1、电业局工会公文格式收发文及办理管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录前 言I1. 范围12. 规范性引用文件13. 术语和定义13办公自动化系统（0A系统）13.2 电子公文传输13.3 纸质文件13.4 工会公文14. 职责24.1 局长24.2 工会主席24.3 工会副主席24.4 工会24.5 综介管理处24.6 工会文书25. 管理活动的内容与方法2本制度依据的流程2总则2工会公文种类3公文格式4行文规则5工会公文收文及办理65.6.1 拟办、批办、承办65.6.2 催办、查办6工会公文发文及办理75.7.1 拟稿75.7.2 审核75.7.3 会.答85.7.4 核2、稿85.7.5 签发85.7.6 编号85.7.7 打印、校对、用印、分发9翻卬、复卬9传真的收发和管理10签报的管理10公文立卷、归档、销毁106. 检查与考核107. 报告和记录118. 附录11附录A （规范性附录流程图）12图A. 10EP-LU 06. 01工会公文发文流程12图A. 20EP-LU 06. 02工会公文收文流程13附录B （规范性附录表样格式）14B. 1 xx电业局收文登记表14xx电业局收文登记表14B.2xx电业局办文单15B. 3xx电业局发文稿纸16附录C18xx电业局RIM）S tXECTtIC HIWEK B（ RILM工会公文管理制度(1) 范围本制3、度规定了xx电业局工会公文管理的职责和权限、管理内容和方法、检查与考 核、报告和记录等要求。木制度适用于xx电业局工会公文收发文管理。(2) 规范性引用文件下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。其最新版本适用于本制度。（1）国家行政机关公文处理办法（2000年8刀24日颁布）（2）内蒙古电力（集团）有限责任公司公文处理实施细则（内电办200535号）（3）哪尔多斯市人民政府办公厅公文格式细则（2008年7月修订版）(3) 术语和定义3.1办公自动化系统（OA系统）办公自动化系统是利用信息技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系 统。使企业内部人员方便快捷地共享信息，高4、效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、 信息处理，为金业的管理和决策捉供科学的依据。本制度指xx电业局使川的由内蒙古 电力（集团）冇限责任公司统一开发的办公自动化系统，可以实现网上公文的电了化处理。 3.2电子公文传输是指将发文单位的电子公文经电子公文传输系统处理成版式文件,加盖电子印章发送而 后接收的过程。33纸质文件以纸介质传递公文信息的文件。3.4工会公文是xx电业局工会在行使管理职能过程屮形成的具有法定效力、规范休式的公务文 |5o是传达贯彻党、国家、自治区、内蒙古自治区电力工会和xx市总工会的方针、政 策，发布规章制度和工作措施，请示和答复问题，布置和商洽T作，安排工会活动，报告5、情况、交流经验的重要工具。(4) 职责4.1局长(1) 批示、签署文件办理意见；(2) 签发工会、行政联合文件；4.2工会主席(1) 批示、签署工会文件办理意见；(2) 签发工会文件。4.3工会副主席(1) 负责对工会來文拟办处理意见和建议，协助局领导、工会主席执行相关文件的批示意见；(2) 负责督办工会来文处理工作；(3) 负责工会发文的核稿。4.4工会(3) 负责工会收发文处理、督办等工作；(4) 指导局属单位分工会的工会公文处理工作。4.5综合管理处(1) 负责审核工会、行政联合文件。4.6工会文书公文管理中收发文的具体丄作，负责收发文件的流转；负责工会公文档案的提交、归档工作。(5) 6、管理活动的内容与方法5.1本制度依据的流程(1) 工会公文发文流程(见附录A A.1)(2) 工会公文收文流程(见附录A A.2)5.2总则5.7.7.1 公文处理应及时、准确、规范、细致、全面、安全;xx电业局ORIM1S XE(TI(： H)WEK BlRILM*5.7.7.2 公文处理工作应实行党政T分开的原则：5.7.7.3 严格执行国家的法律、法规和有关保密规定，保守国家和金业秘密；5.7.7.4 各级领导和工会工作人员必须髙度重视公文处理工作，深入实际，调査研究，实 事求是，认真负责，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高工会公文处理的效率 和质量。