1、集团企业总裁办职能流程管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一部分 总裁办职能一、 印信管理职能1、 法人印鉴、合同印鉴、相关部门印鉴的制作、登记、备案2、法人印鉴、合同印鉴的保管3、开具企业对外证明4、用印登记二、 办公行政管理职能（一）会务管理包括：总裁办公、中心办公会和专项会议1、助总裁做好会议议题的确定工作2、 相关会议材料的准备3、 会议日程的安排4、 编发会议纪要5、 会后督办工作（二）档案管理1、 收集、整理、鉴定、保管、统计公司经营活动中形成的重要文件、重要历史资料。包括：合同文本、文件汇编、会2、议纪要、统计数据分析、科技成果档案汇编、单位发展史志等；2、 档案的借阅登记（三）接待工作根据总裁、副总裁的要求做好公司外来人员的接待和服务工作。 (四)公司用期刊、报纸的订阅于每年底负责征订公司用各级各类期刊；三、 文书管理职能1、 负责总裁、副总裁所需文书的起草，成文2、 归口公司内部管理制度的发文、印制工作四、 法律事务管理职能1、 公司证照的申办2、 合同条款的准备和审查3、 协助公司法律顾问处理相关法律事务五、 企业文化的建立1、 公司企业文化的总结、归纳2、 内部期刊的编辑出版六、 项目申报管理1、 根据公司的运营需要和公司总裁的要求，完成具体项目的申报、评审、认证工作；2、 相关3、项目材料的组织、编写及其相关的联络工作。七、 日常办公事务1、 协助总裁、副总裁安排工作日程；2、 做好各部门的协调工作；3、 及时准确地收集、整理与公司业务发展相关的政策讯息，为领导决策提供服务；4、 根据总裁、副总裁的要求对各部门工作进行督促、检查和推动；5、 完成总裁、副总裁交办的其他工作。第二部分 总裁办工作流程及操作规范一 印信制作流程和操作规范： 印信制作流程部门总裁总裁办制 印总裁办印鉴存档表制印申请表 印信制作操作规范：1、申请：部门需制印时，到总裁办提出申请，填制印申请表；2、报批：总裁办将制印申请表提交主管总裁批示；公司法人印鉴与合同专用印鉴的更新、制印由总裁办直接报总裁批4、示；3、批复：总裁办根据主管总裁的批示制印或不制印；3、 登记存档：登记印鉴留存单位、保管人员；存档印鉴存档表及制印申请表。用印部门或个人总裁办鉴 印总裁或部门经理签字确认用印登记表 用印管理流程： 用印操作规范6、 用印部门或个人到总裁办填写用印登记表提出用印申请；7、 用印人在用印申请上注明用印事由后，呈报主管总裁或部门经理签字确认；8、 印鉴保管人根据签字决定是否用印，并在用印登记表上留存鉴印。二 会议管理流程及操作规范 会议管理工作流程A:总裁办公会及中心办公会工作流程会议材料准备议程表总裁部门1部门2部门n召开会议筛选议题会议主管秘书总 裁总裁办待议议题申请表编制会议纪要会务主管秘书5、确定会议议程会议通知总裁办公会及中心办公会操作规范：1、 在总裁办公会和中心办公会召开前，会议主管秘书根据授权到各部门主动收集议题内容；2、 各部门将需议事项填入公司局域网内的待议议题申请表内，同时准备会议材料；3、 会议主管秘书协助总裁筛选确定议题，并确定相关部门会议材料的准备情况，填制会议议程表；4、 严格按照会议议程的安排召开会议；5、 总裁办公会需编制会议纪要，中心办公会根据需要可编制会议简报；6、 总裁办根据授权对所决议事项进行督查，并将督查结果及时反馈给总裁或副总裁。部门1总裁B:专项会议工作流程：会议材料准备召开会议部门2总裁办部门n议程表编制会议纪要总裁办专项会议操作规范： 76、 根据总裁的授意确定议题相关部门、议题责任人、并收集待议议题材料；8、 相关部门准备会议材料；9、 主管秘书确定会议时间，填制会议议程表；10、 严格按照会议安排进行会议；11、 编制会议纪要；12、 就会议决定事项进行必要的督办；13、 将督办结果反馈给总裁辅助决策。三 刊订阅流程及操作规范 公用期刊定阅流程：定 阅主管总裁各部门总裁办 期刊定阅操作规范1、订购时间：上半年 下半年2、订购手续：不论单位和个人，均需先到前台查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交总裁办主管秘书核对算价，确认无误后，当面缴款开票。3、公费订购报刊由总裁办主管秘书根据7、主管副总裁的批示持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些领导。四 文书管理工作流程及操作规范 文书管理工作流程：总裁办相关部门总 裁总裁办条文总 裁条文存档备案讨论或辩论试行修正或废止 文书管理工作操作规范：1、 调研和收集各部门工作信息，同时将调研结果和立案建议上报总裁；2、 根据总裁的授意拟写相关条文或由相关部门进行草拟，总裁办协助进行把关审核；3、 会同相关部门对条文实行后可能出现的正面或负面效果进行讨论，并进行必要修正；4、 在条文的试行阶段汇总总结出所反映的问题，并将整理后的结果报总裁核批；8、5、 总裁签字确认同意颁发的公文；6、 将正式下发的条文存档备案；7、 对下发公文的执行情况进行督查，并将督查结果及时准确地反馈给总裁；8、 条文颁布后，根据工作情况的变化提出修正或废止案。第三部分 XX办公管理制度一 XX印信管理制度第一条 印信的种类 (一)印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 (二)职章：刻有公司董事长或总裁职衔的印章。 (三)部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注对内专用。 (四)职衔签字章：刻有总裁及总裁职衔及签名的印信。第二条 印信的使用规定(一)对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机9、构以公司名义的行文，盖总裁职章和公司法人章。(二)以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件、合同文本，及各类规章典范的核决等由总裁署名，盖总裁职衔章和公司法人章或合同专用章。(三)以部门名义于授权范围内对厂商、客户的合同文本及内部规章典范的核决行文由部门总经理署名者，盖总经理职衔签字章。(四)各部门于经办业务的权责范围内及对于民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。第三条 印信的监印(一)总裁职章及特定业务专用章由总裁核定本公司的监印人员。(二)合同专用章得由总裁核定本公司的监印人员。(三)部门经理职衔签字章及部门章得由部门经理指定监印人员,并报总裁办备案。第四条 印信盖用10、(一)文件需用印时，应先填写用印登记表单(附表3)，经相关主管人员核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。(二)监印人除于文件、文稿上用印外，并应于用印登记表上加盖使用的印信存档。(三)公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总裁签字批示后方可开出，持空白介绍信外出工作回来后必须向公司汇报其介绍信的用途，并进行登记签字确认，未使用的必须交回。第五条 各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。第六条 监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。第七条 印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。第八条 本办法经呈总裁核准11、后施行，修改时亦同。二 会议室管理办法公司现有大、小会议室两间，为合理安排公司会议室的使用，减少各部门间使用的时间冲突，现制定如下管理办法：1、各部门或个人因工作需要需使用公司会议室时，应提前一天到“总裁办”办理会议室使用登记手续（见附表9）。临时决定使用的，也需到总裁办提出申请，由总裁办主管秘书协调解决；2、“总裁办”根据各部门登记的会议室使用时间、先后顺序、与会人员数量等情况合理安排会议室使用的先后次序。并及时将安排结果通知相关部门或个人。4、公司领导因重要工作需临时使用会议室时，根据情况的紧急程度主管秘书可优先安排使用，并及时通知相关部门调整会议室使用时间；5、凡未办理使用登记申请的部门12、或个人，无权使用会议室；6、本办法自公布之日起开始施行，望各部门认真遵照执行。三 XX会议管理办法经研究决定，现制定XX会议管理办法如下：1、会议形式（1） 总裁办公会：由公司总裁主持召开的协调工作部署会（2） 中心办公会：各管理中心主管副总裁主持召开的工作协调部署会（3） 专项工作会：根据工作需要召开的专题会议（机动）（4） 部门例会：各部门的工作总结、计划会2、会议召开时间i. 总裁办公会：每半个月召开一次，时间为月初、月中的第一个星期一上午11：0012：00ii. 中心办公会：每周召开一次，时间为每周五下午16：3017：30；iii. 专项工作会：根据工作需要机动安排会议时间iv. 13、部门例会：每周召开一次，时间为每周五上午。具体时间由各部门根据工作需要确定3、参会要求（1） 根据会议主题认真准备会议材料，不可取用不正确的材料；（2） 严格遵守会议开始时间，不得无故迟到；（3） 因工作需要不能准时到会的，应在会议开始前告知主管秘书；（4） 严格按照确定的发言时间进行陈述。（原则上以3分钟为限）；v. 严禁发言内容偏离会议主题；vi. 不可打断他人的发言；vii. 无特殊理由不得中途离席；四 档案管理制度a) 文件的归档范围： 1.凡下列文件统一由总裁办负责归档： (1)上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； (2)以公司名义对外发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪14、要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表、项目方案、合同、协议、委任书等； (3)董事会会议、总裁办公会、专项会议、公司管理委员会、中层干部会以及各种专项例会记录； (6)参加上级召开的各种会议带回的重要文件、资料及本公司在会上汇报的发言材料等； (7)上级有关领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进 行汇报的提纲和材料； (8)反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品； (9)公司日志和大事记； (10)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2.