1、集团公文发文、收文办理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则 第一条 为使集团公文处理工作规范化、制度化，依据2012年党政机关公文处理工作条例，制定本办法。 第二条 公文是集团实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级的方针、政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 第三条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。集团内各级公司、各个部门都要克服形式主义和文牍主义，精简文件数量，慎用公文，提高公文处2、理的效率和质量，提高办事效率。第四条 行政部门是公文处理的管理机构，主管本级公司的公文处理工作，并指导下级公司的公文处理工作。第二章 公文主要种类 第五条 集团内使用的公文有： （一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）通告。适用于在一定范围内要求员工或机构、 部门应当遵守或周知的事项。 （四）通知。适用于传达国家机关、行业管理部门的指示，转发上级主管部门和其他政府管理机构的公文，印发集团、各级公司公文，批转下级公司的公文，要求下级公司办理、需要周知或共同执行的事项。 （五）通报3、。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。 （七）请示。适用于向上级单位或领导请求指示、批准等。 （八）批复。适用于答复下级单位请示事项。 （九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十）函。适用于与外单位商洽工作，询问和答复问题，向行业内非主要管理部门请求批准，内部同级公司之间洽商工作等。 （十一）会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章 公文格式 第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识，发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附4、注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成。 （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行 。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行。（四）发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称5、。 集团发文机关标识确定如下： 1、集团正式文件 辽集发20XXX号 2、总裁办公室文件及公函（公函没有文件编号） 辽集办字20XXX号 3、会议纪要 20XX第（X）号（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布，用3号仿宋字体。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。（如上图所示） 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 （六）签发人。上行文应当标注签发人姓名，下行文不标注签6、发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 （七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空一行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（八）主送机关。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。用3号仿宋体字编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 （九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字，编排7、于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 （十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，一般用3号仿宋体字，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（十一）发文机关署名。署发文单位全称或者规范化简称。一般用3号仿宋体字，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。8、 （十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，用3号阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 （十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与9、公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 （十六）抄送机关。除主送单位外需要执行或者知晓公文 内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一10、面的版心下边缘重合。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印单位和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。（十八）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应11、当连续编排。 第七条 文件纸用A4纸（长210毫米297毫米），左侧装订。 “通告”用纸大小根据实际需要确定。每页文字排24行，每行28字。第四章 发文办理 第八条 行文要履行行文程序，填写文件审批单，逐级审批后，与印刷件一并存档。文件起草应做到： （一）符合国家的法律、法规，符合党的路线、方针、政策及政府的有关规定； （二）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；（三）公文的文种应当根据行文目的、职权和主送机关的行文关系确定；（四）公文如有附件的，必须附全附件，以便查阅；（五）公文内使用非规范化简称，应当先用全称并括号注明简称； （六）人名、地名、12、数字、引文要准确，时间应写具体的年、月、日； （七）公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，包括发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必须用阿拉伯数码书写。