5.3工会公文种类局T会公文7、的种类主要有：(1) 决定对某些重要事项或重人行动作出安排、部署，用“决定”；(2) 通知发布规章制度，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的工会公文，批转下级单位的 工会公文，布置工作，要求下级工会(单位)办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘 用工作人员,用“通知”;(3) 通报表彰先进、批评错误，传达重要精神和情况，卅“通报”；(4) 报告向上级T会汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问或交办事项;(5) 请示向上级工会请求指示、批准，用“请示”；批复答复下级工会的请示事项，用“批复”；5.1 函不相隶属的机关Z间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，8、用 “函”。办理例行公事与应急公务等，用“便函”；5.2 意见适用于答复対方、下级工会征求对某项工作的意见、请示，也适用于对重要问题提出见 解和处理方法；5.3 传真需要紧急转发上级工会、同级机关和不相隶属机关的工会公文，立即批转下级单位的公xx电业局RIM)S tXECTtIC HIWEK B( RILM文，马上布置工作，要求下级工会(单位)即时办理和即时需要周知或即时共同执行的事项, 用“传真”;5.4公文格式工会公文格式即公文的外观形式，是指工会公文的各个组成部分在公文屮所占的位置及 其相互关系，是工会公文规范化的重要标志。工会公文格式严格执行国家行政公文格式，即 分为眉首、主体和版记三9、部分。xx电业T会公文，包括xx电业局工会文件(上行文和下行文)。(1) 工会公文眉首是置于公文首页红色反线以上各要索的统称，包括公文份数序号、 秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人(会签人)。(2) 工会公文主体是置于红色反线以下至主题词Z间各耍素的统称，包括公文标题、 主送机关、正文、成文口期、公文生效标识、附件；(3) 版记是置于主题词及以下各要素的统称，包括主题词、抄送机关、印发机关、印 发日期；(4) 工会公文的秘密等级参照行政公文执行，分为绝密、机密、秘密三级；(5) 需要受文机关紧急办理的工会公文，应当标注紧急程度。工会公文紧急程度分为 特急、急件两种；(10、6) T会发文机关标识由发文机关全称加“文件”组成；(7) 发文字号，包括机关代字、年份、序号，联合行文只标明主办机关发文字号；(8) 上报的工会公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。其中“请示”应 当在附注处标明联系人的姓名和电话；(9) 工会公文标题包括发文机关名称、公文主要内容、公文种类。公文标题中除法规、 规章名称加书名号外，一般不加标点符号；(10) 批转或转发有抬头的工会公文时，被批转或转发工会公文的标题中不冠机关名 称。转发文件吋，应尽量减少转发层次，确需多层转发时，应在标题中概括被转发文件的 主要内容，以避免标题繁兀。上报的工会公文标题应使用发文单位全称；(11) 主送11、机关即工会公文的主要受理机关。主送机关名称字数少的，尽可能用全称； 字数多的，用规范化简称、统称，普发性文件统一称呼为：“局属各单位”。上报的T会公 文主送机关只有一个。如需同时送其他机关，应当用抄报或抄送形式。正式工会公文一般 不得主送领导者个人；(12) 会议通过的文件，应在标题之下、正文之前用括号注明会议名称和通过时间：(13) 附件是对正文起补充说明作用的文件。工会公文如有附件，应标明附件顺序和名 称；(14) 工会公文主效标识和成文时间。工会公文生效标识即发文机关印章(所有的机关 印章必须为红色)或机关法定代表人的签名章。单-机关制发的工会公文，落款处不署发 文机关名称，只加盖发文机12、关印章和标识发文时间。联合上报的T会公文，由主办机关加 盖印章，协办机关不加盖印章；联合下发的工会公文，联合发文机关都应当加盖印章；(15) 附注。公文如有附注(需要说明的其它事项)，应当加括号标注；(16) 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的耍求标注主题词；(17) 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规 范化简称、统称；(18) 公文小各组成部分的标识规则，参照内蒙古电力(集团)有限责任公司公文处 理实施细则的标准执行；(19) 公文用纸一般采用国际标准A4型(210nrniX297mm)，左狈9装订。张贴的公文用 纸大小，根据实际需要确定。