1、医药化工中间体科技公司办公自动化管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 北京xx科技有限公司版本号A办公自动化管理制度第0次修改目 的1.1电话和传真已经成为现代信息沟通的主要工具，本制度所指电话传真管 理是从接收到最后处理的全部环节的完整程序化管理。二、适用范围1. 2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。三. 内容13电话、传真操作管理：接听电话时，标准用语为：“您好，xx”。接听电话要迅速、准确，用语简练、清晰、耐心。应在铃响2-3 声之间就拿起话筒。接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何 2、因、何事、何时、何果。各部门必须有电话记录本，并定期归档，作为信息传递的重要基 础资料。1.4传真的接收：接收传真时注意几个要素：来电人姓名、单位、传真页数，重要程 度，送交时间，送交部门，送交何人。传真不清晰时，必须及时要求重传，直至清晰为止，对于重耍数字 要进行核定。收到传真后要立即登记在传真记录簿，将相关要素记录清楚， 作好签收工作。1.5电话与传真的传递与处理：接听电话、传真后应立即填写传真、电话处理单，将有关信息 及时反馈到相关部门或相关领导，具体要求是：1.5. 1.1公司、部门负责人的重要电话、传真，必须在电话结束后分北京xx科技有限公司版本号A办公自动化管理制度第0次修改钟内与3、有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。1.5. 1.2当无法与相关人员取得联系时，必须根据事件急缓，在尽可 能短的时间内给来电者回复，并继续与相关人员联系。1. 5. 1. 3重要传真件必须复印后立册归档。1.5. 1.4任何有实质内容的传真与电话都必须记录在登记簿上。1.5. 1.5重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序 进行。1.6电脑及网络管理：电脑设备作为我们工作必不可少的重要工具，计算机网是指利用网 络设备、通信介质和适宜的组网技术与协议，以及各类系统管理 软件和应用软件，将公司计算机和各种终端设备有机地集成在一起, 用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算4、机局域网络 系统。各部门、各地区分部必须按本规定落实电脑及网络管理实施 细则，并严格执行。1. 6. 2公司所有计算机由办公室负责。未经办公室许可，任何人不得更换、 损毁；不得改变其物理的位置、性能；不得改变其连接关系、运行 状态、系统配置。办公室负责电脑及外设、备件的计划、采购，同一单位使用的电脑 尽量购买同一个品牌，以便于维护和硬件资源共享。各部门如确需 配置电脑，需向公司负责人提出申请。1. 6.4各部门应该及吋在局域网提供本部门制定的规章制度、公司使用各 类表格等（已经各部门确认的）必须设定共享。办公室要切实加强对员工上网的管理和引导。为避免网上不良信息 对计算机侵袭和影响，使用者必须5、一星期至少进行3次电脑杀毒措 施；为优化电脑内存，每月进行一次内存空间整理。北京xx科技有限公司版本号A办公自动化管理制度第0次修改电脑如在操作过程中发现异常情况，须立即报本部门负责人，仍不能解决，由办公室作相应处理。1. 6. 7公司网所有使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道徳规 范，不得从事危害公司利益、影响公司形彖、窃取或泄露他人秘密 以及其他不良行为。1. 6. 8违反本办法及人为造成网络故障、系统异常使公司遭受经济损失的, 其责任由木人自负外，公司给予相应处罚。17信息管理本着一人负责的原则，每台电脑必须确定一人负责。用户对系统和 办公室所分配的电脑在在职期内享有专用权，为了防止数据被盗、 丢失、系统错乱等现象，须进行必要的密码设置。任何人未经许可， 不得使用。者必须经过专业培训，未经培训者不得单独上机。1. 7. 3时不准吸烟或进行其他与操作电脑无关的事情。1. 7. 4软件必须经过电脑管理部门的同意方可进行。1. 7. 5信息资料的复制必须经过本部主管领导的同意方可进行。1.8工作程序1. 8. 1通讯管理程序1. 9相关记录表格1.9. 1电话记录簿传真记录簿传真、电话处理单1. 9. 4传真样本