、报告及批复永久3学院学生学籍表（卡）及成绩表永久4学院毕业生合影照片（存入声像档案教学类）永久5学院审核发放毕业证书、学位证书名册永久6学院以远程教育学院文号编制的文件永久或30年7学院其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料永久或30年8学院制定的有关学籍管理的规定、办法等30年9学院教师工作量30年10学院学生奖惩材料30年11学院各专业教学计划、方案、大纲30年12学院与外单位签订的重要协议书、合同书永久或30年13学院学生学士学位材料30年14学院课程表30年15开学式有关材料（包括声像材料）30年16上182、级有关远程教育的文件30年xx学院档案归档范围及保管期限表（出版类CB）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容综合管理CB11-1学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久宣传部编辑部CB11-2学院编辑出版工作规章制度、统计报表永久宣传部编辑部CB11-3学院其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物长期宣传部编辑部CB11-4上级有关编辑出版工作的文件长期宣传部CB11-5学院编辑出版部门管理形成的文件材料短期CB11-6上级召开的编辑出版工作会议文件短期出版物项目CB12-1学院出版通知单、书刊、音像出版样品永久CB12-2学院编辑出版合同、协议书长期宣传部编辑部183、CB12-3学院出版请示和批复长期CB12-4学院原稿（含照猫画虎片、手迹原件）或复制件（退还作者后应用原稿签收单）长期宣传部编辑部CB12-5学院各级审稿单或历次审稿意见与作者的来信件长期CB12-6学院获奖或受查处情况的文件材料长期CB12-7有参考价值的读者来信、重要评论短期宣传部编辑部CB12-8学院再版修改意见短期CB12-9学院出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单短期宣传部编辑部CB12-10学院封面设计图样短期宣传部编辑部xx学院档案归档范围及保管期限表（财会类CK）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容综合管理CK11-1学院关于财务工作、计划、总结、请示及上184、级批复等重要的永久没批复的请示为短期一般的长期CK11-2学院关于各种资金方面的请示、批复及其他具有保存价值的文件材料、经费分配方案重要的永久没批复的请示为短期CK11-3一般的长期CK11-4上级及同级业务主管单位关于财务、会计工作的相关文件、材料等针对学院的永久CK11-5普发的短期CK11-6学院财会档案移交保管清册永久CK11-7学院会计移交清册长期CK11-8学院财务档案销毁清册长期CK11-9学院财务管理方面的规定、规章制度、基金管理工作文件等短期会计报表CK12-1学院财务年度决算报表（含说明文字）、基建综合决算表永久CK12-2学院年度预算会计报表永久CK12-3学院年度以上规185、划表、分配计划、测算表长期CK12-4学院年度以上各种统计报表（含工资报表）长期CK12-5学院季度以下各种计划、统计报表短期会计账簿CK13-1学院涉及外事会计账簿永久CK13-2学院总账长期25年CK13-3学院预算内账簿（含明细账、分户或登记账）短期15年CK13-4学院预算外账簿（含明细账、分户或登记账）短期15年CK13-5学院专项基金账簿短期15年CK13-6学院日记账 短期15年其中：现金、银行存款日记账长期25年CK13-7学院固定资产明细账（含固定资产清单）短期固定资产报废清理后保管五年xx学院档案归档范围及保管期限表（财会类CK）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容186、会计凭证CK14-1学院涉及外事的会计凭证永久CK14-2学院涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期25年CK14-3学院预算内各种原始凭证、记账凭证短期15年CK14-4学院预算外各种原始凭证、记账单短期15年CK14-5学院基金各种原始凭证、记账凭证短期15年CK14-6学院银行存款余额调节表短期15年CK14-7学院会计拨款凭证及其他会计凭证短期15年CK14-8学院银行对外账单短期15年工资清册CK15-1学院工资发放名册永久CK15-2学院工资转移、证明、通知存根长期CK15-3学院各种资金、奖学金、贷学金、助学金名册等短期国有资产管理1学院国有资产管理的各种统计报表永久2学院国有资产187、管理制度、规定永久3学院或本部门代表学院与校内外单位、个人签订的购房合同、集资建房合同及发放产权证存根永久4学院有关国有资产回收、报废情况的统计永久5学院国有资产管理工作计划、总结、情况汇报长期6本部门呈报学院的请示、报告及学院批复长期7学院有关国有资产维修、维护的论证、学院批复、实施方案、验收报告等材料长期8学院房屋管理调配使用、转移等的规定、总结长期9学院国有资产普查清册等材料长期10上级或同级主管部门有关国有资产管理的文件针对学院的永久普发的短期xx学院档案归档范围及保管期限表类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容党务综合1学院党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结188、）永久2学院党委会议、党委扩大会议、总支书记会、纪要、决议及会议讨论的文件永久3学院党委大事记永久4学院以党委名义召开的会议材料永久5学院党委向上级机关呈报的报告、汇报、情况反映、统计等永久6学院党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久7学院党委工作简报、情况反映、工作信息等永久8学院党群系统启用印章的文件和印模永久9学院党群系统重要统计材料、统计报表等永久10学院代同级机关起草并被采用的文件底稿及正式发文永久11上级机关关于党务工作中表彰、奖励先进集体和个人的通知（有学院职工的）永久12学院职工获省级以上先进集体和个人的事迹材料永久13学院党委领导在校内的重要讲话和参加上级召开的会议189、上讲话发言稿、经验介绍材料等永久14学院党务系列各部、委、办、党总支上报院党委的请示与院党委的批复永久15学院党委或上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久16党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等永久17学院党委上报的请示与上级机关的批复重要的永久一般的、重要的但没批复30年18上级党组织有关党的建设的文件材料针对学院的永久普发的10年19学院党委其他有保存价值的文件材料重要的永久一般的30年20上级机关召开的会议印发学院的文件永久21非专指学院主要文件30年22一般性简报、发言、 材料10年（党群类DQ）xx学院档案归档范围及保管190、期限表（党群类DQ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容党务综合23学院党代会文件材料大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复、提案及办理情况；会议简报、会议情况等永久新成立或更名后召开的第一次会议的所有材料均存永久24反映记录、小组会议记录等30年25参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样10年26同级机关或负责人对学院有关工作的决定、通知、批复、通报、指示等永久27学院党委工作规章制度汇编永久28学院党委与有关机关联系、协商工作191、的来往文件永久29学院党委收、发文登记簿永久30学院各党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告30年31学院党总支、直属支部党建工作及有关材料30年32学院党总支、直属支部人员奖励及有关材料永久33学院党委保密、秘书工作的有关文件30年34学院党总支、直属支部工作规章制度30年35学院党委组织的捐款、捐物的名单、收据等30年36学院各党总支、直属支部工作中形成的其他方面的材料30年37学院各党总支、直属支部工作经验介绍、调查材料、30年38学院各党总支、直属