各业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。第15、二条 立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向总裁办主管秘书移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。第三条 档案文件的借阅1、 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人在文书档案借阅登记表上签字确认，并经总裁办公室主任同意后方可借阅；对有密级的文件需经主管副总裁及总裁办主任同意后方可借16、阅。2、借阅文件应严格履行借阅登记手续，重要文件就地阅看，按时归还。任何人不得将重要文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。3、各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。第四条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，档案管理人员应定期清理造册，并按公司有关规定，办理申请销毁手续。若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经主管总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经总裁办公室主任同意后方可销毁。第五条 经审核同意销毁的文件，档案管理人员应认真填写、编制销毁清单，并应由总裁办公室主任监督销毁。五 XX文书管理制度(一)总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质17、量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。第三条 公司各类文件由总裁办公室归口管理。(二)收文的管理第四条 公文的签收1.凡来公司的公启文件(除公司领导订启的外)均由前台文秘登记签收，并在文件签收登记表上登记（见附表：8）(直送总裁办公室的机要文件除外)后交总裁办主管秘书拆封。在签收和拆封时，前台文秘和主管秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。第五条 文件的传阅与催办。1.传阅文18、件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还总裁办，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见的总裁办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4.文件阅完后，应送总裁办主管秘书处，切忌横传。5.总裁办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如19、需备查，应按照有关保密规定，并征得总裁办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。(三)发文的管理第八条 发文的规定1.公司上报下发正式文件的权力集中在总裁办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的应向总裁办提出发文申请，并将文件底稿分别交总裁办审核。总裁办同意发文，则按公司机构设置与业务分工统一归口以XX字发文。 3.对公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由公司董事长和公司总裁批准签发。其余文件均由主管副总裁批准签发。第九条 发文的范围：1.凡是以总裁办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告20、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2.总裁办公室下发文件主要用于： (1)公布公司规章制度； (3)公布公司体制机构变动或干部任免事项； (4)公布公司的重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定； (5)发布有关奖惩决定和通报； (6)其他有关全公司的重大事项；3.总裁办上行文、外发文主要用于： (1)对董事会呈报工作计划、请示报告、处理决定； (2)同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。4.在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，报经主管领导批准后，21、由主管部门书面或口头通知执行，一般不用总裁办发文。 5.凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用工作简讯发会议纪要。 6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。