1、医药化工中间体科技公司行文管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目的1.1为了规范本公司公文处理的标准和要求及文收、分、传、办以及行文的 基本内容、要求、程序特制定本规定。二、适用范围1. 2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。三. 内容1. 3文件种类：请示：请上级指示和批准，用“请示”。报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。批复：答复请示事项，用“批复” o通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下 级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。通报：表扬好人好事，批评错误2、，传达重耍情况以及需耍所屈单位 知道的事项，用“通报”。决定：对某些问题或者重大行动做岀安排，用“决定”。函：平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问 和答复问题，用“函”。会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，耍求有关单位共同遵守 执行的，用“会议纪要”。简报：上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部 使用的，用“简报”。1.3. 10调查报告：为了解决实际问题，掌握客观规律，进行调查，获得对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。14公司行政文件分为三类：1.4. 1 A类文件：制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等;1.4.2 B类文件：公告、决定、通告3、通函、通知、复函等;1.4.3 C类文件：公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。15公司行政文件编号规则：1.5. 1 A类文件编号规则：AAB-CCCC-DDD1.5. 1. 1 AA：编文单位及部门。1. 5.1. 2 B：文件类别码，A类文件的类别码即为o1.5. 1.3 CCCC：文件编制的年份。例如，20081.5. 1.4 DDD：顺序号，是在前三项基础上的大流水号。例如：行政管理规定编号为uLAXZ-SK-2008-07-0r,1.5.2 B、C 类文件编号规则:AAB-CCCC-DD-EE-FF1.5. 1. 1 A：编文单位及部门。1.5. 1.2 B：文件类别码4、。1. 5. 1. 3 CCCC：文件编制的年份。1.5. 1.4 DD：文件编制控制代码1.5. 1.5 E：文件编制口。1.5. 1.6 FF：顺序号，是在前五项基础上的大流水号。例如：2008年7月10日发布的宿舍规定，编号为“LAXZ-SK-2008-0216公司行政类表格单据类码：表格一部门名称一表格名例如：财务管理屮心的借款单，编码为：“表格一财务部 借款单”1.7只有公司职能中心有权签发A、B类文件，签发人必须为公司负责人或 职能中心负责人，核发人必须为公司负责人或行政部。涉及多个部门配 合执行的文件通过知晓人签字的方式完成会签后，方可正式行文。附于 正式文件之后，存于发文部门。5、18文件格式:公司内部及对外的文件均需打印，无论行文或表格，均应采用标准 的页眉及页脚格式。除固定的表格外，整篇文章的上下页边距不少 于2厘米，左右页边距不少于2. 5厘米，连续数页的文章，应于页 脚正中连续编号（例如共5页的第2页标为“第3页共7页”, 字体一律用简体宋体，主标题二号字体，副标题三号字体，止文小 四号字体，正文行间距为固定值24磅；文件标题之下均需注明文 件编号文件结尾须有签发部门发人、核发人、抄报、送、抄发行 等。文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发 文吋间、抄送（抄报）单位、公文字号等。文件纸一般用A4纸，中文肓写文件以右方装订为原则，中文横写 或外6、文文件则以左方装订为原则。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠， 使其整齐划一。内部行文可以用各部门的名义行文，各部门不得联合行文，各部门 之间不要用发文形式解决一般性问题。各行文单位一般不得越级行文，特殊情况必须越级行文的，应当抄 报越过的单位。向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下 级单位，不要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位的重要 行文，可以抄报直接上级单位。对外行文的字号：1.8.8. 