支部工作会议记录和统计表30年39学院重要的群众来信、来访及处理材料（有领导指示和处理结果的）30年40学院党委各部、办、各系（中心）总支192、上报院党委的工作计划、总结、报告30年41学院党委各部、办、各系（中心）总支、直属支部的工作计划、总结、报告、请示及批复、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表（党委保留原件和底稿、上报单位留复制件）30年42上级机关普发的文件重要的30年一般的10年43同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的条例、规定、通知等30年xx学院档案归档范围及保管期限表类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容纪检监察审计工作1学院纪检、监察、审计工作计划、总结、报告永久2学院纪检、监察、审计会议记录、纪要永久3学院纪检、监察、审计情况通报永久4学院纪委发文永久5学院党员违纪案件材料、纪委、监察193、立案调查、处理的材料永久或30年6学院纪检、监察、审计工作的各种统计报表永久7学院纪检、监察、审计工作规章制度汇编永久8上级及学院关于在纪检、监察、审计工作方面的表彰、奖励等的通知永久9学院纪检委关于党员、干部廉洁自律、廉政建设方面的材料30年10学院群众来信来访及处理意见（有领导指示或处理结果的）30年11上级主管部门关于纪检、监察、审计工作、反腐倡廉、党风党纪的通知、规定、决定等如有针对学院具体工作或事件的永久一般的30年普发的10年组织工作1学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料等永久2学院党员名册永久3学院关于拔尖人才的审批表、事迹材料永久4学院关于聘任制的通知、方案、方法、请示194、及批复等永久5学院组织部门主持召开的重要会议文件材料的领导讲话、决定等永久6学院组织部门年度工作中重要的会议记录、纪要等永久7学院出席市级以上党代会代表名单、登记表永久8学院院级干部考核材料永久9学院党委成员民主生活会、党员党日活动等相关材料永久10上级关于针对学院的组织工作的指示、决定、通知、简报永久11学院党委、总支、直属支部委员名册永久12学院副处级以上干部名册、发展新党员、预备党员转正名册永久（党群类DQ）xx学院档案归档范围及保管期限表（党群类DQ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容组织工作13学院以组织部文号编制的或其他有保存价值的文件材料永久14上级关于组织工作的指示、195、决定、规定、通知、简报等针对学院的永久普发的10年15学院科级以上干部任免、调动的请示、上级批复、决定、通知等（包括上级批准的、要附任免呈报表）永久16学院关于离退休、享受待遇等的报告、请示、决定、上级批复、通知等永久17学院组织机构设置、变动的请示、报告、决定，上级批复、通知永久18学院先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料永久19学院各基层党组织改选报告、审批材料永久20学院组织工作规章制度、管理办法汇编永久21学院关于落实政策的有关材料永久22学院党员组织关系转入介绍信、转出介绍信存根永久23学院选派优秀毕业生到基层锻炼、调整后备干部的材料永久24学院党费收缴、196、使用情况的报告及统计表永久25学院干部考核、处分、党员干部教育、干部任用、培训、队伍建设、离休干部材料永久26学院关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料永久27学院党校教学计划、党校学员名册、成绩、培训总结、领导讲话等材料、30年28学院民主评议党员材料10年xx学院档案归档范围及保管期限表（党群类DQ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容宣传教育工作1学院宣传工作计划、总结、报告、通知和决定永久2学院研究精神文明建设工作的会议记录永久3学院各处、系、部、办精神文明建设工作的实施细则永久4反映学院重大活动的剪报、图片、图表等永久5学院宣传部门主持召开的重要会议文件材197、料的领导讲话、决定等永久6学院宣传部门年度工作中重要的会议记录、纪要永久7上级关于针对学院的宣传工作的文件永久8学院宣传部呈报上级的请示及批复、汇报、总结、事迹材料永久9宣传学院的新闻发布会中形成的重要材料永久10学院关于高级、副高级政工师职务评审的请示与批复永久11学院关于校史展方面的材料永久12学院关于表彰、奖励先进集体和个人的决定永久13学院宣传工作重要统计、大事记永久14国家媒体对学院的宣传报道，包括报纸、刊物、电视、广播宣传中形成的记载材料永久15学院精神文明建设工作的计划、方案、请示、批复、通知、规定、精神文明单位审批表等永久16上级主管部门关于宣传、教育方面的文件材料针对学院的永198、久普发的10年17学院关于警民共建、共育的相关材料永久18学院关于政工师、助理政工师职务评审的请示与批复永久19学院关于中心组学习制度、学习情况记录、调查表等30年20学院关于教职工政治思想工作动态及调查材料30年21学院关于理论学习的决定、通知、计划、总结30年22学院宣传工作管理规章制度、管理办法汇编永久23学院宣传部有关普法工作、评优等活动中形成的材料30年xx学院档案归档范围及保管期限表（党群类DQ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容统战工作1学院统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久2学院统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久3相关部门关于各民主党派任免干部的通知（有学199、院职工的）永久4学院职工当选各民主党派组织负责人、成员名册及有关材料永久5学院统战部门主持召开的重要会议文件材料、领导讲话永久6学院统战工作重要会议记录永久7学院当选的各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料、报表等永久8统战部起草的或其他有保存价值的文件材料重要的永久一般的30年9上级机关或同级单位发的关于统战工作的文件材料针对学院的永久普发的10年10学院统战工作的规章制度、管理办法汇编永久11学院关于台、港、澳和侨务工作材料永久12学院统战部门呈报上级统战部门的文件材料永久13学院统战工作评优、奖惩等材料永久14学院统战工作简报永久xx学院档案归档范围及保管期限表（党群类DQ）类目名称200、归 档 范 围保管期限备注序号内 容工会工作1学院工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知永久2学院工会及各分工会干部名册、统计报表永久3学院表彰工会先进集体、个人的材料、名单（含三育人）永久4学院工会主持召开的重要会议文件材料、领导讲话永久5学院工会呈报上级工会的请示及批复、汇报、总结、事迹材料等永久6学院召开的妇女代表大会的通知、议程、贺词、领导讲话、大会主席团、秘书长和代表名单等（其它为长期）永久7学院召开教职工代表大会的请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告及上级批复永久8学院召开教职工代表大会的重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要201、的贺电、贺信、提案及办理结果永久9学院召开教职工代表大会的筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证30年10学院工会工作规章制度、管理办法汇编永久11学院妇女工作材料 30年12学院处分会员的有关材料30年13学院工会与有关单位签订的合同、协议、聘书等永久或30年14学院工会委员会会议记录、纪要、会员名册永久15学院工会发文及其他有保存价值的文件材料重要的永久一般的30年16上级或同级主管单位关于工会工作的文件针对学院的永久普发的10年17学院工会各种活动的文件材料30年18学院分工会调整方面的材料永久19学院民主管理工作方面的材料永久xx学院档案归档范围及保管期限表（党群类DQ）类目名称202、归 档 范 围保管期限备注序号内 容共青团工作1学院团委工作计划、报告、总结、决定、重要统计永久2学院团组织、团专职干部统计年报永久3学院团委编制的刊物、简报、信息永久4学院团委呈报上级共青团组织的请示及批复、汇报、总结、事迹材料永久5学院团委发文及其他有保存价值的文件材料重要的永久一般的30年6上级或同级主管单位关于共青团工作方面的文件针对学院的永久普发的10年7学院表彰和奖励先进团总支、团支部、优秀团员、优秀学生干部、团干部登记表等永久8学院召开团代会、学代会的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的决议和上级批复、纪要、简报、提案永久9大会议程、203、重要贺信、贺电30年10筹备工作计划、总结、会议工作组材料10年11学院团员名册、团干部、学生会干部名单永久12学院批准入团、离团材料及名单永久13学院团委规章制度、岗位责任制、管理办法汇编永久14学院团委会议记录、学生会会议记录30年15学院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料。