5.5行文13、规则行文关系，应根据隶属关系和职权范围确定：(1) 局工会可以对局属各单位分工会部署工作；可以向工会上级领导和业务主管部门 请示、报告工作；可以同xx市总工会、市妇联、市红十字会行文；(2) 局属各单位分工会在主管业务范围内，可以本单位名义向卜属单位行文。局属各 单位的工会文头山各单位自行印制，并由局属各单位工会主席签发，山局属各单位行政(工 会)文书负责编号，编号为“ XX200XX号”，加盖单位印章。此类工会公文只能对所 属单位分工会行文，不能对外单位行文。局属各单位Z间不互相行文。局属各单位在主管 业务范围内，应以通知的形式行文；(3) 般不能越级行文。确因特殊情况必须越级行文时，应同时14、抄报越过的上级机关; 向下级单位的重要行文应抄送其直接上级机关；(4) 请示应一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它机关，应用抄送形式 或在主送机关Z后写明“并”某机关，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项 夕卜，请示不得直接送领导个人；(5) 报告屮不得夹带请示事项；(6) 同级单位可以联合行文，局属各部门不能联合编号发文，涉及儿个部门的工作以 主办部门字号发文。5.6工会公文收文及办理工会收文管理一般包括拆封、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销 毁等程序。局工会收文由工会文书收文。由局工会文书拆封、登记、呈批。机要件由党委工作处按 机要件管理的规定办理。代表15、局工会参加会议带回的重要文件和各部门收到给局工会的工会 公文，应交局工会文书统一处理。局属各单位份工会要指定专人管理工会公文。拟办、批办、承办(1) 局工会收文，由局工会文书在办公口动化系统流程中填写工会公文批办单， 送工会主要负责人签注拟办意见后，送工会主席阅批或送局领导批示。涉及几个部门的工 会公文，少有关部门协商后会办。主办部门应主动承办，会办部门应协同配合。急件或有 处理时限的工会公文，由工会确定处理时限，冇关部门按期完成；(2) 局工会文书呈送局领导、各部门传阅的文件，均山局工会文书组织传送，传阅时 不得积压、不得横传；(3) 重要的工会公文或冇局领导批示的工会公文，都要先经部门(工16、会)负责人阅批, 再交承办人办理或传阅。凡涉及其它部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商办理。 重要文件，部门(工会)负责人应亲自处理；(4) 局属各单位分工会(部门)、必须严格按照xx电业局网上电子公文处理 管理办法，采用OA系统进行发文的处理；(5) 交办不当的工会公文，应立即退局工会文书。催办、查办(1) 局工会文书负责工会公文的催办、查办，做到紧急工会公文跟踪催办、查办，重 要工会公文重点催办、查办，一般工会公文定期催办、查办。对下发的重要工会公文，应 及吋了解，并向局工会主席反馈执行情况；(2) 各部门承办的工会公文应按时办理，做到件件有结果。特急件、急件应随到随办; 一般文件应17、按要求时限完成。对上级转來的要求我局工会在规定时间内答复或提出处理意 见的文件，应按规定吋间将答复或提出的处理意见连同上级机关转来的文件一并交局工会。;窑$:xx电业局ORIM1S tXECTtK! HIWEK BCRILKr因情况特殊，按规定时间未办理完毕的应及时向冇关局领导、局工会文书和发文单位说明；(3) 对重要和有时限要求的文电，除由局工会文书负责催办外，主办部门(工会)主 要负责人要协助工会主席及吋催办，并按要求吋限将办理情况及吋反馈交办机关。5.7工会公文发文及办理办公口动化工会发文流程中一般包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、编号、用卬、成 文、分发、归档等程序。工会发文应贯彻精简18、原则，凡能当面请示、报告、商洽的事项，一般不行文，凡可用电 话、现场办公解决的问题一般不行文。拟稿所有工会发文一律在计算机办公自动化系统“发文管理”模块中运作，拟稿人在拟稿状 态下将发文稿纸中的栏冃填写齐全。草拟公文应做到：符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策及冇关规定，符合本局的实际 情况利工作部署；密级文件不得在办公自动化网络中运行。办理时，选择其它发文形式；阐述情况准确，观点明确，条理清楚，文字梢炼，用词、标点准确，篇幅粕短， 使用规范汉字，不生造词汇和简化字；人名、地名、数字、引文要准确；时间应写具体年、刀、日全称。引用公文，应 先引标题，后引发文字号(并加扩号)；工会公文中的19、数字，除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等 必须使用汉字外，一般使用阿拉伯数字。