1公司：X1X2 （X3）总字第0000号。X1X2为公司简称；X3为地 区类别，不需分地区者省略；0000为公司收（发）文流水号。1. 8. 8. 2对于企7、业对外行文编号由行政部统一制定管理。1.9管理内容和要求：1. 9. 1保证及时、准确地处理公文，反对积压和紊乱，注意文件的安全,防止失密泄密，是公文处理的基本原则。及时，就是要时刻注意文 件的时间性，保证及时、迅速地处理公文，解决问题，不积压，不 拖拉，不误吋，不误事。一般公文的处理以不超过一周为限，紧 急公文随到随办。准确，就是要时刻注意文件办理的准确性，行文 文字要简明、确切，条理要清楚。文件收发运转要准确无误，不 出差错。收文1.9. 2.1有外单位送本公司的公文，统一由行政部签收、拆封、登记。 做到当日来文，当日拆封。如发现漏页、漏附或误送，应立 即联系发文单位。因故未能将当日来文拆8、封处理时，应将收 到的文件全部看一遍，急件急办，以防误压。1922 “亲收”、“亲启”的文件，一定要有收件人或指定人员亲自 收启。可视情况进行登记。1.9. 2.3 “绝密”文件，一定要由公司负责人或指定的人员拆封。1.9. 2. 4某些不重要的，今后乂无参考价值的文件，如一般的会议通 知、便函等可不作登记。1.9. 2. 5在拆封登记时，要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登 记本的项目。1.9. 2.6 一般应包括：收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、 来文摘由、附件密级。随文附来的各种附件（包括文字、表 格），要在专栏里将份数登记清楚。1.9. 2. 7分文：来文经过登记手续后，按各9、部门分文，并要求签收。1.9. 2. 8分文、批办、签注意见时，一定要写清楚主办、协办部门、阅知部门；哪些领导、部门负责人阅知、阅批。1.9. 2.9凡是职责不清，难以确定主办部门的文件，先由总经办与有 关部门联系后确定主办部门，如经联系后仍不能解决的，则 送请领导指定部门主办。运转1.9. 3. 1领导阅示。某部门办的文：先领导，后其他部门。1.9. 3.2领导阅。某部门阅的文：先领导，后部门。办文1.9. 4.1承办人收到文件后，拟办文稿，连同来文一并提交领导审核 签发。1. 9.4. 2来文如有前案，承办人应将前案处理情况摘要说明。1.9. 4. 3需要会办会签的公文，会办会签前，主办部10、门必须与有关部 门交换意见，取得一致意见后，由主办部门负责迅速拟稿，并 办理会签。1.9. 4.4如需以上级名义行文时，要求内容正确，注意公文体式和文 字、标点，必须根据问题的性质、内容和涉及范围，确定公 文的文种、发放范围（主送、抄报、抄送）、缓急程度（特急、 紧急、急）、机密程度（绝密、机密、秘密）等。签发1.9. 5. 1凡以公司名义发出的公文，均由行政部助理拟稿、打印，主 管核稿，总经理签发。1.9. 5.2各部门发出的公文，由各部门专人拟稿、打卬，部门主管核 稿，总经理签发。发文1.9. 6. 1凡经领导签发的公文，必须由行政部收发人员登记编号。发文登记按登记本所列项H逐项认真登记清11、处。登记本的项目, 包括顺序、发文日期、发往公司或部门、文件份数、密级等。1.9. 6.2文件封发时，应检查份数，附件是否相符，是否盖章，文件 中的收文机关和信封上是否一致，检查无误后进行包封登记。 并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。缮印和校对1.9. 7.1凡由行政部拟办的各类公文、简报、信息、会议日程、上报 材料等由行政助理拟稿，行政主管校对，并送公司总经理核 准后，方可打印。1.9. 7.2各部门拟办的各类公文、简报、信息、上报材料等由各部门 专人拟稿，部门主管校对，并送公司领导总经理核准后，方 可打印。1.9. 7.3公文打印按文件缓急程度依次排列，一般情况公文不超过两 天，急件必须12、当FI完成。文件递送1.9.&1和收文人在同一区域内，可采取文件直接递送，并且收文单 位的收文人须在发收文件登记表上签字确认。1.9. 8.2公司间的文件递送可用传真、邮寄（挂号信）、快递。传真事项：1.9. 9.1所有传真资料必须经责任部门负责人签字（相关财务时，必 须有财务主管签字）。1.9. 9.2清楚填写“收发文确认单”，以回传的确认单由行政部按日 期统一归档。以便备查。2. 1邮寄事项：如需邮寄、快递的所有物品或资料，都须经部门负责人同意，由部 门负责人通知前台文员寄送。并在信件/快递发件登记表及快件底单上签字确认。行政部负责各部门需公告文件公告与收回交存工作，原则上公司文件公告期为5天；凡在岗员工均须在公告文件上签名以示知悉，行 政部负责统计未签名之员工，并给予处罚；每次10元。2. 2相关工作流程2. 2.1发文管理流程2. 2.2收文管理流程2. 2.3文件、货物收发管理流程2. 3相关记录表格2. 3.1收发文登记表2. 3. 2信件/快递发件登记表2. 3.4相关函件格式