30年16学院研究生会的有关材料30年17学院学生会文件、材料30年18学院团委牵头进行的重大活动的有关材料永久19学院社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料永久或30年20学院各团总支、团支部的有关材料30年21学院团委工作典型调查材料、处分团员的材料及复查材料30年22学院大学生自愿者、社会实践活动等材料30年x204、x学院档案归档范围及保管期限表（党群类DQ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容学 生 思 想 政 治 工作1学院学工部年度工作计划、总结、报告永久2学院学工部主持召开的重要会议文件材料、领导讲话永久3学院学生思想政治工作人员名单永久4学院学生思想政治工作典型调查材料和统计材料永久5学院学工部呈报上级主管部门的汇报、总结等永久6学院关于学生思想政治工作的奖惩、事迹材料等永久7学院关于学生思想政治工作方面的文件、经验材料及其他有保存价值的文件材料永久8上级、同级主管单位关于学生思想政治工作方面的文件材料针对学院的永久普发的10年9学院关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件永久10学院研205、究学生思想政治工作的会议、纪要等永久11学院学工部规章制度、岗位职责、管理办法汇编永久12学院各系学生思想政治工作人员名单永久13学院关于学生思想政治工作的通知、决定、典型调查材料和统计永久14学院关于学生思想政治工作研讨会的文件材料、论文等重要文件、获奖论文永久15一般文件、其他论文30年离退休工作1学院离退休人员名册永久2学院关于离退休工作的计划、总结永久3学院关于离退休人员的各种报表永久4学院离退休人员参加上级部门组织的各种活动获奖名单永久5学院关于离退休工作的规章制度、岗位职责、管理办法汇编永久6学院离退休部门组织的重要会议、各类活动中形成的材料永久7上级或学院关于离退休工作的文件针对206、学院永久普发的10年xx学院档案归档范围及保管期限表类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容基 建 综合JJ11-1学院基建工作年度统计报表永久JJ11-2学院征地范围总体地质勘探、地形测量材料永久JJ11-3学院基建工作总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明永久JJ11-4学院关于征用土地请示、批复及拆迁、补偿协议书、产权证书永久JJ11-5学院有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图与基建项目共存JJ11-6学院基建工作的计划、总结长期JJ11-7学院基建工程统计表及财务预、决算表长期JJ11-8上级有关基建工作的文件长期基建项目可行性研究JJ12-1项目建议书及上级207、批复永久JJ12-2可行性研究报告永久JJ12-3项目评估永久JJ12-4环境预测、调查报告永久JJ12-5设计任务书及计划任务书永久基建项目设计基础JJ12-6水文、气象、地震等其他设计基础材料永久JJ12-7地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久JJ12-8工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久基建项目设计文件JJ12-9初步设计永久JJ12-10技术设计永久JJ12-11技术秘密材料、专利文件永久JJ12-12关键技术实验永久JJ12-13总体规划设计永久JJ12-14施工图设计长期JJ12-15设计评价208、鉴定及审批长期基建项目管理文件JJ12-16承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久JJ12-17施工资质永久JJ12-18环保、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书永久（基建类JJ）xx学院档案归档范围及保管期限表类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容基建项目施工JJ12-19土地施工文件设计变更、工程更改恰商、材料仿用核定审批永久JJ12-20土建施工定位测量地质勘察永久JJ12-21土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久JJ12-22隐蔽工程验收记录永久JJ12-23竣工报告、竣工验收报告永久JJ12-24工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久J209、J12-25施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期JJ12-26建筑材料实验报告长期JJ12-27原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期JJ12-28分项、分单位工程抽量检查、评定长期JJ12-29交工验收记录证明长期JJ12-30开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期JJ12-31设备及管线安装施工文件焊接试验记录、报告、施工检验、探访记录长期JJ12-32隐蔽工程检查验收记录长期JJ12-33强度、密闭性试验报告长期JJ12-34施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期JJ12-35系统调试、实验记录长期JJ12-36管线标高位置，坡度210、测量记录长期JJ12-37中间交工验收记录证明，工程质量评定长期JJ12-38竣工报告、竣工验收报告长期JJ12-39设计变更、工程更改恰商单、材料、零部件、设备代用审批长期JJ12-40开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期JJ12-41设备调试记录短期JJ12-42管线清洗、通水、消毒记录短期（基建类JJ）xx学院档案归档范围及保管期限表（基建类JJ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容基建项目施工JJ12-43电气仪表安装施工文件竣工报告、竣工验收报告长期JJ12-44中间交工验收记录、工程质量评定长期JJ12-45调试、整定记录长期JJ12-46性能测试和校核长期J211、J12-47施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告长期JJ12-48设计变更、工程更改洽商单、材料 