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其 缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；拟制各类规章、制度、办法、规定等规范性文件，必要时主办部门应会签负责法 律事务的部门。审核所有工会发文都必须在拟稿完成后交木部门(工会)主要负责人市核，审核通过后方可 送会签、核稿或签发，部门负责人在审核文稿时必须明确该发文的需要会签的部门、局领导, 以及需要提交签发的局领导。会签凡涉及其它部门业务的工会文件，应由拟稿人送有关部门会签。如会签领导外出，会签 部门应及时通知拟稿人转办20、。会签后，由拟稿人送经局行政秘书核稿后呈局领导签发。重要 文电、急办文电，主办部门应自行“走会”或由主办部门协商，缩短会文时间。核稿(1) 局工会发文经部门(工会)主耍负责人核稿并审核；如果该文件需要会签，则经 相关部门主要负责人、局领导会签后交局行政秘书核稿。核稿应全面、细致、严格。对逻 辑混乱、文字冗长、稿面潦草的，应在“核稿”处提出意见，如遇词不达意、文不对题的, 应退回修改或璽办；(2) 核稿的重点是：B. 1 有无行文的必要；B.2用什么名义行文；B.3文件的内容是否符合党和国家的方针、政策、法令以及局的有关规定；B.4 提出的要求、扌吿施和办法是否明确，切实可行；B. 5 涉及有关21、部门和单位的问题是否协商一致，文字是否通顺、严密、简洁、明了, 标点运用是否正确；B. 6是否采川国家法定计量单位；B.7发文类型、公文格式是否正确，公文要素是否齐全;B.8数字使用是否规范；B.9主题词是否正确。签发(1) 局工会发文由工会副主席审核并核稿通过后，方可送丄会主席签发；(2) 以局工会和局行政联合发文的文件，由工会副主席审核，局工会主席、综合管理 处会签，局行政秘书核稿通过后，方可呈局长签发；(3) 已经领导签发成文后的文电，如遇特殊情况需改动文章时，必须重新送局工会文 书办理后请原签发的领导市定并再签发。编号(1) 局工会文头由局工会统一印制，由工会主席签发；(2) 局工会发22、文(包括通知、请示、报告、决定、函、意见、通报、传真)由局工会 文书统一编号；(3) 局工会发文用哪电工20XXX号”编写；(4) 函用“鄂电工函20XXX号”编号；(5) 传真用“鄂电工传20XXJX号”编号；(6) 编号方式采用计算机流水编号；(7) T会如需编排其他年度的文号，与局行政文书联系，采用手工编号。打印、校对、用印、分发(5) 打印(6) 局工会发文由工会各岗位通过办公公文流程，在拟稿状态下输入；(7) 打印会议文件应提前交稿;(8) 严格控制文印份数，不得随意增加，打印文件要整洁、美观、清晰、保密，符合 公文格式的要求。(9) 校对工会发文由主办人员校对，成文后一般不能改动。23、重要公文由主办人员一校，局T会文 书二校，局部门(工会)主要负责人三校。(10) 用印(1) 印章使用按照签发权限确定。凡以局工会名义发出的文件、信*1、介绍信、报表 等可用局工会印章；(2) 凡使用局工会卬章的，必须经用印章人填写用印单，经局部门(工会)主要负责 人或局工会主席签字后，方可使用；(3) 例行报表使用局工会主席个人印章时，须经工会主席签字后方可用印；(4) 局属各单位需开据工会介绍信、各类证明、信函时，由各单位(部门)出据证明(介绍信)或归口部门领导签字，并经局工会主要负责人审签后方可使用；(5) 印章加盖应清晰、端止，位置应在成文吋间中间。(11) 分发成文后，由工会文巧通过24、常规方式和网络负责分发。5.8翻印、复印除绝密文件和注明不准翻印的文件外，翻卬机密文件应由工会副主席审批，文书登记。翻印时，应注明翻印机关、时间、份数和印发范围。5.9传真的收发和管理向局请示汇报T作或联络、商洽工作的传真件由局T会文书按正式公文办理：以局工会的名义给有关单位发传真时，应先经部门领导审核，交局工会主席签发, 由局工会文书登记、编号，在传真纸上成文、用印后发出。原件由工会文书归档；机密、绝密公文不得使用未加密传真机传送。510签报的管理(1) 局工会需书面向局领导汇报工作的，均以签报形式送局行政文书统一登记、呈送。签报应写在局统一的签报纸上，简明扼要，一事一报。不能使用复卬件呈送25、；(2) 签报须冇部门(工会)负责人签字；(3) 签报涉及其他部门业务的，应事先协商，意见一致后，山有关部门领导共同签字。 耒达成一致者，应将分歧意见和协调建议一并说明。511公文立卷、归档、销毁(1) 工会公文立卷、归档和销毁应贯彻及时，完整、严肃、规范和保密的原则；(2) T会公文办完后，承办人员应及时将公文原稿、正木连同附件收集齐全，并按照 文书立卷、归档的有关规定进行分类、立卷。