1、生物质能发电公司通讯管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录1 目 的12 范 围13 定 义14 职 责15 程 序15.1办公室固定电话使用管理15.2 传真机管理25.3 移动电话管理26 相关文件37 记 录31 目 的为了加强公司的经营管理工作，规范通讯工具管理，控制通讯费用，节约开支，提高经济效益，特制订本规定。2 范 围本规定适用于XXXX生物质能发电有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的XX各系列公司（以下简称系列公司）等通讯工具管理、通讯费用管理。3 定 义本规定中的通讯工具指控股公2、司及各系列公司办公固定电话、传真机和员工手机等。4 职 责4.1 控股公司总经理工作部：负责公司通讯设备的管理，制定通讯费用的标准和通讯费用报销的审核。4.2 各公司各部门：负责本部门通讯设施的日常清洁保养与维护，并指定专人负责部门通讯设备的保管、移动通讯费报销的申领。5 程 序5.1办公室固定电话使用管理5.1.1 根据工作需要，由控股公司总经理工作部统一负责管理分配电话并设置电话拨打权限。5.1.2 各部门因工作需要新增电话号时，应向控股公司总经理工作部提出申请，审核通过后，由控股公司总经理工作部负责联系安装。5.1.3 控股公司及各系列公司的固定通讯费按部门核定支出，按月结算，其标准报控3、股公司总经理工作部审核。控股公司各部门固定通讯费核定标准为：序号部 门数额（元/月）1公司高管办公室3002成本控制与风险管理中心、招标与采购中心、国际合作中心、项目开发与建设管理部15003总经理工作部、人力资源管理中心（人力资源部）、信息中心10004公共事务管理中心、融资与财务结算中心、战略发展与公共关系部、审计监督部、质量标准部6005.1.4 各公司办公固定电话费统一由银行托收，由公司财务部每月到银行打印话费单，各总经理工作部汇总，并对固定电话费支出超前的部门及时预警，且将使用超前等信息反馈至该部门。5.1.5 办公电话费在核定标准范围内据实结算，年终将结算情况汇总，超标部分部门负责4、人承担30%，其余由部门员工均摊。5.1.6 办公室固定电话发生故障时，各部门应及时以工作联系单的形式与控股公司总经理工作部联系维修或更换。5.1.7 各部门使用办公电话在保证业务正常联络的前提下，尽量缩短通话时间，做到长话短说，如通话内容较多，则尽量使用电子邮件联系。长途电话，尽量使用IP。5.1.8 所有员工在工作时间尽量不打与工作无关的私人电话，严禁拨打声讯和信息电话。5.2 传真机管理5.2.1 控股公司及各系列公司的传真机由所在部门负责管理，指定专人负责,认真做好收发记录。 5.2.2 原则上不接收私人、外单位非工作联系的传真资料，如确需要，须经部门负责人批准。5.2.3 每次接收传5、真后，由各部门综合文员负责交收件人签收，并按要求填写“接收传真登记表” （02） ，做好备案。若收件人出差，立即与其取得联系，告之传真内容以便其及时处理。无法取得联系的，将传真件及时交给相关领导处理。a) 发放传真资料由发件人按要求填写“发送传真登记表”（01）后，交部门专管人员存档备案。5.2.4 各部门联系工作的传真件一般由部门负责人批准后传真；代表公司的传真件需由公司分管经理批准后对外发送。 5.2.5 专管人员应爱护设备、节约用纸、降低消耗费用。对设备按规范要求操作、保养，发现故障应及时向总经理工作部报请维修，以免影响工作。5.2.6 未经批准严禁使用传真电话，违反者除补交通讯费用外，6、并视情节轻重给予罚款处理。5.3 移动电话管理5.3.1 员工移动电话由个人自行配备，对因公务发生的话费给予相应额度的补贴。5.3.2 控股公司总经理工作部选择最优通讯服务商，降低通讯费用，提高服务质量。5.3.3 员工的移动电话费按年核定总额，按月报销，各系列公司员工的通讯费用根据岗位核定后报控股公司总经理工作部审核。5.3.4 公司员工移动电话费核定额度如下表：序号职 务年额度（元/年）月额度（元/月）1公司高管（中心主任及以上人员）90007502各中心副主任、项目开发部部长72006003各部门部长、项目经理48004004接待主管、行政主管、招聘主管、项目开发主管、项目开发部其他人员7、设计经理、设总、主任工程师、工程现场施工经理、调试经理36003005职能部门主管、经理（除本表第3、4项外）30002506职能部门普通员工24002007其他一般员工12001005.3.4 员工月报销话费不得超过月额度的120%，如遇出差时间较长等特殊情况，超出当月话费标准的，本人写申请（说明情况），部门负责人及分管领导签字后，办理报销手续。5.3.5 员工移动电话按部门每月集中报销，报销程序如下：a) 各部门文员或指定人员收集话费单，按要求将话费单粘贴，并填写“员工移动电话话费清单（03），按公司规定流程报销；b) 各部门负责人审核员工核定额度、员工异地出差超标部分额度审核；c) 控8、股公司总经理工作部审核标准、报销月次；d) 计划经营部审核计划额度；e) 财务部门报销、支付移动话费；f) 各部门文员或指定人员报销领款，并负责发放。5.3.6 员工移动通讯话费支出，由各公司总经理工作部统一申报费用计划。5.3.7 员工通讯工具一律由使用人维护。5.3.8 所有员工的手机必须全天处于开机状态，对因公来电、留言必须及时予以处理。5.3.9 如员工未到年终已达到年话费限额，应继续保持原通讯工具畅通，如停机，则从工资中扣除下月应享受话费报销标准额。6 相关文件6.1公文管理规定（KXXX/PH102）7 记 录7.1 发送传真登记表（01）7.2 接收传真登记表（02）7.3 员工移动电话话费清单（03） 发送传真登记表编号：01 序号：主管部门文件名称及编号序号发件部门经办人/日期审批人/日期接收方姓名接收方单位/电话号码内容摘要页数备注 接收传真登记表编号：02 序号：主管部门文件名称及编号序号发件方姓名发件单位/电话号码内容摘要页数接收传真部门接收人/日期备注员工移动电话话费清单编号：03 序号：主管部门文件名称及编号部门名称填单人/日期部门负责人/日期序号姓 名电话号码年额度（元）月报销额度（元）本月发生额（元）实际发生额（元）累计发生额（元）备注