1、小学合同管理流程制度附风险控制矩阵编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx小学合同管理制度为加强合同管理，保障本单位合法权益，预防合同纠纷，根据中华人民共和国合同法等国家有关法规，制定本制度。合同管理流程：一、流程概况1、本流程主要业务范围本流程主要明确了xx小学单位合同流程的各个节点、岗位分工、管控要求，并对流程节点进行详细说明，同时，对合同的起草、审查、审批、签订、履行、监督、存档、结算等重点管控合同的流程节点、岗位分工、管控要求进行了规范。2、本流程所涉及的处室及职责（1）总务处负责合同文本的审核、登记编号及打印2、。经济合同管理的牵头处室，负责审核合同所涉资金预算、采购方式、付款方式及付款节点等相关事宜，拟订相关标准合同文本，牵头组织监督合同履行。负责对合同文本进行合法性审查，并提出法律法规方面的修改意见，指导合同纠纷处理。（2）财务会计负责合同款项支付和合同执行记录。（3）承办处室及经办人xx小学单位是订立和履行经济合同的责任主体。承办科室是合同的责任科室，负责经济合同文本的起草（修改）、拟定、送审等工作，也是经济业务事项的具体经办科室。经济合同第一责任人是承办科室主要负责人，应对合同内容的真实性、程序的正当性负责。合同经办人是指承办科室直接承担经济事项市场调研、技术论证、拟定技术参数、招标谈判等工作3、的人员，负责按流程履行合同签批手续。（4）分管校长负责对所分管的业务科室的合同事项进行审核。（5）校长对校长办公会审议通过的合同进行签署，合同签订由法定代表人（校长）或法定代表人（校长）授权委托的相关负责人签署。二、合同总体流程1、流程图总务处总务处校 长业务分管校长2、流程节点简要说明节点流程简要说明1承办科室起草合同文本，提出申请，填写xx小学单位签订经济合同会签单，政府采购合同采用政府采购格式的标准文本的合同2合同由承办科室负责人审核后转分管校长。3分管校长按职权审核后，转总务处。4总务处审核后，报校长审定。5合同签订由法定代表人（校长）或法定代表人（校长）授权委托的相关负责人签署。6承4、办科室明确合同具体执行人员，按合同约定条款组织实施；合同管理人员记录合同执行情况，并提示相关人员及对方单位。7财务室按约定条件及审批情况办理收付款结算。8总务处对合同文本、会签单及其他证明材料进行存档管理。3、关键流程节点详细说明流程节点：2、3、4控制活动名称：合同事项订立审查说明：（1）承办科室在订立合同前，应严格审查对方当事人提供的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等相关证明材料。杜绝与无资质的自然人、法人及其他组织签订合同。（2）合同内容应完整，合同的基本要素应齐全，即标的、数量、质量、价格或报酬、履约期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款应当明确具体，文字5、表达严谨。（3）承办科室向总务处送审合同文本，除提供xx小学单位合同会签单及合同文本原件外，还应提供以下相关材料：通过政府采购方式产生的合同，需提供招投标文件、中标通知书或招标纪要等相关材料。其中以询价方式采购的，需提供由询价人签字的询价记录；以校内招标方式采购的，需提供参与人员签字确认的招标情况说明和会议记录；不适宜招标的项目需提供经相关领导审签的情况说明；相关预算文件和项目申请；其它前置性材料及补充说明。合同金额壹万元（起点的规定依据）及以上或关系群众切身利益及本单位重要利益的合同，需提供与合同所涉事项的决策审批文件或会议纪要。（4）承办科室及管理归口科室要严格审核合同内容。流程节点：2、6、3、4控制活动名称：合同事项审批权限说明：原则上，各项合同应按照xx小学单位校内财务制度的有关规定，履行事前审批程序，并附上相应的事前审批文件。（1）必须签订经济合同的事项及金额下限物品购置、文印、修缮等经济活动，合同金额在壹万元及以上的，原则上必须签订经济合同。房屋、土地和其他重要资产、设备的出租出借，必须签订经济合同，并上报教育主管部门审批。政府采购活动必须签订经济合同。（2）经济合同的审批权限 承办科室起草合同文本，提出申请，填写xx小学单位经济合同会签单。合同由承办科室负责人审核后转分管校长，分管校长按职权审核后，转总务处审核后，报校长审定。合同签订由法定代表人（校长）或法定代表人（校7、长）授权委托的相关负责人签署。流程节点：5控制活动名称：合同签定程序说明： （1）双方就合同文本达成一致后，由对方先盖章。（2）对方盖章后，承办科室持完成审核程序的xx小学经济合同会签单及合同文本到总务处办理编号、用印和存档手续。合同用印须使用大会小学公章。（3）总务处负责制定合同编号规则，并登记合同编号、对方名称、主要事项、金额、经办科室和经办人等合同要素。（4）xx小学公章同时作为合同章，由办公室负责管理。合同文本用印前，印鉴管理人员应认真审核各项手续是否齐全完备，合同落款处的甲乙双方名称、法定代表人或委托代理人签字、签署时间、联系电话等合同要素是否齐全。单份合同文本达两页以上的，必须加盖8、骑缝章。（5）保留1份合同正本，由总务处印鉴管理人员定期将已经用印生效的经济合同审核会签单、审定文稿、合同正本及各类证明材料立卷长期保存。流程节点：6控制活动名称：合同履行说明：合同签订后即具有法律效力，双方当事人应当全面履行。（1）承办科室经办人员，按合同约定条款组织实施。