、零部件、设备代用审批长期JJ12-49电气装置交接记录短期JJ12-50操作、联动试验短期JJ12-51开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期基建项目竣工验收JJ12-52竣工验收报告永久JJ12-53全部竣工图纸永久JJ12-54质量评审材料永久JJ12-55工程现场声像材料（存入声像档案基建类）永久JJ12-56竣工验收会议决议文件永久基建项目财务器材管理JJ12-57工程概算、预算、决算永久JJ12-58交付使用的固定资产永久JJ12-59主要材料消耗、器材管理短期JJ12-6212、0财务计划、年度计划短期类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容科研综合KY11-1学院科研工作计划及总结永久KY11-2上级下达的各类科研计划永久KY11-3学院科研年鉴及科研工作统计报表永久KY11-4学院科研经费的申请、批复永久KY11-5学院科研项目获奖材料（包括奖状、证书）永久KY11-6上级下达的有关科研工作的文件材料(针对学院的文件)永久KY11-7学院科研工作规章制度汇编长期KY11-8学院科研成果汇编材料长期KY11-9学院举办的学术会议报告、批复、纪要、论文等有关文件长期KY11-10学院重要的科技工作会议文件长期KY11-11上级下达的有关科研工作的文件材料(普发文件213、)长期KY11-12学院教职工出版的专著，核心期刊上发表的论文，国家报纸理论版发表的文章，获奖的论文和专著；出版专著、发表论文的年度目录长期KY11-13学院科研项目经费使用情况报告短期KY11-14学院学会工作（学术活动）材料短期完成并通过鉴定的科研课题材料KY12-1科研准备阶 段任务书、合同、协议书永久KY12-2开题报告与课题调研论证材料长期KY12-3课题研究计划长期KY12-4计划执行情况、计划调整或撤消报告长期KY12-5课题投资和预决算材料短期KY12-6研究实验阶段实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录永久KY12-7数据处理材料，包括计算机处理材料永久KY12-8设计的214、文字说明和图纸永久KY12-9配套的音像材料永久KY12-10样品、标本等实物、照片及目录永久KY12-11研究工作阶段小结、专题报告长期xx学院档案归档范围及保管期限表（科研类KY）xx学院档案归档范围及保管期限表（科研类KY）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容完成 并通 过鉴 定的 科研 课题 材料KY12-12总结鉴定阶段研究报告、技术报告永久KY12-13技术说明、使用说明永久KY12-14论文专著永久KY12-15成果鉴定书、评审意见永久KY12-16推广应用意见永久KY12-17成果鉴定会材料长期KY12-18申报奖励阶段科研成果登记表、报告表永久KY12-19科研成果奖215、励申报与审批材料永久KY12-20科研成果获奖材料原件永久KY12-21专利申请书或证书原件永久KY12-22成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用材料永久KY12-23取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料长期xx学院人物类档案归档范围1、学院历任党委书记、校长的重要材料 永久 2、学院著名专家、教授、学科带头人的重要材料 永久 3、著名校友的重要材料 永久 4、党和国家领导以及重要来宾、知名人士视察、访问的重要材料 永久5、获国家、部委、省、市级、奖励先进个人的重要材料 永久6、学院全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要材料 永久7、学院其他著名人物的重要材料 永久 xx学院档216、案归档范围及保管期限表（人物类RW）归 档 范 围保管期限备注序号内 容1本人简介、生平、传记永久2本人回忆文章、回忆录，学术笔记、手稿永久3本人从事职务工作和学术活动的照片、底片、录音、录像、影片等永久4本人从事职务工作和学术活动中有保存价值的书信、电报永久5本人在报刊、杂志上的相关介绍、报道和其他专家、学者对本人的评价材料等永久6本人学术论文（或目录）、专著、译著， 正式出版的教材、 参考书，讲义，工作报告等永久7本人获得的奖状、奖章、奖牌、证章、 证书、聘书、 任命书、委任状等（可交照片或复印件）永久xx学院档案归档范围及保管期限表（仪器设备类SB）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号217、内 容仪器设备综合SB11-1学院设备工作计划、报告、总结、调查材料永久设 备管理科SB11-2学院仪器、设备管理工作的规章制度汇编长期设 备管理科SB11-3学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期设 备管理科SB11-4学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复长期设 备管理科SB11-5学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期设 备管理科SB11-6上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期设 备管理科仪器设备项目SB12-1学院申购报告、计划、论证报告（论证会议文件、记录）长期设 备管理科SB12-2学院定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期设 备管理科SB218、12-3学院进口设备过程中有关的技术商务文件长期设 备管理科SB12-4学院开箱记录及装箱单长期设 备管理科SB12-5学院安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期设 备管理科SB12-6学院验收报告及文件材料长期设 备管理科SB12-7学院索赔来往函件及结果文件长期设 备管理科SB12-8上级或主管领导批复和准购指示长期设 备管理科SB12-9上级部门下发的相关文件长期设 备管理科SB12-10学院购置设备说明书及全套随机文件材料与设备共 存设 备管理科SB12-11学院购置设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共 存设 备管理科SB12-12学院购置设备重大事故的调查分析及处219、理意见与设备共 存设 备管理科SB12-13学院购置设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共 存设 备管理科xx学院实物类档案归档范围SW11各归档文件整理单位1、学院更换的旧印章 永久2、学院因更名或其他原因换下的旧校牌、旗帜、校徽 永久3、学院职工创作的获市级以上奖励的书画作品 永久4、其他有保存价值的实物 永久5、党和国家领导人以及重要来宾视察、访问时题写或赠送的字画 永久 6、学院公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品 永久或长期7、学院各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的市级以上的奖状、证书、证章 奖杯和其他具有重要纪念意义的实物 永久或长期 S W 实物类二级类目： 220、11、奖状、荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗12、印章（钢印、铜印、胶印、木印）13、字画、名人题词14、礼品、纪念品15、校牌、匾额、校徽、纪念证章等16、能够反映学院历史且具有保存价值的其它实物xx学院档案归档范围及保管期限表（实物类SW）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容奖品类SW11-1学院在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的奖状、荣誉证书、光荣册等永久SW11-2学院在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、奖章等永久印章类SW12-1学院机构变更或撤消、合并失效的钢印、铜印永久SW12-2学院机构变更或撤消、合并失效的221、胶印、木印永久名人字画类SW13-1党和国家领导人及社会知名人士为学院的题词等永久SW13-2党和国家领导人及社会知名人士为学院的作画等永久纪念品类SW14-1学院在国内外各项活动中接受的纪念册、礼品、纪念品永久SW14-2学院在国内外各项活动中接受的杯、画、章、币、盘永久建校发展类SW15-1建校以来使用过的校牌、匾额、校徽、纪念证章等永久SW15-2建校以来使用过的各种证书以及不同阶段的工作证、学生证、毕业证书样本等永久SW15-3建校以来历任书记、校长在工作中使用过的有保存价值的用品及签名用章永久其他类SW16-1能够反映学院历史且具有保存价值的其它实物永久xx学院档案归档范围及保管期限222、表类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容综合管理WS11-1学院外事工作计划、报告、总结、规定等永久WS11-2学院专门研究外事工作的会议记录、纪要及材料外事工作会议记录永久WS11-3学院外事工作大事记永久WS11-4学院外事工作各种统计报表等永久WS11-5学院外事工作会议材料永久WS11-6学院关于外事工作的请示、批复永久WS11-7学院外事工作简报永久WS11-8学院外事工作规章制度、管理办法汇编永久WS11-9学院与国外教学、科研部门等签订的交流、合作协议、意向书、备忘录等永久WS11-10上级或同级主管部门关于外事工作的文件材料、通知、方针、政策、规定等针对学院的永久需要参照223、执行长期WS11-11学院专家公寓管理制度、办法及有关材料；长期 