同一公文中，数字使用应前后一致； （八）引用公文应注明发文机关、文号和标题；（九）用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以注明，不写不规范的字； （十）签批公文须用钢笔或碳素笔，不得使用铅笔或圆珠笔，以利存档。 第九条 集团发出的公文，由总裁签发，各级公司发文应由总经理签发。凡经公司领导签发的文件不得随意变更，确需修改的要经原签发人同意。 第十条 公文中凡涉13、及其他公司或合作单位的问题，应主动与相应的公司、单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。 文件中有关问题未取得一致意见，不得向下行文。 第十一条 集团及各级公司行文，除在网上将文件发至接受公司或人员外，同时需要向主送单位发送一份书面盖章文件，以备查阅、存档。第十二条 凡以公司为名义发出的公文，由主办部门负责起草、核稿、排版，在公司领导签发之前，将文件电子版传到办公室电脑上，由公司办公室审核，包括审核公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。公文修改后，由办公室发回主办部门打印并填写行文审批单，然后把打印好的文稿和行文审批单送办公室，由办公室送领导会签。14、领导签字后再按照主送和抄送的要求编号统一下发，电子版文件须转换为只读文件。办公室行政专员要将签发的审批单和文件盖章印刷版一份一并存档，主办部门也须存档一份印刷版文件备查。行文审批单格式如下：行文审批单总裁意见 年 月 日分管领导意见 年 月 日 总裁办意见 年 月 日拟稿部门意见 年 月 日文件标题发文字号辽龙集发20XXX号发文日期拟稿部门拟稿人拟稿说明第十三条 没有主办单位负责人签字的公文，不得报送公司领导和行政部门签批、办理，对于主办部门拟就的公文，凡不符合本办法发文条件规定的，办公室可退回文件起草部门修改或重新起草。 第十四条 公司发文由专人校对，政策性较强和数字较多的文件，先校对后由15、起草部门点校把关。 第十五条 绝密文件由起草部门指定专人打印，并负责校对，以尽量缩小知密面。由办公室统一编定密级。第十六条 已打好的公司文件，在盖章封发之前，办公室应认真检查确认无误后，最后加盖公司印章按文件要求发送。 第十七条 公文传递要及时准确，确保安全，建立严格的登记签收手续，传递秘密公文时，必须密封后制定专人传送。 第十八条 合作单位或企业与集团及所属公司联合行文时，文件草稿或函件收到后，先由对接公司的办公室登记并填写发文单，交有关部门负责人审阅并送公司领导签发。公司领导签发后返回办公室登记编号，注明签发人及时间，编号，再会同有关单位共同发文。第五章 行文规则 第十九条 行文要分清主送16、抄送。集团下属各级公司之间除了以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得相互之间正式行文，更不得以命令形式向同级公司、部门行文。各级公司办公室根据总裁办公会议、经理办公会议议定或总裁、经理授权，可以向本级各部门、下级公司行文。 第二十条 向上级公司的请示可不抄送下级单位，向下级公司的重要行文，要同时抄报上级公司，需要合作单位了解和掌握情况的，或者需要协助和配合工作的，可抄送合作单位。 第二十一条 请示和报告不能混淆，不得出现关于的请示报告字样。请示需一文一事，一般只写一个主送机关，受双重领导的公司、部门或涉及多个上级单位协调解决的问题应注明主送和抄送单位。第二十二条 一般除领导17、直接交办的事项外，文件不要直接送领导个人，也不要同时抄送下级单位，应统一交由办公室送达或发送。 第二十三条 各公司经过批准可以和有关单位或企业联合行文，涉及集团内部多个公司或部门的工作可以联合行文，但未经协商或协调不一致的，任何公司或部门不得单独行文。 第二十四条 需要在报刊发表的公司公文或宣传性文章，必须经董事长批准，申请文件中要注明发表机关的名称和时间。 第二十五条 各公司、部门需要查阅已存档的上级重要来文或有关材料，须由办公室主任批准，由行政文员或档案员带领查询。第六章 收文办理 第二十六条 收文办理一般包括：登记、分办、批办、催办、反馈、立卷、归档、销毁等程序。登记要将公文标题、发文字18、号、发文机关、收文日期等主要事项逐项登记。登记时，要审核来文是否应由本部门办理，各要素是否齐全，并清楚填写登记簿。 第二十七条 根据文件来源、密级、紧急程度的不同，采取相应处理方法。 （一）通过主管部门发来的文件、信件，以及其它机构邮寄来的信件均由行政专员办理，其中信件上标明收文单位或个人的直接分发，重要文件由办公室主任分办，再由主管领导批办。（二）各级公司行政专员都要做好所有重要来文的签收登记。对传阅的文件要填写文件传阅单，经办公室主任签附处理意见或分办意见后送有关领导或部门办理，并负责催办。文件传阅单式样如下：文件名称来文日期接文人员来文部门文件编号密 级分办意见： 年 月 日阅办意见： 19、年 月 日 办理部门办结日期办理结果： 年 月 日文件传阅单 （三）需要反馈结果的文件或信件经办公室主任分办后，上传或送交有关领导阅示，再经主管领导批示后，由办公室送交具体执行部门办理。同时将文件内容及领导批示意见转给审计部，由审计部门跟踪催办，考核办理情况。办理部门要抓紧按照领导批示意见办理。 （四）各级公司直接收到上级公司或行业主管单位、合作单位的行政公文，以及外出开会、谈判人员带回的文件和重要材料必须及时送至本部门登记、处理，不得留为私有；关系到公司的文件、材料，应送至办公室登记、处理。 第二十八条 行政专员要及时对公文进行分类登记、分发，根据文件紧急程度、密级要求等及时传阅，尽快办理。20、 公司公文的保管、整理、归档、销毁由办公室行政专员负责。 各级公司自制的公文，由各公司自行管理、备案。 第二十九条 各级公司、部门领导阅读、审批公文一般不应超过三天，阅读审批后要签名并注明日期，紧急事务要及时签署意见。 第三十条 凡是经集团或各级公司领导指示、批示或交有关部门办理的公文，行政专员要负责传送、催办、检查。第六章 公文立卷、存档、销毁 第三十一条 公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料按存档要求整理立卷。 第三十二条 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类编号、整理，保证齐全、完整，便于保管、查找和利用。 第三十三条 立好的案卷，按规定应向公司档案室移交。 第三十八条 没有存档价值和没有存查必要的公文，经过鉴别和报同级公司领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文时，应进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。第七章 附则 第三十四条 集团下属各公司可根据本办法，结合实际情况制定本公司的实施细则。 第三十五条 本办法自发布之日起施行。原有的公文处理办法同时废止。第三十七条 本办法的解释和修订权归集团总裁办公室。