传真、签报按正式公文立卷。凡需年终归档 的文件，应按文书档案管理的有关规定进行鉴定、分类、整理、登录，并于第二年一季度 全部移交局办公室档案部门。存档的数量耍求：交文书档案管理部门的底稿一份，正本连 同附件两份26、；部门存查的正本两份；(3) 工会和局联合发文的，主办单位存止本，非主办单位存副本或复印件。以复印件 存档的，应注明并加希复印单位的印章；(4) 没有存档价值和存查必要的工会公文，经档案人员鉴定和部门领导批准后可销 毁。销毁秘密公文耍登记造册，由二人以上专人监销，保证不丢失、不漏销；(5) 工会负责公文处理的专兼职工作人员负责本部门办公自动化系统的维护与管理， 如有问题为信通处或局行政文书协商解决。6.检查与考核表1给出了考核项F1。表1考核项目序号考核项目考核标准执行部门/人监督部门/人1工会收文时间收文办理W5个工工会文书岗/承工会/副主席作U办人2发文办理时间发文办理W7个工作日工会相关27、岗位/核稿人工会/主席、副 主席7.报告和记录表2给出了执行本制度形成的报告和记录。表2报告和记录序号名称填写人保存地点,保存期1星尔多斯电业局收文登记表工会文书工会长期3xx电业工会文件批办单相关人员工会长期4xx电业局收文办文单工会文书工会长期5xx电业局发文稿纸(工会通用)拟稿人工会长期8.附录(1)附录AOEP-LU 06.01工会公文发文流程 附录A.2 OEP丄U 06.02工会公文收文流程附录Bxx电业局收文背记表(4) 附录B.2xx电业局收文办文单(5) 附录B.3哪尔多斯电业局发文稿纸附录A （规范性附录流程图）图A. 10EP-LU 06. 01工会公文发文流程4Mb 林28、电卸4人AJMWwiT-r rruq4- X 1 A 1 1 1 ：4iurBt十 llftil.；八 4r ni0EP4.U Of! 01 I】佟公文发文流秤界电时界电时|女养电局过程描述劳动保护岗公文发文初稿不通过不通过不通过结束是通过通过ftl i 灿 E女工委主任屮JMN真FU *Hi正式公文文件Mil-女工委主任朋0呻立小h|i 1正式公文文件女工委主任不通过行政文书岗竹八 if I MvniKrrI冷敌丄软徜盯也训w 怜刚1脅林小趴 專JTE 仝Mfr.h 0- 1 rfll r J 叶黄* Tb I fl H 口竦畴 t + H,嘗擄wifi 414-1 ir nFt i * I29、内th鸣引:出他文 件fih悴| n i沁4“打附耳財他务I 4：工w川施图A. 2 OEP-LU 06. 02工会公文收文流程单位：xx电业局流程名称：工会公文收文管理编制人:流程编号：OEP-IJJ 06.01业务主资部门：工会最后更新时间：2010.11 业务参与部门：相关部门/局屈单位版本:010FPH1F 02.06 丁会公文收文流甩上级发文机关开始相关岗位01发送工会公文工会公文鄂电局局领导鄂电局工会女丄委主任02接收工会公文收文登记我匸会主席04 文件批示丄会副主席03 阅示文件签署拟办厳见收文办文单是否需耍其他部门趾合承办工会相关岗付051根据拟办和批示总见进行办理鄂电局相关部30、门/局属单位过程描述本潦程由工会归口管理01 01. I.会女丄委主任 应毎日及时察看收文管 理滅程.收到文件后及 肘登记，并于接收文件2 个工作日内分送工会領 导阅示。05-1.楓据工会*导批示 总见,需工会单独办理 的，应于5个工作日内进 行文件办理。是一局蝕导052阅示文件结束05-2-06. IH据工会蝕导批 示意见潘和关部门配合 办理的,于1个工作日内 将文件转办至配合部门何 知,并与配合部门主动对 接.捉髙工作效率；女工委主任 06 根据拟办和批示恿见.转办公文部门负资人/相关岗位 07玉阅文根卅 批示懣见配合丄会 办理文件07.配合部门于3个工作日 内做出文件办理回应，配 合工会31、进行文件落实工 作.女工委主任r0&公文及办理情况归档收文办文单08 上级文件归档于10个 工作日内完成.1、工会公文2.收文办文单结束本流程实施周期濒率:1 实施周期为6个工作U（不含文件归档；2濒率为不定期;附录B （规范性附录表样格式）B. 1xx电业局收文登记表xx电业局收文登记表B.2xx电业局办文单xx电业局办文单收文号J-紧急程度_般密级普通收文日期成文日期来文号2011來文单位期限要求提醒H期文件 标题拟办 意见领 导 批 示承 办 与 阅 办 栏B.3xx电业局发文稿纸xx电业局稿纸文件 标题1 文号Ii L n 号秘密等 级1 d紧急程 度1Z1主办单位xx电业局_ 11文种页数11打印份数11拟稿人工会行政文书联系电 话1部门领 导联系电 话111签发会签部门1会签审核 总:见办公室核稿