出国出境WS12-1学院人员参加国际（国外）学术会议的申请、批复及论文等永久WS12-2学院人员在国外期刊上发表的论文、出版的论著等永久WS12-3学院职工在国外获得的各类证书的影印件等永久WS12-4学院教工、学生参加国际（国外）比赛、竞赛材料等永久WS12-5学院职工出国、出境考察、访问（包括访问学者）、讲学、进修、留学取得学位的材料、研究成果（材料、论文）等永久WS12-6上级或同级主管部门对出国、出境管理工作的有关文件材料针对学院的永久需参照执行长期WS12-7学院在外事工作中形成的其他有保存价值的文件材料重要的永久一般224、的长期来校来访WS13-1学院聘请外籍人士的计划、请求和批复及来往的函件等永久WS13-2学院邀请外籍人士来校参观、友好访问、学术交流的报告及批复、会谈纪要、讲话稿等相关材料永久WS13-3学院聘请的外籍专家、教师、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料（包括来校工作的报告）永久WS13-4外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料永久WS13-5学院邀请、聘任外籍人员名单（附简历）、签订的合同、协议书等永久WS13-6来校进修、短期培训、研究的外籍人士的相关材料永久WS13-7学院参加国际比赛、竞赛等材料永久（外事类WS）xx学院档案归档范围及保管期限表类目名称归 档 范 围保管期限备注225、序号内 容中外合作与交流WS14-1中外合作校际交流、协议、合同、合作项目、备忘录、讲话稿、纪要材料等永久WS14-2学院完成的国际合作项目、成果等材料（包括国际证书培训）永久WS14-3学院与中外单位合作、完成的项目、成果等材料永久WS14-4学院职工参加国际会议的相关材料永久WS14-5学院授予外籍人员荣誉称号决定及证书的影印件等材料永久WS14-6双方互赠的礼品、纪念品登记表（实物另存）永久外国留学生工作WS15-1留学生录取的审批材料永久WS15-2留学生名册、学籍登记表、学籍卡片（表）永久WS15-3教学计划、大纲、课程设置安排永久WS15-4留学生学习情况、成绩单及教师评语永久WS226、15-5留学生毕业、结业名单、证书发放清册、证书样本永久WS15-6留学生学位论文及学位证书复印件永久WS15-7留学生毕业去向及有关材料永久WS15-8留学生升级、留级、休学、复学、退学、转学等学籍变更材料永久WS15-9留学生奖惩材料永久联合办学学生出国WS16-1学院联合办学出国学生名单、学籍登记表、学籍卡片（表）永久WS16-2学院联合办学出国学生教学计划、大纲、课程设置安排永久WS16-3学院联合办学出国学生学习情况、成绩单及教师评语等永久WS16-4学院联合办学出国学生获学位及证书情况、证书影印件永久WS16-5学院联合办学出国学生毕业、结业名单、证书发放清册、证书样本永久WS16227、-6学院联合办学出国学生升级、留级、休学、复学、退学、转学等学籍变更材料永久WS16-7学院联合办学出国学生奖惩材料永久WS16-8学院联合办学出国学生毕业去向及有关材料永久WS16-9学院与国外大学联合培养研究生的录取、毕业生名单永久WS16-10学院与国外大学联合培养研究生的教学计划、教学大纲、考试成绩、学员登记表、证书影印件等永久（外事类WS）xx学院档案归档范围及保管期限表类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容行政综合1学院年度工作计划、总结、报告永久2学院院长办公会、院长书记碰头会议记录、纪要永久3学院历史沿革、情况介绍、大事记、年鉴等永久4学院规章制度汇编、学院制定的方针政策228、性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料永久5学院教育事业发展规划、计划及上级批复永久6学院评估材料（教学方面评估除外）永久7学院关于工作方面的调查材料和经验总结永久8学院学年度报表、综合统计及统计资料汇编永久9学院启用印章的文件及印模永久10学院简报、工作信息、动态、情况反映等30年11学院校史方面的材料永久12学院发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知永久13学院以院字和院办字文号编制发布的文件永久或30年14学院与单位或个人签定的合同、协议书永久或10年15学院重大活动材料（教师节、校运会、校艺术节等）永久或30年16党和国家领导人、上级机关领导来校视察时的题词、讲话永久229、或30年17学院校庆工作材料校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品等永久校庆活动的一般材料30年18学院向上级有关部门请示及其批复重要的永久一般的30年19上级有关高校行政管理的综合性文件重要的；针对学院的文件永久一般的；普发文件10年 20学院计划生育工作文件及领取独生子女证名册30年21学院召开的工作会议、专题会议文件材料（请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要）永久或30年22学院领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿30年23学院各行政科室工作计划、总结、请示及学院的批复30年24学院校友工作材料30年25学院接待230、的群众来信来访文件材料30年26学院接待工作的计划、方案30年或10年（行政类XZ）xx学院档案归档范围及保管期限表（行政类XZ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容行政综合27学院领导同上级领导有关学院工作的重要来往信件永久28学院著名专家在校外重要会议上的讲话稿30年29学院学期工作计划、总结30年30学院普选工作材料10年人事工作1学院人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久2学院关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久3学院关于院内机构设置、变化的文件材料永久4学院师资培养、管理工作计划、规定、总结永久5学院人事工作各类统计报表永久6学院教职工名册永久7学院表彰和奖励231、先进集体、先进教职工的材料永久或30年8学院以院人字文件编制发布的文件永久或30年9上级机关有关人事工作的文件30年10学院人事工作的规章制度汇编30年11学院接收的全国普通高等学院本专科毕业生就业报到证30年12学院教职工工资调整材料、名册永久13学院处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料永久或30年14学院教职工动态月报30年15学院教职工转正定级、聘干材料永久16学院教职工院内调动材料30年17学院教职工停薪留职、辞职、退职、离职和出国的有关材料永久18学院教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料永久19学院教职工复职、除名的处理材料永久20学院教职工福利工作30年21学院教职工退休232、后重新工作的材料30年22学院教职工商调函件30年23学院使用临时工有关材料30年24学院接待的人民来信来访材料永久或30年25学院教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（要求附审批表）永久26学院教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）永久27学院教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信） 