（2）承办科室的合同管理人员，记录合同执行情况，定期（至少一个季度）对本科室的经济合同进行清理，提示合同经办人员和对方单位及时履行合同，避免合同违约。（3）业务归口管理科室对经济合同执行情况进行监督检查，确保保质、保量按期完成经济合同约定事项。（4）合同执行过程中发现对方履约困难、可能违约或已经违约的，承办科室应及时向总务9、处和分管校长报告，及时研究变更、中止合同和追究对方违约责任等事宜。因我方原因可能违约的，承办科室须在实际违约发生之前向总务处和本科室分管校长报告，及时采取变更、中止合同等措施，最大限度减轻我方责任。（5）变更或解除合同的，按照规定的审批权限进行审批，及时汇报给分管校长和校长。（6）承办科室按照合同约定条件向财务室提出收（付）款申请。财务室根据经济合同文本及相关科室审批情况办理资金结算。遇下列情况之一时，财务室有权拒绝办理资金结算。未提供与拟付款金额等额合规发票或者收据的；合同审批手续不完备的；资金结算单位与合同对方当事人名称不一致，且没有相关文件证明其合理合法性的；其他不符合资金结算条件的。（10、7）合同履行发生纠纷处理承办科室应与对方协商处理。 比较重大的纠纷协商后无法解决的，承办科室应与综合处协商提出是否提起仲裁或诉讼的意见，报本单位领导或校长办公会会议研究决定后实施。 合同承办科室在履行合同的过程中，发现对方涉嫌合同诈骗的（如合同对方提供假票据、假营业执照、假身份证等），应立即采取果断措施通知我校财务室停止合同款项支付，并向本单位领导报告，由本单位领导或校长办公会批准后向公安机关报案。（8）其他事项未经授权私自以本单位名义对外签订经济合同，或在经济合同签订过程中故意或过失审查不严，造成本单位重大经济损失或其它损失的，将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政与经济责任，触犯法律的11、，移送司法机关追究法律责任。4、合同管理流程风险控制矩阵流程节点控制目标风险与影响控制措施控制活动负责人岗位控制实施证据控制文件依据合同管理分工根据合同管理分工，明确承办处室（单位）和业务归口管理处室（单位）的管理责任，以加强对合同的管理。缺少清晰、合理的合同管理分工，不能准确、客观反映合同的管控，可能导致各单位责任混乱，缺乏有效管控，造成经济损失。合同的起草、签订、管理按职责分为合同的承办科室和业务归口管理处室。一、承办科室是经济合同的责任科室，其主要职责：1、负责经济合同文本的起草、拟定、送审等工作的科室。2、订立和履行经济合同的责任主体，是经济业务事项的具体经办科室。3、合同第一责任人是12、承办科室主要负责人。要对合同内容的真实性、程序的正当性负责。4、合同经办人应直接承担经济事项市场调研、招标谈判等工作。承办科室负责人、 总务处相关人员合同审批权限设置合理的审批权限没有设置合同的审批权限，或者权限设置不合理，可能导致管理职责不明确。（一）签订合同事项的金额下限物品购置、印刷、修缮等经济活动，合同金额在壹万元及以上的，原则上必须签订经济合同。房屋、土地和其他重要资产、设备的出租出借，必须签订经济合同、并报请教育局批复。政府采购活动必须签订经济合同。（二）合同的审批权限 详见前述：合同管理关键流程节点的详细说明-合同事项审批权限第（1）至（2）款。各承办科室负责人、总务处负责人、分13、管校长、校长签订经济合同会签单、工作请示、经费项目申请、相应的审批单和文件流程节点控制目标风险与影响控制措施控制活动负责人岗位控制实施证据控制文件依据合同签定合同设置了合理签定要求及程序，确保经济行为的必要性与合理性。合同事项盖章存档程序缺失，可能导致合同管理混乱，经济行为混乱。控制措施详见前述：合同管理关键流程节点的详细说明-合同签订程序 第（1）至（5）款。各承办科室负责人、总务处负责人、分管校长、校长签订经济合同会签单及合同文本，合同编号、合同印章、存档手续。合同履行合同履行确保执行正确、合同、合法。未按规定履行审查职责，导致合同存在损害单位利益。合同签订后即具有法律效力，双方当事人应当14、全面履行。控制措施详见前述：合同管理关键流程节点的详细说明-合同履行（1）至（6）款。承办科室经办人、负责人xx小学校内财务制度合同结算确保合同结算的正确性未按合同条款执行，可能导致责任不清、严重时会造成直接经济损失。财务室根据经济合同文本及相关处室审批情况办理资金结算。遇下列情况之一时，财务室有权拒绝办理资金结算：（一）未提供与拟付款金额等额合规发票或者收据的；（二）合同审批手续不完备的；（三）资金结算单位与合同对方当事人名称不一致，且没有相关文件证明其合理合法性的；（四）其他不符合资金结算条件的。总务处签订经济合同会签单、招标书、发票及有关文件合同纠纷防止出现合同纠纷出现合同纠纷处理不及时，可能会造成直接经济损失。一、合同履行发生纠纷处理措施详见前述：合同管理关键流程节点详细说明-合同履行第（7）款。二、未经授权私自以本单位单位名义对外签订经济合同，或在经济合同签订过程中故意或过失审查不严，造成本单位重大经济损失或其它损失的，将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政与经济责任，触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。总务处、承办科室、校长、校长办公会签订经济合同会签单、xx小学校内财务制度招标书、发票及有关文件