(四)发文程序与要求第十条发文程序规定：1.各单位需要发文，应事先向总裁办提出申请；2.总裁办同意发文时，主办单位应公司的主体工作精神及上级指示或实际工作需要草拟文件初稿；3.草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4.文稿拟就后，拟搞人应22、填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；5.总裁办应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件的规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6.经审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；7.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；8.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送主管领导审定批准签发；10.经领导批准签发后的文稿交总裁办主管秘书统一编号打印；11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；12.文件打字后，由总裁办派专人按23、数印刷，再由主管秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。13、总裁办秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。附：XX软件股份有限公司行文规范（一） 发文种类 XX字2001* * 号：XX字文件是公司对内制定制度、管理办法，对外发布公司重要决议、决定、规章制度等时使用； XX办字2001* * 号：总裁办发布文件时使用 XX人字2001* * 号：公司决定公司内部经理级以上人员及各分公司总经理人事任24、免时使用 XX行字2001* * 号：行政部发布文件时使用 XX财字2001* * 号：财务部发布文件时使用 XX便字2001* * 号公司对外商洽工作、对内进行调整时使用 函：公司对外商洽工作，询问和答复问题时使用 通知：通知文件是对总公司内部、各分公司及代理商非制度、决定、决议类文件时使用。例如：放假通知、代理会通知等。10、请示：各部门向公司领导或上一级单位请示指示时使用。11、各部门向公司领导汇报工作、反映情况、答复询问时使用。12、通报：公司对重要事宜发布通告时使用13、纪要：记录公司各种会议时使用14、合同：公司对外签订各种合同时使用（二） 文件格式：1、 文件一律采用A4纸。2、25、 文件标题使用宋体2号字，文件正文使用宋体4号字。3、 发文字号包括XX x字，年份xxxx,序号xx。4、 文件标题应简要概括文件内容。文件标题除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。5、 文件应在右下角标明x页号。6、 行文层次序数，第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“1、”，第四层为“（1）”。7、 成文日期以签发人签发日期为准。8、 文件如有附件应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。10、某页文件中没有具体内容时应注明“（此页无正文）”。11、XX*字类文件应标注命主题词。一份文件的主题词不得超过6个。12、修改和签批文件应使用钢笔和签字笔第四部分 附表单样本XX 26、申请日期：申 请 部 门印 鉴 名 号印 鉴 类 型制印用途：部 门 负 责 人 签 字公 司 总 经 理 签 字附表1：制印申请表附表2：印信存档登记表XX 填表日期:印 鉴 留 存 部 门保 存 人鉴印留存:附表3：用印登记表XX年度：用印部门鉴 印 存 档用 印 人鉴印人： 年 月 日事 由份 数部门经理签字总经理签字用印部门鉴 印 存 档用 印 人鉴印人： 年 月 日事 由份 数部门经理签字总经理签字用印部门鉴 印 存 档用 印 人鉴印人： 年 月 日事 由份 数部门经理签字总经理签字用印部门鉴 印 存 档用 印 人鉴印人： 年 月 日事 由份 数部门经理签字总经理签字附表4：会议议程27、表XX 年 月 日部 门负责人待 议 事 项陈述时间相 关 会 议 材 料 提 交附表5：待议议题申请表XX 年 月 日部 门待 议 事 项所提交会议材料摘要附表6：全宗案卷分类索引登记表XX 年度：编号类 别编号类 别编号类 别编号类 别合 同原本证书规章制度科技成果111122223333444455556666777788889999附表7：档案借阅登记表XX年度:2002年度序号档案名称及类别借阅人借阅时间用 途归还时间12345678910111213141516171819202122232425262728附表8：文件签收登记表XX序号日 期收件类型和名称送达部门经手人签字备 注123456789101112131415附表9：会议时使用登记表XX使用时间会议室类型使用部门与会人数申请人