永久28学院教职工援外和支援边远地区材料10年xx学院档案归档范围及保管期限表（行政类XZ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容武装保卫工作1学院安全保卫、武装部工作计划、总结、报告、决定、调查材料、统计报表永久2学院武装、保卫工作简报30年3学院安全保卫、武233、装部工作的规章制度汇编30年4学院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复30年5学院关于校园治安、综合治理材料、责任状30年6学院要害部门的公安保卫、消防工作30年7上级有关武装部、公安保卫工作的文件30年8上级有关武装、人防、征兵、民兵、军训工作的文件30年9学院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书30年10保卫部门的安全检查、调查记录10年后勤工作1学院师生员工健康状况调查材料及统计表永久2学院教职工住房产权管理的工作材料、房产、土地所有权和使用权的文件材料永久3学院有关土地、房产纠纷的来往文书及处理结果永久4学院产权证书永久5学院总务管理工作的规章制度永久6学234、院总务工作计划、报告、总结、重要统计永久7学院房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结30年8学院防震、防汛、三废治理工作的文件材料30年9学院临时工的岗位聘书30年10上级有关总务管理工作的文件30年11学院房产及水、电、暖等管网维修、改造计划、报告、批复等材料30年12学院关于地界的变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图30年13学院爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件30年14学院车辆工作的有关文件材料10年15学院伙食工作的有关材料10年16学院校园绿化工作的有关材料10年xx学院档案归档范围及保管期限表（行政类XZ）类目名称归 档 范 围保管期限备注序号内 容档案235、工作1学院档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久2学院档案销毁报告及销毁清册永久3学院档案室指南、全宗介绍永久4学院档案目标管理考核材料永久5学院档案工作奖惩材料永久或30年6学院档案工作会议记录永久7学院档案工作会议材料永久8上级业务主管部门检查工作情况通报及综合材料永久9学院档案编研成果及出版物永久或30年10学院关于档案工作的文件永久或30年11上级有关档案工作的文件30年12学院档案工作规章制度汇编30年13学院档案工作计划、报告、总结30年14学院档案检查通知、通报30年15学院档案业务培训材料30年图书馆工作1学院图书馆概况、发展规划、藏书目录、重要统计永久2图书馆有关评236、优、授奖、惩处等材料永久或30年3图书馆工作大事记永久4校外交流的有关材料30年5学院图书馆召开的重要会议文件、领导讲话、记录30年6学院图书馆业务培训材料30年7学院图书馆信息、简报等有关材料30年8学院图书馆工作的规章制度、岗位责任制、管理办法汇编30年9学院图书馆工作计划、报告、决定、总结30年10上级有关图书馆工作的文件30年11学院图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册30年xx学院部门立卷归档工作考核标准项目名称序号考核内容满分得分领导重视制度健全1有明确的分管档案工作的领导和专（兼）职档案员3分2档案工作已列入部门规章制度和工作计划3分3档案工作已纳入部门和有关237、人员的岗位职责及考核范围4分4认真撰写大事记5分5已建立收发文制度，并做到应归档文件材料和收发文底数流向清楚无误8分6按照文件材料的形成规律做好部门应归档文件材料的预立卷工作10分案卷质量要求1根据归档范围按时归档10分2归档文件齐全、完整、系统10分3文件制成 材料必须符合有关规定（用纸、字迹）10分4卷内文件排列有序、合理（按问题、按时间）10分5备考表签署完备5分6卷内页码加盖正确、清晰5分7卷内打印目录填写正确10分8保管期限划分正确2分移交手续移交手续完备 一式二份5分特加分数1归档文件卷数为；80卷以上+5分2归档文件卷数为：6080卷+3分3归档文件卷数为：4060卷+2分4归档238、文件卷数为：2040卷+1分总卷数100+5分合计：xx学院部门立卷归档工作考核标准检查项目序号检查内容满分得分领导重视制度健全1档案工作纳入本部门规章制度和年度工作计划3分2有明确的分管档案工作的领导和兼职档案员3分3档案工作已纳入部门和有关人员的岗位职责及考核范围4分4认真撰写大事记5分5已建立收发文制度，并做到应归档文件材料和收发文底数流向清楚无误8分6按照文件材料的形成规律做好部门应归档文件材料的预立卷工作10分案卷质量要求1根据归档范围按时归档10分2归档文件齐全、完整、准确、系统8分3归档的文件材料应无红笔、油笔、铅笔书写8分4存档文件的发文用纸填写齐全完整5分5按文件重要程度结合239、时间的先后顺序排列5分6备考表签署完备（包括立卷人、立卷时间、检查人）5分7破损文件材料做修补5分8横表的表头放在装订一侧5分9去掉卷内材料中的金属物3分10使用归档章、档案盒内文件材料编号符合要求3分11归档文件目录打印规范符合要求包括（件号、责任者、文件、题名、日期）5分12移交手续完备，一式两份5分特加分数1归档文件件数为：150件以上+5分2归档文件件数为：100149件+3分3归档文件件数为：5099件+2分4归档文件件数为：3049件+1分总件数100+5分合计xx学院档案部门内部管理制度xx学院档案借阅制度一、凡我院教职工、学生因工作或学习需要查阅档案时，凭本人身份证、工作证、学240、生证等有效证件，均可查阅；外单位人员要查阅档案，需要持单位介绍信和本人身份证，经主管领导同意后，方可查阅。二、绝密、机密档案材料一般不供查阅，如有特殊需要，需经学院办公室主任批准后，并限定范围，方可查阅。三、对于重要珍贵的档案，一般不提供原件使用。复制时，须经有关部门负责人同意，由档案工作人员负责复印。四、档案一般不外借，特殊需要者必须办理借阅手续，限期归还。一般借阅时间不得超过一周。如因工作需要延长时，经档案科科长批准后，需办理续借手续。五、档案员对借出的档案要定期催还，对归还的档案，要详细的检查无误后，并在借阅登记表上注销。借阅者要填写档案利用效果登记表。六、借阅者要爱护档案，妥善保管，自241、觉遵守安全保密制度。不能任意转借和私自摘录、复印、涂改、抽页、剪裁、污损及丢失，违者追究法律责任。xx学院档案鉴定销毁制度一、档案的鉴定、销毁工作，暂定每五年或十年一次。二、档案的鉴定工作要依据上级和我院档案保管期限的有关规定的标准，对库存保管期限已满的档案进行鉴定。三、档案鉴定工作，必须在分管校长的领导下，由学院办公室主任、档案科和有关业务部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见。四、鉴定时，先由档案科提供要销毁档案的案卷目录交鉴定小组审查或提出鉴定报告，对剔出销毁的档案登记造册，经校领导审批后，指定专人销毁和监督。五、销毁档案，要有二人以上监销，监销242、人要签字盖章，注明销毁方式和日期，严格执行档案保密制度。六、档案销毁清册和销毁报告一律存档保存。xx学院档案安全保密制度一、严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和上级有关保密的规定，保证不失密，不泄密。二、档案工作人员必须严守国家秘密，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。三、查阅党委会、校务会记录等密级档案，必须履行批准手续，在档案科阅览室查阅。一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。四、档案科在工作中形成的废纸、复印废纸，必须销毁，不得随意扔掉。五、一切密级档案，都应当存放在有保密设施的保密柜中，保证在非常情况下档案的安全和提供利用。六、按照有关档案接收、保管、查阅利用制度，认真履行核对、签243、字、登记、注销手续。七、档案库房必须严密坚固，档案柜的钥匙由各自负责的人保管。xx学院档案安全保管制度一、无特殊情况，外来人员一律不得进入库房，档案工作人员非工作需要也不得在库房内翻阅档案。二、严格执行有关档案的接收、管理和借阅制度，认真履行登记、签字手续。三、未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，也不得随意复印，不得私自摘抄和传播具有保密性的档案内容。四、档案库房要切实做好防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉、防鼠、防高温、防强光等工作，严禁存放易燃、易爆、腐蚀物品等杂物。五、档案库房的钥匙必须专人保管，如发现钥匙丢失，要及时上报，认真处理。六、未装订组卷的档案材料必须妥善保管，不得随意乱244、放，也不得外借。七、任何档案材料的处理和销毁，都必须经过鉴定和有关领导的批准，并按照有关程序来执行。八、定期对各类档案的馆藏情况进行清查，并及时催还所借出的档案。九、每天下班前要切断电源、水源、锁好门、关好窗，发现安全隐患及时处理。十、档案接收、移出或档案人员调动时，要严格履行交接手续。xx学院档案库房管理制度一、档案库房是机要重地，外来人员不得随意入内，更不得在库房会客。二、档案库房要备有防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉、防鼠、防高温、防强光等设备和安全措施。三、档案库房要保持整洁卫生，严禁吸烟、存放易燃、易爆、腐蚀物品等。四、对档案的安全定期检查，记录在案，发现问题立即报告。发现褪变、破245、损档案材料及时修补复制。五、档案库房温度控制在1424，相对湿度为4560%。根据情况适当通风。六、放假前，要对库房进行安全检查，柜上锁、门贴封，做好防范工作。七、严格办理档案入库或借出登记手续，归还的档案要及时放回原处，每年全面检查一次库藏档案情况，档案人员调动时必须办理档案交接手续。xx学院档案统计制度一、档案科指定专人负责档案统计工作。二、各类档案管理人员要建立健全各种统计台帐，帐物相符，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁的数据，按期汇总报送统计负责人。三、统计负责人按xx市档案局和上级主管部门的要求及时报送各种报表，并进行统计分析。四、要确保统计数据的严肃性，各类数据应实事求是；要246、有原始资料为依据，不得随意估算、虚报；字迹清晰。五、统计负责人严格执行统计工作标准化，采用国家统计规定的统一指标和计量单位。六、建立档案的利用效果登记薄，认真做好登记工作并做好年终利用情况的统计工作。xx学院分管档案工作的院领导职责一、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级的指示、决定，并认真组织实施。二、加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，列入学院议事日程，纳入学院工作计划和工作总结，纳入学院管理制度，纳入各归档文件整理单位负责人的职责。督促分管部门按上级和学院档案科的要求做好应做的工作。三、关心档案工作和档案室的建设，从人力、财力、物力上给予支持247、，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。四、审批学院有关档案工作的规章制度、文件等。xx学院档案科工作职责一、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；广泛进行档案工作的宣传和教育，提高全院师生的档案意识。二 、制定学院档案工作的各项规章制度，并负责监督、指导、检查全院档案工作执行情况。三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料；集中统一管理全院党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像人物、实物等各类档案。四、利用现代化管理手段，开展档案的开放和利用工作，为全院师生员工服务。五、参加信息工248、作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。六、按上级规定成立档案鉴定小组，定期审查档案保存价值和对保管期满的档案提出处理意见。七、负责全院专(兼)职档案工作人员的业务培训工作，提高档案人员的素质和档案管理水平。八、参加档案工作协作、学术研究和交流活动。九、加强档案管理工作信息化、网络化建设，实现档案工作规范化、标准化。十、接受并完成黑龙江省教育厅、黑龙江省档案局、xx市档案局的业务指导和监督检查工作，按时完成学院领导交办的各项工作任务。xx学院档案科科长岗位职责一、认真贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和学院档案工作的规章制度。二、在院长和办249、公室主任、分管主任的领导下，全面负责档案科的各项工作。三、负责起草学院档案工作发展规划、制定年度工作计划，进行工作总结。制定档案工作的各项规章制度，工作方案。四、负责对本部门工作人员进行合理分工，规范、有序地开展各项工作，督促、检查各项工作完成情况，按计划完成工作任务。五、负责建立和制定各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研，以及著录、标引、分类、登记、保护等各环节的工作成序和工作规范，加强档案工作的规范化、标准化、科学化管理。六、负责与上级有关档案主管部门取得业务联系，主动接受上级主管部门的业务领导，指导学院档案工作的开展。七、负责组织检查档案的安全保护和保密工作，确保档案的250、安全。八、负责接受上级主管部门对学院档案工作的指导和检查。九、完成上级领导交办的其他工作。xx学院档案工作人员岗位职责一、 认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规、制定和修定各类档案管理规章制度。二、热爱档案工作，忠于职守，按时完成工作任务，工作主动，全心全意为学院师生和档案利用者服务。三、认真学习档案专业知识和管理科学知识，钻研业务，不断提高专业理论水平和现代化档案管理水平。四、指导、督促、检查、协助各部门专（兼）职档案员，做好本部门文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合各类档案工作规范。五、做好各类档案的251、接收、整理、建帐、建卡、保管、统计、编研等工作。参加档案价值鉴定和销毁工作。六、编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的借阅和催还工作。七、做好档案库房的管理和各种仪器设备的维护和使用工作。八、严格执行保密制度，对密级档案内容不泄密、不失密，确保档案的安全。九、按时完成领导交办的其它工作。xx学院各部门负责档案工作领导的岗位职责一、贯彻执行档案工作的法律、法规和学院档案工作的规章制度，坚持依法治档原则，认真组织本单位教职工学习档案法，宣传档案在办学中的作用，增强全校教职工的档案意识，加强档案工作的领导。二、加强档案工作的管理，把档案工作纳入本单位工作计划、管252、理制度和管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作。三、主动配合学院档案部门共同做好本单位档案业务的监督、指导和检查工作。四、为本部门配备政治、业务素质较好的档案员，并保持相对稳定。五、定期检查和研究解决分管档案工作中存在的问题、确保档案工作与分管工作同步发展。六、检查本单位档案员履行职责的情况，监督、检查本单位文件材料形成积累、整理组卷、归档移交的全过程，保证归档文件的质量。xx学院兼职档案员工作职责一、热爱档案工作，积极参加业务学习，掌握档案管理工作基础知识，熟悉立卷流程和案卷管理技术，不断提高档案工作水平。二、认真做好部门立卷归档工作，坚持平时253、立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，对现行文件及时制定其案卷类目、 合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。三、负责本部门文件材料的形成、 积累、 保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、 准确、 系统。四、主动接受档案部门的业务指导和监督检查，认真参加学院档案部门组织的业务培训，并按规定时间向档案科归档。五、归档案卷应做到组卷合理，编写页号准确，卷内目录、归档文件目录、备考表、案卷移交目录填写清楚，案卷标题简明扼要。六、积极宣传和执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守国家秘密法，贯彻和执行学院各项档案管理工作规章制度，注意文件材料的安全和保密工作。国家、省档案法律法规中华人254、民共和国档案法（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改中华人民共和国档案法的决定修正）第一章 总 则第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化 建设服务，制定本法。第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。第四条 各255、级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列人国民经济和社会发展计划。第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。第二章 档案机构及其职责第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督指导。第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工256、作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。 第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。 第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人，由各级人民政府给予奖励。第三章档案的管理第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆257、移交档案。第十二条 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。第十三条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。第十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。第十六条 集体所有的和个258、人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。档案复制件的交换、转259、让和出卖，按照国家规定办理。第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。第四章档案的利用和公布 第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组260、织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益261、，不得侵犯他人的合法权益。第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。第五章法律责任第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者262、不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。 在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪263、的，依法追究刑事责任。第六章附则第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。第二十七条 本法自年月日起施行。高等学院档案管理办法中华人民共和国教育部令第27号第一章总则第一条为规范高等学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法及其实施办法，制定本办法。第二条本办法所称的高等学院档案(以下简称高校档案)，是指高等学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学院重要的基础性工作，学院应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划。第四条国务264、院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第五条高校档案工作由高等学院校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协265、助校长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学院应当设立档案馆：(一)建校历史在50年以上；(二)全日制在校生规模在1万人以上；(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。未设立档案馆的高等学院应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是保存和提供利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。第八条高校档案机构的管理职责是：(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院266、档案工作；(二)拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；(六)开展档案的开放和利用工作；(七)开展学院档案工作人员的业务培训；(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案267、室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；(三)年富力强，身体健康。 第十条高等学院应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学院事业编制。其编制人数由学院根据学院档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条高268、等学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第三章档案管理第十四条高等学院应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。第十五条高等学院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：(一)党群类：主要包括高等学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。(二)行政269、类：主要包括高等学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。(三)学生类：主要包括高等学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学院教学文件材料归档范围(87)教办字016号)的相关规定执行。(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定(国档发19876号)执行。(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发1988270、4号)执行。(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。(八)产品生产类：主要包括高等学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。(九)出版物类：主要包括高等学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学院出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。(十)外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法(财会字199832号)执行。高等学院可以根据学院实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片